Po zakupie programu Corax klient otrzyma e-maila z linkiem do pobrania programu Corax oraz serwera licencji wraz z instrukcją instalacji serwera licencji.

SQL Server

Aby zainstalować program Corax, należy w pierwszej kolejności zainstalować SQL Server. W pobranym pliku serwera licencji znajduje się plik instalacyjny do SQL 2019 Express, który jest całkowicie darmowy, jednak posiada pewne ograniczenia. Aby zapoznać się z różnicami wersji Express oraz Standard Edition należy odwiedzić stronę producenta.

Niżej linki do instrukcji instalacji SQL Server Standard Edition 2017 oraz 2019:

• SQL Server 2017
• SQL Server 2019

Wymagania sprzętowe i programowe

Wymagania sprzętowe dla Corax są takie same jak dla Hermes SQL i można je znaleźć tutaj -> Środowisko pracy Hermes SQL

Praca w sieci

Zastosowane w programie mechanizmy pozwalają na bezpieczna pracę w sieci. Dzięki nim niemożliwe jest wystawienie dwóch faktur o tym samym numerze lub sprzedanie tej samej partii towaru dwóm różnym kontrahentom.

Praca terminalowa

System humansoft Corax można w prosty sposób zainstalować na użytek pracy terminalowej i nie ma potrzeby osobnej rejestracji bibliotek dla poszczególnych użytkowników. Nie trzeba powielać katalogów programu dla wszystkich użytkowników, ponieważ pliki tymczasowe zapisywane są w katalogach poszczególnych użytkowników, a nie w katalogu programu. Sposób instalacji systemu jest zgodny z wymaganiami nowych systemów Microsoft.

Pliki instalacyjne systemu Corax są dostępne do pobrania za pośrednictwem Portalu Użytkownika i Partnera.

Przed instalacją programu Corax konieczne jest zainstalowanie biblioteki .NET Framework co najmniej w wersji 2.0. W przypadku gdy jest już zainstalowana w wersji wyższej, należy przejść do Funkcje systemu Windows (opcja dostępna poprzez Panel sterowania – Programy i funkcje – Włącz lub wyłącz funkcje systemu Windows lub możliwa do odnalezienia poprzez wyszukiwarkę na pasku zadań) i zaznaczyć pozycje .NET Framework 3.5 (zawiera wersje .NET 2.0 i 3.0) oraz .NET Framework 4.6 Advanced Services.

 

Aby rozpocząć instalację należy uruchomić plik instalacyjny .exe, zalecane jest uruchamianie go z uprawnieniami administratora (prawy przycisk myszy – Uruchom jako administrator).

Po rozpoczęciu instalacji wyświetlona zostanie umowa licencyjna, aby móc kontynuować proces należy zaakceptować jej warunki (po zapoznaniu się z treścią), następnie wybrać Dalej.

 

Kolejnym krokiem jest wybór lokalizacji docelowej, w której zostanie zainstalowana aplikacja (możliwość wskazania folderu za pośrednictwem przycisku Przeglądaj lub wpisania ręcznie ścieżki w polu tekstowym), następnie należy wybrać Dalej.

 

Przechodząc dalej istnieje możliwość określenia, czy program ma zostać zainstalowany wraz z przykładową firmą (udostępnianą w celach demonstracyjnych).

W przypadku zaznaczenia pozycji Firma przykładowa i przejściu Dalej, niezbędne będzie wprowadzenie nazwy serwera, na którym ma zostać umieszczona baza danych przykładowej firmy i wskazanie sposobu uwierzytelniania – Windows lub SQL Server (wybierając SQL Server niezbędne będzie wprowadzenie danych uwierzytelniających tj. nazwy użytkownika i hasła).

Bezpośrednio przed rozpoczęciem instalacji istnieje możliwość wskazania gdzie mają zostać umieszczone skróty do aplikacji, aby rozpocząć instalację należy wybrać Dalej, następnie Instaluj.

Podczas procesu instalacji wyświetlany będzie pasek postępu.

Po zakończeniu wyświetlona zostanie informacja o możliwości uruchomienia aplikacji.

Po uruchomieniu programu niezbędne będzie wprowadzenie parametrów połączenia z serwerem SQL (przeczytaj – Instalacja SQL Server 2019).

Adres to numer IP serwera licencji, podobnie jak port (przeczytaj – Instalacja serwera licencji) . Numer licencji zostaje przydzielony po dokonaniu zakupu.

Po wprowadzeniu parametrów połączenia uaktywni się przycisk Test połączenia umożliwiający zweryfikowanie połączenia przy użyciu wprowadzonych parametrów. W przypadku pomyślnie zakończonego testu należy zatwierdzić operację przyciskiem OK.

 

Instalacja Management Studio i podłączenie bazy

Po zainstalowaniu SQL Server oraz programu Corax należy podłączyć bazę programu do SQL Server. Niżej przedstawiono instrukcję jak to zrobić dla SQL 2017 oraz 2019.

• Podłączenie do bazy SQL Server 2017
• Podłączenie do bazy SQL Server 2019

Program jest nowoczesną, 32 bitową aplikacją pracującą w środowisku Windows. W związku z tym zostały tutaj użyte standardowe elementy interfejsu, co oznacza, że użytkownicy innych aplikacji Windows’owych nie powinni mieć problemu z obsługą systemu.

Standardem w środowisku Windows jest obsługa programów przy pomocy myszki. Twórcy programu zadbali o to by większość podstawowych czynności można było wykonać z samej klawiatury. Przemawiają za tym przyzwyczajenia użytkowników programów DOS’owych oraz sprawniejsza i szybsza obsługa z klawiatury niektórych operacji.

Menu

Program firmy Humansoft, jak większość aplikacji, posiada menu główne, które umieszczone jest na samej górze głównego okna. Zawiera opcje: Operacje, Edycja, System, Pomoc. Najbardziej rozbudowaną opcją jest opcja Operacje. Stąd inicjuje się większość akcji. Aby zwiększyć czytelność programu, wszystkie funkcje opcji Operacje zostały przeniesione do graficznego paska głównego umieszczonego poniżej.
U dołu głównego okna programu znajduje się pasek stanu.
Informacje na pasku stanu to:

• bieżąca data programu
• nazwa otworzonej firmy
• operator
• magazyn
• oddział
• stacja robocza
• aktualna kasa

Klikając na daną opcję paska można zmienić jej wartość np. wybrać inny magazyn, wskazać inną datę czy operatora.

Tabele

Program jest typową aplikacją Windows’ową, więc akcja programu odbywa się w oknach. Szczególnym typem okna jest okno z tabelą.

Przykładowa tabela

Główne opcje oraz skróty klawiaturowe

Przeglądanie tabeli

Przewijanie zawartości tabeli.

• → – następna kolumna
• ← – poprzednia kolumna
• ­↑↓– poprzednia/następna pozycja
• PgDn, PgUp – następna/poprzednia strona
• Alt+Home – skok do pierwszego wiersza tabeli
• Alt+End – skok do ostatniego wiersza tabeli

Przewijanie zawartości tabeli przy pomocy myszki uzyskujemy operując suwakiem poziomym i pionowym. Suwak pionowy umieszczony jest na prawej, a poziomy, na dolnej krawędzi okna.

Szybkie logowanie

Program umożliwia uruchomienie systemu z pominięciem wyboru firmy i operatora. W tym celu należy podać HumansoftCorax.exe a następnie symbol firmy i operatora i  hasło, np. HumansoftCorax.exe “DEM” “SZEF” “HASŁO”.

Manipulowanie zawartością tabel

Wygląd tabeli możemy dostosować do swoich potrzeb. Służą do tego celu opcje „Edytuj kolumnę” oraz „Właściwości tabeli” dostępne w menu „Konfiguracja tabeli”. Ponadto można zamieniać kolumny miejscami oraz zmieniać ich szerokość.

Wprowadzone zmiany należy zapamiętać korzystają z przycisku Zapisz .

Edycja kolumny

Edytując kolumnę ustalamy:

• wyrażenie określające zawartość kolumny. Jest to pole widoku zdefiniowanego fabrycznie lub przez użytkownika

⇒ Patrz rozdział: Widoki

• tytułu kolumny i jej czcionki
• wyglądu komórki
  – właściwości czcionki
  – kolory czcionki i tła komórki
  – warunki zastosowania poszczególnych właściwości komórki.
• ilość miejsc wyświetlanych po przecinku w kolumnach z wartościami liczbowymi. Umożliwiono zdefiniowanie dla danej tabeli kolumn liczbowych w następujący sposób:
  – jeśli w kolumnie występuje „0” to program wyświetla pusty wiersz
  – z użyciem separatora tysięcznego (1 000 zamiast 1000)
  – z określeniem ilości miejsc po przecinku (max. 9)
  
  Powyższy przykład zawiera definicje kolumny „Nazwa” w tabeli „Artykuły”. Warunek sformułowany jest tak, że towary o zapasie poniżej minimum będą wyświetlane na czerwono.
  Nowo dodaną kolumnę należy potem przesunąć w żądane miejsce.

⇒ patrz poniżej Zmiana kolejności kolumn.

• Zmiana rozmiaru okna

  Zmiana rozmiaru okna polega na nasunięciu kursora myszy na brzeg okna aż do pojawienia się znaku zmiany rozmiaru («), naciśnięciu lewego przycisku i przesuwaniu myszy z naciśniętym przyciskiem. Po osiągnięciu docelowego rozmiaru należy zwolnić przycisk myszy.

  Przesunięcie okna

  Przesuwanie okna polega na nasunięciu kursora myszy na tytuł okna, naciśnięciu lewego przycisku i przesuwaniu myszki z naciśniętym przyciskiem. Po osiągnięciu pozycji docelowej należy zwolnić przycisk myszki.

  Szerokość kolumn

  Szerokość kolumn tabeli można dowolnie ustawiać przez przeciąganie myszką linii podziału kolumn.

  Zmiana szerokości kolumny przydaje się, gdy np. nazwy twoich towarów są dużo krótsze od obowiązujących w systemie 50-ciu znaków. Zwężając kolumnę Nazwa artykułu zwiększasz ilość kolumn widocznych jednocześnie na ekranie.

  Zmiana kolejności kolumn

  Zmianę kolejności wyświetlania kolumn uzyskujemy przez przeciąganie myszką tytułu kolumny. Jest to przydatne, gdy widoczna na ekranie kolumna ma dla Ciebie mniejsze znaczenie niż inna schowana poza ekranem.

  Kopiowanie wyglądu tabeli 

  W menu dostępnym pod przyciskiem zapisującym wygląd tabeli pojawiła się opcja „Kopiuj wygląd tabeli”. Opcja ta oszczędza czas administratora oraz ułatwia zarządzanie widokami. Opcja ta jest dostępna tylko dla operatorów należących do grupy administratorów. Pozawala na ujednolicenie wyglądu tabeli dla wszystkich użytkowników, którzy wcześniej już korzystali ze zmienianego widoku.
  

W przypadku kiedy operator miał własne ustawienia w danym widoku, a widok został ponownie rozkopiowany przez administratora, dotychczasowe ustawienie operatora zostaną usunięte.

Obsługa pól memo

Tabela może również zawierać kolumnę memo. Przeważnie są to uwagi do dokumentów lub długie opisy do 65535 znaków. W tabeli widoczne są jako kolumny wypełnione tekstem memo lub Memo. Duża litera M oznacza, że pole zawiera wpis.

Zawartość pola memo można umieścić w okienku poniżej tabeli. W tym celu należy umieścić kursor w kolumnie memo i nacisnąć kombinację przycisków Ctrl+Home.

Porządek sortowania pozycji

Porządek sortowania ustalamy klikając podwójnie na nagłówku kolumny, według której chcemy ustalić porządek. Kolejne sekwencje podwójnych kliknięć ustalają porządek rosnący, malejący bądź go likwidują. Aktualna kolumna porządkowa jest wyróżniona podkreśleniem, np.:

Wyszukiwanie pozycji

Możliwe jest przeszukiwanie tabeli na dwa sposoby:

• Wyszukiwanie pozycji wg ustalonego porządku – opcja Znajdź (F7)  dla tabeli Artykuły posortowanej wg symbolu artykułu wystarczy podać kilka początkowych znaków symbolu. W trakcie wpisywania szukanej wartości tabela jest przeszukiwana na bieżąco a wskaźnik pozycji w tabeli ustawia się automatycznie.
  
  Po naciśnięciu przycisku Znajdź (F7) wyświetli się w miejsce nagłówka kolumny sortującej okienko służące do wpisywania szukanej wartości. Aby zakończyć poszukiwanie wystarczy kliknąć poza obszar tego okienka lub nacisnąć Enter, Esc lub użyć klawiszy strzałek góra/dół lub PageUp, PageDown.

• Wyszukiwanie dowolnego ciągu znaków – opcja Szukaj (Ctrl+F). Ta metoda pozwala znaleźć w tabeli dowolny ciąg znaków nawet ze środka pola. Jest to szczególnie użyteczne przy przeszukiwaniu tabeli kontrahentów. Metoda ta jest wolniejsza od poprzedniej, choć ma to znaczenie jedynie przy bardzo dużych kartotekach.
  

Naciśnięcie przycisku Szukaj (Ctrl+F), w lewym górnym rogu tabeli wyświetlone zostanie okienko, w którym wpisujemy szukany ciąg znaków. Użycie przycisku „następny” skutkuje rozpoczęciem przeszukiwania „w dół” począwszy od bieżącej pozycji w tabeli, natomiast przycisk „od początku” służy do przeszukiwania całości tabeli od samego jej początku (od góry). Jeżeli wpisany ciąg znaków zostanie znaleziony, to wskaźnik pozycji tabeli ustawi się w odpowiednim wierszu a kolumna, w której wystąpił szukany ciąg znaków zostanie ustawiona w polu widzenia. Zakończenie poszukiwania odbywa się analogicznie jak w punkcie poprzednim.

Dodawanie nowej pozycji

Nową pozycję dodajemy do tabeli przez wybranie opcji Dodaj   lub korzystamy z przycisku Narzędzia (opcja ta jest również dostępna pod prawym przyciskiem myszy). W ten sposób dodajemy do tabeli np. nowego kontrahenta czy nowy dokument. Pojawi się wówczas formularz odpowiedni dla danej tabeli.

Ciekawe możliwości niesie użycie opcji Przenoszenie treści, które znajduje się  w górnym menu  Tabela. Powoduje ona przepisanie zawartości pól bieżącej pozycji do nowo dodawanej. Przydaje się to głównie dla kilku tabel: Artykuły, Zestawy rabatów, Definicje dokumentów, Schematy księgowe.

Jeśli przykładowo zdefiniujesz jakiś schemat księgowy, a następnie zamierzasz dodać bardzo podobny, to przed użyciem opcji Dodaj włącz opcję Tabela -> Przenoszenie treści i ustaw wskaźnik na właściwym schemacie. Pozycje schematu zostaną skopiowane do nowo dodawanego.

Usuwanie pozycji

Usunięcie pozycji następuje po jej podświetleniu i wyborze opcji Usuń  lub korzystamy z przycisku Narzędzia (opcja ta jest również dostępna pod prawym przyciskiem myszy). Nie każdą pozycję daje się usunąć, np. nie można usunąć dokumentu przeniesionego do księgi handlowej jak również kontrahenta, którego symbol widnieje na jakimś dokumencie. O przyczynie niemożliwości usunięcia pozycji program informuje odpowiednim komunikatem.

Przeglądanie i poprawianie pozycji

Aby poprawić pozycję należy ją podświetlić i wybrać opcję Popraw  lub korzystamy z przycisku Narzędzia (opcja ta jest również dostępna pod prawym przyciskiem myszy). Pojawia się wówczas odpowiedni formularz zapełniony danymi bieżącej pozycji. Jeśli dana pozycja nie może być z jakichś powodów poprawiana (np. próba poprawienia zaksięgowanej faktury), to program poinformuje o tym fakcie i formularz przejdzie w tryb Pokaż, uniemożliwiając edycję pól.

Filtry

 Mechanizm filtrowania to jedno z najpotężniejszych narzędzi programu. Warto zapoznać się z nim bardzo dokładnie.

Przykładowe okno filtrów dla dokumentów sprzedaży

Filtry to:

• Źródło prostych raportów w nieskończonej ilości wariantów.
• Pomoc w odnalezieniu pozycji w bardzo licznych tabelach. Tabela księgi głównej zawiera po kilku latach pracy setki tysięcy a nawet miliony dokumentów zaksięgowanych. Filtry pozwalają w nim odnaleźć interesujący nas dokumentu np. sprzed dwóch lat, o którym wiemy tylko tyle, że dotyczył konkretnego kontrahenta. W oknie filtrów wybieramy odpowiedniego kontrahenta i dodatkowo orientacyjny okres i natychmiast widzimy tylko dokumenty odfiltrowane.
• Narzędzie administratora. Niektórzy operatorzy, zwłaszcza w dużych firmach, nie powinni mieć dostępu do pewnych danych. Tzw. stałe filtry pozwalają administratorowi dostroić precyzyjnie system uprawnień do potrzeb przedsiębiorstwa.

⇒ patrz rozdział Konfiguracja -> Grupy uprawnień

Ustalone filtry mogą być pamiętane indywidualnie dla każdego operatora. Wystarczy zaznaczyć selektor Zapamiętać filtry, a następnie opuścić okno dialogowe naciskając przycisk OK.

Wybranie przycisku Usuń filtry powoduje wyczyszczenie wszystkich aktualnie ustawionych warunków filtrujących.

Zestawy filtrów

 „Zestawy filtrów” są to zapamiętane, często używane filtry, których można użyć bez konieczności ustawiania ciągle tych samych parametrów. Są one również pamiętane dla każdego użytkownika i każdego widoku tabeli oddzielnie. Dzięki temu poprawia się ergonomia pracy, a korzyścią jest czas pracowników, którzy do tej pory wielokrotnie musieli powtarzać te same ustawienia.

Nowy zestaw dodajemy definiując parametry i korzystając z przycisku Zapisz nowy zestaw. Użytkownik zostanie wówczas poproszony o wprowadzenie nazwy dla nowego zestawu filtrów. Unikalność nazw nie jest kontrolowana. Skorzystanie z przycisku Wróć na formularzu wprowadzania nazwy jest równoznaczne z rezygnacją z zapisania nowego zestawu filtrów.

Jeżeli mamy zdefiniowane zestawy filtrów, pojawią się one jako pozycje na liście. Wybranie pozycji listy powoduje pojawienie się na formularzu zdefiniowanych wcześniej dla danego zestawu parametrów.
Możemy je zmienić, a następnie zapisać zmiany, korzystając z przycisku Zapisz zestaw. Zmiany w bieżącym zestawie filtrów mogą zostać zapisane również po naciśnięciu przycisku OK.(program o to zapyta).

Obok listy znajduje się przycisk  umożliwiający usuniecie bieżącego zestawu filtrów. Po usunięciu zestawu, lista ustawia się w pozycji „nie wybrano”, a parametry są czyszczone, jak po użyciu przycisku Usuń filtry. Ustawienie się w pozycji „nie wybrano” powoduje wyczyszczenie ustawionych parametrów.

Zapamiętane zestawy filtrów dostępne są dla operatora, na którym były zapisane.

Szybki filtr

Filtr pojawia się przed wejściem do wybranej tabeli i powoduje pojawienie się tylko tych rekordów  które spełniają warunek filtru. Dużą zaletą tego filtru jest jego działanie przed wynikiem zapytania co daje nam poprawę wydajności przy dużej ilości rekordów.

Filtr ustawiamy w ustawieniach globalnych:

•  Wyświetlanie tabeli kontrahentów (bez szybkiego filtrowania / z szybkim filtrowaniem)
• Wyświetlanie tabeli artykułów (bez szybkiego filtrowania / z szybkim filtrowaniem)
  

  Drukowanie, podsumowania i eksport

  Trzy powyższe funkcje operują na pozycjach odfiltrowanych.

  Drukowanie

  Zawartość tabeli można wydrukować po wybraniu przycisku Drukuj   Dla każdej z tabel zaprojektowano przeważnie po kilka wariantów wydruku.
  Więcej na temat wydruków

⇒ patrz rozdział Wydruki

• PodsumowaniaOpcja Podsumowania  przywołuje okno, w którym definiuje się dowolne podsumowania. Przeważnie są to podsumowania wartości z kolumn tabeli.
  Dodaj / Popraw
  Powoduje dodanie nowego / poprawienie istniejącego podsumowania.
  Kolumna tabeli
  Zawiera listę numerycznych kolumn tabeli. Jeżeli nie ma na tej liście kolumny którą chcemy podsumować pole to zostawiamy puste.Tytuł podsumowania
  Wpisujemy tu czytelny dla nas tytuł.

  Wyrażenie
  Wyrażenie które chcemy podsumować. Najczęściej jest to pole bazy danych. Przy formułowaniu wyrażenia można skorzystać z konstruktora wyrażeń.

  Usuń
  Usunięcie wybranego podsumowania.

  Oblicz
  Naciśnięcie tego przycisku powoduje przeliczenie wszystkich pozycji w podsumowaniach. Wyniki obliczeń widoczne są w kolumnie Wartość.

  Autopodsumowanie
  Zaznaczenie tej opcji powoduje automatyczne obliczenie wszystkich podsumowań przy każdym następnym wyborze opcji Podsumowania.

  Ilość pozycjiLiczba poz
  ycji odfiltrowanych w bieżącej tabeli.

  OK
  Zatwierdzenie wprowadzonych zmian w pozycjach podsumowań i wyjście z podsumowań.

• Wróć
  Anulowanie wprowadzonych zmian i wyjście z podsumowań.Eksport danychWybierając opcję Narzędzia -> Eksport danych można wyeksportować zawartość tabeli do plików zewnętrznych w formatach takich jak Microsoft Excell, Lotus 1-2-3, tekstowe itp. Eksportowane kolumny nie mogą zawierać złożonych wyrażeń np. funkcji.Opcja ta jest szczególnie przydatna przy tabelach prezentujących wyniki analiz i zestawień, gdyż przeniesione np. do Excel-a można zaprezentować w postaci graficznych wykresów, które łatwiej jest analizować.

  Formularze

  Formularze służą do wprowadzania danych, dodawania / poprawiania pozycji w bieżącej tabeli.

  Zawierają pewną ilość pól do wypełnienia, selektorów, kontrolek oraz przyciski OK i Wróć – pierwszy zatwierdzający, drugi anulujący zmiany.

  Formularz mogą być bardzo proste np. formularz Rozliczenie i księgowanie:
  

  oraz bardziej złożone, tak jak formularz faktury:
  

  Formularze zawierają pola tekstowe oraz obiekty opisane w następnym rozdziale.

  Opisy poszczególnych formularzy (oznaczenia pól, zasady wypełniania) znaleźć można w dalszych rozdziałach podręcznika.

• Kontrolki

  Formularze są oknami zawierającymi pewną liczbę kontrolek typu: przycisk, przełącznik, pole edycji, lista rozwijana itp. Przemieszczanie kursora w ramach okna pomiędzy kontrolkami realizujemy naciskając klawisz Tab – w jednym kierunku lub Shift+Tab – w kierunku przeciwnym. Istnieją pewne przyzwyczajenia przeniesione z systemu DOS do używania w tym celu klawiszy strzałek i Enter jednak nie w każdej sytuacji umożliwiają one opuszczenie obiektu. Zwłaszcza próba przemieszczenia kursora klawiszem Enter może dla niektórych obiektów skutkować niepożądanym działaniem (rozwijanie listy, przywoływanie tabeli dla pola związanego z tabelą, wywołanie dialogu spod przycisku itd.)

  Najłatwiej dotrzeć do każdego obiektu okna przy pomocy myszki. Wystarczy umieścić kursor myszki w obrębie danego obiektu i wcisnąć jej lewy klawisz (kliknąć). Tą metodę polecamy początkującym jako bardziej intuicyjną.

  Przycisk
  

  Jego wybranie powoduje wykonanie czynności określonych w jego nazwie. Przycisk z wyraźnie widoczną czarną obwódką jest przyciskiem domyślnym. Jego wybranie następuje po naciśnięciu kombinacji klawiszy Ctrl+Enter bez względu na bieżące położenie kursora.

• Znacznik
  

Jego stan jest zmieniany naciśnięciem klawisza Spacja lub Enter lub kliknięcie myszką. Znak  oznacza, że jest włączony.

Przełącznik

Zaznacza tylko jedną z możliwych do wybrania opcji. Jego stan jest zmieniany naciśnięciem klawisza Spacja lub Enter lub kliknięcie myszką. Gdy jedna z pozycji jest wybrana, w przełączniku pojawia się kropka, a pozostałe przełączniki w grupie zostają wyłączone.

Lista

Pojawia się w postaci ramki zawierającej pozycje do wyboru. Wybór pozycji polega na umieszczeniu na niej podświetlenia i naciśnięciu klawisza Enter lub podwójnym kliknięciu lewym przyciskiem myszy. Przemieszczanie podświetlenia następuje przy użyciu klawiszy kierunkowych (strzałki ­¯), PgUp, PgDn, Home, End lub szybkim naciskaniu pierwszych liter pozycji.

Lista rozwijalna (selektor)

Rodzaj listy, której elementy widoczne są  po wybraniu przycisku .

Pole edycji

Służy do wprowadzania słów, opisów, liczb lub dat z klawiatury.

Pole edycji związane z tabelą

W tego rodzaju polach program kontroluje poprawność wprowadzonych danych, w tym przykładzie – symbolu artykułu. Jeśli wpisany symbol nie występuje w tabeli Artykuły pojawi się komunikat Nie znaleziono i zostanie przywołana tabela Artykuły. Kursor ustawi się na artykule o najbliższym symbolu. Jeśli wpisany symbol jest poprawny, a czynność zakończymy klawiszem Tab, tabela nie zostanie przywołana.

Bezwarunkowe przywołanie tabeli następuje, gdy :

• będąc w polu edycji wciśniemy klawisz Enter
• klikniemy myszką na przycisku

Okno edycji pól memo

Służy do wprowadzania długich tekstów, np. uwag na dokumencie. Aby zamknąć okno z zapisem zmian należy użyć przycisku . Aby porzucić edycję należy wcisnąć Esc i wybrać odpowiedź Yes w oknie, które się później pojawi.

Drukowanie w programie realizowane jest za pomocą szablonów nazywanych dalej wzorcami wydruku. Autorzy programu stworzyli pewną ilość wzorców wydruku, wystarczającą do normalnej pracy – są to tzw. wzorce fabryczne. Charakteryzują się tym, że nie można ich zmieniać.

Jeżeli jednak postać wydruku nie zadowala Użytkownika, można stworzyć własne wzorce, dostosowane do indywidualnych potrzeb i wymagań.

⇒ patrz podręcznik OrangeSquid -> rozdział Wzorce wydruków

Niezależnie od rodzaju wydruku przed rozpoczęciem drukowania wyświetlane jest okienko dialogowe Wydruk pozwalające na ustalenie parametrów wydruku.

Elementy okna dialogowego:

Wzorzec wydruku
selektor umożliwiający wybór z listy wzorca wydruku

Popraw 
modyfikacja ustawień aktualnie wybranego wzorca wydruku

Drukarka
wybór drukarki, na którą wysłany zostanie wydruk

Właściwości
przycisk przywołuje okno ustawień sterownika             drukarki

Liczba kopii
ilość kopii wydruku

Tylko podsumowanie
selektor określający czy drukowane ma być tylko podsumowanie. Przydatny dla wydruku zestawień.

Pokaż właściwości drukarki         

przed wydrukiem
przywołanie okno ustawień drukarki

Drukuj
uruchomienie wydruku (wydruk na drukarkę, wydruk do pliku) lub możliwość wysłania dokumentu pocztą elektroniczną

Pokaż
podgląd wydruku na ekranie

Wróć
porzucenie okna Wydruk

Opcja Popraw

Wzorzec domyślny
Zaznaczenie tego selektora spowoduje, że tworzony wzorzec będzie proponowany jako pierwszy na liście wzorców. Dla wydruku dokumentów nadrzędne jest tu ustawienie domyślnego wzorca w opcji Konfiguracja -> Definicje dokumentów.

Prolog
Przycisk przywołuje okno edytora tylko do odczytu zawierającego prolog wydruku. Prolog jest programem w języku XBase uruchamianym przed przystąpieniem do wydruku. Napisanie poprawnego prologu wymaga znajomości podstaw języka XBase.

⇒ patrz podręcznik OrangeSquid -> rozdział Generator raportów

Epilog
Przycisk przywołuje okno edytora tylko do odczytu zawierającego epilog. Epilog jest programem w języku XBase uruchamianym po wydruku. Napisanie poprawnego epilogu wymaga znajomości podstaw języka XBase.

⇒ patrz podręcznik OrangeSquid -> rozdział Generator raportów

Tytuł wydruku
Wpisany tutaj tekst służy na niektórych wzorcach do zatytułowania wydruku. Pojawia się w pierwszym wierszu wydruku.

Informacje dla wydruku
Można tu wskazać drukarkę (sterownik drukarki tekstowej), na którą wysyłany będzie ten wzorzec wydruku oraz orientację strony (wymiary użytego papieru).

Orientacja strony
Wybór układu pionowego lub poziomego strony.

Uprawnienia
Przycisk otwierający okno Uprawnienia do wzorca wydruku. Możemy  tu nadać bądź odebrać uprawnienia, do aktualnie edytowanego wzorca, określonym profilom użytkowników.

 Najefektywniejsze sposoby wydruku w systemie Windows oferują obecnie drukarki laserowe lub atramentowe. Drukarki takie wraz z wzorcami wydruku  dają możliwość korzystania z różnych czcionek (większa ilość danych na wydruku, czytelniejsze wydruki), ramek, linii, kolorów czy grafiki (np. logo firmy na fakturze) oraz znacznie przyspieszają sam proces drukowania.

Istnieje jednak możliwość wysyłania wydruków graficznych na drukarki igłowe (zdefiniowanie w systemie Windows). Należy wtedy usunąć z wzorca wszelkie elementy graficzne np. ramki, kolorowe nagłówki, grafiki, aby zminimalizować czas wydruku. Wśród fabrycznych wzorców wydruku dokumentów sprzedaży znaleźć można właśnie taki uproszczony wydruk faktury (F_UPR___ Faktura – wydruk graficzny uproszczony) dostosowany do drukarek igłowych.

Gdy wybrany jest wydruk graficzny selektor Drukarka zawiera listę drukarek zdefiniowanych w systemie Windows. Wybrana jest zawsze drukarka ustawiona w systemie jako domyślna, chyba że w definicji wzorca wydruku wskazano inaczej.

Wybranie opcji Drukuj uruchamia wydruk, ale również daje możliwość zapisu wydruku do pliku oraz wysłania raportu  pocztą elektroniczną.

Format raportu
Selektor formatu, w którym dokument ma być zapisany lub wysłany.
Wydruki możemy zapisywać lub wysyłać w formatach: PDF, HTM, DOC, XLS, RTF

Wyświetl po utworzeniu
po utworzeniu dokument otwiera się w programie skojarzonym z tym plikiem

Opcje pliku PDF
Opcja Dołącz czcionki dołącza do pliku użyte w raporcie czcionki

Opcje pliku XLS
Wybranie opcji Uproszczony Excel pozwala na zapisanie wszystkich numerycznych pól w komórkach arkusza. Opcja Pełny Excel pozwala na zapisanie również pól tekstowych

Opcje pliku HTM
Opcja Wyślij jako treść wiadomości wysyła raport jako treść wiadomości a nie jako załącznik.

Plik
Wskazanie miejsca zapisu pliku

Zapisz/Wyślij
zapis do druku lub wysłanie wydruku mailem.

Wróć
porzucenie okna Zapisz do pliku

Ta część podręcznika będzie poświęcona ogólnej charakterystyce sporządzanych i rejestrowanych dokumentów własnych i obcych w programie.

Ogólne mechanizmy tworzenia, przeglądania i obróbki wszystkich dokumentów są niemal identyczne. Zostaną one omówione w tym rozdziale.

Wykaz rodzajów dokumentów

F –  dokumenty sprzedaży (faktury, paragony, faktury eksportowe)
KF –  korekty sprzedaży (faktury korygujące)
PD –  zestawienie dzienne paragonów
FZ –  dokumenty zakupu (faktury)
KZ –  korekty zakupu (faktury korygujące)
FI – faktury importowe
WF – faktury wewnętrzne
WK –  korekty faktur wewnętrznych
SA –  dokumenty SAD
WZ –  wydania na zewnątrz
ZK –  zwroty od klienta (korekty WZ)
PZ –  przychody zewnętrzne
ZD –  zwroty do dostawcy (korekty PZ)
P –  przychody wewnętrzne (z produkcji lub oddziału)
R –  rozchody wewnętrzne
MM –  przesunięcia międzymagazynowe
SN  –  arkusze spisu z natury
IW –  dokumenty inwentaryzacji
PC –  zmiana ceny ewidencyjnej
PK –  polecenia księgowania (dla księgi handlowej)
D –  dowody księgowe (dla księgi przychodów i rozchodów)
IN –  inne należności
IZ –  inne zobowiązania
RO –  dokumenty  rozliczeniowe
SL –  operacje na punktach systemu lojalnościowego
KP –  kasa przyjmie
KW –  kasa wypłaci
BP –  bankowy dowód wpłaty
BW-  bankowy dowód wypłaty
KR –  dokumenty kasowych różnic kursowych
BR –  dokumenty bankowych różnic kursowych
ZW-  zamówienia własne
ZO –  zamówienia obce
OF –  oferty dla klientów
ZU –  zlecenia usługowe

Definicje dokumentów

Wykaz z poprzedniego rozdziału może być rozszerzany wyłącznie przez producenta programu. Jednak szczegółowa definicja każdego dokumentu jest dostępna dla użytkownika. Jest to kolejne potężne narzędzie programu, które umożliwia wdrożenie w firmach o bardzo skomplikowanej strukturze. Dzięki definicjom dokumentów można odwzorować w programie każdy, najbardziej skomplikowany schemat ich obiegu. Rekomendacją dla opisywanego tutaj mechanizmu jest przykład wycofania przez MF rachunku uproszczonego, czy wprowadzenie nowego typu dokumentu – Faktury RR. Żadne z tych zdarzeń nie wymagało zmian programistycznych w programie. Rachunek uproszczony czy Fakturę RR można było zdefiniować w opcji Definicje dokumentów.

Definiowanie dokumentów odbywa się z poziomu tabeli Definicje dokumentów dostępnej po wyborze opcji Konfiguracja.

⇒ Praktyczne wskazówki dotyczące tworzenia rejestrów znajdziesz w rozdziale Wdrożenie.

Numeracja dokumentów

Każdy dokument posiada własny, niepowtarzalny numer ewidencyjny oraz numer oryginalny.

Dla dokumentów własnych takich jak dokument sprzedaży (F), przyjęcie z zewnątrz (PZ) itp. numer ewidencyjny jest tożsamy z numerem oryginalnym. Dla dokumentów obcych takich jak faktura zakupu numer oryginalny należy wprowadzić ręcznie na formularzu danego dokumentu w odpowiednie pole.

Numer ewidencyjny występuje na formularzu dokumentu jako zespół obiektów:

• selektor zawierający wszystkie rejestry dokumentu
• rok wystawienia
• numer kolejny w danym rejestrze.

Pierwszą czynnością, którą należy wykonać podczas sporządzania dokumentu jest wybór właściwego rejestru z selektora.

Budowa numeru ewidencyjnego

DD/xxx/RR/NNNNNN

Gdzie:

• DD – rodzaj dokumentu
• xxx – dowolny trzyznakowy symbol rejestru (dla dokumentów KP, KW, BP, BW rolę rejestru pełnią odpowiednio: symbol kasy oraz symbol rachunku bankowego)
• RR – rok wystawienia
• NNNNNN – 6-cio cyfrowy numer.

Ostatni segment, czyli 6-cio cyfrowy numer, program proponuje sam, według jednej z dwóch metod:

• pierwszy wolny
• następny.

Metoda pierwszy wolny pozwala wypełniać dziury po dokumentach usuniętych i jest metodą preferowaną. Metodę następny stosujmy wyjątkowo np. w sytuacji, gdy z jakichś powodów chcemy zachować dziurę w numeracji (zarezerwować numer dokumentu na przyszłość). Poza tym można poprawiać proponowany przez system numer, o ile pozwala na to definicja danego dokumentu.

Przykład

F  /U  /02/000013 – oznacza dokument sprzedaży F, z rejestru U (np. sprzedaż usług), wystawiony w 2002 roku, pod numerem kolejnym 13.

Dokumenty obce, takie jak faktury zakupu (FZ) otrzymują również numer ewidencyjny w systemie.

Przykład

FZ /T  /01/000431 – oznacza dokument zakupu FZ, z rejestru T (np. zakup towarów), zarejestrowany w 2001 roku, pod numerem kolejnym 431.

Praca z dokumentami

Zostaną tu omówione następujące operacje: tworzenie, usuwanie,  drukowanie, poprawiania dokumentów.

Aby wykonać którąś z powyższych operacji należy wpierw otworzyć tabelę właściwych dokumentów. Otwieranie tabel dokumentów następuje po wyborze z menu odpowiednich opcji.

Przykład: otwarcie tabeli dokumentów FZ następuje po wyborze opcji Zakupy –>Dokumenty zakupu (FZ).

Tworzenie nowego dokumentu

Po użyciu opcji Dodaj pojawi się formularz odpowiedni dla danego dokumentu.

Przykładowy formularz faktury zakupu

Formularz dokumentu

Większość dokumentów ma podobną strukturę, składa się z nagłówka, pozycji i podsumowania.

Nagłówek
W nagłówku znajduje się np. numer dokumentu, kontrahent. Niektóre pola nagłówka są zapisywane w momencie wejścia w edycję pozycji dokumentu i nie można ich już zmienić. W przypadku pomyłki w nagłówku należy porzucić edycję lub usunąć dokument i wystawić go jeszcze raz.

W nagłówku najczęśczej występują pola: 

Numer ewidencyjny dokumentu.
Rejestr, rok, i numer kolejny.
Pola dotyczące wyboru kontrahenta.
Kontrahenta możesz wybrać podając jego:

• symbol
• skrót nazwy
• numer NIP.
  Pole, wg którego odbywać się będzie wyszukiwanie wskazuje się wybierając myszką jeden z przycisków. Przycisk taki zostaje „zatrzaśnięty” na stałe.

Najczęściej korzystamy z wyboru według skrótu nazwy lub numeru NIP. Wystarczy podać kilka początkowych znaków skrótu nazwy i nacisnąć Enter. Program przywoła tabelę kontrahentów ustawiając wskaźnik na właściwym kontrahencie. Jeżeli podasz pełen skrót nazwy lub numer NIP możesz przejść do dalszej części dokumentu klawiszem Tab bez otwierania tabeli kontrahentów.

Jeśli wybierzesz kontrahenta mającego zdefiniowane oddziały (np. sklepy), to dodatkowo pod przyciskiem Pozostałe dane możesz wskazać Odbiorcę towaru.

Pozostałe dane

Przycisk ten zawiera dodatkowe cechy wystawianego dokumentu i może się różnić zawartością w zależności od typu dokumentu. Niektóre z występujących tu pól nie podlegają ogólnej zasadzie niepoprawialności nagłówka czyli można je zmienić nawet po wystawieniu całego dokumentu.
Opisy zawartości tego przycisku znajdują się w rozdziałach opisujących poszczególne dokumenty.

Pozycje dokumentu

Pozycje dokumentu stanowi tabela pozycji, której edycja jest możliwa na zasadach obowiązujących dla każdej innej tabeli:

(Ins, F4, D) – Dodaj
(Enter, F5, P) – Popraw
  (Del, F6, U) – Usuń.

Pola dotyczące wyboru artykułu.

Artykuł możemy wybrać poprzez jego:

• symbol,
• nazwę,
• kod kreskowy,
• numer katalogowy.

Pole, wg którego odbywać się będzie wyszukiwanie wskazuje się wybierając myszką jeden z przycisków.

Wybrany myszką przycisk będzie „zatrzaśnięty” na stałe aż do następnej zmiany.

Najczęściej korzystamy z wyboru według nazwy lub symbolu artykułu. Wystarczy podać kilka początkowych znaków i nacisnąć Enter. Program przywoła tabelę artykułów ustawiając wskaźnik na pozycji najbliższej podanemu fragmentowi. Jeżeli podasz pełen symbol lub nazwę możesz przejść do dalszej części dokumentu klawiszem Tab bez otwierania tabeli artykułów. Wybór wg  kodu kreskowego jest użyteczny wówczas gdy używasz czytnika kodów kreskowych.

Jeśli wybrany artykuł już istnieje na dokumencie, to pojawi się okno takie jak na rysunku poniżej.

Wybór opcji Dodać go ponownie spowoduje dodanie do dokumentu kolejnej pozycji tego artykułu. Wybór opcji Zwiększyć ilość o … aktywuje pole ilość.

Dodatkowy opis
Dwudziestoznakowy opis pozycji do wykorzystania wg potrzeb, zapamiętywany razem z pozycją dokumentu. Dla dokumentów przychodowych jest to przeważnie numer seryjny partii.

Przycisk Następny kończy dodawanie bieżącego artykułu i pozwala na dodanie kolejnego.
Przycisk OK zamyka formularz dodając bieżący artykuł.
Przycisk Wróć przerywa dodawanie pozycji.

Poza ręcznym wprowadzeniem pozycji dokumentu mogą być one, po wybraniu opcji Operacje:

• przeniesione automatycznie ze schowka

⇒ patrz Dokumenty –> Schowek dokumentów

• pobrane z kolektora danych

⇒ patrz Współpraca z urządzeniami zewnętrznymi -> Kolektory danych

Dla dokumentów sprzedaży pozycje można pobrać również z dokumentu WZ,  Zamówienia lub Zlecenia usługowego.

⇒ patrz Podręcznik Opis systemu – rozdział Sprzedaż ->Dokumenty sprzedaży.

Istnieje możliwość wprowadzenia dla danego artykułu jego zamiennika. W momencie braku danego artykułu naciskamy przycisk Zamienniki i wybieramy z pojawiającej się listy wybrany zamiennik. Zamienniki konfigurujemy w tabeli artykułów.

⇒ patrz Podręcznik podstawowy cz.2 – rozdział Kartoteki -> Artykuły.

Podsumowanie dokumentu

W dolnej części dokumentu znajdują się zawsze przyciski OK i Drukuj. Pierwszy kończy pracę z dokumentem, drugi pozwala go wydrukować. Oprócz już wymienionych, mogą się tam znajdować inne przyciski (w zależności od rodzaju dokumentu), ale w przypadku większości dokumentów występują tu:

Płatność
Po wybraniu tego przycisku, pojawi się okno Płatności dokumentu.

Należy tu określić formę płatności, termin zapłaty, a przy zapłacie poprzez bank wskazać rachunek bankowy, na który ma być dokonana wpłata oraz ustalić z kim rozliczony ma zostać dokument. Można tu również udzielić dodatkowego rabatu dla kontrahenta, który udzielony zostanie od całości dokumentu.

Program umożliwia rozliczenie dokumentu z:

– kontrahentem (tak zdarza się jeśli np. przy zakupie dostawca daje dyspozycję zapłaty na konto innego podmiotu w związku ze wzajemnymi z nim rozrachunkami)

– pracownikiem (w ten sposób rozlicza się głównie faktury kosztowe z zaliczki pracownika)
– urzędem
– innym podmiotem
– właścicielem

Program pozwala stosować na dokumencie jednocześnie dwie formy płatności. Umożliwia zapłatę części dokumentu gotówką (opcja Zapłata gotówka w kasie) oraz wskazanie innej formy płatności (np. przelew, karta płatnicza) dla pozostałej kwoty. Jednocześnie pozwala rozliczyć przedpłatę. W przypadku należy wskazać z listy przedpłaty, które z danym dokumentem zostaną rozliczone.

Konfiguracja kart płatniczych :

⇒ patrz Podręcznik podstawowy cz.2 – rozdział Kartoteki -> Karty płatnicze.

Lista form płatności zawiera na początku tylko jedną pozycję – G – gotówka.

W opcji Podstawowe tabele -> Formy płatności definiuje się pozostałe formy, takie jak np.:

• P14 – przelew 14 dni
• O7 – płatność odroczona o 7 dni itp.

W przypadku, gdy kontrahent posiada przypisaną formę płatności, program automatycznie proponuje ją dla wszystkich faktur kontrahenta.
Istnieje możliwość odebrania operatowi uprawnień do zmiany formy płatności na fakturze.

⇒ patrz Konfiguracja -> Grupy uprawnień

W kartotece Kontrahenta w danych dodatkowych ustala się czy klient płaci gotówką w kasie czy też otrzymuje inną formę płatności np. przelew. Ustalona forma płatności proponuje się na dokumentach rozrachunkowych.

Przycisk Stan rozrachunków przywołuje okno prezentujące stan rozrachunków z danym kontrahentem.

Dane księgowe

Ustala się tutaj :

• datę umieszczenie dokumentu w rejestrze VAT (pusta data spowoduje, że dokument nie trafi do rejestry VAT)
• datę i sposób księgowania dokumentu

Data księgowania może być tożsama z datą rejestracji (wpływu) lub wystawienia dokumentu ewentualnie jest to inna, dowolna data. Wskazana w tym polu data będzie jednocześnie datą z jaką dokument zostanie umieszczony w rozrachunkach.

Pozostawienie pustego schematu księgowego oznacza księgowanie zgodne z definicją dokumentu.

Uwagi
Dowolny tekst zapamiętany z dokumentem.

Liczba porządkowa na pozycjach dokumentów.

Na formularzach pozycji dokumentów handlowo-magazynowych pojawiło się pole umożliwiające wpisanie liczby porządkowej pozycji dokumentu.

Pole to jest przenoszone przez schowek, jak również podczas przekształceń dokumentów.

Pod F12 do pozycji dokumentów można ją zmienić bez konieczności wchodzenia w każdą pozycję. Funkcja działa także na dokumentach w trybie „Pokaż”.

Poprawianie/przeglądanie dokumentu

Aby zmienić treść dokumentu należy umieścić na nim podświetlenie i wybrać opcję Popraw z paska narzędziowego lub korzystając z przycisku Narzędzia (opcja ta jest również dostępna pod prawym przyciskiem myszy). Pojawi się formularz odpowiedni dla danego dokumentu.

Formularz może pojawić się w jednym z dwóch trybów:

• Popraw – możliwość modyfikacji dokumentu
• Pokaż – brak możliwości modyfikacji dokumentu

Program informuje o przyczynie zablokowania poprawiania dokumentu odpowiednim komunikatem.

W praktyce każdy dokument da się poprawić. Jeśli np. program zgłasza, że dokument został przeniesiony do KH, to po jego usunięciu z KH można go już poprawić.

Usuwanie dokumentu

Dokument można usuwać po umieszczeniu na nim podświetlenia i wybraniu z paska narzędziowego opcji Usuń (Del) lub korzystając z przycisku Narzędzia (opcja ta jest również dostępna pod prawym przyciskiem myszy). Nie każdy dokument da się w danym momencie usunąć. Obostrzenia są identyczne jak w przypadku poprawiania dokumentów.

Drukowanie dokumentu

Drukowanie dokumentu następuje po wyborze przycisku Drukuj na formularzu dokumentu lub po podświetleniu dokumentu w tabeli i wybraniu opcji Operacje -> Wydruk jednego dokumentu.

Tworzenie zestawień dokumentów

Zestawienia tworzymy używając opcji Filtry. Pozwala ona odfiltrować tylko interesujące nas dokumenty, a następnie wydrukować wybierając przycisk Drukuj.

Schowek dokumentów

Program oferuje Użytkownikowi mechanizm schowka dokumentów, służący do przenoszenia zawartości dokumentów.

Mechanizm schowka wzorowany jest na rozwiązaniu znanym powszechnie w edytorach tekstu. Umożliwia automatyczne przenoszenie zawartości jednego dokumentu do innego.

Do schowka i ze schowka przenoszone są tylko pozycje dokumentów, a nie całe dokumenty.

Wykorzystanie schowka

Przenoszenie danych między dokumentami w ramach jednej firmy.

Po zarejestrowaniu faktury obcej należy przyjąć towary dokumentem PZ. Aby uniknąć ponownego wprowadzania tych samych pozycji na PZ co na fakturze, należy umieścić dokument w schowku, a podczas sporządzania PZ, posłużyć się opcją Operacje –> Pobierz dokument ze schowka w celu przeniesienia pozycji. W ten sposób można tworzyć dokumenty na podstawie innych.

Kolejne praktyczne zastosowanie schowka ujawnia się gdy po sporządzeniu dokumentu zauważymy błąd obsługi, np. wybrano niewłaściwego kontrahenta lub rejestr. W takim przypadku jedynym rozwiązaniem jest usunięcie dokumentu i sporządzenie od nowa. Jednak najpierw należy dokument umieścić w schowku po to, by sporządzając poprawny dokument pobrać jego zawartość a nie przepisywać jeszcze raz.

Przenoszenie dokumentów pomiędzy oddziałami własnej firmy

Jeśli firma posiada skomputeryzowane oddziały, to po sporządzeniu dokumentu R do oddziału lub MM można umieścić jego zawartość w schowku na dyskietce. Wówczas, wraz z towarem i wydrukiem dokumentu przesyłana jest dyskietka. W oddziale natomiast, sporządza się dokument P (przychód), do którego wczytuje się dane z dyskietki. Funkcja przenosząca dane ze schowka uzupełni tabelę Artykułów o brakujące pozycje.

Przenoszenie dokumentów pomiędzy niezależnymi podmiotami

Dwa podmioty gospodarcze posiadające program mogą oprócz dokumentów (faktur) wydrukowanych na papierze przesyłać plik schowka na dyskietce, podobnie jak w przypadku oddziału. Jeśli dodatkowo posiadają jednolitą symbolikę towarów to cały proces przenoszenia dokumentu przebiega podobnie jak w przypadku oddziałów.

Kopiowanie danych do schowka

Opcja Operacje –> Umieść dokument w schowku jest dostępna podczas edycji lub przeglądu dowolnego dokumentu magazynowo-handlowego, w momencie uaktywnienia tabeli pozycji na formularzu dokumentu.

Do schowka można przenieść również:

• sumaryczne stany magazynowe,
• tabelę Pozycje dokumentów
• zestawienie o nazwie Analiza ilościowa dokumentów.

Jeśli operacja umieszczenia w schowku dotyczy dokumentu rozchodowego, to pojawi się poniższe okienko informacyjne, a następnie dialog Kopiuj do schowka.

W powyższym oknie znajduje się selektor umożliwiający wskazanie celu kopiowania. Selektor zawiera następujące pozycje:

• listę firm
• stacja A:
• stacja B:
• inne miejsce.

Proponowany jest katalog bieżącej firmy. Jeśli chcesz skopiować bieżący dokument do katalogu innej firmy, to wskaż właściwą firmę. Aby umieścić schowek na dyskietce, wybierz stacja A: . Wpierw umieść dyskietkę w odpowiednim napędzie. Wybór pozycji Inne miejsce uaktywnia przycisk Plik i skojarzone z nim pole edycji, w celu wskazania dowolnego dysku i katalogu.

Pobieranie danych ze schowka

Opcja Operacje  -> Pobierz dokument ze schowka aktywna jest tylko podczas edycji dokumentu (tryb POPRAW lub DODAJ) magazynowo-handlowego, w momencie uaktywnienia tabeli pozycji na formularzu dokumentu. Po wybraniu tej opcji pojawi się okno Pobierz ze schowka.

W powyższym oknie znajduje się selektor umożliwiający wskazanie źródła kopiowania. Selektor zawiera następujące pozycje:

• katalog firmy
• stacja A:
• inne miejsce.

Po wskazaniu pliku schowka, numery dokumentów w nim zawartych prezentowane są na liście. Z listy tej wybieramy interesujący nas dokument lub dokumenty. Przy pobieraniu pozycji aktywny jest multiwybór, dzięki czemu możemy wskazać do pobrania jednocześnie kilka dokumentów. Aktywacja przycisku Przenieś powoduje przeniesienie pozycji wybranego dokumentu do aktualnie edytowanego dokumentu roboczego, aktywacja przycisku Kopiuj – ich skopiowanie. Po aktywacji przycisku Pokaż pojawi się tabela z zawartością danego dokumentu w schowku.

Informacje dodatkowe

Fizycznie schowek stanowią pliki o nazwie rozpoczynającej się na „buf_…” umieszczone w katalogu firmy. Więcej na temat katalogu firmy:

⇒ patrz Wdrożenie -> Zakładanie nowej firmy

System jest  niezwykle elastyczny i silnie konfigurowalny.

Wdrożenie systemu w dużym przedsiębiorstwie to czynność czasem niezwykle skomplikowana. Wymagane jest duże doświadczenie zespołu wdrożeniowego. Stopień komplikacji rośnie przeważnie wraz z wielkością firmy. Metodologię wdrożeń wyspecjalizowane firmy wdrożeniowe wypracowują latami. Problematyka ta  znacznie przekracza cele niniejszego podręcznika.

Ale mamy nadzieję, że lektura bieżącego rozdziału choć trochę uprości proces wdrożenia.

Zakładanie nowej firmy

Pierwszym krokiem jaki należy wykonać przy wdrożeniu programu jest założenie firmy.

Zakładanie nowej firmy – krok po kroku.

1. Uruchom program. Pojawia się okno Wybór firmy.
2. Naciśnij przycisk obok selektora z listą firm. Pojawi się okno Firmy.
3. W tabeli Lista firm wybierz przycisk Dodaj. Pojawi się okno Firma.
4. W pole Symbol firmy wpisz trzyliterowy symbol Twojej firmy (identyfikator na liście firm).
5. W polu Nazwa wprowadź nazwę Twojej firmy. Nazwę firmy w odróżnieniu od symbolu literowego można zmieniać nawet po utworzeniu danej firmy.
6. Operację zakończ przyciskiem OK. Program tworzy tabele dla nowej firmy.
7. Zaznaczamy firmę na liście i firmę licencjonowaną korzystając z przycisku „Ustaw firmę licencjonowaną”.
8. Po zakończeniu należy zamknąć okno „Firmy” przyciskiem OK.

Informacje dodatkowe
Wszystkie dane każdej nowo założonej firmy program umieszcza w osobnej bazie (Databese), na aktualnie używanym serwerze. Nazwę tego serwera i parametry połączenia  ustala się w oknie „Połączenie”. Aby skonfigurować parametry połączenia z serwerem należy w oknie „Wybór firmy” nacisnąć przycisk „Administracja” a następnie przycisk „Parametry połączenia”. Nazwa bazy danych jest tworzona według zasady FIRMA_XXX gdzie XXX jest pobierany z pola Symbol firmy. Np. jeśli zakładasz firmę , której symbolem są trzy litery ABC to na serwerze utworzona zostanie baza FIRMA_ABC. Jednocześnie w katalogu, w którym został zainstalowany program utworzony zostanie podkatalog o nazwie FIRMA.ABC (czyli wg podobnej jak poprzednio konwencji). W podkatalogu tym program umieszcza pliki schowka

⇒ patrz Dokumenty -> Schowek dokumentów

oraz niektóre pliki konfiguracyjne programu.

Wprowadzanie danych startowych

Aby rozpocząć bieżącą pracę z programem musisz wykonać pewne czynności wstępne. Są to:

• wprowadzenie danych firmy
• zdefiniowanie oddziałów  i magazynów
• zdefiniowanie dokumentów
• zdefiniowanie kas i rachunków bankowych (wprowadzenie stanów początkowych)
• ustalenie formatu symbolu artykułu i metody rozchodowania towarów
• wprowadzenie artykułów do kartoteki
• wprowadzenie stanu początkowego towarów w magazynach
• wypełnienie tabeli kontrahentów oraz innych tabel
• wprowadzenie stanu należności i zobowiązań na dzień rozpoczęcia pracy w systemie.

W dalszej części rozdziału pokażemy szczegółowo jak wykonać te czynności.

Ustawienia globalne

W opcji Konfiguracja -> Ustawienia globalne znajdują się parametry dotyczące całego systemu, które należy ustalić w momencie wdrożenia.

• Ustawienia dla artykułów
• Ostrzeżenie o sprzedaży poniżej ceny zakupu
• Ostrzeżenie o zadłużeniu kontrahenta
• Reakcja na zadłużenie
• Reakcja na przekroczenie limitu kredytu
• Nazwa firmy dla dokumentów sprzedaży
• Nazwa firmy dla transakcji z UE
• Nazwa firmy dla innych dokumentów
• Aktualne stawki VAT
• Poprzednie stawki VAT (odczyt)
• Metoda rozchodowania towarów
• Sposób łączenia rabatu operatora
• Wyliczanie wartości PLN na dokumentach w stawce 0ue i 0ex
• Wyświetlanie tabeli artykułów
• Wyświetlanie tabeli kontrahentów
• Metoda naliczania punktów w SL
• Logo firmy na fakturze
• Faktury wewnętrzne
• Kontrahent dla faktur wewnętrznych
• Folder aktualizacji
• Folder załączników
• Śledzenie zmian
• Folder plików XML (Celina)
• Folder programu Formularze IPS
• Folder programu do NFZ-SKO
• Pobieranie kursów walut z NBP
• Logi urządzeń fiskalnych

⇒ Opis poszczególnych parametrów patrz Konfiguracja -> Ustawienia globalne

Dane podatkowe firmy

W opcji Konfiguracja -> Dane podatkowe firmy  należy uzupełnić wszystkie informacje o firmie, które będą wykorzystywane do wydruku deklaracji podatkowych, dokumentów ZUS i naliczania płac.

⇒ Opis formularza patrz Konfiguracja -> Dane podatkowe firmy

Definiowanie oddziałów

Program na starcie zakłada jeden oddział o symbolu O00001 i nazwie Centrala. Możliwe jest definiowanie nieograniczonej ilości oddziałów. Zdefiniowane oddziały mają charakter równorzędny. Program nie wyróżnia żadnego z nich.

Każdy oddział może być powiązany z konkretnymi magazynami (opcja Konfiguracja -> Magazyny).

 Definiowanie magazynów

Przy zakładaniu firmy standardowo tworzony jest jeden magazyn nazwany Magazynem Centralnym o symbolu M00001. Jeśli posiadasz więcej magazynów, to zdefiniuj je w opcji Konfiguracja -> Magazyny.

Przykład 1.

Posiadasz w firmie dwa magazyny rzeczywiste: magazyn towarów i magazyn wyrobów gotowych. Zdefiniuj w tabeli Magazyny odpowiednio:

M00001 – magazyn towarów
M00002 – magazyn wyrobów gotowych.

Przykład 2.

Posiadasz sklep jako punkt sprzedaży i chcesz ewidencjonować jego dokumenty. Zdefiniuj w tabeli Magazyny odpowiednio:

M00001 – magazyn centralny
M00002 – sklep

Dodatkowo jeżeli założyłeś oddział O00002 – Sklep, w definicji  magazynu M00002 przypisz, że powiązany on jest z oddziałem O00002.

Definicje dokumentów

Przy zakładaniu nowej firmy program tworzy standardowe rejestry, które można modyfikować wg własnych potrzeb. Można również definiować dodatkowe, własne rejestry.

Szczegółowe informacje na temat poszczególnych rodzajów dokumentów znajdują się w dalszej części podręcznika w odpowiednich rozdziałach. W tym miejscu zostaną przedstawione przykłady podziału najbardziej istotnych dokumentów.

Rejestry sprzedaży

Przy zakładaniu firmy tworzone są dwa rejestry sprzedaży:

F /1 – Faktury VAT
F /2 – Paragony
F/ZAL – Faktury zaliczkowe

Przykład 1.

Firma nie prowadzi sprzedaży detalicznej.
Wówczas drugi rejestr sprzedaży F/2 – Paragony jest zbędny i można go usunąć.

Przykład 2.

Firma oprócz sprzedaży hurtowej prowadzi również sprzedaż dla odbiorców indywidualnych. Dodatkowo używa drukarki fiskalnej dla rejestrowania sprzedaży detalicznej. Z kolei odbiorcy detaliczni czasem żądają faktur imiennych. Wówczas układ rejestrów powinien wyglądać następująco:

• F/1 – Faktury VAT (niefiskalne) – dla osób prowadzących działalność (firm)
• F/2 – Faktury VAT (fiskalne) – dla osób fizycznych nie prowadzących działalności
• F/3 – Paragony (fiskalne)

Przykład 3.

Jeśli chcesz osobno rozliczać sprzedaż towarów i usług, to utwórz dwa rejestry sprzedaży:.

F/1 – Sprzedaż towarów
F/2 – Sprzedaż usług.

Przykład 4.  dla rozwiązań wielomagazynowych.

Przyjmijmy, że w firmie jest dwóch akwizytorów i każdy z nich ma osobny magazyn w programie.

M00001 – magazyn główny
M00002 – Akwizytor 1
M00003 – Akwizytor 2

Jeżeli akwizytorzy Ci wystawiają u klientów faktury i paragony należy stworzyć odpowiednie rejestry.

F /FM1 – Faktury VAT – magazyn centralny
F /PM1 – Paragony – magazyn centralny
F /FM2 – Faktury VAT Akwizytora 1
F /PM2 – Paragony Akwizytora 1
F /FM3 – Faktury VAT Akwizytora 2
F /PM3 – Paragony Akwizytora 2

W symbolu rejestru jest zarówno wyróżnik rodzaju dokumentu (F- faktura, P- paragon) jak również określenie magazynu czyli akwizytora. W każdym rejestrze ustawić należy odpowiednio parametr „Dla dokumentów z magazynu”:

dla F /FM1, F /PM1 – dla dok. w magazynie – M00001
dla F /FM2, F /PM2 – dla dok. w magazynie – M00002
dla F /FM3, F /PM3 – dla dok. w magazynie – M00003

Jeżeli akwizytorzy wystawiają klientom tylko dowody wydań, a faktury i paragony wystawiane są w centrali można stworzyć wspólne rejestry tych akwizytorów.

F /F – faktury
F /P – paragony

W każdym rejestrze ustawić należy odpowiednio parametr „Dla dokumentów z magazynu” – wszystkie magazyny

Na dokumentach można wtedy przypisywać akwizytorów jako osoby realizujące transakcje i  w ten sposób śledzić ich obroty .

Rejestry utworzone dla dokumentów sprzedaży mają odbicie w rejestrach VAT. Każdy stworzony rejestr sprzedaży będzie jednocześnie rejestrem VAT.

Jednocześnie należy pamiętać o tym aby do tworzonych rejestrów sprzedaży utworzyć adekwatne rejestry korekt sprzedaży. Korekty sprzedaży mają oznaczenie KF np.:

KF /1- Korekta sprzedaży towarów
KF /2 – Korekty sprzedaży usług.

Można skorzystać tu z funkcji automatycznego generowania korekt na podstawie dokumentów sprzedaży, którą uruchamia się w opcji Operacje  w tabeli definicji dokumentów.

Rejestry zakupów

Przy zakładaniu firmy tworzone są trzy rejestry zakupu:

FZ /1 – Zakup towarów
FZ /2 – Pozostałe zakupy (wydatki)-koszty
FZ /3 – Zakup środków trwałych.

Można je zmodyfikować lub dodać następne wg własnych potrzeb, jednakże podział ten wydaje się wystarczający dla firm nie prowadzących sprzedaży zwolnionej z podatku VAT.

Jeśli prowadzona jest sprzedaż opodatkowana i zwolniona, to ilość wymaganych definicji dokumentów rośnie.

Rejestr zakupów środków trwałych należy podzielić na trzy kolejne:

FZ /3Z – zakupy środków trwałych związanych tylko ze sprzedażą zwolnioną
FZ /3O – zakupy środków trwałych związanych tylko ze sprzedażą opodatkowaną
FZ /3ZO – zakupy środków trwałych związanych ze sprzedażą zwolnioną i opodatkowaną.

Podobnie należy postąpić z rejestrem Pozostałe zakupy.

Rejestry utworzone dla dokumentów zakupu mają odbicie w rejestrach VAT. Każdy utworzony rejestr zakupu będzie jednocześnie rejestrem VAT.

Jednocześnie należy pamiętać o tym aby do tworzonych rejestrów zakupu utworzyć adekwatne rejestry korekt zakupu. Korekty zakupów mają oznaczenie KZ np.:

KZ /1 – Korekty zakupu towarów
KZ /2 – Korekty zakupu pozostałych (wydatków)
KZ /3 – Korekty zakupu środków trwałych.

Można skorzystać tu z funkcji automatycznego generowania korekt na podstawie dokumentów zakupu, którą uruchamia się w opcji Operacje w tabeli definicji dokumentów.

Rejestry dokumentów MM

Dokumentami MM dokonuje się przesunięć międzymagazynowych. Jeden dokument dokonuje jednocześnie rozchodu z magazynu źródłowego i przychodu do magazynu docelowego.

Przykład 1.

W systemie mamy zdefiniowane magazyny:

M00001 -magazyn centralny
M00002 – magazyn 1
M00003 – magazyn 2

Warto zdefiniować dwa rejestry MM:

MM/1 – Przesunięcia z magazynu centralnego do magazynu 1
MM/2 – Przesunięcia z magazynu centralnego do magazynu 2

Rejestry dokumentów rozchodowych R

Przy zakładaniu firmy tworzone są dwa rejestry dokumentów rozchodowych:

R /N – Rozchody niedoborów
R /W- Rozchody wewnętrzne

Można je zmodyfikować wg własnych potrzeb dzieląc je wg kierunków rozchodu (działów, wydziałów, oddziałów) , takich jak:

• produkcja
• administracja
• oddział w mieście X
• sklep firmowy itd.
• rozchód niedoborów.

Przykład 1.

Jeśli firma posiada kilka magazynów i z różnych magazynów dokonuje się rozchodów należy utworzyć odpowiednie rejestry dla każdego z nich.

R /NM1 – Rozchody niedoborów – magazyn 1
R /WM1 – Rozchody wewnętrzne – magazyn 1
R /NM2 – Rozchody niedoborów – magazyn 2
R /WM2 – Rozchody wewnętrzne – magazyn 2

Przykład 2.

Jeśli firma posiada kilka oddziałów i wydawany jest do nich towar za pomocą dokumentów R zamiast MM, to dla każdego oddziału należy utwórz oddzielny rejestr dokumentów rozchodu wewnętrznego R /W, tak aby można było rozliczać wydania towaru do każdego  z nich..

R /W1 – Rozchody wewnętrzne do oddziału nr 1
R /W2 – Rozchody wewnętrzne do oddziału nr 2
R /W3 – Rozchody wewnętrzne na potrzeby własne

Przykład 3.

Jeśli firma prowadzi działalność produkcyjną można stworzyć osobny rejestr rozchodu materiałów na produkcję, w celu rozliczania wydań w tym kierunku.

R /WPR – Rozchody wewnętrzne na produkcję
R /W – Rozchody wewnętrzne na potrzeby własne

Rejestry dokumentów przychodowych (P)

Przy zakładaniu firmy tworzone są dwa rejestry dokumentów przychodowych:

P /N – Przychód nadwyżek
P /W – Przychody wewnętrzne.

Można je zmodyfikować wg własnych potrzeb dzieląc je wg źródeł przychodu , takich jak:

• produkcja
• centrala -> oddział
• nadwyżki magazynowe.

Przykład 1.

Firma posiada kilka oddziałów (skomputeryzowanych) i wydawany jest do nich towar za pomocą dokumentów R. Oddział musi przyjąć dostawę z centrali dokumentem P. Należy dla każdego oddziału utwórz oddzielny rejestr dokumentów przychodu wewnętrznego.

P /C1 – Przyjęcie towaru z Centrali do oddziału 1
P /C2 – Przyjęcie towaru z Centrali do oddziału 2
P /C3 – Przyjęcie towaru z Centrali do oddziału 3

Przykład 2.

Jeśli firma prowadzi działalność produkcyjną można stworzyć osobny rejestr przychodu wyrobów z produkcji.

P /WR – Przychody wyrobów własnych z produkcji
P /W – Przychody wewnętrzne inne

6.7.5.1.1.1          P /N – Przychody nadwyżek

Definiowanie kas

Przy zakładaniu firmy program tworzy automatycznie jedną kasę. W trakcie zakładania nowych kas lub poprawiania fabrycznej w opcji Konfiguracja -> Kasy można określić numery startowe dokumentów kasowych tzn: KP, KW, Raportu kasowego oraz wpisać stany początkowe poszczególnych kas.

Definiowanie rachunków bankowych

Przy zakładaniu firmy program tworzy automatycznie jeden rachunek bankowy. W trakcie zakładania nowych lub poprawiania fabrycznego w opcji Konfiguracja -> Rachunki bankowe można określić numer startowy wyciągu bankowego, walutę w jakiej prowadzony jest rachunek oraz wpisać jego stan początkowy.

Wypełnienie tabeli artykułów

Artykułami nazywamy zbiór przedmiotów sprzedaży i zakupów. Mogą to być towary, materiały, wyroby, opakowania oraz usługi, a także wydatki, prawa autorskie, licencje itp.

Artykuły dzieli się wg typu na:

• produkty (przedmioty o kontrolowanym zapasie magazynowym ),
• usługi,
• pozycje księgowe.

Mając na uwadze ten podział należy wprowadzić wszystkie artykuły stanowiące asortyment firmy, podając ich dane podstawowe i dodatkowe.

⇒ więcej patrz Podręcznik Podstawowy Część II – Kartoteki -> Artykuły

Dane o artykułach, a także ich zapas magazynowy można przenieś automatycznie z innych systemów.

⇒ patrz Podręcznik Podstawowy Część II – rozdział Funkcje administracyjne -> Import artykułów z pliku tekstowego

⇒ patrz Transfer danych z innych systemów

Wprowadzenie stanu początkowego towarów/wyrobów w magazynie

Aby móc rozpocząć sprzedaż towarów należy wprowadzić stany magazynowe. Początkowe stany magazynowe przyjmujemy dokumentem P – przychód, z rejestru P/N – przychód nadwyżek. Jeżeli ma być prowadzona ilościowo-wartościowa gospodarka magazynowa, wprowadzając stany artykułów należy podawać zarówno ich ilość jak i cenę zakupu/cenę ewidencyjną.

Początkowy stan magazynowy zostanie uzupełniony automatycznie w przypadku transferu danych z systemu wykorzystywanego przed wdrożeniem programu.

⇒ patrz Transfer danych z innych systemów

Wprowadzenie stanu początkowego należności i zobowiązań

Program umożliwia zarejestrowanie należności i zobowiązań, które powstały przed wdrożeniem systemu.

Do tego celu stosuje się dokumenty IN – inna należność oraz IZ – inne zobowiązanie.

⇒ Jeżeli wykorzystywany jest moduł Księgi Handlowej systemu o wprowadzeniu stanu rozrachunków patrz podręcznik Moduł Księga Handlowa.

Opcja Administracja dostępna z okna powitalnego Wybór firmy umożliwia skonfigurowanie parametrów połączenia z serwerem SQL, pobranie podstawowych informacji o programie oraz umożliwia rejestrowanie wszystkich nowo zakupionych licencji.

Aby wykonać funkcję zawarte w opcji Administracja wszyscy operatorzy muszą opuścić program.

Przyciskiem Parametry połączenia przywołujemy ekran konfigurujący połączenie z bazami firm programu położonymi na SQL Serwer.

Na ekranie Połączenie

⇒ patrz rozdział Instalacja

wybieramy nazwę serwera jakiego chcemy używać, wpisujemy nazwę i hasło dla założonego na nim użytkownika i ustawiamy czas oczekiwania na połączenie.

Przycisk O programie wywołuje okno zawierające podstawowe dane na temat programu, opis danych konfiguracyjnych firmy, listę zainstalowanych modułów i zarejestrowanych licencji, dane o producencie.

 Przycisk Rejestracja licencji umożliwia zarejestrowanie licencji na nowo zakupione moduły lub dodatkowe stanowiska.

 

Przyciski Archiwizacja wybranej firmy i Archiwizacja wszystkich firm umożliwiają wykonanie backup’ów.

 

Do podstawowych opcji administracyjnych wywoływanych z poziomu ekranu powitalnego programu Wybór firmy można również zaliczyć funkcje wywoływane przyciskiem . Przywołany w ten sposób ekran Firmy pozwala na dodawanie do bazy SQL nowej firmy, poprawianie nazwy już istniejącej lub usuwanie wybranej firmy z listy.

⇒ patrz rozdział: Wdrożenie -> Zakładanie nowej firmy

Usuwanie firmy polega właściwie na usunięciu jej nazwy z listy firm w programie a nie na fizycznym wykasowaniu danych. Aby usunąć firmę trzeba użyć Enterprise Managera a potem dopiero można nazwę firmy usunąć z listy w programie.

Wiele funkcji administracyjnych programu znajduje się po wejściu do firmy w menu Administracja. Obejmują one takie działania jak:

– zamykanie dokumentów
– przenoszenie dokumentów do księgi handlowej
– eksport/import dokumentów z oddziałów
– śledzenie zmian

Dalej zostanie omówiona  ostatnia opcja gdyż pozostałe znajdują swe rozwinięcie w innych częściach podręcznika.

Śledzenie zmian przydatne jest administratorowi systemu lub szefowi firmy do badania, jakich zmian w bazie danych dokonywali poszczególni użytkownicy programu. Zestawienie „Śledzenie zmian w bazie danych” można wykonać za wybrany okres, dla wybranego operatora, dla wybranej tabeli, z określeniem typu zmiany (dodanie, poprawienie lub usunięcie rekordu).

Po wykonaniu, zestawienie zawiera listę zmienianych rekordów poszczególnych wyszczególnieniem jakie pola były zmieniane, wartości tych pól przed poszczególnych po zmianach, kto poszczególnych kiedy dokonał zmiany.

Wykonywanie kopii bazy danych

Każdy, kto choć raz utracił cenne dane, wie jak ważne jest wykonywanie kopii bezpieczeństwa. Dane systemu humansoft Corax, które są zapisywane w bazie MS SQL Server, też wymagają systematycznego archiwizowania. SQL Server posiada zaawansowane mechanizmy tworzenia backupu danych, ale nie każdy użytkownik musi uczyć się obsługi nowego narzędzia, żeby zapewnić sobie bezpieczeństwo danych.

System Corax posiada również możliwość wykonania kopii bezpieczeństwa i odtworzenia bazy z wcześniej wykonanej kopii.

Mechanizm ten udostępniony jest pod przyciskami „Archiwizacja wybranej firmy” i „Archiwizacja wszystkich firm” w opcjach administracyjnych dostępnych na formularzu logowania (rys. poniżej)

ARCHIWIZACJA WYBRANEJ FIRMY

Obsługa archiwizacji bazy systemu Corax jest właściwie intuicyjna. Należy zwrócić jedynie uwagę na istotne elementy.

Przede wszystkim należy zauważyć, że kopia danych zawsze zapisze się na tym komputerze (serwerze), na którym jest zainstalowany serwer baz danych, bez względu na to, czy  system Corax będzie uruchomiony na serwerze, czy na komputerze użytkownika (stacji roboczej).

Istotne jest zatem, żeby folder, który wpiszemy w polu „Folder kopii bezpieczeństwa” (na rysunku poniżej jest to folder C:\BACKUPY) istniał na serwerze, a nie na stacji roboczej.

Mechanizm archiwizacji automatycznie tworzy nazwę  pliku backupu, składającą się z nazwy bazy oraz daty i godziny utworzenia kopii zapasowej. Przykładowa nazwa pliku archiwum:

firma_dem_Sep_26_2007_10_35AM.BAK

Użytkownik ma jedynie wpływ na podanie logicznej nazwy kopii (na poniższym rysunku jest to BACKUP_1)

ARCHIWIZACJA WSZYSTKICH FIRM

Przycisk „Archiwizacja wszyskich firm” pozwala zarchiwizować wszystkie firmy. Różnica pomiędzy archiwizacją jednej firmy i w szystkich firm polega na tym, iż nazwa backupów przy archiwizacji grupowej jest generowana automatycznie i składa się z nazwy firmy, bieżącej daty oraz przyrostka New.bak.

Dodatkowo ścieżka po wpisaniu przez użytkownika jest pamiętana. Po wciśnięciu przycisku „Archiwizuj” zapis backupów wykonuje się automatycznie, a o jego stanie wykonania informuje pasek postępu.

Odtwarzanie kopii bazy danych

Odtwarzanie danych z kopii wykonywane jest na tym samym formularzu archiwizacji, pod przyciskiem „Przywróć firmę z dostępnej kopii”. Istnieje możliwość odtworzenia kopii nie tylko do tej samej bazy danych, ale również pod inną nazwą. Przydaje się to na przykład wówczas, kiedy oprócz bazy, w której odbywa się bieżąca praca użytkowników, chcemy mieć bazę do ćwiczeń lub testów.

W przypadku odtwarzania należy wprowadzić symbol bazy, do której dane z kopii bezpieczeństwa mają być odtworzone.

Archiwizacja danych

Archiwizacja danych w programie a właściwie w MS SQL Server 2005 jest tematem przekraczającym zakres niniejszego podręcznika. Temat tworzenia kopii bezpieczeństwa jest szeroki i równie szeroko opisywany w literaturze fachowej dotyczącej produktu MS SQL Serwer 2005. Dalej zostaną skrótowo omówione najważniejsze aspekty archiwizowania baz danych w MS SQL Serwer 2005.

Wydaje się, że alternatywnym sposobem tworzenia kopii bezpieczeństwa SQL Serwera 2005 jest zatrzymanie usługi SQL Serwera, a następnie utworzenie kopii wszystkich plików, związanych z nim (w szczególności plików z folderu mssql1\mssql\data). Jednak sposób ten nie jest w pełni funkcjonalny, ponieważ może nie pozwolić na odtworzenie baz danych indywidualnie i nie zapewnia możliwości przeprowadzenia odtwarzania bazy od punktu w czasie. Dlatego zalecane jest stosowanie kopii bezpieczeństwa SQL Serwera 2005, a nie bezpośrednie tworzenie kopii plików (fizycznie baza danych SQL to plik(i) umieszczony w konkretnym miejscu na serwerze).

Można stworzyć kilka rodzajów kopii bezpieczeństwa w SQL Serwerze 2005.

• Kopia bezpieczeństwa bazy danych (FULL) – tworzy kopię całej bazy danych, włączając w to tabele, indeksy, tabele systemowe i obiekty bazy danych (które są otwarte w tych tabelach systemowych). Kopia bezpieczeństwa bazy danych tworzy również kopię wpisów do dziennika transakcji, ale nie przechowuje pustych stron ani nie usuwa z bazy danych żadnych wpisów w tym dzienniku. Ta forma wykonywania backupu jest zalecana.
• Różnicowa kopia bezpieczeństwa bazy danych (DIFFERENTIAL) – tworzy kopię wszystkich stron danych, które były modyfikowane od czasu tworzenia ostatniej kopii całej bazy danych. Odtwarzanie z kopii tego typu jest szybsze niż z kopii bezpieczeństwa dziennika transakcji.
• Kopia bezpieczeństwa pliku i(lub) grupy plików – zakłada tworzenie kopii bezpieczeństwa jedynie wybranych plików lub grupy plików, a nie całej bazy danych. Jeżeli jedna tabela albo więcej tabel lub indeksów ma zostać umieszczonych w odrębnych grupach plików zamiast pozostawienia wszystkich danych i indeksów domyślnej grupie plików, można niezależnie utworzyć kopię danych. Zaletą tego rozwiązania jest to, że jeśli pojedynczy dysk zostanie uszkodzony, a została zrobiona kopia plików z tego dysku, można odtworzyć uszkodzone pliki bez potrzeby odtwarzania całej bazy danych.
• Kopia bezpieczeństwa dziennika transakcji – zawiera kopię wpisów wszystkich zmian, jakie zostały wykonane w bazie danych w konkretnym czasie. Zawiera wyrażenia uruchamiane przez użytkowników, jak również działania drugoplanowe systemu. Dzięki transakcjom, które są zapisywane w dzienniku, można odtworzyć wszystkie działania (transakcje). Inną korzystną cechą dziennika transakcji jest to, że można uruchomić ponownie transakcje do określonego punktu w czasie.

Dużo pracy zajmuje poprawne skonfigurowanie tworzenia kopii bezpieczeństwa i jej regularne testowanie. Odpowiedzialność za tworzenie kopii bezpieczeństwa spada na ogół na administratora bazy danych lub administratora systemu sieciowego. Dobrze jest okresowo sprawdzać kopie poprzez odtworzenie danych jednej z nich, aby przetestować serwer i upewnić się, że wszystko działa zgodnie z oczekiwaniami.

Można tworzyć kopie na dysku, taśmie, dysku sieciowym. Taśma jest nośnikiem preferowanym przez większość choć wolniejszym od dysku. Powinno się archiwizować dyskowe kopie bezpieczeństwa na taśmie, nawet jeśli są to kopie na dysku lokalnym lub innym dysku serwera.

SQL Serwer Management Studio wchodzący w skład MS SQL Serwer 2005 jest w pełni funkcjonalnym narzędziem w zakresie tworzenia kopii bezpieczeństwa i można przy jego pomocy wykonać każdą z omówionych wyżej typów kopii. Tworzenie kopii bezpieczeństwa baz danych i dzienników transakcji za pomocą SQL Serwer Management Studio jest dość proste, choć wymaga zrozumienia jego poszczególnych opcji i zachodzących w czasie archiwizacji procesów.

Poniżej znajduje się opis wykonania pojedynczego backupu i harmonogramu archiwizacji. Pełny opis działania narzędzi MS SQL Serwera 2005, w tym narzędzi do archiwizacji, znaleźć można w szeroko dostępnych publikacjach na temat MS SQL Serwera 2005.

Wykonanie archiwum

Wykonanie pojedynczego Backupu w SQL Serwer Management Studio.

Aby wykonać pojedynczy backup bazy danych należy otworzyć SQL Server Menagement Studio. Następnie:

1. Klikamy prawym przyciskiem myszy na nazwę bazy, której archiwum chcemy wykonać, rozwijamy menu Tasks i wybieramy Back Up…
   
   
2. Następnie przy wykonywaniu archiwum możemy ustawić między innymi:
   a. Backup type – rodzaj backupu (pełny lub częściowy).
   b. Destination  – miejsce wykonania backupu.

Wykonanie planu Backupów SQL Server Management Studio

Aby wykonać harmonogramy wykonywania backupów bazy danych należy otworzyć SQL Server Menagement Studio. Następnie:

1. Rozwijamy zakładkę Menagement, klikamy prawym przyciskiem myszy na Maintance Plans i wybieramy Maintance Plans Wizard.
   
   
2. Następnie pojawi się okno kreatora.
3. W kolejnym oknie w oknie Name wpisujemy nazwę dla planu, ewentualny opis i parametry połączenia z serwerem SQL.
4. Dalej wybieramy zadanie jakie ma być wykonane, czyli w tym przypadku wybieramy opcję Back Up Database. Użytkownik może wybrać rodzaj backupu Full lub Differential. 
5. Jeżeli wybraliśmy kilka zadań do wykonania to w kolejnym kroku można ustalić ich kolejność wykonania.
6. Następnie na kolejnym ekranie ustalamy szczegóły dotyczące backupu. Na początek wybieramy, która baza ma być archiwizowana. W tym celu rozwijamy menu Databases i wskazujemy bazę danych.
7. Po wybraniu firmy do archiwizacji należy ustalić jeszcze nośnik, na którym ma to być zapisywane (disk lub tape) oraz sposób tworzenia pliku archiwum.  Jeżeli wybrana zostanie opcja Back up databases cross one or more files wówczas możliwe będzie aby program zapisywał wszystko w jednym pliku (zastępując poprzedni backup) lub do jednego pliku dodawał kolejne backupy. Natomiast jeżeli wybrana zostanie opcja create a backup for every database wówczas każdy backup będzie tworzony jako osobny plik i katalog (w przypadku osobnego katalogu należy dodatkowo zaznaczyć parametr create sub-directory for each database).
   
8. Po ustaleniu parametrów zapisywania bazy przechodzimy dalej, gdzie ustalimy szczegóły dotyczące harmonogramu wykonywania backupu. W tym celu klikamy na przycisk change.
   
9. W harmonogramie ustalamy parametry dotyczące przedziału czasowego w jakim ma być wykonany Backup. W parametrze occurs ustalamy czy archiwum ma być wykonywane raz dziennie, tygodniowo czy miesięcznie. Jeżeli zostanie wybrana opcja daily (dziennie) wówczas należy ustalić jeszcze ile razy dziennie ma być wykonywany backup. Dodatkowo w daily frequency ustalamy godzinę o której ma być wykonany backup lub seria backupów w określonych odstępach czasu.
10. Po zatwierdzeniu i wyjściu z harmonogramu pojawi się podsumowanie.
11. W kolejnym kroku ustalamy gdzie ma być zapisywany raport po wykonanym backupie i czy ewentualnie ma być wysłany emailem.
12. Na końcu pojawi się okno z podsumowaniem

Odtwarzanie danych z kopii wykonywane jest na tym samym formularzu archiwizacji, pod przyciskiem „Przywróć firmę z dostępnej kopii”. Istnieje możliwość odtworzenia kopii nie tylko do tej samej bazy danych, ale również pod inną nazwą. Przydaje się to na przykład wówczas, kiedy oprócz bazy, w której odbywa się bieżąca praca użytkowników, chcemy mieć bazę do ćwiczeń lub testów.

W przypadku odtwarzania należy wprowadzić symbol bazy, do której dane z kopii bezpieczeństwa mają być odtworzone.

Informacje ogólne

Od wersji 3.32 dodana została nowa możliwość logowania do systemu.  Nowe logowanie polega na podaniu użytkownika i hasła, po którym nastąpi wybór firmy, spośród tych, do których użytkownik ma dostęp. Jeżeli jest to tylko jedna firma, wybór nie będzie konieczny.

Dzięki temu proces autoryzacji systemu będzie sprawniejszy i szybszy, jak również bezpieczniejszy

UWAGA !
Wybór sposobu logowania do programu jest globalny w obrębie jednego serwera (instancji) i nie jest możliwe ustalenie, by część użytkowników używała starego systemu logowania, a reszta – nowego.

 Jest to ograniczenie dotyczące serwera, a nie grupy użytkowników bądź  

Jak skorzystać z nowego sposobu logowania

Aby skorzystać z nowego sposobu należy:

• Krok 1.
  Jeżeli jeszcze nie zostało to zrobione, należy skonfigurować w systemie operatorów poszczególnych firm. Dotyczy to przede wszystkim firm rozpoczynających prace. Następnie wyjść z programu.

• Krok 2.
  Następnie należy sprawdzić  z poziomu Microsoft SQL Server Management Studio czy w bazie danych HERMES znajdują się tabele:
  • HIST_H,
  • PARAM_H,
  • OPE_FRM
  • OPERATORZY,

Jeżeli tak należy je usunąć.  Tabele te zostaną założone automatycznie po uruchomieniu programu.

• Krok 3.
  Do tabeli HMCONFIG należy dodać rekord. Kolumna PARAMETR powinna zawierać tekst LOGIN_NEW, a  kolumna WARTOSC powinna zawierać 1.

• Krok 4.
  Po wykonaniu powyższych czynności  należy uruchomić program. System automatycznie doda konto administratora systemu.

Po uruchomieniu pojawi się nowe okno logowania (zrzut poniżej). Przy pierwszym logowaniu w  pole „Użytkownik” należy wpisać „Szef” (bez apostrofów, pierwsza litera duża), hasło natomiast  zostawić puste.

Formularz Logowania

• Krok 5.
  Na tym etapie użytkownik „Szef” nie dostanie się do żadnej firmy na tym serwerze. Dlatego należy użyć przycisku „Administracja”. Program wtedy wymusi zmianę hasła. Stare hasło należy zostawić puste, nowe należy podać i potwierdzić.

Podobnie system zareaguje jeśli zamiast w przycisk Administracja klikniemy przycisk OK. Aczkolwiek w tej sytuacji po zaakceptowaniu hasła, pojawi się komunikat, że użytkownik nie jest przypisany do żadnej firmy i program zostanie automatycznie zamknięty.

• Krok 6.
  Za pomocą formularza „Administracja”, należy dodać nowe konta użytkowników, przypisać im użytkowników w poszczególnych firmach, i ewentualnie skonfigurować parametry, jakie powinno spełniać hasło użytkownika.

Formularz Administracja

Konfiguracja parametrów hasła.

Konfiguracja parametrów hasła dostępna jest po użyciu przycisku „Parametry hasła” na formularzu „Administracja”.

Formularz Parametry hasła

Na tym formularzu możemy ustalić:

• Czy hasło w ogóle jest wymagane.
• Jaka powinna być jego minimalna długość.
• Ile (minimum) małych, dużych liter, cyfr i znaków specjalnych powinno zawierać hasło.
• Po ilu nieudanych próbach logowania konto zostanie zablokowane.
• Po jakim czasie (w miesiącach) trzeba będzie je zmienić.
• Po jakim czasie (w miesiącach) użytkownik będzie mógł użyć tego samego hasła po raz kolejny.
• Ile dni przed utratą ważności hasła informować o tym użytkownika.

UWAGA!
Zmiana parametrów hasła nie wpłynie na hasła już istniejące w systemie, poza ilością nieudanych prób prowadzących do zablokowania konta, czasem, po jakim można użyć tego samego hasła i informowaniem o utracie ważności hasła. Pozostałe parametry mają wpływ na hasło przy jego kolejnej 

Konfiguracja konta użytkownika.

Konta użytkownika konfigurujemy przy użyciu opcji Użytkownicy. Po kliknięciu w opcje pojawi się lista użytkowników. Przy pierwszej konfiguracji lista będzie pusta.

Formularz Użytkownicy

a) Zakładka Dane użytkownika

Konfigurując konto użytkownika w zakładce Dane użytkownika :

• podajemy jego nazwę i nazwę logowania (login),
• określamy, czy konto ma prawa administratora (tylko tacy użytkownicy mogą wykonywać czynności administracyjne),
• podajemy kiedy użytkownik będzie musiał zmienić hasło (data jest wypełniana automatycznie podczas zmiany hasła zgodnie z odpowiednim parametrem hasła, ale w tym miejscu można ją zmienić).
• Można również wygenerować użytkownikowi hasło jednorazowe, które będzie musiał podać i od razu zmienić przy kolejnym wejściu do programu.

Hasło jednorazowe jest losowo generowanym ciągiem 10 liter i cyfr i nie spełnia wymogów ustalonych w parametrach hasła. Po wygenerowaniu nie jest nigdzie widoczne, można je wydrukować korzystając z przycisku, który pojawi się po jego wygenerowaniu.

• Można również zablokować lub odblokować konto użytkownika. Przy odblokowywaniu konta można wygenerować dla niego nowe hasło jednorazowe, lub zostawić stare.

Konfiguracja konta użytkownika

b) Zakładka Firmy i operatorzy
Druga zakładka Firmy i operatorzy  służy do przypisania konta do użytkowników w poszczególnych firmach. Dla jednej firmy można, oczywiście, wybrać tylko jednego operatora.

UWAGA!
Wybór nowego sposobu logowania oznacza, że przestają działać dotychczasowe hasła użytkowników w poszczególnych firmach. Nie jest możliwe w żaden sposób przepisanie ich do nowych kont użytkowników, ponieważ po zaszyfrowaniu nie można ich odczytać, a nowy sposób logowania używa innego, bardziej zaawansowanego sposobu szyfrowania haseł.

Użytkownik nie ma dostępu do ustawień swojego konta, jest to bowiem czynność zarezerwowana dla użytkowników posiadających uprawnienia administratora.

Oczywiście po wejściu do firmy działają uprawnienia poszczególnych operatorów związane z ich profilami w systemie.

c) Zestawienie i inne operacje (F12)

Pod F12 w tabeli użytkowników można:

• wydrukować podstawowe dane kont (hasła jednorazowe dla większej ilości użytkowników)
• wygenerować hasła jednorazowe dla zaznaczonych.

UWAGA!
Tabela nie zapamiętuje wyglądu i rozmiaru, nie można również edytować zapytania SQL. Jest to spowodowane tym, że mechanizmy te działają w ramach firmy i operatora, a te są jeszcze niedostępne przed zalogowaniem.

Zmiana hasła.

Każdy użytkownik może zmienić hasło w dowolnym momencie. W tym celu na ekranie logowania należy użyć przycisku „Zmiana hasła”.

Na pojawiającym się formularzu należy podać stare hasło, nowe hasło i je potwierdzić.

Jeżeli hasło spełnia wymagania  ustalone w opcji „Parametry hasła”, obok pola pojawi się zielona ikona „check”, jeżeli nie – czerwony krzyżyk.

Klikając na tej ikonie można się dowiedzieć, jakie są wymagania musi spełniać hasło, aby zostało zaakceptowane przez program.

Logowanie automatyczne.

Nowy sposób logowania działa również podczas automatycznego logowania. Kolejność parametrów jest identyczna (symbol firmy, login użytkownika, hasło), jak przy starym logowaniu. Jeżeli podany inny symbol firm do których użytkownik nie jest przypisany, program zapyta o firmę przy zalogowaniu. Jeżeli zostanie podany login użytkownika i nie zostanie podane hasło, program wyświetli ekran logowania, w którym nie będzie można zmienić użytkownika. Podanie wszystkich trzech parametrów umożliwi automatyczne wejście do firmy.

Zmiany wprowadzone w wersji 3.33

W wersji 3.33 wprowadzono zmiany w alternatywnym sposobie logowania:

1. Jeżeli w tabeli HMCONFIG bazy HERMES parametr LOGIN_NEW będzie miał wartość 2, użytkownicy będą się logować do systemu bez zmian, ale przycisk „Administracja” na formularzu wyboru firmy i operatora umożliwi zmianę parametrów dotyczących nowej metody logowania.
2. Dodano adres e-mail do użytkownika oraz możliwość wysłania hasła jednorazowego poprzez e-mail.
3. Podczas edycji operatorów danej firmy, jeżeli jest dokonywane przez operatora firmy, którego konto jest połączone z kontem użytkownika z prawami administratora, po zapisaniu danych wyświetlony zostanie formularz umożliwiający połączenie konta operatora firmy i użytkownika systemu.
   Możliwe jest dodanie nowego użytkownika – w takim wypadku przeniesione zostaną nazwa operatora i e-mail, oraz uzupełniona tabela łącząca konta, albo wybór już istniejącego użytkownika systemu.

Operacja ta blokuje dostęp do dokumentów wystawionych przed datą zamknięcia wszystkim operatorom nie posiadającym pełnego zakresu uprawnień ADMIN.

W ten sposób można zabezpieczyć dokumenty przed późniejszymi przypadkowymi zmianami. Nie jest to czynność obowiązkowa. Ponadto administrator może wybranemu operatorowi zmienić indywidualne datę zamknięcia w opcji Konfiguracja – > Operatorzy.

Funkcja ta dokonuje przeniesienia dokumentów do modułu Księga Handlowa.

Po wyborze tej opcji  pojawi się okno dialogowe takie jak poniżej.

Pozwala ono dokonać wstępnej selekcji dokumentów przenoszonych do KH.

Można przenieść dokumenty ze wskazanego okresu, magazynu, może to być konkretny rodzaj dokumentów np. tylko dokumenty zakupu FZ i tylko ze wskazanego rejestru.

Wybór przycisku OK otwiera kolejne okno zawierające dokumenty wstępnie wyselekcjonowane.

Dokumenty, które mają zostać przeniesione należy zaznaczyć, wybierając przycisk Zaznacz wszystkie (ustawia znacznik dla wszystkich dokumentów) lub klikając myszą w polu znacznika przy dokumencie.

Wybór przycisku OK spowoduje przeniesienie do Księgi Handlowej zaznaczonych dokumentów.

Dokumenty przeniesione do księgowości stają się niemodyfikowalne. Jeśli jakiś dokument trafi do Księgi Handlowej pomyłkowo, to można go z niej usunąć dopóki nie zostanie zaksięgowany.

Opcje te pozwalają czasowo włączyć lub wyłączyć z pracy moduł Księga Handlowa. Zanim poprawnie wdrożysz moduł, możesz go czasowo wyłączyć z pracy.

Opcje te służą do otwarcia nowego rok obrachunkowy i ustalenia jego początek dla Księgi Handlowe. Te same operacje można wykonać bezpośrednio w module Księga Handlowa.

• Patrz Podręcznik Księga Handlowa -> Okresy

Funkcjonalność systemu posiada opcje naprawcze: odbudowa stanów magazynowych i rezerwacji, odbudowa rozrachunków, kontrola spójności przychodów i rozchodów. Dzięki tym opcjom możemy na bieżąco kontrolować stan przechowywanych danych i w razie wykrycia niespójności mamy pod ręką niezbędne narzędzia do ich naprawy.

Kontrola spójności w tabelach przychodowo – rozchodowych umożliwia analizę dokumentów pod względem niespójności tabel przychodowo – rozchodowych, takich jak:

• Brak powiązania pomiędzy pozycjami tabel:
• Pozycja bez powiązania w tabeli przych,
• Pozycja bez powiązania w tabeli rozch,
• Pozycja bez powiązania w tabeli zwroty,
• Powtórzona kilka razy ta sama pozycja:
• Powtórzona pozycja w tabeli przych,
• Powtórzona pozycja w tabeli rozch,
• Brak w tabelach przychodowo – rozchodowych pozycji, które wystąpiły na dokumentach:
• Brak pozycji w tabeli przych,
• Brak pozycji w tabeli rozch.

Niespójności takie mogą zaistnieć w wyniku awarii systemu komputerowego, polegającej najczęściej na nieprawidłowej pracy sieci lub serwera.

Pierwszy selektor pozwala wybrać wszystkie towary lub tylko jeden.

W drugim selektorze można wybrać wszystkie magazyny lub tylko jeden.

W celu poprawienia szybkości wykonania analizy, mamy trzeci selektor, który daje możliwość zawężenia analizowanych danych do wybranego okresu. Umożliwia to analizę danych np. tylko z bieżącego roku.

W wyniku wykonania funkcji program wyświetli komunikat o braku niespójności.

Lub tabelę wykrytych niespójności

Do naprawy niespójności należy używać opcji dostępnych w programie – na zasadzie powtórzenia błędnie wykonanych operacji:

– usunąć niepoprawną pozycję z dokumentu i wprowadzić ją ponownie,

– usunąć cały dokument i ponownie go wprowadzić, itp.

Tylko czasami usunięcie niespójności może wymagać bezpośredniej ingerencji w bazę danych. Konieczne jest wtedy skontaktowanie się z serwisantem systemu lub bezpośrednio z serwisem producenta.

Kontrola spójności przychodów i rozchodów nie wychwytuje błędu polegającego na usunięciu całej zawartości dokumentu wraz z zapisami rozchodowymi lub przychodowymi.

Zestawienie umożliwia podgląd dokumentów nie przeniesionych do rozrachunków. Należy pamiętać, że nie wszystkie dokumenty w tym zestawieniu w sposób przypadkowy nie trafiły na rozrachunki. Zdarzyć się może, że w tym zestawieniu pojawią się również dokumenty, które nie trafiły do raportu kasowego. W tym przypadku należy zmienić formę płatności na inną niż gotówka – wyjść z zapisem dokumentu a następnie ponownie zmienić formę płatności na gotówkę.

Dokumenty nie przeniesione na rozrachunki prezentowane są w tabeli, w której można wyszukiwać interesujące nas pozycje poprzez opcje Szukaj i Filtry.

Używając opcji Operacje -> Przenieś dokument do rozrachunków można przywrócić wskazany w tabeli dokument z powrotem na rozrachunki.

Użycie tej opcji spowoduje powtórne ponumerowanie raportów kasowych według ich daty.

Sytuacja niezgodności numeracji z datami może mieć miejsce, gdy manipulując datami przy rejestrowaniu dokumentów zrobiono to w niewłaściwej kolejności. Program przenumerowuje wszystkie raporty we wskazanej kasie w danym roku.

Program prezentuje w tabeli kontrahentów i pracowników o wspólnym numerze NIP.

Powtórzenia te biorą się zazwyczaj z niedbałości operatorów, którzy dodają danego kontrahenta lub pracownika wielokrotnie pomimo, że program ostrzega o powtórzonym numerze NIP. Inną przyczyną powtórzeń jest posiadanie przez danego kontrahenta sieci oddziałów np. Centrala i poszczególne sklepy. W programie taki klient powinien wystąpić tylko raz, a jego sklepy należy wpisywać do tabeli oddziałów danego klienta. Płatnikiem na fakturze jest dany klient, a odbiorcą towaru wskazany z listy sklep.

W powyższej tabeli wskazuje się klawiszem spacji tego kontrahenta, który ma pozostać. Inne pozycje tego kontrahenta pozostaną usunięte, a ich dokumenty zostaną przyporządkowane jednemu, wskazanemu kontrahentowi. Operacja ta wykona się po naciśnięciu przycisku Łącz zaznaczone pozycje.

Import artykułów i kontrahentów z pliku tekstowego

Do systemu można zaimportować dane o artykułach i kontrahentach z innych systemów,  przygotowane w formie pliku tekstowego.

Mechanizm do obsługi importu jest wywoływany z poziomu funkcji prywatnych. W celu uruchomienia go należy wpisać w funkcji prywatnej odpowiednio poniższe polecenia:

Import artykułów: DO FORM imp_txt WITH “ARTYKULY”
Import kontrahentów:  DO FORM imp_txt WITH “KONTRAH”

Po wykonaniu powyższych funkcji prywatnych pojawia się formularz importu.

Import artykułów z pliku tekstowego

Poszczególne pola oddzielone są przecinkami, dane tekstowe muszą znajdować się w podwójnych cudzysłowach (“”).

Przykład:

“SZT”,”DŁUGOPIS HERO”,”A-02-001″,”VAT_1″,”P”,””,0.000,
“SZT”,”TEMPERÓWKI 13011″,”A-02-003″,”VAT_2″,”P”,””,0.000,
“SZT”,”ALBUM NOWY 35120″,”A-01-001″,”VAT_3″,”P”,””,0.000,

Użytkownik sam decyduje, jakie dane o artykułach będą importowane do systemu. Tabela po lewej stronie okna dialogowego zawiera listę pól tabeli ARTYKULY wraz z ich typami oraz długościami. Tabela po prawej – pola wybrane przez Użytkownika. Zespół przycisków między nimi służy do przenoszenia podświetlonych pól pomiędzy tabelami, a przycisk [Plik…] wraz z polem wprowadzania danych poniżej do wskazania pliku tekstowego, w którym znajdują się importowane dane.

Pola powinny być wybierane w kolejności występowania w pliku tekstowym.

Aby import się powiódł, potrzebne są następujące pola:

symbol_art – symbol artykułu,

nazwa_art – nazwa artykułu,

symbol_vat – symbol stawki VAT.

typ_art – typ artykułu

rodz_art – rodzaj artykułu

Pusty symbol stawki VAT oznacza “nie podlega ustawie o podatku VAT”.

Jeżeli wybrane zostały pola będące kluczami obcymi relacji z innymi tabelami (np. SYMBOL_JM – tabela JM.DBF), również te tabele zostaną uzupełnione pozycjami o symbolach znalezionych w pliku tekstowym. Nazwy i ewentualne dodatkowe informacje pozostaną niestety puste i powinny zostać uzupełnione przez Użytkownika.

Opis pól tabeli ARTYKULY:

CECHA1	Dodatkowa cecha do zagospodarowania
CECHA2	Dodatkowa cecha do zagospodarowania
CECHA3	Dodatkowa cecha do zagospodarowania
CENA1	Cena netto
CENA2	Cena brutto
CENA_EWID	Jeśli r_c_wyr = “2” to pole to zawiera stałą cenę ewidencyjną wyrobu wpisaną ręcznie w oknie definiowania wyrobu.
CENA_ZAKUP	Ostatnia cena zakupu
DATA_ZAKUP	Data ostatniego zakupu
Data_popr
Dodal
GRUPA_ZAM	Symbol grupy zamiennikowej
ILOSC_JEDN	Ilość w opakowaniu zbiorczym sprzedaży
ILOSC_PKT	Ilość punktów
ILOSC_SL	Ilość, za którą otrzymuje się punkty
ILOSC_TECH	Ilość jednostek ewidencyjnych w jednostce technologicznej produkcji
ILOSC_ZAM	Ilość w opakowaniu zbiorczym zakupu
JM_TECH	Jednostka technologiczna produkcji
JM_ZB_SP	Symbol zbiorczej jednostki miary sprzedaży
JM_ZB_ZAK	Symbol zbiorczej jednostki miary zakupu
KART_ART	Symbol kartoteki konta przypisanego do artykułu.
KF_CENA	Cena dla kasy fiskalnej 0 – zamknięta 1 – otwarta
KF_NAZWA	Nazwa artykułu dla kas fiskalnych
KOD_KRESK	Kod kreskowy
KOD_PROD	Symbol producenta
KONTO_ART	Symbol konta.
KRAJ_POCH	Kraj pochodzenia
MASA	Masa jednostkowa
NAZWA_ART	Nazwa artykułu
NR_ART	Nr PLU
NR_KAT	Nr katalogowy
NR_SER_DL	Dlugosc numeru seryjnego razem z prefiksem
NR_SER_MA	Czy ma numer seryjny
NR_SER_PR	Prefiks
NR_SER_WY	Czy wymuszac numer seryjny
PKWIU	PKW i U
Poprawil
RODZ_ART	Rodzaj artykułu (głównie dla potrzeb modułu “Produkcja” i “Opakowania zwrotne”: T – towar, W – Wyrób, S – Surowiec, P – Opakowanie, O – Odpad
RODZ_KRT	Rodzaj kartoteki (K,P,GA,…)
RODZ_SL	1-towar, 2-nagroda
R_C_WYR	Rodzaj ceny wyrobu (stosuje się dla wyrobów definiowanych w module “Produkcja”) 1 – Suma cen zakupu składników2 – stała cena ewidencyjna
SMBKRT_ART	Symbol w kartotece konta przypisanego do artykułu.
STATUS	Wskazuje czy artykuł jest aktywny(1) czy nieaktywny(0)
SWW_KU	SWW/KU
SYMBOL_ART	Symbol artykułu
SYMBOL_JM	Symbol jednostki miary
SYMBOL_PCN
SYMBOL_VAT	Symbol stawki VAT: VAT_1, VAT_2 .. VAT_6
SYMBOL_WAL	Symbol waluty
TYP_ART	Typ artykułu: P – Produkt U – Usługa I – Inne
UWAGI	Uwagi
ZAPAS	Zapas łączny we wszystkich magazynach. (Pole od nowa przeliczane w wyniku odbudowy stanów magazynowych)
ZAPAS_MAX	Zapas max.
ZAPAS_MIN	Zapas min.
row_dtime
symbol_op	Symbol opakowania dla artykułu
zwrotne	Czy artykuł jest opakowaniem zwrotnym

Import kontrahentów z pliku tekstowego

Do systemu można zaimportować dane o kontrahentach z innych systemów,  przygotowane w formie pliku tekstowe

go. Poszczególne pola oddzielone są przecinkami, dane tekstowe muszą znajdować się w podwójnych cudzysłowach (“”).

Przykład:

“K00006″,”P.P.H.U Polas s.c.”,”POLAS”,
“K00004″,”PPH LEMUR S.A.”,”LEMUR”,
“K00002″,”UNIC SP. Z O.O.”,”UNIC”,

Użytkownik sam decyduje, jakie dane o kontrahentach będą importowane do systemu. Tabela po lewej stronie okna dialogowego zawiera listę pól tabeli KONTRAH wraz z ich typami oraz długościami. Tabela po prawej – pola wybrane przez Użytkownika. Zespół przycisków między nimi służy do przenoszenia podświetlonych pól pomiędzy tabelami, a przycisk [Plik…] wraz z polem wprowadzania danych poniżej do wskazania pliku tekstowego, w którym znajdują się importowane dane.

Pola powinny być wybierane w kolejności występowania w pliku tekstowym.

Aby import się powiódł, potrzebne są następujące pola:

symbol_ktr – symbol kontrahenta,

skrot_ktr – skrót nazwa kontrahenta

firmaosoba

kateg_ktr – kategoria kontrahenta

Jeżeli wybrane zostały pola będące kluczami obcymi relacji z innymi tabelami (np. SYMBOL_FPL – tabela FORMY_PL.DBF), również te tabele zostaną uzupełnione pozycjami o symbolach znalezionych w pliku tekstowym. Nazwy i ewentualne dodatkowe informacje pozostaną niestety puste i powinny zostać uzupełnione przez Użytkownika.

Opis pól tabeli KONTRAH:

AKW	1 – handlowiec, 0 – pracownik
BANK	Nazwa banku do rozliczeń
DATA_POPR
DATA_UR	Data urodzenia – dotyczy pracownika
DNI_OP	Dopuszczalna ilość dni zwrotu opakowań zwrotnych
DODAL
DOKUMENT	Numer dokumentu tożsamości. Dotyczy kontrahenta będącego osobą fizyczną
DTA_STAZ	Data stażowa dla zatrudnienia ogółem
DTA_STAZF	Data stażowa w zakładzie
EMAIL	Adres poczty elektronicznej
FAX	Fax
FIRMAOSOBA	1. Firma 2 – osoba fizyczna
GMINA	Gmina – dotyczy pracownika
ID_POZIOM	Identyfikator poziomu cen (-1-nie wybrano, 0-poziom podstawowy)
ID_RABAT	Identyfikator tabeli rabatów
ILN
IMIE	Imię pracownika lub w przypadku kontrahenta będącego osobą fizyczna – imię
IMIE2	Drugie imię
IMIE_MATKI	Imię matki – dotyczy pracownika
IMIE_OJCA	Imię ojca – dotyczy pracownika
KARTOTEKA	Kartoteka centrum kosztowego
KASACHOR	Kod Kasy Chorych
KATEG_KTR	P – pracownik K – kontrahent U – urząd I – Inny podmiot M – magazyn W – właściciel
KOD	Kod pocztowy
KOD_UBEZP	Kod ubezpieczenia dla programu płatnika – dotyczy pracownika
KOMUNIKAT	Komunikat dla sprzedawcy
KONTO_BAN	Numer rachunku bankowego
KREDYT	Limit kredytu -1 – brak limitu kredytu
LATADOUR	Lata do urlopu z tytułu wykształcenia
MIEJSC	Miejscowość
MIEJSCE_UR	Miejsce urodzenia.
NAZWA_DRUK	Nazwa i dane kontrahenta drukowane na jego dokumentach
NAZWA_KTR	Pełna nazwa kontrahenta. Dla pozostałych podmiotów (P,U,I) program przepisuje tutaj zawartość pola “SKROT_KTR”
NAZWISKO	Nazwisko pracownika lub w przypadku kontrahenta będącego osobą fizyczna – nazwisko
NAZW_ROD	Nazwisko rodowe
NIP	Numer NIP
NR_DOMU	Nr domu – dotyczy pracownika
NR_DT	Numer dokumentu tożsamości
NR_KSWOJ	Numer książeczki wojskowej
NR_KTR	Numeryczna część symbolu kontrahenta
NR_LOKALU	Nr lokalu – dotyczy pracownika
ODBIOR	Sposób odbioru towaru 1 – odbioór własny 2 – dowóz towaru do klienta 3 – przesyłka
OPIEKA	1 – pracownik korzysta z urlopu – opieki
OSOBA_UPOW	Osoba upoważniona do odbioru faktur VAT w imieniu kontrahenta
OS_PIEL	Liczba osób, na które pobierany jest zasiłek pielęgnacyjny
OS_RODZ	Liczba osób, na które pobierany jest zasiłek rodzinny
PESEL	Pesel
PLEC	Płeć
POCZTA	Poczta
POPRAWIL
POWIAT	Powiat – dotyczy pracownika
PRZEDSTAW	Osoba do kontaktów
RAB_PRIOR	1 – na dokumentach będzie użyty tylko zestaw przypisany do kontrahenta
REGON	Regon
REJ_F	Domyślny rejestr dokumentów F wystawianych z poziomu tabeli kontrahentów
REJ_OF	Domyślny rejestr dokumentów OF wystawianych z poziomu tabeli kontrahentów
REJ_WZ	Domyślny rejestr dokumentów WZ wystawianych z poziomu tabeli kontrahentów
REJ_ZO	Domyślny rejestr dokumentów ZO wystawianych z poziomu tabeli kontrahentów
RODZ_DT	Rodzaj dokumentu tożsamości
RODZ_KRT
SKROT_KTR	Skrócona nazwa kontrahenta. Dla pracowników program przepisuje tutaj zawartość pól “NAZWISKO” i “IMIE”
STATUS	Wskazuje czy kontrahent jest aktywny(1-aktywny,0-nieaktywny)
STDOSW	Stosunek do służby wojskowej
STOP_WOJ	Stopień wojskowy
SYMBOL_AKW	Symbol akwizytora przypisanego do klienta
SYMBOL_FPL	Symbol formy płatności
SYMBOL_GRK	Symbol grupy kontrahentów
SYMBOL_KRT	Symbol w kartotece dla konta występującego w polu SYMBOL_KON.
SYMBOL_KTR	Symbol kontrahenta, pracownika, urzędu, innego podmiotu, magazynu
SYMBOL_PAN	Symbol państwa
SYMBOL_TRB	Symbol tabeli rabatów
SYMBOL_TRS	Symbol trasy
SYMBOL_URZ	Symbol urzędu skarbowego
SYMBOL_WOJ	Symbol województwa
TEL	telefon 1
TLX	telefon 2
TYP_KTR	Typ kontrahenta D – Dostawca O – Odbiorca pusty – dostawca i odbiorca
UDZIAL	Procentowy udział właściciela w dochodzie firmy (kateg_ktr=”W”)
ULICA	Ulica
UWAGI	Uwagi
VAT_UE	1 – kontrahent jest podatnikiem VAT zarejestrowanym dla potrzeb handlu wewnątrzunijnego
WWW	Adres strony Web
WYB_FPL	1 – podczas wystawiania dokumentu dostępne będą jedynie płatności z listy kontrahenta
WYKSZT	Kod wyksztalcenia

Podczas zakładania nowej firmy program generuje zestaw podstawowych rejestrów. Te definicje wystarczają w najprostszych firmach. W większych przedsiębiorstwach zawsze istnieje konieczność definiowania nowych rejestrów po to, aby dopasować system do istniejącego obiegu dokumentów.

Dokumenty jednego rodzaju w celu lepszej i czytelniejszej ich ewidencji

W opcji Konfiguracja -> Definicje dokumentów tworzy się rejestry dla wszystkich dokumentów jakie funkcjonują w systemie, poza dokumentami KP, KW, BP, BW. Rodzaje tych dokumentów zależą bowiem od zdefiniowanych w systemie kas i rachunków bankowych.

• Patrz rozdział Konfiguracja -> Kasy, Rachunki bankowe

 

Przykłady podziału dokumentów można znaleźć w rozdziale Wdrożenie

 

oraz w rozdziałach dotyczących poszczególnych dokumentów.

Definicja dokumentów – formularze

Przy dodawaniu nowego rejestru dokumentów (opcja Dodaj) pojawiaj się poniższy formularz.

 

W pierwszej kolejności należy określić dla jakiego rodzaju dokumentów będzie tworzony nowy rejestr. Dostępna jest tu lista wszystkich dokumentów systemu

 

poza dokumentami kasowymi i bankowymi.

Następnie program pyta o unikalny w ramach rodzaju dokumentu symbol rejestru. Użytkownik może wpisać tu dowolne trzy znaki, które będą wyróżnikiem rejestru na liście dokumentów, np. dla dokumentów zakupu można założyć rejestry o symbolu FZ/TOW, FZ/ST itp.

Ponieważ w symbolu można wpisać tylko trzy znaki, dlatego nazwa rejestru pozwala uszczegółowić definicję, tak aby każdy operatora wiedział jakie dokumenty mają się pojawiać w danym rejestrze. Np. dla podanych wyżej rejestrów zakupu można podać następujące nazwy Zakup towarów, Zakup środków trwałych.

W celu ograniczenia informacji wyświetlanych na listach rejestrów, do danych aktualnie wykorzystywanych w programie, istnieje w systemie możliwość  przydzielenia rejestrowi statusu aktywny/nieaktywny. Dokument, który nie będzie miał statusu „Aktywny”, nie będzie pojawiał się do wyboru podczas wystawiania dokumentów.

Uprawnienia

W celu jeszcze dokładniejszego opisania rejestru można posłużyć się polem uwag dostępnym pod przyciskiem Uwagi na dole formularza. Jest to szczególnie przydatne podczas wdrażania programu w firmach posiadających rozbudowaną strukturę dokumentów, gdzie na bieżąco opisujemy tworzone rejestr. Przyda się to do tworzenia dokumentacji po wdrożeniowej.

Następny krok to ustawienie parametrów rejestru. Lista parametrów jest różna w zależności od rodzaj definiowanego dokumentu.

Istnieje jednak kilka pól, które występują w każdej, bądź prawie w każdej definicji:

Numer startowy

Liczba od której rozpocznie się numerowanie dokumentów w rejestrze. Przydatna w przypadku wdrażania programu w środku roku w celu zachowania ciągu numeracji dokumentów.

Sposób numerowania

Określenie w jaki sposób ma być generowany ostatni, 6-cio cyfrowy człon  numeru.

Dostępne są dwie metody:

• pierwszy wolny
• następny.

Metoda pierwszy wolny pozwala wypełniać dziury po dokumentach usuniętych i jest metodą preferowaną. Metodę następny stosujmy wyjątkowo np. w sytuacji, gdy z jakichś powodów chcemy zachować dziurę w numeracji (zarezerwować numer dokumentu na przyszłość).

Określa się tu również czy operator w trakcie wystawiania dokumentu będzie mógł zmienić jego numer. Preferowanie jest ustawienie tego parametru na Nie, gdyż przyspiesza to wystawianie dokumentu oraz uniemożliwia powstanie dziur w numeracji. Pamiętać jednak należy, że w każdej chwili można to ustalenie zmienić. Istnieje uzasadniony przypadek ustawienia poprawialności numerów dokumentów.

Wzorzec wydruku

Wybór wzorca wydruku, który będzie proponowany jako domyślny podczas wydruku dokumentu.

Dla magazynu

Parametr ten pojawia się przy dokumentach magazynowych i pozwala określić czy dany rejestr dokumentów ma być widziany we wszystkich czy tylko w jednym magazynie. Przywoływane jest tu lista magazynów zdefiniowanych w opcji Konfiguracja -> Magazyny.

Metoda rozchodowania

Parametr ten dostępny jest dla rejestrów dokumentów rozchodowych, takich jak: rejestr faktur, paragonów, dokumentów WZ, RW itp. Przy pomocy  tego parametru można ustalić indywidualny sposób rozchodowania towaru z danego rejestru. Istnieją cztery możliwości rozchodowania towaru:

• zgodna z ustawieniami globalnymi
• pierwsze weszło-pierwsze wyszło (FIFO)
• ostatnie weszło – pierwsze wyszło (LIFO)

Księga Handlowa

Dokument ma trafiać do KH

Określa się tu czy dokumenty z tego rejestru będą przenoszone do księgi handlowej. Jeżeli Tak to program pyta jeszcze o:

Dziennik

Wybór dziennika księgowego z listy

Schemat księgowania KH

Wybór schematu księgowego z listy.

Księguj zgodnie z datą

Parametr ten dostępny jest tylko przy dokumentach F i FZ. Dla dokumentów sprzedaży może to być data wystawienia dokumentu lub data sprzedaży, a dla zakupu – data rejestracji dokumentu w systemie lub data jego wystawienia.

Czy wskazywać zlecenie usługowe/zlecenie produkcyjne

Parametr ten pozwala nam wskazać, które z cech: zlecenie produkcyjne lub zlecenie usługowe będzie wybrane na dokumencie oraz czy będzie dotyczyło nagłówka dokumentu czy pozycji. Służy do tego zamieszczona na formularzu pozycji dokumentu opcja „Pozostałe dane”.

W dalszej części zostaną omówione niektóre parametry definiujące poszczególne dokumenty.

Dokumenty sprzedaży (F) i korekty sprzedaży (KF)

Pamiętaj, że rejestry utworzone dla dokumentów sprzedaży i korekt sprzedaży mają odbicie w rejestrach VAT. Każdy stworzony rejestr będzie jednocześnie rejestrem VAT.

W celu zdefiniowania korekt sprzedaży można skorzystać z funkcji automatycznego przenoszenia treści  i na podstawie rejestru dokumentów sprzedaży wygenerować rejestry korekt.

Kategoria dokumentu

Dostępne są dwie kategorie dokumentu:

• Dokument VAT

Dokumenty o tej kategorii będą trafiać do rejestru VAT.

• Rachunek zwykły (nota handlowa).

Rachunkami zwykłymi (notami) dokumentujemy sprzedaż nie objętą ustawą o podatku VAT np. sprzedaż opakowań zwrotnych, sprzedaż licencji nie objętych VAT itp. Dokumenty te, podobnie jak faktury VAT,  trafiają do kasy lub na rozrachunki ale omijają rejestry VAT.

Rodzaj dokumentu (tylko dla F)

Określa się tutaj czy dokumenty wystawiane w definiowanym rejestrze to:

• Faktury
• Paragony
• Faktura do paragonu
• Faktura do wielu paragonów

W tym miejscu określa się również czy dany rejestr sprzedaży będzie rejestrem dla faktur zaliczkowych.  System wymaga stworzenia odrębnego rejestru dla faktur zaliczkowych. Jest to koniecznie ponieważ podczas rejestrowania faktury rozliczającej program automatycznie pomniejsza wartość faktury końcowej o wpłacone zaliczki wynikające z wcześniej wystawionych faktur zaliczkowych.

• patrz rozdziała Zaliczki -> Dokumenty sprzedaży

Dodatkowo dla faktur i paragonów program pozwala określić czy dokumenty będą drukowane na drukarce fiskalnej (uaktywniony zostaje przycisk Wydruk fiskalny na formularzu dokumentu sprzedaży) jak również możliwość skonfigurowania dodatkowo opcji, czy dokument będzie fiskalizowany tylko wtedy, gdy kontrahentem jest osoba fizyczna oraz czy zastosować uproszczony formularz dodawania pozycji. Fiskalizacja tylko dla osób fizycznych umożliwia zmniejszenie ilości rejestrów do wyboru, dzięki temu zwiększa się przejrzystość rejestrów dokumentów oraz ergonomii pracy. Uproszczony formularz nie zawiera pól takich jak: Kalkulacja wg narzutu czy Dodatkowy opis. Przyspiesza to proces wystawiania dokumentu.

Dla paragonów można również wskazać odbiorcę detalicznego z listy kontrahentów.

 

Rodzaj sprzedaży (tylko dla F)

Wybór tego parametru otwiera selektor z dwoma opcjami:

• z wydaniem
• bez wydania.

Sprzedaż z wydaniem ma miejsce wtedy, kiedy sprzedawany jest towar i jednocześnie wydawany z magazynu. Faktura jest w tym przypadku także dokumentem rozchodowym, tj. powodującym rozchód towaru z magazynu. Sprzedaż towaru bez wydania ma miejsce wtedy, kiedy wystawia się tylko fakturę, a wydanie towaru następuje później lub wcześniej dokumentem WZ. W obu przypadkach faktura jest dokumentem nierozchodowym, tj. nie powodującym rozchodu z magazynu. Jeśli nie występuje taki sposób sprzedaży, to należy ustawić parametr jako niepoprawialny. Dzięki temu przyspiesza się wystawianie faktur.

Rodzaj ceny (tylko dla F)

Przeważnie sprzedaż z jednego rejestru prowadzi się w jednej określonej cenie, np. faktury VAT wyłączne w cenie netto, a paragony w cenie brutto. Należy więc ustalić rodzaj ceny i nadać mu atrybut niepoprawialny, gdyż przyspieszy to wystawianie dokumentu.

Poprawialna data sprzedaży (tylko dla F)

Jeśli nie wystawia się faktur bez wydania i data faktury jest wtedy jednocześnie datą sprzedaży, to należy ustalić datę sprzedaży jako niepoprawialną. Przyspiesza to wystawianie dokumentu.

Forma płatności

Opcja pozwalająca ustalić domyślną formę płatności. Ta forma jest nadrzędna w stosunku do formy płatności zdefiniowanej dla kontrahenta. Podczas rejestracji dokumentu można ją zmieniać na inną.

Czy dokumenty będą rozliczane

Określenie czy dokumenty mają trafiać na rozrachunki. Jeżeli rejestr będzie miał wybraną opcję „nie” wówczas żaden dokument zarejestrowany w tym rejestrze nie trafi na rozrachunki. Opcja ustawia się domyślnie na „nie” w przypadku gdy tworzymy rejestry faktur wewnętrznych dla nabyć wewnątrzunijnych.

Rozliczenie przedpłat

Możliwe jest wybranie jednej z dwóch możliwości:

• Nie przenoś dokumentu na rozrachunki
• Przenieś dokument na rozrachunki

Pierwsza pozycja (domyślna), Nie przenoś dokumentu na rozrachunki, nie powoduje zmian w dotychczasowym funkcjonowaniu programu. Po wybraniu opcji Przenieś dokument na rozrachunki, dokumenty są przenoszone na rozrachunki, a efekt rozliczenia jest analogiczny do tego, który uzyskalibyśmy dodając dokument na dokument kasowy. Po dodaniu rozliczeń dokumenty stają się niepoprawialne.

Metoda rozchodowania

Do wyboru mamy cztery możliwości:

• Zgodna z ustawieniami globalnymi
• Pierwsze weszło – Pierwsze wyszło (FIFO)
• Ostatnie weszło – Pierwsze wyszło (LIFO)

Ułatwienia w sprzedaży

Opcja ta umożliwia ustalenie, w jaki sposób zachowa się pogram podczas dodawania pozycji. Zaznaczenie opcji Przy dodaniu nowego artykułu proponuj ilość 1  spowoduje automatyczne wpisanie przez program wartości 1.000 do pola wprowadzania ilości (wyjątkiem jest pobranie ilości z kodu wagowego).

Pozostałe opcje umożliwiają konfigurację zachowania się programu przy próbie ponownego dodania artykułu, który już znajduje się na dokumnecie. Do wyboru są następujące możliwości:

• Przejdź w tryb poprawiania pozycji.
• Zwiększ ilość o 1.
• Dodaj nową pozycję z ilością 0.
• Dodaj nową pozycję z ilością 1.

Dla ostatnich 3 punktów wyjątek stanowi wybranie artykułu za pomocą kodu wagowego. W tym przypadku albo ilość na istniejącej pozycji zostanie zwiększona o pobraną z kodu, albo zostanie dodana pozycja z pobraną ilością.

Dokumenty gotówkowe trafiają

Określenie sposobu rozliczania dokumentów gotówkowych. Dokumenty takie mogą być rozliczone:

• bezpośrednio we wskazanej kasie

dokument pojawia się jako pozycja w raporcie kasowym zwiększając/ zmniejszając stan kasy

• przez rozrachunki

dokument może trafić na rozrachunki z bieżącym kontrahentem, innym wskazanym lub pracownikiem. Do każdego gotówkowego dokumentu w celu jego rozliczenia i uaktualnienia stanu kasy należy wystawić dowód KP lub KW dla korekty. Ustawienie to jest wymagane w przypadku wydzielonej kasy w firmie.

Ustawienie to jest proponowane jako domyślne w trakcie wystawiania dokumentu i można je zmienić wchodząc w przycisk Dane księgowe na formularzu dokumentu.

Dokumenty do rej. VAT będą trafiały zgodnie z …

Określenie daty z jaką dokumenty będą trafiały do rejestru VAT. Selektor wyboru umożliwia wskazanie daty zgodnej z datą dokumentu lub terminem płatności.
Ustalona w tym miejscu właściwa dla danego rejestru data dokumentów może zostać zmieniona w opcji Sprzedaż -> klawisz F12 (Operacje) -> Zmiana daty dokumentu w rejestrze VAT. Zmiany tej może dokonać jedynie operator posiadający odpowiednie uprawnienia.

Dokumenty zakupu (FZ) i korekty zakupu (KZ), Dokumenty SAD (SA)

Pamiętaj, że rejestry utworzone dla dokumentów zakupu i korekt zakupu mają odbicie w rejestrach VAT. Każdy stworzony rejestr będzie jednocześnie rejestrem VAT.

W celu zdefiniowania korekt zakupu można skorzystać z funkcji automatycznego przenoszenia treści  i na podstawie rejestru dokumentów zakupu wygenerować rejestry korekt.

Kategoria dokumentu (tylko dla FZ i KZ)

Parametr analogiczny jak przy dokumentach sprzedaży.

• Patrz poprzedni punkt Dokumenty sprzedaż i korekty

Rodzaj dokumentu

• Faktury zakupu

Rodzaj ceny

Określenie rodzaju ceny (netto lub brutto) jaka będzie stosowana podczas rejestrowania dokumentów zakupu.

W tym miejscu należy również ustalić czy operator w trakcie rejestrowania dokumentu będzie mógł zmieniać rodzaj ceny.

Forma płatności

Opcja pozwalająca ustalić domyślną formę płatności. Ta forma jest nadrzędna w stosunku do formy płatności zdefiniowanej dla kontrahenta. Podczas rejestracji dokumentu można ją zmieniać na inną.

Rodzaj zakupu

Umożliwia wybór jednej z trzech opcji:

• Towary handlowe
• Pozostałe zakupy
• Środki trwałe.

Informacja ta potrzebna jest przy rozliczeniu podatku VAT (deklaracja VAT-7).

W przypadku Pozostałych zakupów i Środków trwałych przy wystawiania dokumentu selektor przyjęcie na magazyn ustawia się domyślnie na Bez przyjęcia.

 

Związane ze sprzedażą

Określenie czy zakupy wprowadzanie do danego rejestru będą związane ze sprzedażą:

• tylko opodatkowaną
• tylko zwolnioną
• opodatkowaną i zwolnioną.

Ustalenie tego parametru ma bardzo istotne znaczenie dla poprawnego rozliczenia podatku VAT. Przykłady rejestrów uwzględniających ten podział można znaleźć w rozdziale Wdrożenie.

 

Poprawianie / usuwanie rejestru

Aby poprawić lub tylko przejrzeć definicję dokumentu należy go odnaleźć w tabeli i użyć opcji Popraw.

W zdefiniowanych rejestrach można poprawić wszystkie parametry poza symbolem rejestru.

Aby usunąć rejestr należy go odnaleźć w tabeli i użyć opcji  Usuń.

Nie jest możliwe usunięcie zdefiniowanego rejestru, jeśli wystawiono w nim chociaż jeden dokument.

W opcji Konfiguracja -> Kasy dokonuje się definicji kas gotówkowych prowadzonych w firmie.

Program na starcie zakłada jedną kasę o symbolu K01 i nazwie Kasa główna, która można zmodyfikować lub usunąć i dopisać własne definicje kas.

Kasa – formularz

Dodając nową definicję kasy (opcja Dodaj) pojawia się poniższy formularz.

Symbol i Nazwa kasy

Unikalny, 3-znakowy symbol kasy oraz jej nazwa

Numery startowe

Podaje się tu rok w jakim rozpoczynamy prowadzenie kasy w programie oraz numery startowe dla dowodów KP, KW i Raportu kasowego.

Stan początkowy

Stan gotówki w kasie, wprowadzany w momencie rozpoczęcia pracy w systemie.

Cykl raportu kasowego

Selektor wyboru dziennego lub miesięcznego cyklu raportu kasowego.

Parametry dotyczące księgowości (dostępne tylko w przypadku zainstalowanego i włączonego modułu Księga Handlowa)

Przenoszenie do księgi handlowej

Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że dowody KP i KW z tej kasy będą proponowane do przeniesienia do księgowości.

Dziennik księgowy

Wskazanie dziennika księgowego z listy.

Konto księgowe

Wskazanie konta księgowego z listy. Dzięki temu parametrowi dowody kasowe KP i KW wystawiane w tej kasie będą automatycznie księgowane jako obroty wskazanego konta. Konto przeciwstawne dla operacji kasowych wskazuje Kategoria operacji przypisywana na dowodach kasowych.

• Patrz rozdziały Kasa / Bank -> Dowody KP i KW, Kategorie operacji

Kategoria op. dla KP/KW

Wskazane w tej opcji kategorie będą proponować się jako domyślne w momencie rejestracji dokumentów KP, KW.

Eksport dowodów z tej kasy

Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że dowody KP i KW z tej kasy będą proponowane do eksportu. Parametr ten dotyczy mechanizmu eksportu – importu dokumentów wykorzystywanego przez firmy wieloodziałowe.

Program na starcie zakłada jeden rachunek bankowy o symbolu R01 i nazwie Rachunek główny, którą można zmodyfikować lub usunąć i dopisać własne definicje rachunków.

Rachunek – formularze

Dodając nową definicję rachunku (opcja Dodaj) pojawia się poniższy formularz.

Większość parametrów opisujących rachunek bankowy jest identyczna jak przy definicji kasy.

• Patrz rozdział Kasy

Określa się tu dodatkowo, czy rachunek jest rachunkiem domyślnym. Proponowany jest on wtedy na dokumentach sprzedaż przy formach płatności przez bank oraz na poleceniach przelewu.

Uwaga!!!

We wszystkich miejscach, w których mamy możliwość wpisania numeru konta bankowego, program sprawdza jego poprawność. Jeżeli konto jest niepoprawnie wpisane – jest za mało cyfr lub podane konto nie jest zgodne z polskim standardem zapisu numeru konta – pojawia się komunikat.

Program na starcie zakłada jeden magazyn o symbolu M00001 i nazwie Magazyn centralny. W systemie możliwe jest definiowanie nieograniczonej ilości magazynów.

Na dolnym pasku stanu widoczny jest zawsze aktualnie wybrany magazyn. Można go zmienić klikając na numerze magazynu.

Wszystkie dokumenty magazynowe takie jak dokumenty sprzedaży, WZ, PZ itp. operują wyłącznie na magazynie aktualnym.

Magazyny – formularze

Definiując nowy magazyn (opcja Dodaj) pojawia się poniższy formularz

Dane podstawowe

Numer

Numer magazynu składa się z litery M i pięciocyfrowej liczby. System nadaje automatycznie numery magazynom zostawiając Użytkownikowi możliwość  ich modyfikacji. Pole wymagane.

Nazwa

Nazwa magazynu
Zestaw rabatów
Wybór zestawu rabatów, jaki będzie obowiązywał podczas wystawiania dokumentu przesunięć międzymagazynowych (MM) do tego magazynu.
Ulica , Kod ,Miasto, Telefon, Telex, Fax
Dane teleadresowe magazynu.

Aktywny

W celu ograniczenia informacji wyświetlanych na listach, do danych aktualnie wykorzystywanych w programie, istnieje w systemie możliwość  przydzielenia magazynowi statusu aktywny/nieaktywny. Magazyn ze statusem „Nieaktywny” nie będzie możliwy do wybrania.

Podczas zakładania firmy tworzony jest jeden operator SZEF Administrator systemu, który nadany ma Pełny zakres uprawnień ADMIN. Jest on później głównym operatorem całego systemu i tylko on oraz inni operatorzy o pełnych uprawnieniach mogą realizować takie operacje jak dodanie nowego operatora, zmiana danych operatora już istniejącego czy ustawienie uprawnień. Operator podrzędny może jedynie zmienić sobie samemu hasło lub podejrzeć, jaka grupa uprawnień została mu przydzielona.

Operatorzy – formularze

Definiując nowego operatora (opcja Dodaj) pojawia się poniższy formularz.

Tylko posiadając pełen zakres uprawnień można zmienić opisane poniżej parametry. W przeciwnym razie wszystkie pola formularza stają się niedostępne. Można w takim przypadku dokonać jedynie zmiany hasła.

Symbol i Nazwa
Unikalny 5 znakowy symbol operatora oraz jego nazwa,czyli nazwisko i imię. Nazwa operatora drukowana jest na dokumentach.
Grupa uprawnień

Przypisanie operatorowi grupy uprawnień.

• patrz rozdział Grupy uprawnień

E-mail

Adres e-mail pracownika.

Aktywny
Określenie czy operator ma się pojawiać na liście operatorów czy nie. Parametr ten wykorzystywany jest w przypadku odejścia lub zwolnienia pracownika, gdyż nie można go usunąć z listy operatorów, jeśli wystawiał w systemie jakiekolwiek dokumenty.

Data zamknięcia dokumentów

Pomimo globalnego ustawienia daty zamykania dokumentów

• patrz rozdział Funkcje administracyjne -> Zamykanie dokumentów

można ustawić tą datę indywidualnie dla każdego operatora.

Zmiana hasła

Ustawianie hasła operatora. Operator o uprawnieniach administratora może zmieniać hasła innym operatorom nie znając dotychczasowych haseł. Pozostali operatorzy mogą zmieniać tylko własne hasła. Program dla bezpieczeństwa pyta wpierw o dotychczasowe hasło.

W systemie każdego operatora można przypisać do odpowiedniego  profilu (grupy) użytkowników. Z tego przypisania wynikają uprawnienia i ograniczenia danego operatora.

Raz zdefiniowany profil można przedzielać wielu operatorom, np. sprzedawcy, zaopatrzeniowcy, księgowi itd. Przy zakładaniu nowej firmy tworzona jest jedna nadrzędna grupa uprawnień ADMIN – Pełen zakres uprawnień i przydzielana jest ona operatorowi SZEF. Grupa ta daje dostęp do wszystkich opcji w programie.

Profil – formularze

Dodając nowy profil (grupę) uprawnień (opcja Dodaj) pojawia się poniższy formularz.

Każdej grupie należy nadać symbol i nazwę opisującą dla kogo będzie stosowana.

W celu ułatwienia pracy, przy tworzeniu nowego profilu, możemy skopiować inny, korzystając z opcji „Przenoszenie treści”.

Parametry uprawnień rozmieszczone są na liście omówionej poniżej.

Dodatkowo wybierając  przycisk Uprawnienia do menu można zabrać dostęp do poszczególnych opcji menu.

Dodawanie dokumentów

Zakładka ta zawiera listę zdefiniowanych w systemie rejestrów dokumentów. Można operatorowi zabronić dostępu do niektórych rejestrów przenosząc je na listę „Rejestry zakazane”.

W tym miejscu istnieje również możliwość nadania uprawnień do przeglądania dokumentów tylko z ostatnich dni, gdzie ilość tych dni ustala administrator lub osoba upoważniona do zarządzania systemem.

Data początkowa obliczana jest poprzez odjęcie od daty aktualnie ustawionej w programie podanej ilości dni. Pod uwagę brana jest data rejestracji dokumentu w systemie. Ustawienie nie działa na zestawieniach dokumentów, a jedynie na listach i łączy się z innymi filtrami ustawionymi w programie.

Oglądanie dokumentów z magazynów

Zakładka ta zawiera listę zdefiniowanych w programie magazynów. Można operatorowi zabronić dostępu do niektórych magazynów przenosząc je na listę „Magazynów zakazanych”.

Wzorce wydruku

Zakładka ta zawiera listę zdefiniowanych w systemie wzorców wydruku. Można operatorowi zabronić dostępu do niektórych wzorców przenosząc je na listę „Wzorców zakazanych”.

Rejestry VAT i dane księgowe

Zakładka ta pozwala ograniczyć prawo do modyfikacji danych dostępnych na formularzach dokumentów F, KF, FZ i KZ pod przyciskiem Dane księgowe.

Określa się tu dostęp do modyfikacji danych dotyczących rejestru VAT oraz danych księgowych (sposobu rozliczenia i księgowania dokumentów) .

Różne uprawnienia

Na zakładce tej umieszczone jest zestaw rożnych parametrów uprawnień.

Może zmieniać ceny sprzedaży na dokumentach

Operator nie posiadający tego prawa nie ma żadnej możliwości sprzedania towaru w innej cenie niż wynikającej z cennika klienta.

Może zmieniać formy płatności

Operator nie posiadający tego prawa nie może sprzedać z innym terminem niż przypisano klientowi.

Może modyfikować tabelę artykułów/kontrahentów

Nie mając tego uprawnienia operator nie może dopisywać nowych artykułów, ani poprawiać istniejących.

Może modyfikować wzorce wydruku

Można zabronić operatorowi modyfikowania wzorców wydruku.

Może poprawiać / usuwać dokumenty sprzedaży oraz dowody kasowe po ich wydrukowaniu

Wybór czy operator będzie mógł zmienić zawartość dokumentu po jego wydrukowaniu.

Operator pozbawiony takiego uprawnienia nie poprawi oraz nie usunie dokumentu sprzedaży (F) ani dowodu kasowego (KP, KW) po wydrukowaniu go. Modyfikacji  dokumentu może wtedy dokonać tylko operator o uprawnieniach ADMIN.

Może poprawiać/usuwać zamówienia po ich wydrukowaniu

Parametr ten ma analogiczne działanie jak poprzedni tylko dla dokumentów zamówień..

Może poprawiać/usuwać cudze dokumenty

Można operatorowi przydzielić uprawnienie do poprawiania lub usuwania dokumentów sporządzonych przez innych operatorów.

Może oglądać cudze dokumenty

Wybór czy operator będzie mógł widzieć (bez możliwości modyfikacji) dokumenty sporządzone przez innych operatorów.

Może zatwierdzać dokumenty przychodowe

Operator pozbawiony tego prawa będzie mógł rejestrować dokumenty przychodowe, jednak uaktualnienie stanu musi wykonać operator uprawniony.

Może zmieniać wygląd tabelach

Zezwolenie na modyfikację wyglądu tabel.

Może zarządzać widokami oraz zapytaniami SQL

Operator nie posiadający tego prawa nie ma możliwości tworzenia oraz modyfikacji zapytań SQL oraz zarządzania widokami.

Dostęp do dokumentów płacowych

Wyłączenie tego uprawnienia zablokuje wejście do modułu Kadry i Płace  oraz możliwość oglądania dokumentów IZ oraz przelewów czyli informacji o wynagrodzeniach, generowanych przez ten moduł.

Może zezwalać na sprzedaż pomimo

• przekroczenia limitu kredytowego
• przekroczenia terminu płatności.

Uprawnienia te pozwalają operatorowi, poprzez podanie swojego symbolu i hasła, autoryzować sprzedaż pomimo, że kontrahent przekroczył limit kredytowy albo ma nie zapłacone terminowo dokumenty.

Autoryzowana może być zarówno sprzedaż własna jak i dokonywana przez innych operatorów. Program zapamiętuje przy dokumencie symbol operatora, który zezwolił na sprzedaż.

Program wymaga autoryzacji sprzedaży w przypadku przekroczenia termin płatności jeżeli w opcji Konfiguracja -> Ustawienia globalne odpowiednio ustawiono parametr Blokowanie sprzedaży.

• patrz rozdział Ustawienia globalne

Może zmieniać limit kredytu / tabelę rabatu dla kontrahenta

Określenie czy operator będzie mógł przydzielać i modyfikować limit kredytowy i zestaw rabatów przy kontrahencie.

Ma dostęp do szybkiego podglądu

Operator ma dostęp do wskazanych parametrów z opcji Narzędzia lub pod prawym przyciskiem myszy.

Może poprawiać/usuwać dokumenty po wydr. Fisk.

Operator będzie mógł usuwać i poprawiać dokumenty po ich zafiskalizowaniu.

Stałe filtry

Stałe filtry pozwalają administratorowi ograniczać dostęp do informacji w tabelach.

Kasy

Można określić czy operator ma dostęp kas gotówkowych i jeśli tak to do której.

Rachunki bankowe

Można określić czy operator ma dostęp rachunków bankowych i jeśli tak to do których.

Dodawanie zleceń produkcyjnych

Uprawnienie to daje możliwość dodawania dokumentów z zabronionych definicji zleceń produkcyjnych (działa analogicznie do rejestrów dokumentów).

Uprawnienia do menu

Dostępny w dolnym lewym rogu formularza przycisk Uprawnia do menu pozwala zabrać operatorowi dostęp do poszczególnych opcji menu.

Należy dodać, że przycisk ten jest aktywny dopiero przy drugim wejściu w definiowaną grupę. Zakładając więc nową grupę należy ustawić wszystkie parametry dostępne na zakładach, następnie wyjść z definicji przyciskiem OK, a po ponownym wejściu przez opcję Popraw przycisk Uprawnienia do menu będzie aktywny.

Korzystając z tej opcji można ograniczyć dostęp do poszczególnych modułów np. do Księgi Handlowej czy Kadr i Płac, ale również do konkretnych dokumentów czy funkcji np. można zabrać dostęp do wystawiania korekt sprzedaży czy dokumentów WZ w module Sprzedaż.

Po wejściu w opcję pokazuje się ekran z całym menu systemu.

Pozycje menu dostępne dla operatora oznaczone są znakiem , pozycje niedostępne nie posiadają takiego znaku.

Menu należy obsługiwać z klawiatury przechodząc pomiędzy opcjami klawiszami strzałek ­¯. Klawisz Enter rozwija opcję menu, a klawiszem  SPACJA nadaje lub zabiera się uprawnienia.

Po ustaleniu wszystkich uprawnień należy wybrać przycisk Zakończ i zapisz uprawnienia.

Definicja stacji roboczej pozwala na zapamiętanie zestawu parametrów

• drukarki fiskalnej
• wagi
• etykieciarki

przypiętej do danego komputera. Stacje robocze przypisywane są operatorom systemu, poprzez wybór stacji z na dolnym pasku stanu.

Stacje robocze – formularze

Dodając nową stację roboczą (opcja Dodaj) pojawia się poniższy formularz.

Symbol i Nazwa

Unikalny, trzyznakowy symbol stacji i jej nazwa.

Drukarka fiskalna

W tym miejscu należy zdefiniować przypiętą do danego komputera drukarkę fiskalną.

Selektor Typ umożliwia wybór typu drukarki fiskalnej. Pojawia się tu lista drukarek fiskalnych z jakimi współpracuje aktualnie system.

UWAGA: W przypadku drukarek firmy POSNET typu DF-300 należy używać dla najstarszych drukarek z programem w wersji wcześniejszej, niż 1.17 (jest on wyświetlany przez drukarkę po jej załączeniu). W przypadku drukarek nowszych (DF-301, DF-302, Thermal, DF-3001 z firmware w wersji późniejszej niż 1.17), ustawień DF-301 można używać dla drukarek, w których zdefiniowano do 4 stawek VAT, DF-3001 dla drukarek z większą liczbą stawek VAT. Ustawień DF-301 można również użyć dla najstarszych drukarek. W razie problemów należy jednak wybrać typ DF-300.

Przycisk Konfiguracja umożliwia ustawienie parametrów drukarki fiskalnej. Dla każdego typu drukarki fiskalnej można określić osobno kody oznaczające poszczególne stawki VAT.

Przycisk Wydruk próbny realizuje wydruk paragonu z przykładowymi artykułami w czterech stawkach VAT. Operację tę należy wykonać przed zafiskalizowaniem drukarki.

• Więcej informacji na temat konfiguracji i współpracy z urządzeniami fiskalnymi patrz Podręcznik Opis systemu – rozdział Współpraca z urządzeniami zewnętrznymi -> Drukarki fiskalne

Konfiguracja wagi i etykieciarki

Konfiguracja podstawowych parametrów wagi i etykieciarki (drukarki etykietującej) podłączonej do komputera.

• Więcej informacji na temat współpracy tymi urządzeniami patrz Podręcznik Opis systemu – rozdział Współpraca z urządzeniami zewnętrznymi -> Wagi i etykieciarki

Konfiguracja sprzedaży detalicznej

Konfiguracja podstawowych parametrów sprzedaży detalicznej.

• Więcej informacji na temat konfiguracji sprzedaży detalicznej patrz Podręcznik Podstawowy część I -> rozdział Sprzedaż detaliczna – konfiguracja

Tabela zawiera zdefiniowane przez Użytkownika kasy fiskalne. Dodając nową definicję kasy (opcja  Dodaj)  pojawia się formularz do wypełnienia.

Symbol kasy

Unikalny symbol kasy fiskalnej

Typ kasy

Selektor pozwala na wybór jednej z kas, z którymi aktualnie współpracuje system.

Komentarz
Komentarz użytkownika. Służy do rozróżnienia kilku kas tego samego typu.
Konfiguracja
Przycisk ten otwiera okno dialogowe, w którym można ustawić parametry pracy kasy fiskalnej, np. sposób połączenia z komputerem, port, kody stawek podatku itp.

• Więcej informacji na temat współpracy z urządzeniami fiskalnymi patrz Podręcznik Opis systemu – rozdział Współpraca z urządzeniami zewnętrznymi -> Kasy fiskalne

Tabela ta zawiera listę współwłaścicieli firmy i jest tożsama z tabelę dostępną w opcji Kartoteki.

• Patrz rozdział Kartoteki -> Właściciele

Opcja ta zawiera listę parametrów. Które obowiązywać będą globalnie w całym systemie.

Ustawienia dla artykułów

W opcji tej ustala się szkielet symbolu artykułów, który można utworzyć:

– korzystając z maski

– proponowanego ze struktury drzewa

Symbol artykułu –> korzystaj z maski

Szkielet symbolu artykułu opisuje długość i zawartość poszczególnych członów symbolu oraz znaki separujące.

Dopuszczalne znaki w formacie symbolu:

A   zezwala na wprowadzanie tylko liter (tam, gdzie w formacie symbolu umieścisz A w symbolu artykułu będziesz mógł wstawić literę)

9      zezwala na wprowadzanie tylko cyfr

X     zezwala na wprowadzanie dowolnego znaku

/ – ,   ustala separatory oddzielające człony symbolu.

Projekt szkieletu powinien umożliwić podział artykułów na grupy, podgrupy itd. Większość zestawień i analiz dotyczących towarów operuje na grupach traktując pierwsze znaki symbolu jako wyróżnik grupy.

Przykłady formatów symboli i odpowiadających im symboli:

1. Format: A-99-999 (litera, separator “-“, dwie cyfry, separator “-“, trzy cyfry). Przykładowe symbole: S-01-002, Z-45-012, A-50-008, C-21-210 itp.
2. Format XX/999 (dwa dowolne znaki, separator “/”, trzy cyfry). Przykładowe symbole: BS/001, FT/589, G6/231, 6L/005, 58/212 itp.

Symbol artykułu –> proponuj ze struktury drzewa

Ten sposób nadawania artykułom symboli, umożliwia tworzenie symbolu składającego się z wybranej gałęzi drzewa i numeru. W tym celu należy wskazać z drzewa artykułów odpowiednią gałąź a następnie ustalić sposób generowania numeru (pierwszy wolny lub kolejny) oraz  jego długość.    Zaproponowany przez program symbol artykułu będzie podlegał modyfikacji.

Nazwa artykułów dużymi literami

Zaznaczenie tej opcji umożliwi wpisywanie nazw artykułów tylko dużymi literami. Jeżeli opcja nie będzie zaznaczona, nazwy artykułów będą wpisywane dużymi i małymi literami.

Obsługa kodów wagowych

Znacznik uruchamiający obsługę kodów wagowych.

Obsługa głównego numeru PLU

Domyślnie jest ona włączona. Powinna ona zostać wyłączona przez użytkownika, jeżeli ilość artykułów osiągnie dopuszczalny zakres numerów PLU, tzn. 99 999.

Program po zaznaczeniu tej opcji będzie traktował wszystkie kody również kreskowe, zaczynające się od 2 jako kody wagowe.

Ostrzeżenie o sprzedaży poniżej ceny zakupu

Ustala się tu, czy w momencie, gdy nastąpi sprzedaż (wydanie z magazynu) poniżej ceny zakupu, ma to być sygnalizowane odpowiednim komunikatem na ekranie czy nie.

Ostrzeżenie o zadłużeniu kontrahenta

Ustala się tu czy w momencie, gdy nastąpi sprzedaż (wydanie z magazynu) kontrahentowi mającemu zadłużenie, ma to być sygnalizowane odpowiednim komunikatem na ekranie, czy nie. W przypadku wyboru opcji ostrzegania należy jeszcze podać liczbę dni przeterminowania płatności.

Reakcja na zadłużenie

Ustala się tu czy w momencie, gdy nastąpi sprzedaż kontrahentowi mającemu zadłużenie, ma być ona blokowana czy nie.

Do wyboru są tu dwa warianty blokowania

• blokuj sprzedaż z płatnością terminową przy zadłużeniu przeterminowanym o wskazana liczbę dni (nie można sprzedać np. na przelew)
• blokuj każdą sprzedaż (nie można sprzedać ani na przelew ani za gotówkę).

Reakcja na przekroczenie limitu kredytu

Ustala się tu jak ma zareagować program, gdy nastąpi sprzedaż kontrahentowi mającemu przekroczony limit kredytu.

Do wyboru mamy cztery warianty:

• Nie blokuj sprzedaży i nie ostrzegaj (mimo przekroczenia limitu kredytu można sprzedać bez żadnego komunikatu)
• Ostrzegaj (program wyświetla komunikat o przekroczeniu limitu kredytu)
• Zezwalaj na sprzedaż za gotówkę (mimo przekroczenia limitu kredytu można sprzedawać za gotówkę)
• Blokuj każdą sprzedaż (w momencie przekroczenia limitu kredytu blokowana jest każda sprzedaż).

W przypadku dwóch ostatnich opcji, sprzedaż będzie możliwa po autoryzacji dokonanej przez operatora uprawnionego do zmiany limitu kredytu kontrahenta.

Nazwa firmy dla dokumentów sprzedaży

W opcji tej ustala się nazwę firmy, która będzie drukowana na dokumentach sprzedaży (faktury, rachunki, paragony). Należy wpisać tutaj pełną nazwę i adres firmy oraz numer NIP i numer rachunku bankowego. Nie ma ograniczenia co do długości wpisywanej nazwy i adresu. Wpisaną i zatwierdzona przyciskiem OK nazwę firmy możesz w każdej chwili podejrzeć lub poprawić.

Należy uważać aby na końcu wpisanej nazwy nie naciskać klawisza Enter, gdyż spowoduje to umieszczenie pustych wierszy na końcu nazwy.

Nazwa firmy dla innych dokumentów

Wprowadzona tu nazwa firmy będzie drukowana na pozostałych dokumentach oraz zestawieniach. Nie musi być więc tak szczegółowa jak poprzednia. Wystarczy nazwa i adres firmy oraz nr NIP lub REGON.

Należy uważać aby na końcu wpisanej nazwy nie naciskać klawisza Enter, gdyż spowoduje to umieszczenie pustych wierszy na końcu nazwy.

Stawki VAT

W opcji tej znajdują się nazwy oraz wartości stawek podatku VAT.

Tabelka zawiera cztery kolumny:

Opis                     opis słowny stawki VAT (nie podlega edycji)

Symbol                               symbol wewnętrzny (nazwa pola w bazie danych) identyfikujący stawkę VAT (nie podlega edycji)

Nazwa                                nazwa (symbol) stawki VAT do zdefiniowania przez operatora

Wartość              wartość procentowa stawki VAT

Metoda rozchodowania towarów

W opcji tej ustala się domyślną metodę rozchodowania towarów z magazynu, która obowiązywać będzie dla wszystkich rejestrów dokumentów rozchodowych. Dostawy tego samego towaru (tzn. towaru o tym samym symbolu) ustawiają się w kolejce. Przy każdej dostawie pamiętana jest ilość towaru z tej dostawy oraz jego cena zakupu. Istnieją dwie metody rozchodowania tego towaru:

• FIFO (ang. First IN First Out): pierwsze weszło – pierwsze wyszło (wydajemy najpierw to co przyszło najwcześniej)
• LIFO (ang. Last IN First Out): ostatnie weszło – pierwsze przyszło (wydajemy najpierw to co przyszło jako ostatnie)

Program umożliwia jednak zmianę metody rozchodowania towaru na inna niż ta która została wskazana w opcji Ustawienia globalne. Indywidualny sposób rozchodowania towaru ustala się w rejestrze dokumentu rozchodowego.

Dokumentami rozchodowymi, do których nie są stosowane metody FIFO i LIFO są dokumenty ZD i MM. W dokumentach sam wskazujesz odpowiednie dostawy, z których nastąpi rozchód.

Przykład

Zakładam, że istnieje na magazynie towar A-1 z zapasem 10 szt. Towar ten pochodzi z dwóch dostaw, które przyjęte były dokumentami PZ-1 jako pierwsza dostawa i PZ-2 jako druga dostawa.

Nr dok.	towar	cena zak.	ilość
PZ-1	A-1	10 zł	4 szt.
PZ-2	A-1	12 zł	6 szt.

Następnie wystawiono fakturę sprzedaży (rozchodową) na 6 szt. tego towaru.
Jak wyglądałby rozchód z magazynu w odpowiednich metodach.

FIFO
Z magazynu wydanych zostanie 4 szt. z pierwszej dostawy oraz 2 szt. z następnej.
Wartość rozchodu w cenie zakupu:

4 x 10 + 2 x 12 = 64 zł

LIFO
Z magazynu wydane zostanie 6 szt. z dostawy ostatniej czyli drugiej.

Wartość rozchodu w cenie zakupu:

6 x 12 = 72 zł

Sposób łączenia rabatu operatora

Opcja ta pozwala na wybór metody, jaką zostaną naliczone rabaty.

Mamy dwie możliwości do wyboru:

• składanie

Przykład

Załóżmy, że program zaproponował rabat 5%, a użytkownik dopisał jeszcze 2%. Cenanominalna towaru wynosiła 100 zł.

Cena po rabacie obliczona w efekcie składania rabatów:

Cena = (100 zł * (1 – 0.05)) * (1 – 0.02) = 93.10 zł

Cena po rabacie obliczona w efekcie sumowania rabatów:

Cena = 100 zł * (1 – (0.05 + 0.02)) = 93 zł

Logo firmy na fakturze

Wskazanie obrazka (logo), który będzie drukowany na fakturze sprzedaży. W okienku dialogowym Logo firmy należy wskazać plik z grafiką.

Folder aktualizacji

Określenie miejsca (katalogu) na dysku sieciowym gdzie zamieszczane będą aktualizacje do systemu. Wskazanie katalogu, pozwoli na automatyczne wykrycie przez stacje klienckie nowej wersji systemu oraz  umożliwi uruchomienie zamieszczonej tam aktualizacji.

Folder załączników

Określenie miejsca (katalogu) na dysku sieciowym gdzie automatycznie zapisywane będą załączniki. Załącznikami mogą być piki graficzne oraz dokumenty sporządzone w programie WORD, Excel.

Folder programu „Formularze IPS”

Wskazanie folderu, w którym każdorazowo zapisywane będzie sprawozdanie F-01.

Folder plików do NFZ-SKO

Wskazanie folderu, w którym każdorazowo zapisywane będą dane wygenerowane w module Kadr i Płac HR  na temat zestawienia obniżonych składek na ubezpieczenie zdrowotne (Zestawienie obniżonych składek na ubezpieczenie zdrowotne – format pliku elektronicznego).

Folder plików do SOD/PFRON

Wskazanie folderu, do którego każdorazowo zapisywane będą dane wygenerowane w module Kadr i Płac HR na temat dofinansowania do wynagrodzeń zatrudnionych osób niepełnosprawnych.

Logi urządzeń fiskalnych

Można tu zdefiniować zapis wykonywanych operacji.

W opcji Konfiguracja -> Dane podatkowe firmy  należy uzupełnić wszystkie informacje o firmie, które będą wykorzystywane do wydruku deklaracji podatkowych, dokumentów ZUS i naliczania płac.

Wypełnienie danych podatkowych firmy potrzebne jest dla prawidłowego wypełniania i wydruku deklaracji podatkowych, deklaracji ZUS czy naliczania płac.

Na czterech zakładkach wprowadzane są podstawowe informacje o firmie, takie jak nazwa, numer NIP, rodzaj działalności, dane teleadresowe itp. oraz ustalane są parametry dotyczące firmy.

Niektóre parametry występujące w opcji Dane podatkowe firmy:

Wypłata świadczeń z ubezpieczenie chorobowego

Prawo do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego mają firmy zatrudniające odpowiednią ilość pracowników i takie firmy wypełniają deklarację ZUS RCA zamiast RNA. W przypadku zaznaczenia tej opcji, przy obliczaniu wypłat z list płac uwzględniane będą do wypłaty nieobecności z kodem 313, 314, 311 itp.

Zakład pracy chronionej

Selektor ten ma znaczenie przy eksporcie danych płacowych do Programu Płatnika.

Skala podatkowa

W zakładce Skala podatkowa ustala się wysokości i progi podatków, która będą obowiązywać we wskazanym okresie. Wypełnia się je w celu prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej PIT-5 czy CIT-2. Ta sama skala podatkowa dostępna jest również w module Płace w opcji Stałe parametry płac.

W programie istnieją trzy elementarne operacje:

• Dodawanie pozycji do tabeli
• Poprawianie pozycji
• Usuwanie pozycji z tabeli.

Operacje te inicjuje się wybierając z paska narzędziowego odpowiednie opcje:

• Dodaj
• Popraw
• Usuń

przy pomocy myszki lub wciskając odpowiedni przycisk na klawiaturze.
W tej opcji można skonfigurować zestaw klawiszy do dodawania, poprawiania, usuwania pozycji.

Proponowane są cztery zestawy klawiszy:

Po wyborze właściwego zestawu klawiszy można jeszcze wskazać w przełączniku, czy ten zestaw został wybrany tylko dla aktualnego operatora, czy dla wszystkich operatorów systemu.

Ta opcja pozwala użytkownikowi na stworzenie dwóch dodatkowych poziomów cen.

Powyższy formularz pozwala nam zarejestrować nazwę poziomu.

Artykuły jest to zbiór przedmiotów sprzedaży i zakupu. Mogą to być towary, materiały, wyroby, opakowania, usługi, a także np. wydatki, prawa autorskie, licencje, pozycje księgowe.

W celu uporządkowania tych różnorodnych artykułów program wymusza przydzielenie im konkretnego typu artykułu.

Artykuły dzielą się wg Typu na:

Produkty……………………… towary, materiały, wyroby, opakowania itp., czyli przedmioty o kontrolowanym zapasie magazynowym

Usługi………………………….. pozycje usługowe nie posiadające zapasu magazynowego

Pozycje księgowe………… pozycje wykorzystywane przede wszystkim przy rejestrowaniu zakupów kosztowych.

Dodatkowo w celu usystematyzowania asortymentu można podzielić artykuły na grupy i podgrupy asortymentowe. Będą one zaprezentowane w programie w postaci drzewa znajdującego się po lewej stronie tabeli z listą artykułów. Struktura drzewa pozwala na szybkie filtrowanie bazy artykułów. Wskazując wybraną  grupę, np. RTV – Sprzęt RTV dane na ekranie zostaną zawężone do artykułów należących tylko do tej grupy.

Przykłady grup asortymentowych dla branży AGD i  RTV

AGD – Sprzęt AGD

RTV – Sprzęt RTV

Przypisanie artykułom grup i podgrup asortymentowych, do których należą pozwala również na bardziej szczegółowe ich analizowanie. Np. analizując chodliwość towaru można pogrupować wynik w ramach podgrup asortymentowych, co daje nam informacje o poziomie sprzedaży w poszczególnych podgrupach.

System wyposażony jest również w mechanizm automatycznego zapamiętywania ostatnio wybranej przez użytkownika gałęzi w drzewie artykułów.

Dla poszczególnych gałęzi drzewa artykułów, istnieje możliwość określenia pól wymaganych, bez wypełnienia, których nie będzie możliwe zapisanie danych. Należy pamiętać, iż podgrupy dziedziczą definicję grup nadrzędnych i mogą dodać do nich własne definicje (następuje sumowanie definicji od korzenia aż do liścia drzewa).

Aby zdefiniować pola wymagane dla danej gałęzi drzewa należy wejść w jej edycję i skorzystać z przycisku „Pola wymagane”

Następnie z listy należy wybrać interesujące nas pola, oraz przeznaczyć znacznik „Wymagane”.  W polu Komunikat, możemy wpisać treść komunikatu jaki się pojawi przy próbie zapisu artykułu, bez wypełnienia wymaganego pola.

Istnieje możliwość wpisania wartości domyślnej dla danego pola, która automatycznie pojawi się przy wpisywaniu nowego artykułu.

Przykłady podgrup asortymentowych dla branży AGD i RTV

DVD – Odtwarzacze

HF – Wieże HI-FI

TV – Telewizory

PR – Pralki

LD – Lodówki

Podgrupy są uszczegółowieniem opisanych powyżej grup asortymentowych.

W procesie wdrożenia dane o artykułach mogą być automatycznie pobrane z innych systemów.

• patrz rozdział Funkcje administracyjne -> Import artykułów z pliku tekstowego
• patrz Podręcznik Opis systemu – rozdział Transfer danych z innych systemów

Artykuły – formularz

Dodając nowy artykuł (opcja Dodaj) pojawia się poniższy formularz.

W górnej części wyświetlane są pola symbol artykułu, nazwa artykułu oraz jego numer katalogowy.

Pola opisujące artykuł rozmieszczone są na zakładkach: Dane podstawowe, Dane dodatkowe, Jednostki miary, Grupy, Ceny,Zapasy, Inne.

W celu ograniczenia informacji wyświetlanych na listach artykułów, do danych aktualnie wykorzystywanych w programie, istnieje w systemie możliwość  przydzielenia artykułowi statusu aktywny/nieaktywny. Artykuł, który nie będzie miał status „Aktywny”, nie będzie pojawiał się podczas tworzenia dokumentów na liście artykułów.

Dane podstawowe artykułu

Symbol

Dowolny szesnastoznakowy symbol artykułu. Pole wymagane.

Format symbolu można ustawić w opcji Konfiguracja -> Ustawienia globalne.

• Przykłady symboli można znaleźć Patrz Podręcznik Opis systemu – rozdziała Wdrożenie -> Ustawienia globalne -> Format symbolu artykułu.

Nazwa

Nazwa artykułu – maksymalnie 50 znaków. Pole wymagane.

Typ

Selektor wyboru typu artykułu: produkt, usługa, pozycja księgowa. Po wybraniu typu artykułu selektor ten staje się niedostępny. W przypadku pomyłki w określeniu typu trzeba usunąć artykuł i wprowadzić go jeszcze raz. Pole wymagane.

Rodzaj

Selektor wyboru rodzaju artykułu dostępny tylko dla artykułów o typie Produkt. Rodzaje artykułu to:

• towar
• wyrób
• surowiec / materiał
• opakowani

Selektor staje się niedostępny, jeżeli artykuł został użyty w definicji wyrobu, albo jest wyrobem i posiada składniki.

Waluta

Waluta, w której wyrażone będą ceny sprzedaży artykułu, domyślnie złotówka.

Stawka VAT

Stawka podatku VAT dla artykułu.

Pakowane w/Ilość w opakowaniu

Pola dostępne jedynie w przypadku posiadania modułu „Opakowania zwrotne”.

Nr katalogowy

Symbol (numer) pod jakim artykuł figuruje u producenta lub dostawcy.

PKWiU

Numer PKWiU. Pole powinno być wypełniony dla artykułów ze stawka podatku VAT inną niż 22%.

Jednostka miary sprzedaży

Jednostka miary w której wyrażony będzie zapas artykułu i realizowana będzie sprzedaż. Tabelę jednostek miar definiuje Użytkownik w opcji Kartoteki -> Jednostki miar. Jeżeli nie ma jednostki w której chcemy zdefiniować artykuł można ją dodać do tabeli jednostek miar  z tego poziomu.

Uwaga!!!

Zmiana jednostki podstawowej dla artykułu jest możliwa w przypadku, gdy artykuł nie występował na dokumentach przychodowych. Jeżeli artykuł pojawił się na przychodzie, zmiana jednostki miary nie jest możliwa.

Kod kreskowy

Kod kreskowy artykułu – zapis cyfrowy.

Jeżeli towary posiadają własne kody kreskowe i chcemy ich używać np. przy sprzedaży, należy sczytać kody kreskowe za pomocą czytnika kodów.

Jeżeli natomiast chcemy nadać artykułom własne kody kresowe, należy użyć przycisku Generuj kod kreskowy.

Opcja ta pozwala ustalić poprawny kod kreskowy w systemie EAN 13. W tym systemie pierwsze 12 cyfr stanowi kod towaru. 13-ta cyfra nie może być dowolna. Jest to suma kontrolna wyliczana na bazie pierwszych 12-tu cyfr. Na ekranie widać ją jako niedostępną do edycji 13-tą cyfrę kodu.

Jeśli zamierzamy samodzielnie metkować towary nieometkowane przez producenta, to najpierw należy nadać towarom poprawne i unikalne kody kreskowe.

Jeśli towary metkujemy wyłącznie dla potrzeb własnej sprzedaży, to można wygenerować dowolne kody kreskowe.

Jeśli natomiast towary przeznaczony jest  do dalszej odprzedaży, to powinno się wygenerować towarom kody poprzedzone posiadanym prefixem (oznakowanie kraju, branży itd). Prefix należy podać w opcji Konfiguracja -> Ustawienia globalne -> Prefix kodu kreskowego.

Kod wagowy

Sześć pierwszych znaków kodu wagowego identyfikuje artykuł. Znaki te muszą zostać wprowadzone do pola kod wagowy. Podczas szczytywania kodu wagowego system odnajduje właściwy artykuł a na podstawie kolejnych znaków zapisanych w kodzie automatycznie uzupełnia jego ilość (wagę towaru).

W celu uruchomienia obsługi kodów wagowych należy w opcji Konfiguracja -> Ustawienia globalne -> Ustawienia dla artykułu zaznaczyć Obsługę kodów wagowych.

Dane dodatkowe artykułu

Producent

Określenie producenta towaru. Przywoływana jest tu definiowalna kartoteka Producenci. Przypisane tej informacji pozwala np. analizować chodliwość towarów w podziale na producentów.

Grupa zamiennikowa

Pole to pozwala zgrupować artykuły o podobnych cechach w celu używania ich zamiennie. Ma to szerokie zastosowania np. w branży technicznej, zwłaszcza motoryzacyjnej. Przykładowo łańcuch rozrządu do jednego modelu auta od różnych producentów może mieć różne symbole i ceny. Dzięki polu “grupa zamiennikowa” można je połączyć w jedną grupę. Opcja Filtry pozwala na szybkie wyszukanie zamienników dla wskazanego towaru.

Przykłady grup zamiennikowych dla branży AGD i RTV

T14 – Telewizory 14”

T21 – Telewizory 21”

Konto

Pole to dostępne jest tylko w przypadku zainstalowanego i włączonego modułu Księga Handlowa. Pozwala ono wskazać konto księgowe, które będzie używane przy automatycznych księgowaniach.

• Patrz Podręcznik Podstawowy Część I – rozdział Zakupy -> Rejestrowanie zakupów

Użycie tego pola dla towarów, wyrobów i usług pozwala automatycznie dekretować sprzedaż tych artykułów na różne konta księgowe, nawet jeśli wystąpią one wspólnie na jednej fakturze.

Masa jednostkowa

Pole informacyjne, w którym można zapisać masę jednostkową towaru.

Dodatkowe cechy (Cecha 1, Cecha 2, Cecha 3)

Są to trzy dodatkowe pola informacji o artykule, które Użytkownik wypełnia według własnych potrzeb, np. kolor, rozmiar itp. Pomysł ten pochodzi ze starszych wersji programu. Obecnie proponujemy definiować własne dodatkowe pola.

Fundusz promocji produktów rolno – spożywczych.

Wskazanie funduszu, któremu podlega dany artykuł, umożliwia automatyczne rozliczenie funduszy na dokumencie zakupu.

Uwagi
Dowolnej długości opis.

Jednostki miary

Artykuł posiada jedną podstawową jednostkę miary, którą program zawsze proponuje podczas rejestrowania dokumentów. Możliwe jest również zdefiniowanie jednostek pomocniczych podając przelicznik dla danego artykułu i ewentualnie definiując jego masę netto i brutto. Zdefiniowane jednostki miary mogą być stosowane zamiennie we wszystkich dokumentach, gdzie pozycjami są artykuły (dokumenty sprzedaży, zakupu, PZ, WZ, dokumenty magazynowe itp.)

Możliwe jest również zdefiniowanie pomocniczej jednostki miary dla artykułu jako domyślną dla sprzedaży lub zakupów. Domyślna jednostka miary podpowie się po wybraniu artykułu na dokumentach F, R, WZ, OF i ZO. Domyślna jednostka zakupów na dokumentach FZ, PZ, P, KZ (z wyjątkiem korekty z tytułu zmiany stawki VAT) i ZW.

Grupy

Przypisanie artykułu do jednej lub kliku gałęzi z drzewka grup artykułów.

Ceny

Program umożliwia tworzenie dowolnej ilości cen towarów. W związku z tym w systemie pojawiają się dwa pojęcia cen: ceny poziomu podstawowego oraz ceny poziomów dodatkowych.

Ceny poziomu podstawowego

Każdy artykuł w programie posiada jedną podstawową cenę sprzedaży wyrażoną w dwóch formach:

• cena sprzedaży netto
• cena sprzedaży brutto.

Ceny te można różnicować i rozszerzać za pomocą cenników i zestawów rabatowych.

• patrz rozdział Kartoteki -> Zestawy rabatowe

Jeśli cała sprzedaż prowadzona jest według cen netto to należy posługiwać się wyłącznie ceną netto (ignorując cenę brutto) i odwrotnie.

Jeśli przykładowo faktury wystawiane są według cen netto, a paragony dla detalistów według cen brutto, to można uzależnić ceny od siebie (wyliczanie ceny brutto od netto i odwrotnie) lub ceny mogą być niezależne.

Wystawiając dokument według cen netto program użyje ceny netto licząc VAT rachunkiem „do stu”. Dla dokumentów w cenie brutto, używana jest cena brutto i system wylicza podatek VAT rachunkiem “w stu”.

Przycisk Kalkulacja cen sprzedaży pozwala ustalić ceny poziomu podstawowego kalkulując je w stosunku do ceny zakupu. Wpisanie ręcznie ceny powoduje, że program wyliczy narzut i marżę. Jeśli podany zostanie procent narzutu bądź marży, to program wyliczy cenę. Ustalone w tym oknie ceny sprzedaży należy zapamiętać używając przycisku Akceptacja cen.

Ceny poziomów dodatkowych

Program umożliwia posługiwanie się wieloma cenami sprzedaży, zwanymi w programie dodatkowymi poziomami cen. Poziomy cen mogą być tworzone w PLN oraz  w walucie obcej. Do danego artykułu możemy przypisać tyle dodatkowych cen ile mamy stworzonych poziomów. Program umożliwia przypisanie dowolnej ilości poziomów cen dodatkowych do magazynu, jak również możliwe jest określenie domyślnego poziomu cen dla magazynu. Możemy również przypisać do kontrahenta jeden poziom cen, który stanowił będzie cenę wyjściową do obliczenia rabatów i na dokumentach sprzedaży będzie występował jako cena nominalna towaru.

Cena ewidencyjna

Pole to zostaje automatycznie wypełnione ceną ewidencyjną po utworzeniu dokumentu PC (zmiana ceny ewidencyjnej).

Zapasy

Zakładka zawiera informacje na temat zapasu minimalnego i maksymalnego dla całej firmy. Możemy również ustawić zapas minimalny i maksymalny dla poszczególnych magazynów.

Inne

Opcja inne zawiera pozostałe ustawienia związane z artykułami.

Kody kreskowe

Podstawowy – możliwość wygenerowania podstawowego kodu kreskowego

Dodatkowy – możliwość wygenerowania dodatkowych kodów kreskowych dla danego artykułu.

Po podaniu kodu na formularzu dokumentu, najpierw przeszukiwana jest tabela artykułów (kod główny). Jeżeli nie znaleziono kodu głównego, przeszukiwana jest tabela zawierająca kody dodatkowe. Kod kreskowy nie jest zapamiętywany razem z pozycją dokumentu (tak jak symbol artykułu), dlatego w momencie ponownej edycji pozycji, na formularzu może pojawić się inny kod niż wpisany wcześniej (najczęściej będzie to kod główny).

Kasa fiskalna

Możemy wpisać nazwę artykułu do kasy fiskalnej.

Numer PLU

Numer artykułu dla kas fiskalnych. Program wypełnia to pole automatycznie nadając kolejne numery dodawanym artykułom.

Cena otwarta

wybranie opcji powoduje, że sprzedawca będzie podawał cenę w kasie przy każdorazowej sprzedaży.

W obszarze Kasa fiskalna można dodać nazwę artykułu dla kas fiskalnych.

Kasa fiskalna

Wybieramy kasę, do której przypisujemy artykuł.

Nazwa

W tym polu wprowadzamy nazwę dla kasy fiskalnej, gdzie program sprawdza unikalność nazwy, ilość znaków i kontroluje dopuszczane znaki dla konfigurowanej kasy.

Numer PLU

Numer PLU dla wybranej kasy.

Artykuł powiązany (tandem)

Sprzedaż w tandemie umożliwia podpięcie do danego artykułu innego artykułu, zdefiniowanego uprzednio jako opakowanie.

Poprawianie / usuwanie artykułu

Aby poprawić lub tylko przejrzeć definicję artykułu należy go odnaleźć w tabeli i użyć opcji Popraw.

Wszystkie pola definiujące artykuł, oprócz pola Typ i Rodzaj, podlegają modyfikacji, nawet w przypadku, gdy artykuł był już sprzedawany.

Zmiana Symbolu artykułu powoduje przepisanie tej informacji na wszystkich dokumentach, na których występował dany artykuł.

Aby usunąć artykuł należy go odnaleźć w tabeli i użyć opcji  Usuń.

Nie jest możliwe usunięcie artykułu, który wystąpił na jakimkolwiek dokumencie w systemie. W celu grupowego usunięcia artykułów bez obrotów można skorzystać z opcji w menu Funkcje Administracyjne.

• Patrz rozdział Funkcje administracyjne -> Usuwanie artykułów bez obrotów

Dodatkowe opcje dostępne z kartoteki artykułów

Aktywny

W celu ograniczenia informacji wyświetlanych na listach artykułów, do danych aktualnie wykorzystywanych w programie, istnieje w systemie możliwość  przydzielenia artykułowi statusu aktywny/nieaktywny. Artykuł, który nie będzie miał status „Aktywny”, nie będzie pojawiał się podczas tworzenia dokumentów na liście artykułów.

Zdjęcie

Możliwość dodania zdjęcia dla danego artykułu

Zamienniki handlowe

Opcja umożliwia wprowadzenie zamienników handlowych dla danego artykułu. System  ułatwia w ten sposób prace handlowca, podpowiada i umożliwia sprzedaż , gdy nie ma wybranego towaru.

Po aktywacji przycisku pojawia się lista z zamiennikami handlowymi zdefiniowanymi dla danego artykułu. Dla pojedynczego zamiennika można zdefiniować jego przelicznik oraz to, czy zamiennik jest dwustronny.

Operacje dla tabeli Artykuły

Opcja Operacje dla tabeli Artykuły zawiera listę analiz i informacji dotyczących danego artykułu.

Korzystając z tej opcji można wykonać następujące operacje:

• Wydruk etykiet
• Stan i terminy zamówień
• Historia towaru
• Przychody i rozchody towaru
• Historia sprzedaży
• Dostawcy towaru
• Odbiorcy artykułu
• Ceny szczegółowo
• Zapas w każdym magazynie
• Historia napraw
• Załączniki
• Zlecenia produkcyjne
• Przydziel artykuły do  kas
• Zamienniki handlowe
• Definicja kompletu

Wydruk etykiet

Opcja ta pozwala wydrukować etykiety na towary. Drukowane są etykiety tylko dla towarów wybranych za pomocą opcji Filtry.

Na wstępie program przywołuje okno pozwalające wybrać kierunek wydruku. Etykiety można drukować na zwykłej drukarce. Takie etykiety zawierają symbol, nazwę oraz cenę towaru.

Jeśli dysponujemy drukarką kodów kreskowych, to można wydrukować etykiety z kodami kreskowymi dla wskazanych towarów.

Żądaną ilość etykiet należy wpisać w pole Ilość kopii w oknie Drukuj.

Stan i terminy zamówień

Opcja ta prezentuje zamówienia na sprzedaż i zamówienia na zakup złożone na dany towar.

Podawane są tu numery i daty zamówień, terminy ich realizacji oraz zamawiane ilości. Dodatkowo prezentowany jest tu zapas danego artykułu w bieżącym magazynie.

Historia towaru

Opcja ta zawiera zestawienie kolejnych operacji wykonanych na danym towarze. Znajdują się tu wszystkie przychody i rozchody towaru (dokumenty przychodowe i rozchodowe) w porządku chronologicznym (w kolejności ich powstawania).

Istnieje możliwość podglądu poszczególnych dokumentów przy pomocy opcji Pokaż. Korzystając z selektora Okres zestawienie to można ograniczyć do wybranego okresu.

Przycisk Podsumowanie prezentuje sumaryczne informacje w wybrany okresie.

Zestawienie można wydrukować korzystając z opcji Drukuj.

Przychody i rozchody towaru

Jest to zestawienie podobne do Historii towaru. Pokazuje wszystkie przychody i rozchody danego towaru, ale jednocześnie prezentuje powiązania pozycji przychodowych i rozchodowych (z jakiego przychodu wykonany został rozchód).

Tabela pokazuje pozycje dokumentów przychodowych i odpowiadające im pozycje dokumentów rozchodowych.

Jeżeli towar z dokumentu przychodowego był rozchodowany kilkoma dokumentami, dane dokumentu przychodowego nie są powtarzane w kolejnych wierszach, lecz kolumny dotyczące dokumentu przychodowego wypełniane są znakami *.

Zestawienie można wydrukować korzystając z opcji Drukuj.

Historia sprzedaży

Zestawienie prezentuje transakcje sprzedaży dotyczące wskazanego artykułu w porządku chronologicznym.

Tą analizę można ograniczyć do wskazanego klienta oraz wybranego okresu za pomocą selektorów umieszczonych pod tabelą prezentującą wynik.

Zestawienie można wydrukować korzystając z opcji Drukuj.

Dostawcy towaru

Zestawienie to pokazuje wszystkich dostawców danego towaru. Przy każdym z nich prezentowana jest data ostatniej transakcji, łączną ilość zakupu oraz ostatnia cena zakupu.

Odbiorcy artykułu

Zestawienie to pokazuje wszystkich odbiorców danego artykułu. Przy każdym z nich prezentowana jest data ostatniej transakcji, łącznie sprzedana ilość oraz ostatnia cena sprzedaży.

Ceny szczegółowo

Opcja ta umożliwia uzyskanie informacji na temat cen artykułu we wszystkich zestawach rabatowych oraz cen dla wybranego kontrahenta i przypisanego do kontrahenta poziomu cen. Ceny zostają wyliczone wg zestawu rabatów uzależnionych od zamawianej ilości towaru.

• Patrz rozdział Kartoteki -> Zestawy rabatowe

Zapas w każdym magazynie

W opcji tej  prezentowane są ilości towaru w poszczególnych magazynach. Po uwagę brane są tylko te magazyny, do których był przyjmowany dany towar.

Zawartość tabeli można wydrukować.

Historia napraw

Zestawienie prezentuje historie napraw dotyczące wskazanego artykułu. Możemy wskazać również numer seryjny, dla którego chcemy sprawdzić dokonane naprawy.

Załączniki

Opcja ta służy do dołączania plików zewnętrznych (grafik, pism, tabel) do artykułu. Mogą to być np. zdjęcia towaru czy przyznane certyfikaty, homologacje itp.

Dodając nowy plik (opcja Dodaj) wskazujemy jego położenie na dysku wybierając przycisk .

Poniżej w polu Opis można dodać dowolny tekst opisujący zawartość pliku. Możliwe jest przeglądanie opisu załączników bez wchodzenia w edycję pozycji. Wystarczy kliknąć na pozycję i myszką najechać na Memo wtedy w oknie pojawi się opis załącznika.

Przycisk  służy do otwierania pliku domyślnym programem w systemie Windows, np.: pliki typu DOC otwierane Word’em, pliki XLS otwiera Excel, pliki JPG otwiera np. Corel.

Pliki skojarzone umieszczane są w katalogu danych firmy w podkatalogu “PLIKI_SK”.

Należy zachować szczególną ostrożność przy modyfikowaniu zawartości katalogu “PLIKI_SK” zewnętrznymi programami i narzędziami systemowymi gdyż istnieje możliwość utraty powiązania plików z pozycjami w tabelach programu.

Zlecenia produkcyjne

Opcja aktywna w przypadku posiadania modułu „Produkcja”. Dotyczy jedynie artykułów zdefiniowanych w programie jako wyrób. Umożliwia uzyskanie informacji na temat listy zleceń produkcyjnych,  w których występuje dany wyrób.
Lista zleceń usługowych może zostać ograniczona do:

– zamkniętych zleceń

– nie zamkniętych zleceń.

Przydziel artykuły do kas

Opcja umożliwia przydzielenie artykułów do kas.

Zamienniki handlowe

Opcja ta umożliwia podgląd zamienników handlowych.

Definicja kompletu

W tym miejscu do artykułu można dodawać elementy (inne artykuły) z jakich się składa. Składniki dodawane są w jednostce głównej. Nie można dodać dwa razy tego samego składnika ani artykułu, który jest artykułem głównym.

W momencie dodawania artykułu głównego, posiadającego przypisane składniki kompletu na dokument F, składniki powinny w tle dodać się na pozycje faktury. Składniki są w jednostce podatkowej, po przeliczeniu przez ilość i ewentualnie przelicznik jednostki dodatkowej artykułu głównego. Mechanizm ten działa tylko przy dodawaniu artykułu głównego. Poprawiać trzeba ręcznie wszystkie pozycje. Przy powtórnym dodawaniu tego samego artykułu głównego, składniki dodają się ponownie.

Przenoszenie treści w kartotece artykułów

Po zaznaczeniu przenoszenia treści, do nowego artykułu dodatkowo przenoszone są ceny, dodatkowe jednostki miary oraz zapasy minimalne i maksymalne w magazynach.

Kartoteka ta zawiera, zdefiniowaną przez Użytkownika, listę producentów.

Przykłady producentów dla branży AGD i RTV

SON – Sony

PAN – Panasonic

PHI – Philips

Producent może być przypisany do artykułu co pomaga w wyszukiwaniu artykułu oraz przy analizach i zestawieniach. Np. można analizować chodliwość towaru danego producenta (Analizy -> Analiza chodliwości), czy sprzedaż towarów wskazanego producenta zrealizowana przez poszczególnych akwizytorów (Analizy -> Obroty akwizytorów).

Tabela Narzuty/Marże zawiera zdefiniowane przez Użytkownika wartości narzutów lub marż, dla poszczególnych towarów.

Możemy zdefiniować narzuty i marże zarówno dla poziomu podstawowego cen jak i dla poszczególnych poziomów dodatkowych.

Określone narzuty i marż są wykorzystywane w kalkulacji cen sprzedaży.

Można zdefiniować narzuty i marże:

• dla grupy artykułów
• dla wszystkich artykułów
• dla jednego artykułu

Aby zdefiniować grupę artykułów należy wybrać odpowiednią grupę z drzewa.

Dla jednego artykułu należy wybrać odpowiedni artykuł z listy.

Tabela ta zawiera definicje jednostek miary wykorzystywanych przy definiowaniu artykułów.

Można dopisać dowolną ilość jednostek miary. Zmieniając już istniejące symbole lub nazwy jednostek trzeba pamiętać, że zmiana nastąpi we wszystkich artykułach, w których ta jednostka występuje.

Jednostka miary w kasie fiskalnej

Zaznaczenie tego znacznika spowoduje, że dana jednostka miary będzie domyślną w kasie fiskalnej

Pojawi się w kalkulatorze jednostek miar

Jednostka miary pojawi się w kalkulatorze jednostek miar

Możliwe jest zdefiniowanie pomocniczych jednostek miar dla artykułu.

• Patrz Podręcznik Podstawowy Część II – rozdział Kartoteki -> Artykuły -> jednostki miary

Kartoteka ta zawiera dane o wszystkich kontrahentach z jakimi współpracujemy. Są to zarówno dostawcy jak i odbiorcy. Podział następuje tutaj poprzez typ kontrahenta, jak również grupy kontrahentów.

Zbiór kontrahentów jest wspólny dla całego systemu. Tą samą kartoteką posługuje się dział sprzedaży, księgowość itp.

System dzieli kontrahentów na trzy typy:

• Odbiorca
• Dostawca
• Dostawca i odbiorca

Dzięki takiemu podziałowi możemy analizować np. obroty dostawców czy odbiorców, jak również wykorzystując opcję Filtry np. przy dokumentach sprzedaży widzieć tylko odbiorców a przy dokumentach zakupu tylko dostawców.

Inny podział możliwy jest poprzez zdefiniowanie przez Użytkownika Grup kontrahentów. Wykorzystując ten mechanizm można podzielić zbiór kontrahentów wg własnych potrzeb, np. na Odbiorców stałych ,  Odbiorców jednorazowych itp. Podział ten zaprezentowany będzie w postaci drzewa znajdującego się po lewej stronie tabeli z listą kontrahentów.

Struktura drzewa pozwala na szybkie filtrowanie bazy kontrahentów. Jeżeli np. wskażemy grupę Jednorazowy Odbiorca  to wyświetlana obok lista kontrahentów ograniczona zostanie tylko do kontrahentów należących do tej grupy.

System wyposażony jest również w mechanizm automatycznego zapamiętywania ostatnio wybranej przez użytkownika gałęzi w drzewie kontrahentów.

System wyposażony jest również w mechanizm automatycznego zapamiętywania ostatnio wybranej przez użytkownika gałęzi w drzewie artykułów.

Dla poszczególnych gałęzi drzewa kontrahentów, podobnie jak dla drzewa artykułów istnieje możliwość określenia pól wymaganych, bez wypełnienia których nie będzie możliwe zapisanie danych.

W procesie wdrożenia dane o kontrahentach mogą być automatycznie pobrane z innych systemów.

• patrz Funkcje administracyjne -> Import kontrahentów z pliku tekstowego

Kontrahent – formularz

Dodając nowego kontrahenta (opcja Dodaj) pojawia się poniższy formularz.

Pola opisujące kontrahenta rozmieszczone są na czterech zakładkach: Dane podstawowe, Dane dodatkowe, Adresy (dot. oddziałów), Osoby, Pozostałe dane. W momencie gdy w programie zdefiniowano wcześniej chociaż jedną grupę kontrahentów aktywna będzie także zakładka Grupy.

Aktywny

W celu ograniczenia informacji wyświetlanych na listach kontrahentów, do danych aktualnie wykorzystywanych w programie, istnieje w systemie możliwość  przydzielenia kontrahentowi statusu aktywny/nieaktywny. Kontrahent, który nie będzie miał statusu „Aktywny”, nie będzie pojawiał się podczas tworzenia dokumentów na liście kontrahentów.

Dane podstawowe kontrahenta

Numer

Symbol kontrahenta składa się litery K i pięciocyfrowej liczby. Pole wymagane do wypełnienia.

System nadaje automatycznie numery kontrahentom zgodnie z parametrami w ustawieniach kontrahenta.

• Patrz rozdział Operacje dla tabeli kontrahentów -> Ustawienia kontrahenta.

Typ kontrahenta

Dwa selektory, jeden wyboru typu kontrahenta (odbiorca, dostawca, dostawca i odbiorca), drugi określający czy kontrahenta to Firma, czy Osoba fizyczna.

Przy Osobie fizycznej program  dopisuje do skrótu nazwy kontrahenta symbolu kontrahenta, co umożliwia odróżnienie osób fizycznych o tych samych imionach i nazwiskach

Skrót nazwy

Skrócona nazwa kontrahenta, używana podczas np. wyszukiwania kontrahenta na liście. Proponujemy tu używanie np. nazw własnych kontrahentów lub pierwszych liter nazwy. Pole wymagane do wypełnienia.

Przykład

Pełna nazwa kontrahenta:                                                                       Skrót nazwy:

Przedsiębiorstwo Handlowe MARKPOL Marek Nowak         MARKPOL

Zakład Gospodarki Komunalnej                                               ZGK

Pełna nazwa

Pełna nazwa kontrahenta umieszczana na wydrukach dokumentów. Program automatycznie wypełnia to pole treścią przeniesioną z pola Skrót kontrahenta.

NIP, REGON, PESEL

Numery identyfikacyjne Podatnika.

Adres (Ulica, Kod, Poczta, Miejscowość)

Nazwa ulicy z numerem domu i numerem lokalu, Kod pocztowy i poczta,
Nazwa miejscowości

Nazwa na dokumentach

Jeżeli wprowadzone w danych podstawowych kontrahenta informacje na temat firmy mają różnić się od tych, które drukowane będą na dokumentach (fakturach, rachunkach, paragonach itp.) to w opcji tej należy wpisać właściwą nazwę i wszelkie dane dotyczące firmy, które każdorazowo drukowane będą na dokumentach.

Dokument stwierdzający tożsamość

Dokument tożsamości jakim legitymowała się osoba fizyczna.

Osoba

Imię i nazwisko głównej osoby do kontaktu.

Telefon 1, Telefon 2

Numery telefonów.

Naciśnięcie przycisku  spowoduje wybranie numeru poprzez wywołanie programu “Telefon” (jeżeli taka usługa Windows jest zainstalowana i posiadamy modem).

Fax

Numer fax-u

E-mail

Adres poczty elektronicznej kontrahenta.

Naciśnięcie przycisku  uruchomi domyślny program obsługi poczty elektronicznej z przygotowanym formularzem nowej wiadomości do kontrahenta.
WWW

Adres strony WWW kontrahenta.

Po naciśnięciu przycisku   nastąpi próba połączenia się ze stroną internetową kontrahenta przy pomocy domyślnej przeglądarki WWW np. Internet Explorer lub Netscape

Bank (Nazwa, Konto)

Nazwa banku i numer konta

Dane dodatkowe kontrahenta

Zestaw rabatów

Zestaw rabatów (cennik) przydzielony kontrahentowi. Wystawiając np. dokument sprzedaży program automatycznie uwzględni przypisany cennik odpowiednio kalkulując ceny kontrahentowi.

Priorytetowy
Podczas rejestrowania dokumentów system proponuje najkorzystniejszą ceną towaru z zestawu rabatowego kontrahenta lub grupy, do której należy kontrahent. Np. w zestawie rabatowym X1 występuje  kamera Sony z rabatem 5%, a w zestawie X2 z rabatem 4%. Program wyliczy cenę uwzględniając rabat 5%. Program umożliwia jednak wskazanie konkretnego zestawu rabatowego dla kontrahenta. W tym celu należy użyć znacznika „priorytetowy”. Operacja ta spowoduje, iż tylko ten zestaw rabatowy uwzględniany będzie podczas rejestrowania dokumentów dla kontrahenta.

Poziom cen

Przypisanie do kontrahenta jednego poziomu cen, który stanowił będzie cenę wyjściową do obliczenia rabatów i na dokumentach sprzedaży będzie występował jako cena nominalna towaru.

Forma płatności

Forma płatności przydzielona kontrahentowi. Będzie ona proponowana jako domyślna na wystawianych danemu kontrahentowi dokumentach, w przypadku jeżeli nie została zdefiniowana forma płatności dla danego rejestru dokumentu.  Możemy przypisać gotówkę w kasie (przy wskazaniu tej opcji wszystkie dokumenty będą płatne gotówką i będą trafiać do raportu kasowego) lub możemy wskazać inną formę płatności np. przelew

W tym miejscu w programie możliwe jest powiązanie rabatu z formą płatności, co umożliwia automatyczne nadanie kontrahentowi rabatu liczonego od całości faktury, np. za płatność gotówką rabat 2%.

Kredyt

Selektor pozwalający na ustawienie limitu kredytowego kontrahentowi. Gdy wraz z limitem kredytowym kontrahent ma przypisana formę płatności wtedy  program kontroluje przekroczenie limitu na dokumentach sprzedaży i zamówieniach. Przy przekroczeniu limit program dopuszcza realizację transakcji ale po jej autoryzowaniu przez osobę uprawnioną.

Województwo, Państwo

• Patrz rozdziały Województwa, Państwa
• Patrz Podręcznik Podstawowy Część I – rozdział Sprzedaż -> Dowóz towaru do klienta

Nazwa banku/Numer konta

Nazwa banku i numer konta kontrahenta

Adresy

Zakładka ta zwiera listę oddziałów kontrahenta wraz z ich adresami.

Jeżeli kontrahent posiada oddziały, możliwe jest wystawienie dokumentu sprzedaży, na którym kontrahent będzie płatnikiem, natomiast oddział – odbiorcą towaru, np. supermarkety, firmy wieloodziałowe.

Każdy oddział posiada unikalny 5-znakowy symbol.

Dodatkowo oprócz nazwy oddziału możemy wprowadzić m.in. dane adresowe, adres e-mail, trasę, akwizytora, tel. osoby odpowiedzialnej.

Osoby

Zakładka ta zwiera listę osób do kontaktów – pracowników kontrahenta .

Przy każdej osobie poza imieniem i nazwiskiem można zapamiętać stanowisko, numery telefonów, faks, adres e-mail oraz dowolne uwagi.

Lista osób zarejestrowanych w tej zakładce pojawi się podczas rejestrowania dokumentów sprzedaży dla tego kontrahenta w opcji „Osoba upoważniona”. Z kolei wpisanie tam imienia i nazwiska spowoduje automatyczne dopisanie tych informacji do zakładki „Osoby”.

Grupy

Zakładka ta umożliwia utworzenie lub modyfikację zdefiniowanych przez użytkownika grup kontrahentów oraz przypisanie kontrahenta do wskazanej grupy.  Zastosowanie grup przyśpiesza wyszukiwanie kontrahentów jak również pozwala na ich szczegółowe analizowanie.

Cenniki

• Patrz rozdział Kartoteki -> Cenniki

Poprawianie / usuwanie kontrahenta

Aby poprawić lub tylko przejrzeć definicję kontrahenta należy go odnaleźć w tabeli i użyć opcji Popraw.

Jeśli zmienimy symbol kontrahenta to nastąpi kaskadowa modyfikacja wszystkich wystąpień.

Aby usunąć kontrahenta należy go odnaleźć w tabeli i użyć opcji  Usuń.

Nie jest możliwe usunięcie kontrahenta, który wystąpił na jakimkolwiek dokumencie w systemie.

W celu grupowego usunięcia kontrahentów bez obrotów można skorzystać z opcji w menu Funkcje Administracyjne.

• Patrz rozdział Funkcje administracyjne -> Usuwanie kontrahentów bez obrotów

Jeżeli zdarzy się szczególna sytuacja, że ten sam kontrahent wystąpi kilka razy w kartotece, z tym samym numerem NIP (program ostrzega przy dodawaniu kontrahenta o powtórzonym numerze ale nie blokuje tej operacji), należy skorzystać z funkcji łączenia kontrahentów.

• Patrz rozdział Funkcje administracyjne -> Łączenie kontrahentów

Operacje dla tabeli Kontrahenta

Opcja Operacje dla tabeli Kontrahenci zawiera listę analiz i informacji dotyczących danego klienta.

Korzystając z tej opcji można wykonać następujące operacje:

• Niezrealizowanie zamówienia
• Stan rozrachunków
• Historia rozrachunków
• Obroty z kontrahentem
• Dokumenty kontrahenta
• Historia zakupów/sprzedaży
• Saldo opakowań u kontrahenta
• Wydruk etykiet
• Ustawienia dla kontrahenta
• Załączniki
• Wyślij e-mail

Niezrealizowane zamówienia

Opcja ta przedstawia zestawienie niezrealizowanych zamówień kontrahenta.

Uzyskujemy tu informacje o zamówionych towarach z podaniem zamawianej ilości, numeru zamówienia i terminu jego realizacji.

Stan rozrachunków

W opcji tej prezentowany jest stan rozrachunków z danym kontrahentem zawierający wszystkie nierozliczone dokumenty (datę, nr dokumentu, termin płatności, forma płatności, kwota na dokumencie) oraz saldo stanu rozrachunków.

Analizę można wykonać na dowolny dzień podając datę w polu Na dzień i wybierając przycisk Wykonaj.

Na formatce istnieje dodatkowy filtr, pozwalający wyświetlić rozrachunki według kryteriów: wszystkie, terminowe, przeterminowane.

Zestawienie można wydrukować korzystając z opcji Drukuj.

Historia rozrachunków

W opcji tej prezentowane są wszystkie dokumenty rozrachunkowe kontrahenta (numery, daty, kwoty, terminy płatności) oraz dokumenty jakimi były rozliczane (numery, kwoty i daty rozliczenia). W celu usprawnienia przeglądania dokumentów istnieje możliwość odfiltrowania ich po dacie rejestracji w systemie. Ostatnie ustawienia filtra są zapamiętywane indywidualnie dla każdego operatora.

Dzięki temu lista przeglądanych dokumentów będzie przejrzysta, a ograniczenie ilości wyświetlanych dokumentów w dużym stopniu odciąży serwer bazodanowy.

Pod tabelą pokazane jest bieżące saldo rozrachunków.

Zestawienie można wydrukować korzystając z opcji Drukuj.

Obroty z kontrahentem

W opcji ej prezentowane są obroty z danym kontrahentem.

Obroty obliczane są w zależności od parametrów zdefiniowanych przez Użytkownika.
Pierwszy selektor pozwala wybrać czy obroty dotyczą sprzedaży czy zakupów, drugi określa okres za jaki mają być policzone obroty.

Przycisk Oblicz powoduje wykonanie obliczeń wartości obrotów brutto, netto oraz podatku VAT.

Dokumenty kontrahenta

W zestawieniu tym prezentowane są wszystkie dokumenty utworzone dla danego kontrahenta.

Zakres oglądanych dokumentów można ograniczyć wybierając żądany okres czasu.
Tabela zawiera listę dokumentów. Aby obejrzeć cały dokument należy użyć opcji Popraw oznaczającej w tym przypadku podgląd dokumentu.

Zestawienie można wydrukować korzystając z opcji Drukuj.

Historia zakupów/sprzedaży

W zestawieniu tym prezentowane są artykuły, które kontrahent kupił lub które nabyliśmy u niego w określonym czasie.

Na wstępie należy określić parametry analizy.

Sprzedaż/zakup….          określenie czy analizowana będzie sprzedaż czy zakupy

Sum./szczegół……          wybór rodzaju analizy:

Sumaryczna – pokazana zostanie ilość i wartość sprzedanych lub zakupionych artykułów

Szczegółowa – pokazana zostanie zawartość poszczególnych dokumentów sprzedaży/zakupu i korekt z tytułu zwrotu artykułu

Okres…………….           okres za jaki będzie analizowania sprzedaż/zakup

Po wybraniu przycisku Wykonaj generowany jest wynik analizy.

W analizie biorą udział również dokumenty korekt.

Zestawienie można wydrukować korzystając z opcji Drukuj.

Wydruk etykiet

Opcja ta pozwala wydrukować etykiety kontrahentów. Drukowane są etykiety tylko dla kontrahentów wybranych za pomocą opcji Filtry.

Fabrycznie zaprojektowano dwa rodzaje etykiet w różnych rozmiarach, na których drukowana jest nazwa i adres kontrahenta.

Żądaną ilość etykiet należy wpisać w pole Ilość kopii w oknie Drukuj.

Ustawienia dla kontrahenta

Istnieje możliwość ustawienia pewnych parametrów wykorzystywanych przy dopisywaniu nowego kontrahenta, co może znacznie ułatwić wykonywanie tej operacji. Każdy z operatorów posiada własne ustawienia.

Numer kontrahenta

Ustalenie metody numerowania kontrahentów. Możliwe warianty:

• pierwszy wolny
• następny

Poprawialny/niepoprawialny – określa czy operator będzie mógł poprawiać zaproponowany przez program numer kontrahenta.

Numer startowy – możemy określić od jakiego numeru będzie nadawany kontrahentowi numer startowy.

Format numeru kontrahenta – w przypadku ustawienia go jako numeryczny generowany będzie w zakresie 0-9. Po ustawieniu go jako znakowy generowany numer będzie w zakresie 0-9 i znaki ABCDEF. Zapis znakowy (szesnastkowy) pozwoli na rozszerzenie bieżącego zakresu numeracyjnego do 1048575 pozycji.

Kod, miasto

Umożliwia ustalenie domyślnego kodu pocztowego oraz miasta.

Limit kredytu

Umożliwia ustawienie domyślnego limitu kredytowego.

Format numeru telefonu/faxu

Umożliwia ustawienie domyślnego formatu telefonu i faksu.

Forma płatności

Umożliwia ustanowienia domyślnej formy płatności dla nowo tworzonych kartotek kontrahentów. Ustawiona forma płatności będzie przypisywać się  każdemu nowemu kontrahentowi (jeżeli nie zostanie włączona opcja “przenoszenie treści”).

Nazwa kontrahenta

Opcja Dowolna wielkość liter pozwala na pisanie zarówno dużymi jak i małymi literami. Opcja Wymuszaj duże litery w nazwie kontrahenta pozwala stosować tylko duże litery.

Kontrola NIP

możliwość ustawienia kontroli NIP na formularzu kontrahenta. Opcja posiada dwa statusy Aktywny i Nieaktywny. Przy statusie Nieaktywny, NIP nie jest sprawdzany.

Prefiks konta bankowego

Umożliwia zdefiniowanie prefiksu dla dodatkowego konta kontrahenta.

Załączniki

Opcja ta służy do dołączania plików zewnętrznych (grafik, pism, tabel) do kontrahenta. Mogą to być np. zeskanowane oryginały umów podpisanych z kontrahentem czy wzory podpisów jego pracowników.

Opcja jest dostępna również bezpośrednio na formularzu kontrahenta

Dodając nowy plik (opcja Dodaj) wskazujemy jego położenie na dysku wybierając przycisk .

Poniżej w polu Opis można dodać dowolny tekst opisujący zawartość pliku. Możliwe jest przeglądanie opisu załączników bez wchodzenia w edycję pozycji. Wystarczy kliknąć na pozycję i myszką najechać na Memo wtedy w oknie pojawi się opis załącznika.

Przycisk  służy do otwierania pliku domyślnym programem w systemie Windows, np.: pliki typu DOC otwierane Word’em, pliki XLS otwiera Excel, pliki JPG otwiera np. Corel.

Pliki skojarzone umieszczane są w katalogu danych firmy w podkatalogu “PLIKI_SK”.

Należy zachować szczególną ostrożność przy modyfikowaniu zawartości katalogu “PLIKI_SK” zewnętrznymi programami i narzędziami systemowymi gdyż istnieje możliwość utraty powiązania plików z pozycjami w tabelach programu.

Wyślij e-mail

Opcja ta umożliwia wysłanie korespondencji e-maila o jednej treści do przefiltrowanego przy pomocy znacznika, filtrów lub grupy z drzewa podzbioru kontrahentów.

Tabela ta zawiera zestawy rabatów zwane też cennikami.

W programie przyjęto rozwiązania rozpowszechnione we współczesnym handlu. Towar (usługa) posiada jedna cenę wyjściową, tzw. cenę katalogową ustaloną w tabeli Artykuły.

Omawiane tabele rabatów pozwalają różnicować ceny dla poszczególnych klientów zarówno poprzez stosowanie procentowych rabatów (lub zwyżek) jak i stałych, kontraktowych cen.

Każdy zestaw rabatowy możne posiadać okres obowiązywania. Również pozycje zestawu rabatowego mogą mieć zdefiniowany własny termin obowiązywania. Określenie terminu pozwala m.in. organizować w systemie akcje promocyjne.

Zestaw rabatowy w systemie może być prosty jak i złożony. Pierwszy  z nich polega na utworzeniu dla kontrahenta jednego zestawu rabatu z zaznaczeniem, iż jest zestawem priorytetowy. W tym przypadku program podczas rejestrowania dokumentu automatycznie udzieli rabatu na pozycje występujące w tym zestawie rabatowym.  Zestaw złożony rabatów umożliwia natomiast utworzenie dla kontrahenta wielu zestawów rabatowych, z których system wyszuka i zaproponuje najkorzystniejszą cenę dla kontrahenta.

Poniższe przykłady ilustrują zastosowania zestawu rabatów.

Przykład 1.

Sprzedaż prowadzona jest wyłącznie w cenach netto (hurtowych). Jednak obsługując również detalistów podwyższane są ceny wszystkich artykułów o 5%. W takim przypadku należy utworzyć jeden prosty zestaw rabatów:

Przykład 2.

Istnieje nieliczna grupa odbiorców, którym udzielane jest 7% rabatu na wszystkie towary oprócz grupy K – , na którą nie można udzielić rabatu większego niż 5% oraz oprócz towaru K – 04, dla którego można zastosować rabat w wysokości 10%. Wówczas zestaw rabatów będzie zawierać trzy pozycje:

Przykład 3.

Dla odbiorców hurtowych na towary z grupy H udzielane jest 5% rabatu, a na towary z grupy K – 7%. Towar K – 04 sprzedajemy tym kontrahentom po kontraktowej cenie 12 zł. Zestaw rabatów będzie zawierać trzy pozycje:

Zestaw rabatów – formularz

Dodając nowy zestaw rabatów (opcja Dodaj) pojawia się poniższy formularz.

Dane podstawowe

Nazwa
Unikalna nazwa zestawu rabatowego
Rabat w zależności od
Wybór, czy udzielany rabat będzie zależał od:

• symbolu artykułu,
• grupy artykułów

W przypadku zestawu rabatowego utworzonego w zależności od jednej cechy artykułu pozycjami mogą być: wszystkie artykuły, jeden artykuł jak również pozycje uwzględniające rabat w zależności od np. producenta towaru, cechy 1, cech 2 towaru lub dodatkowego pola stworzonego przez Użytkownika.
Obowiązuje od

Okres obowiązywania zestawu rabatowego. W ramach określonego w tym miejscu okresu obowiązywania całego zestawu rabatowego możliwe jest tworzenie pozycji zestawu, które będą posiadały swój własny termin obowiązywania. Najważniejszą datą dla systemu jest jednak termin określony dla całego zestawu rabatowego. Oznacza to, że tworzenie pozycji zestawu rabatowego ma sens jedynie z okresem krótszym od terminu ważności ustalonego dla całego zestawu rabatowego.

Pozycja zastawu rabatów

Rabat dla

Wybór, czy udzielany rabat będzie zależał od:

• wszystkich artykułów
• jednego artykułu
• artykułów o symbolu

Obowiązuje od

Okres obowiązywania rabatu dla pozycji zestawu rabatowego.

Cena

Określenie stałej ceny artykułu na poziomie ceny netto i ceny brutto. Pierwsza z nich użyta zostanie na dokumentach wystawionych w cenach netto, druga zaś na dokumentach zarejestrowanych w cenach brutto.

Rabat

Określenie rabatu procentowego.

Obowiązuje dla

Kontrahentów
Wybór kontrahenta lub kontrahentów, dla których obowiązywać ma zestaw rabatowy.

Grupy kontrahentów

Wybór grupy lub grup kontrahentów, których dotyczyć ma zestaw rabatowy.

Podczas rejestrowania dokumentów system proponuje najkorzystniejszą ceną towaru z zestawu rabatowego kontrahenta lub grupy, do której należy kontrahent. Np. w zestawie rabatowym X1 występuje  kamera Sony z rabatem 5%, a w zestawie X2 z rabatem 4%. Program wyliczy cenę uwzględniając rabat 5%. Program umożliwia jednak wskazanie konkretnego zestawu rabatowego dla kontrahenta. W tym celu w kartotece kontrahenta należy wybrać właściwy zestaw rabatowy i zaznaczyć opcję „priorytetowy”. Operacja ta spowoduje, iż tylko ten zestaw rabatowy uwzględniany będzie podczas rejestrowania dokumentów dla kontrahenta.

Tabela ta zawiera definicje funduszy promocji produktów rolno – spożywczych. Jest ona wypełniana automatycznie funduszami przewidzianymi w ustawie. Dla danego funduszu należy przypisać reprezentujący go podmiot, z którym będą prowadzone rozrachunki.

Na dokumentach FZ i KZ istnieje możliwość rozliczenia funduszy promocji produktów rolno – spożywczych. Po wprowadzeniu pozycji na dokumencie można rozliczyć fundusze poprzez opcję Zestawienia i inne operacje (F12) -> Rozlicz fundusze promocji produktów rolno – spożywczych. Formularz rozliczeń umożliwia automatyczne rozliczenie funduszy zgodnie z artykułami na pozycjach dokumentów (przycisk „Rozlicz automatycznie) lub ręczne wprowadzenie poszczególnych funduszy i kwot rozliczeń. Rozliczenia z funduszami przenosi się na rozrachunki przyciskiem „Generuj dokumenty IZ” (lub IN jeżeli dokumentem jest KZ).

Aby umożliwić automatyczne rozliczenie funduszy na dokumencie zakupu, należy w kartotece wybranych artykułów wskazać fundusz, któremu podlegają (zakładka „Dane dodatkowe”).

Przy wystawianiu dokumentu FZ w opcji „Zestawienia i inne operacje” (F12) dostępne jest zestawienie rozliczeń z funduszami.

Tabela ta zawiera definicje państw.

Przypisanie kontrahenta do danego państwa (jeżeli posiadamy kontrahentów z różnych krajów) pomaga zestawiać różne informacje na temat kontrahentów z jednego lub kilku państw. W tabeli występuje znacznik dotyczący Unii Europejskiej. Zaznaczenie go powoduje, iż dane państwo pojawi się na liście państw „unijnych”, która przywoła się podczas rejestrowania kontrahenta pochodzącego z obszaru Unii Europejskiej.

Tabela ta zawiera definicje województw.

Przypisanie kontrahenta do danego województwa pomaga zestawiać różne informacje na temat kontrahentów z jednego lub kilku województw.

Pracownik może występować jako podmiot na dokumentach:

• inna należność (IN)
• inne zobowiązanie (IZ)
• dowodach kasowych i bankowych (KP, KW, BP, BW)
• dokumentach rozliczeniach (RO)
• fakturach zakupu rozliczonych z zaliczki
• na poleceniach przelewów
• umowach o pracę lub cywilnoprawnych
• listach płac z umów o pracę oraz cywilnoprawnych

Ta sama kartoteka wraz z informacjami kadrowymi o pracowniku dostępna jest również w module Kadry i Płace.

Pracownik – formularz

Dodając nowego pracownika (opcja Dodaj) pojawia się poniższy formularz.

Pola opisujące pracownika rozmieszczone są na dwóch głównych zakładkach: Dane podstawowe, Dane dodatkowe. Dodatkowo istnieją zakładki : Wydział, Grupy.

Poniżej omówione zostały niektóre charakterystyczne pola.

W celu ograniczenia informacji wyświetlanych na listach pracowników, do danych aktualnie wykorzystywanych w programie, istnieje w systemie możliwość przydzielenia pracownikowi statusu aktywny/nieaktywny. Pracownik, który nie będzie miał statusu „Aktywny”, nie będzie pojawiał się podczas tworzenia dokumentów na liście pracowników.

Dane podstawowe pracownika

Numer

Symbol pracownika składa się z litery P i pięciocyfrowej liczby. Pole wymagane.

System nadaje automatycznie numery pracownikom zostawiając Użytkownikowi możliwość  ich modyfikacji.

Imiona, Nazwisko, Płeć

Imiona i nazwisko pracownika.

Płeć (K – kobieta, M – mężczyzna) jest proponowana automatycznie przez program.

Wykształcenie

Wybór z listy.

Kody wykształcenia są zgodne z kodami używanymi w dokumentach ubezpieczeniowych. Lista wykształceń można edytować w opcji Kadry i Płace -> Słowniki.

Dane dodatkowe pracownika

Bank – Nazwa, Konto

Nazwa banku i numer konta pracownika

Urząd skarbowy

Wybór urzędu z listy, dla deklaracji PIT4.

Oddział NFZ

Wybór NFZ z listy. Listę tę można edytować w opcji Kadry i Płace -> Słownik. Określenie kasy pozwoli na automatyczne przeniesienie informacji do formularzy zgłoszeniowych ZUS.

Dokument tożsamości

Rodzaj dokumentu (1 – dowód osobisty, 2 – paszport) i jego numer. Informacja potrzebna do wygenerowania dokumentów zgłoszeniowych ZUS.

Uwagi
Dowolnej długości opis.

Operacje dla tablicy Pracownicy

Opcja Operacje dla tabeli Pracownicy zawiera listę informacji dotyczących danego klienta.

Korzystając z tej opcji można wykonać następujące operacje:

• Stan rozrachunków
• Historia rozrachunków
• Przebieg zatrudnienia
• Załączniki
• Przydziel pracowników do grupy
• Przydziel pracowników do struktury firmy

Stan / Historia rozrachunków

Dwie pierwsze opcje: Stan rozrachunków i Historia rozrachunków działają analogicznie jak dla kontrahenta.

• patrz rozdział Kartoteki -> Kontrahenci -> Operacje dla tabeli Kontrahenci

Przebieg zatrudnienia

Opcja ta zawiera informacje o przebiegu zatrudnienia pracownika, pobierane z modułu Kadry i Płace (okres zatrudnienia, stanowisko, wymiar czasu pracy, wynagrodzenie itp.).

Załączniki

Opcja ta umożliwia podpięcie pod kartotekę pracownika związanych z nim dokumentów takich jak: dokument ukończenia szkolenia BHP, badania lekarskie, dokument tożsamości pracownika itp. Załącznikami mogą być pliki graficzne, programu Word i Excel.

Przydziel pracowników do grupy

Opcja umożliwia przypisanie pracownika do danej grupy

Przydziel pracowników do struktury firmy

Możliwość podpięcia pracownika do struktury firmy.

Zawiera dane osobowe współwłaścicieli oraz informacje o procentowym udziale w zysku. Dane te pozwalają na sporządzenie deklaracji PIT-5.

Właściciele mogą wystąpić na dokumentach typu:

• inna należność (IN)
• inne zobowiązanie (IZ)
• dowodach kasowych i bankowych (KP, KW, BP, BW)
• dokumentach rozliczeniowych (RO)
• fakturach zakupu jako podmiot jako podmiot dla rozrachunków

Właściciele – formularz

Dodając nowego właściciela (opcja Dodaj) pojawia się poniższy formularz.

Zawarte na dwóch zakładach pola są identyczne jak na formularzu pracownika.

Dodatkowo pojawia się tu pole Udział [%] oznaczające procentowy udział właściciela w zysku firmy.

Na formularzu tym znajduje się również przycisk PIT-5 pozwalający, jak już wspomniano na sporządzenie dla właściciela deklaracji PIT-5 na podstawie danych z Księgi Handlowej (KH) lub Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR).

Tabela ta zawiera dane na temat urzędów, czyli podmiotów rozliczeń publiczno- prawnych takich jak:

• Urzędy skarbowe
• Urzędy celne
• ZUS itp.

Urzędy mogą być użyte jako pomioty na dokumentach typu:

• inna należność (IN)
• inne zobowiązanie (IZ)
• dowodach kasowych i bankowych (KP, KW, BP, BW)
• dokumentach rozliczeniowych (RO)
• fakturach zakupu jako podmiot jako podmiot dla rozrachunków
• na poleceniach przelewu.

Na formularzu kontrahenta znajdują się między innymi takie pola jak:

symbol (składa się z litery U i pięciocyfrowej liczby), skrót nazwy (dla szybkiego wyszukiwania np. US), pełna nazwa urzędu, dane teleadresowe. Dostępne są tu również bank i numer konta dla poleceń przelewu. Ponieważ urzędy posiadają różne numery rachunków bankowych dla różnych rozliczeń (np. inne konto ma urząd skarbowy dla VAT-7 a inne dla PIT-4), dlatego niektóre urzędy należy wpisać w kilku pozycjach w skrócie podając rodzaj rozliczenia, tak jak to widać na ekranie powyżej.

W opcji Operacje dostępne są dwie opcje Stan rozrachunków i Historia rozrachunków, które działają analogicznie jak dla kontrahenta.

• Patrz rozdział Kartoteki -> Kontrahenci -> Operacje dla tabeli Kontrahenci

Niektóre dokumenty posiadają w nagłówku podmiot o ściśle określonym typie, np. faktury – kontrahenta. Jednakże na niektórych dokumentach podmiot nie jest jasno określony, np. na KP/KW podmiotem może być kontrahent, pracownik, właściciel itd. Dodatkowo istnieje tabela Inne podmioty, która umożliwia wystawienie dokumentu dla podmiotu, którego nie da się określić precyzyjnie jako kontrahent, urząd czy pracownik.

Przykład

Podczas przekazywania gotówki z kasy pomocniczej do głównej lub do banku wystawiamy KW. Podmiotem dla takiego KW powinien być Inny podmiot o nazwie Przepływ gotówki lub Pieniądze w drodze.

W opcji Operacje dostępne są dwie opcje Stan rozrachunków i Historia rozrachunków, które działają analogicznie jak dla kontrahenta.

• Patrz rozdział Kartoteki -> Kontrahenci -> Operacje dla tabeli Kontrahenci

Tabela ta zawiera definicje form płatności.

Symbol………………………… unikalny 3 znakowy symbol formy płatności

Nazwa………………………….. nazwa formy płatności

Liczba dni odroczenia… liczba dni, o jaką płatność zostanie odroczona

Płatność przez bank……. Jeśli na fakturze sprzedaży użyjemy formy płatności oznaczonej jako „Płatność przez bank”, to program pozwoli wskazać konkretny rachunek. Opcja użyteczna wtedy, kiedy posiadamy więcej rachunków bankowych.

Bez kontroli zadłużenia

i limitu kredytu…………Możliwość utworzenia dodatkowej formy płatności, które nie będzie podlegała kontroli limitu i zadłużenia.

Dostępna dla sprzedaży

detalicznej………………Możliwość ustawienia danej formy płatności dla sprzedaży detalicznej

System umożliwia kart płatniczych, jako trzeciej, dedykowanej, możliwej do wykorzystania formy płatności. Dzięki temu system umożliwia obsługę sytuacji kiedy klient  płaci jednocześnie przelewem jak i kartą płatniczą.

W związku z wprowadzeniem tej funkcjonalności, w menu pojawiła się tabela ze zdefiniowanymi w systemie kartami płatniczymi.

• Karty płatnicze na dokumentach

Karty płatnicze są identyfikowane w systemie przez swoje ID (niewidoczne dla użytkownika), posiadają:

• nazwę karty,
• podmiot, z którym będą rozliczane (możliwy będzie brak rozliczania płatności kartą)
• pole kiedy będzie dokonane rozliczenie kartą, potrzebne do wyliczenia terminu płatności.

W przypadku płatności kartą, na dokumencie rejestrowana jest kwota płatności w PLN i walucie (jeżeli dokument jest wystawiany w walucie) oraz ID karty płatniczej. Na rozrachunkach dokument znajdzie sie w dwóch pozycjach:

• rozrachunki z podmiotem podanym w definicji typu karty (lub wskazanym na formularzu płatności) – kwota płatności kartą,
• rozrachunki z podmiotem dokumentu (lub wskazanym na formularzu płatności) – kwota dokumentu pomniejszona o płatność gotówką i kartą płatniczą.

Płatność kartą jest traktowana jako „pewna”, tzn. nie jest uwzględniana przy obliczaniu zadłużenia kontrahenta, analogicznie do formy płatności z zaznaczoną opcją „bez kontroli zadłużenia i limitu kredytu”.

Płatność kartą została dodana na formularzu płatności do dokumentu, analogicznie do gotówki w kasie.

Dodatkowo obok pól z kwotami można wybrać jedną ze zdefiniowanych wcześniej kart płatniczych, co umożliwia odpowiednie obsłużenie rozrachunków.

• Karta płatnicza a odroczone płatności

Ta forma płatności umożliwia zapłacenie kartą za dokumenty z płatnością odroczoną. W przypadku. Kiedy klient chce zapłacić za swoje należności kartą płatniczą, a dokument był wystawiony na przelew, będziemy się posługiwać dokumentem RO, który z tego powodu został dodatkowo zdefiniowany.

I tak w konfiguracji tego dokumentu dodano następujące opcje:

• Domyślna forma płatności
• Przenosić dokument na rozrachunki Tak/Nie
• Czy pytać czy przenieść na rorachunki Tak/Nie (opcja pojawi się tylko wtedy, gdy w poprzedniej wybierzemy Tak).

Jeżeli jako domyślną formę płatności wybierzemy jakąkolwiek kartę płatniczą, dodatkowo pojawią się dwie nowe opcje z możliwością skonfigurowania kont, na które będzie księgowany dokument RO.

Konta mają mieć możliwość skonfigurowania w taki sposób, że:

• I konto pobiera kwotę RO i umożliwia zaksięgowanie tej kwoty na wskazane w konfiguracji konto z kartoteką kontrahenta, na którego jest wystawiane RO w nagłówku, Stronę (WN, MA) można samemu określić,
• II konto pobiera kwotę RO i umożliwia zaksięgowanie tej kwoty na wskazane w konfiguracji konto z kartoteką kontrahenta, którym ocechowana jest forma płatności, będąca pod klawiszem płatność (będzie to centrum rozliczeniowe kart płatniczych, np. POLCARD). Stronę (WN, MA) można samemu określić.

• Księgowanie dokumentów z uwzględnieniem kart płatniczych

Patrz Podręcznik Księga Handlowa

Mianem dokumentów sprzedaży (F) określa się:

• Faktury VAT
• Paragony
• Faktury eksportowe
• Rachunki zwykłe (noty handlowe)
• Faktury dla paragonu
• Faktury do wielu paragonów
• Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
• Wewnątrzwspólnotowa dostawa usług
• Faktury wewnętrzne

Podział dokumentów sprzedaży dokonuje się w opcji Definicje dokumentów. Program zakłada domyślnie dwa rejestry sprzedaży nazywając je kolejno:

• F /1 – Faktury VAT
• F /2 – Paragony

 ⇒ Praktyczne przykłady innej definicji rejestrów sprzedaży patrz rozdział Wdrożenie.

Dokument sprzedaży – formularz

Dodając nowy dokument sprzedaży pojawia się poniższy formularz.

⇒ patrz Podręcznik Opis Systemu -> rozdział Dokumenty –> Tworzenie nowego dokumentu

Dane nagłówkowe charakterystyczne dla dokumentu sprzedaży

Przycisk Pozostałe dane na dokumencie sprzedaży zawiera następujące pola:

Data sprzedaży
Data dokonania sprzedaży domyślnie jest ustawiana jako data wystawiania dokumentu.

Rodzaj sprzedaży
Określamy tu czy sprzedaż ma następować:

– z wydaniem
– bez wydania

Pole to jest blokowane po przejściu do tabeli pozycji dokumentu. Jeżeli źle wybrałeś ten selektor musisz porzucić edycję lub usunąć dokument i wprowadzić go jeszcze raz.

Sprzedaż z wydaniem ma miejsce wtedy, kiedy sprzedajesz towar i jednocześnie wydajesz go z magazynu. Faktura jest w tym przypadku także dokumentem rozchodowym, tj. powodującym rozchód towaru z magazynu.

Sprzedaż towaru bez wydania ma miejsce wtedy, kiedy fakturowanie następuje po lub przed wydaniem towaru dokumentami WZ. Jeśli w firmie nie występuje taki sposób sprzedaży, to w definicji rejestru należy ustawić ten parametr oraz datę sprzedaży jako niepoprawialne. Dzięki temu przyspieszysz wystawianie faktur.

Ujemne stany magazynowe.

Zaznaczenie tej opcji pozwala na sprzedaż (dodanie) pozycji z ilością większą od bieżącego stanu magazynu. W przypadku zwiększenia ilości, jeżeli przekroczy ona stan magazynowy, program postara się wyszukać pozycję nierozchodową, odpowiadającą danej pozycji. Jeżeli znajdzie – poprawi ilość pozycji nierozchodowej. Jeżeli nie – doda taką pozycję. Ilości pozycji nierozchodowych na fakturze z wydaniem są pisane czerwoną czcionką na fabrycznym widoku pozycji faktury.

Rozliczenie zaliczek
Znacznik Rozliczenie zaliczek stosujemy przy tworzeniu faktury rozliczającej zaliczki. Zaznaczenie znacznika pozwoli nam przywołać zamówienie na podstawie, którego powstały faktury zaliczkowe oraz tworzona faktura rozliczająca.

Waluta i kurs – danej transakcji

Pole to podlega zasadzie blokowania po przejściu do tabeli pozycji dokumentu.

Poziom cen
W polu tym pojawia się opcja umożliwiająca wybór poziomu cen dla danego dokumentu. Zawiera ona poziomy cen bazowych dostępne w danym magazynie oraz podstawowy poziom cen bazowych. Tylko operatorzy posiadający uprawnienia „Może zmieniać ceny sprzedaży” mogą zmienić poziom cen dodatkowych.

Wybór domyślnego poziomu cen na dokumencie odbywa się zgodnie z następującymi zasadami:

• w pierwszej kolejności wybrany zostanie poziom przypisany kontrahentowi
• jeżeli kontrahent nie ma przypisanego domyślnego poziomu cen, zostanie wybrany podstawowy poziom cen towaru pobrany z tabeli Artykuły.
  
  Rodzaj cenyOpcja wyboru rodzaju ceny:
  • wg ceny netto
  • wg ceny brutto
  • wg ceny zakupu

  Przeważnie sprzedaż z jednego rejestru prowadzi się w jednej określonej cenie np. faktury VAT wyłączne w cenie netto, a paragony w cenie brutto. W definicji rejestru należy właściwie określić rodzaj ceny oraz nadać mu atrybut niepoprawialny.

  Pole to podlega zasadzie blokowania po przejściu do tabeli pozycji dokumentu.

  Zestaw rabatów
  W polu tym pojawia się zestaw rabatowy przypisany kontrahentowi. Istnieje możliwość zmiany domyślnego zestawu. Zmiana ta będzie dotyczyła tylko aktualnie wystawianego dokumentu.

  Pole podlega zasadzie blokowania po przejściu do tabeli pozycji dokumentu.

  Sposób odbioru
  Pole umożliwia wskazanie sposobu odbioru towaru. Opcja ta jest wartością słownikową i możliwe jest definiowanie przez użytkownika własnego słownika odbioru.

  Przycisk   umożliwia poprawę oraz usuwanie pozycji słownika.
  

  ⇒ patrz Podręcznik Podstawowy Część I -> rozdział Sprzedaż –> Dowóz towarów do klienta

Handlowcy
Selektor ten zawiera listę handlowców (pracowników) zdefiniowanych w opcji Kartoteki -> Pracownicy. Jeśli prowadzisz sprzedaż poprzez handlowców, to każdej fakturze można przypisać odpowiednią osobę. Na liście pracowników, która jest wyświetlana przy próbie podpięcia handlowca, znajdują się tylko ci pracownicy, którzy mają uaktywniony w kartotece znacznik Handlowiec. Pozostali pracownicy nie będący handlowcami nie są widoczni na liście.  Wstępnie handlowiec jest proponowany z danych kontrahenta. Informacja ta może być użyta w trakcie filtrowania oraz w analizie sprzedaży. Ponadto informacja o handlowcu trafia do rozrachunków.

Pole podlega zasadzie blokowania po przejściu do tabeli pozycji dokumentu.

Odbiorca
Jeżeli kontrahent posiada kilka oddziałów, uaktywnia się możliwość wyboru oddziału, który będzie odbiorcą artykułu.

Pole podlega zasadzie blokowania po przejściu do tabeli pozycji dokumentu.

Trasa
Trasa jest wstępnie pobrana z danych klienta. Opcja potrzebna przy planowaniu dowozu towaru do klienta

⇒ patrz Podręcznik Podstawowy Część I -> rozdział Sprzedaż –> Dowóz towarów do klienta

Do pozycji zlecenia produkcyjnego
Wypełnione pole świadczy o realizowaniu wybranej pozycji zlecenia produkcyjnego.

Pozycje dokumentu sprzedaży

Zamienniki
Funkcja ta umożliwia zamianę wybranego towaru na jego zamiennik zdefiniowany w kartotece towaru.

Ilość
Po właściwym wybraniu artykułu kursor ustawia się w polu Ilość. Towar może mieć zadeklarowaną ilość jednostek w opakowaniu podstawowym. W takim przypadku dostępne są właściwe pola. Sprzedając na przykład 25 szt. towaru pakowanego po 12 szt. można wpisać zarówno 25 w pole ilość, jak i 2 opakowania i 1 szt. Program przelicza automatycznie jednostki na opakowania i odwrotnie.

Cena, rabat i rabat systemowy
Program pobiera cenę artykułu z pola cena netto lub cena brutto (wg ustawień w definicji dokumentu) z poziomu cen bazowych wybranych dla nagłówka dokumentu. Ponadto dokonuje automatycznego naliczenia rabatu wg tabeli przypisanej danemu kontrahentowi. Operator ma możliwość zmiany poziomu cen bazowych (wybór jest taki sam jak dla nagłówka dokumentu), ale musi posiadać uprawnienia: „Może zmieniać ceny sprzedaży”

Jeśli operator nie ma prawa zmiany cen sprzedaży, to pola Cena Rabat oraz Rabat syst. są dla niego niedostępne. W przeciwnym razie będzie mógł nadać żądany rabat dla pozycji. Wartość tego rabatu wprowadzana jest w polu Rabat.

Natomiast pole Rabat syst. zawiera rabat wynikający z zestawu rabatów i jest nieedytowalne. Obok niego są przyciski służące do jego wyzerowania  i przywracania poprzedniej wartości  . Przywrócenie poprzedniej wartości będzie możliwe do momentu zamknięcia formularza (zapisania danych). Natomiast przycisk przywracania nie oblicza rabatów na nowo, lecz wpisuje do pola starą wartość.

Rabat udzielony przez program jest zapisywany w tabeli POZ_DOK w polu PROC_RAB, rabat udzielony przez operatora zostanie zapisany w tabeli POZ_DOK w polu RABAT_OPE.

Można również wpisać cenę „z palca”, a program policzy rabat. Wpisanie nowej ceny przez operatora spowoduje wyzerowanie rabatu udzielonego przez program i obliczenie nowej wartości rabatu udzielonego przez operatora. Jeśli wpisana cena spadnie poniżej ceny minimalnej, bądź ostatniej ceny zakupu, program ostrzeże nas o tym, wyświetlając stosowny komunikat.

Rabat wynikowy powstanie ze złożenia lub dodania rabatu wyliczonego przez system i rabatu udzielonego przez operatora. Konfiguracja, w jaki sposób zostanie obliczony rabat wynikowy, znajduje się w ustawieniach globalnych.

Przykład 1.

Załóżmy, że program zaproponował rabat 5%, a użytkownik dopisał jeszcze 2%. Cena nominalna towaru wynosiła 100 zł.

Cena po rabacie obliczona w efekcie złożenia rabatów:
cena = (100 zł * (1 – 0.05)) * (1 – 0.02) = 93.10 zł
Cena po rabacie obliczona w efekcie dodania rabatów:
 Cena = 100 zł * (1 – (0.05 + 0.02)) = 93 zł

W przypadku wersji niższych niż 3.08, gdy cena zostanie zaproponowana przez program w wyniku zastosowania cennika indywidualnego, stałej ceny z zestawu rabatów lub promocji, wartość tej ceny zostanie zapisana jako cena nominalna (do tej pory cena nominalna pozostawała bez zmian i obliczany był rabat).

W momencie, gdy wyliczona cena, gdy jest niższa od ceny minimalnej przypisanej do danego artykułu, to system wówczas:

– wyrówna do tego poziomu, jeżeli operator nie posiada uprawnień do sprzedaży poniżej ceny minimalnej,

– wyświetli formularz autoryzacji, jeżeli operator posiada uprawnienia do sprzedaży poniżej ceny minimalnej, po uzupełnieniu którego ceny zostaną na ustalonym przez użytkownika poziomie. Autoryzacja może być na jedną pozycję lub na cały dokument.

Kalkulator jednostek miar

Kalkulator jednostek miar jest narzędziem pomocniczym do przeliczania ilości z jednostek dodatkowych do jednostki podstawowej.

Okno zawiera listę dodatkowych jednostek miar dla danego artykułu wraz z przelicznikiem do jednostki podstawowej.

W polu ILOŚĆ wpisujemy ilość w jednostkach dodatkowych, natomiast przeliczoną i zsumowaną ilość w jednostkach magazynowych, otrzymujemy w polu Razem w jednostkach magazynowych.

Kalkulator wyposażony jest również w mechanizm, umożliwiający najkorzystniejsze rozłożenie  jednostki podstawowej na jednostki pozostałe. Wpisujemy wtedy ilość w polu Razem w jednostkach magazynowych, wciskamy opcję Rozłóż najkorzystniej i program rozkłada na m ilości na poszczególne jednostki dodatkowe.

Pozostałą ilość, której nie udało się rozłożyć, widzimy w polu Reszta w jednostkach magazynowych. Np. klient chce kupić pewną ilość artykułu w jednostce podstawowej. Artykuł mamy pakowany np. w kartony i palety. Wpisujemy tą ilość w pole Razem w jednostkach magazynowych, rozkładamy najkorzystniej i mamy podaną informację ile musimy wydać mu palet, kartonów i sztuk luzem.

Kalkulator zawiera również kontrolę ilości rozchodów, dotyczącą dokumentów MM. Służą do tego pola:

Nie więcej niż pokazuje nam największą ilość, jaką możemy rozdysponować i dotyczy wszystkich dokumentów.

Nie mniej niż dotyczy przede wszystkim dokumentów MM i pokazuje ilość minimalną, jaką mamy do rozdysponowania. Dotyczy przede wszystkim artykułów, na które została dokonana rezerwacja z danej MM. Nie możemy, edytując dokument MM, zmniejszyć rozchodu poniżej rezerwacji oraz tego co już zostało sprzedane. Na pozostałych dokumentach będzie pokazywana wartość 0.

Kalkulacja ceny

Przycisk ten umożliwia dodatkowe skalkulowanie ceny sprzedaży dla aktualnej transakcji. Można tu ustalić cenę sprzedaży na podstawie ostatniej ceny zakupu powiększonej o koszt jednostkowy oraz procentowy narzut oraz marżę.

Dodatkowy opis
Dowolny tekst np. numer fabryczny, który zostanie zapamiętany przy pozycji i może zostać umieszczony na wydruku.

Przycisk Następny kończy dodawanie bieżącego artykułu i pozwala na dodanie kolejnego.

Przycisk OK zamyka formularz dodając bieżący artykuł do faktury.

Jeżeli dokument jest rozchodowy, to po wybraniu przycisku Następny lub OK realizowany jest rozchód towaru z bieżącego magazynu.

Przycisk Wróć przerywa dodawanie pozycji. 

Operacje dla formularza Dokumenty sprzedaży

 Pozycje dokumentu sprzedaży mogą być automatycznie pobrane (opcja  Operacje):

• ze schowka (Pobierz dokument ze schowka)

⇒ patrz Podręcznik Opis systemu -> rozdział Dokumenty – Schowek dokumentów

• z innego dokumentu pochodzącego z programu
• z kolektora danych (Pobierz dane z kolektora)

⇒ patrz Podręcznik Opis systemu ->rozdział Współpraca z urządzeniami zewnętrznymi – Kolektory danych

• z dokumentu WZ (Przywołaj niewyfakturowane WZ)

⇒ patrz Podręcznik Podstawowy Część I -> rozdział Sprzedaż – Wyfakturowanie wydań)

• z Zamówienia od klienta (Przywołaj niezrealizowane zamówienia)

⇒ patrz Podręcznik Podstawowy Część I -> rozdział Sprzedaż – Realizacja zamówienia

W opcji Operacje znajdziesz również następujące funkcje:

Popraw artykuł
umożliwia poprawienie definicji (symbol, nazwy itp.) wskazanego na dokumencie artykułu.

Usuń pozycje z ilością 0
usuwa z dokumentu wszystkie pozycje z ilością 0. Funkcja pomocna, gdy korzystasz z realizacji zamówień a w trakcie realizacji nie udało się dokonać rozchodu.

Rabat na wybrane pozycje
Umożliwia wpisanie dodatkowego rabatu dla wybranych pozycji dokumentu.

Generuj dokument WZ
Umożliwia wygenerowanie dokumentu WZ z faktury bez wydania. Generowany jest jeden dokument WZ, posiadający pozycje jak faktura bez wydania i oba dokumenty są rozliczane.

Generuj korektę
Korektę możemy wygenerować do zaznaczonych pozycji faktury. Po wybraniu opcji Generuj korektę wybieramy tytuł korekty (podwyższenie, obniżenie ceny lub zwrot towaru) oraz w przypadku korekty ceny, wartość procentową o jaką mają być, zaznaczone pozycje skorygowane. W przypadku korekty ilości korygowane jest 100%. Po zatwierdzeniu pozycje zostaną przeniesione na korektę.

Osoba upoważniona
Imię i nazwisko osoby upoważnionej do przyjmowania dokumentu VAT. Dane wpisane w to pole w trakcie wystawiania faktury zostaną automatycznie dodane do kartoteki Kontrahenta (zakładka Osoby). Możemy również wskazać osobę upoważnioną z listy osób, jakie znajdują się w kartotece Kontrahenta.

Płatność

W oknie tym można udzielić rabatu procentowego dla całej faktury. Program przelicza ponownie wszystkie ceny przy poszczególnych pozycjach faktury.

Rabat końcowy, tak jak i rabaty na pozycjach, podlega wybranemu sposobowi łączenia rabatów (składanie lub sumowanie).

Może go edytować operator, posiadający uprawnienia do zmiany ceny. Rabat jest zapisywany w tabeli NAGL_DOK w polu RABAT_DOD.

Wybiera się tu również płatność kartą płatniczą. Formę płatności określa termin zapłaty poprzez podanie ilości dni lub konkretnej daty, wskazuje rachunek, na który ma być dokonana wpłata oraz ustala, z kim ma być dokument rozliczony.

System dostarcza następujących sposobów rozliczania z:

• kontrahentem (tak zdarza się jeśli np. przy zakupie dostawca daje dyspozycję zapłaty na konto innego podmiotu w związku ze wzajemnymi z nim rozrachunkami)
• pracownikiem (w ten sposób rozlicza się głównie faktury kosztowe z zaliczki pracownika)
• urzędem
• innym podmiotem
• właścicielem

Istnieje możliwości wyboru dwóch form płatności. Umożliwiono zapłatę części dokumentu gotówką (opcja Zapłata gotówką w kasie) oraz wskazanie dla pozostałej do rozliczenia kwoty drugiej formy płatności (np. przelew, karta płatnicza). Jednocześnie można rozliczyć przedpłatę. W przypadku rozliczenia przedpłat wskazuje się z listy przedpłaty, które z danym dokumentem należy rozliczyć.

Zapłata kartą płatniczą traktowana jako „pewna”, tzn. nie jest uwzględniana przy obliczaniu zadłużenia kontrahenta, analogicznie do formy płatności z zaznaczoną opcją „bez kontroli zadłużenia i limitu kredytu”.

Przykład

Kontrahent wpłacił zaliczkę w wysokości 100 zł (dokument KP). Zakupiony towar opiewa na kwotę 2350zł brutto. Klient do kasy wpłaca gotówkę w wysokości 900 zł. Na pozostałą kwotę otrzymuje przelew. Sprzedawca rejestrując sprzedaż towaru na kwotę 2350 zł w opcji „Płatność” podaje w  polu „Zapłata gotówką w kasie” – 900 zł, a w opcji „Rozliczenie przedpłat” rozlicza przedpłatę wskazując dokument KP (100 zł). Program wyliczy wówczas różnicę, jaka pozostaje kontrahentowi do zapłaty przelewem tj. 1350 zł. Jeżeli kontrahent nie miał przypisanej formy płatności „przelew”, wówczas sprzedawcy pozostaje wskazać właściwą formę płatności i bank. Kwota zapłaconej gotówki (900 zł) trafia bezpośrednio do raportu kasowego, a kwota 1350 zł przechodzi na rozrachunki z kontrahentem.

Karty płatnicze, jak i pozostałe formy płatności definiujemy w Podstawowych tabelach w systemie. Są to odpowiednio opcje Karty Płatnicze i Formy Płatności.

Formami płatności mogą być np.:

–              P14 – przelew 14 dni
–              O7  – płatność odroczona o 7 dni itp.

W przypadku, gdy kontrahent ma przypisaną formę płatności, jest ona proponowana dla wszystkich jego faktur.

W kartotece Kontrahenta, w danych dodatkowych ustala się czy klient płaci gotówką w kasie czy też otrzymuje inną formę płatności np. przelew. Ustalona forma płatności proponuje się na dokumentach rozrachunkowych.

Jeśli wybrano formę płatności, oznaczoną w definicji jako “zapłata przez bank” to uaktywni się selektor z rachunkami bankowymi. Zostanie zaproponowany rachunek oznaczony w definicji jako “Domyślny”, lub pierwszy z listy, jeśli nie zdefiniowano rachunku domyślnego.

Warto zajrzeć do aktualnego Stanu rozrachunków szczególnie, gdy mamy podjąć decyzję o wydłużeniu płatności lub udzieleniu rabatu.

Może zdarzyć się taka sytuacja, że klient chce zapłacić za swoje należności kartą płatniczą, a dokument był wystawiony z formą płatności przelew. W tym przypadku będziemy się posługiwać dokumentem RO odpowiednio skonfigurowanym do tego celu.

⇒  patrz rozdział Rozrachunki -> Dokumenty rozliczeniowe

Można udzielić rabatu w zależności od formy płatności. Powiązanie rabatu z formą płatności można wykonać w kartotece Kontrahentów. Umożliwia to automatyczne nadanie kontrahentowi rabatu liczonego od całości faktury, np. za płatność gotówką rabat 2%.

Rabat od formy płatności jest zapisany w polu Rabat_FPL w tabeli NAGL_DOK i nie podlega edycji. Operator może usunąć i przywrócić rabat od formy płatności, na podobnych zasadach, jak w przypadku pozycji dokumentów. Na formularzu, obok pola zawierającego rabat od formy płatności, znajdują się przyciski, służące do zerowania i przywracania rabatu.

Generuj KP
Przycisk ten umożliwia wygenerowanie dokumentu KP, rozliczającego bieżący dokument. Po wygenerowaniu dokument kasowy zostanie otworzony w trybie edycji, okno płatności zostanie zamknięte i oryginalny dokument przejdzie w tryb „Pokaż”.

Wydruk fiskalny
Przycisk ten jest dostępny wtedy, kiedy dany rejestr sprzedaży jest zdefiniowany jako Fiskalny.

Dokument wydrukowany na drukarce fiskalnej staje się niemodyfikowalny. Jedynie administrator ma prawo modyfikacji, ale jest ostrzegany odpowiednim komunikatem. Ponowny wydruk dokumentu jest możliwy jedynie po autoryzacji.

Drukuj
Wydruk dokumentu na zwykłej drukarce. Pamiętaj, że dokumenty wydrukowane fiskalnie możesz wydrukować ponownie na zwykłej drukarce.

Przegląd / poprawianie / usuwanie dokumentu sprzedaży

Aby poprawić lub tylko przejrzeć dokument należy go odnaleźć w tabeli i użyć opcji Popraw. Przy poprawianiu dokumentu obowiązują ogólne zasady opisane w rozdziale Dokumenty.

Aby usunąć dokument należy go odnaleźć w tabeli i użyć opcji  Usuń.

⇒  Patrz rozdział Dokumenty -> Poprawianie / Usuwanie dokumentu

Usprawnienie sprzedaży

Usprawnienie sprzedaży to przede wszystkim automatyzacja procesu sprzedaży, mająca na celu skrócenie czasu pracy. Opcja szczególnie przydatna w firmach obsługujących głównie klienta detalicznego. Kolejną korzyścią płynącą z tego rozwiązania jest zmniejszenie ilości czynności wykonywanych przez operatora w procesie sprzedaży oraz usprawnienie obsługi poprzez czytnik kodów kreskowych.

Funkcjonalność tą konfigurujemy w definicji rejestru faktur sprzedaży – opcja Ułatwienia w sprzedaży.

Umożliwia ona ustalenie, w jaki sposób zachowa się program podczas dodawania pozycji. Zaznaczenie opcji Przy dodaniu nowego artykułu proponuj ilość 1 spowoduje automatyczne wpisanie przez program wartości 1.000 do pola wprowadzania ilości (wyjątkiem jest pobranie ilości z kodu wagowego).

Pozostałe opcje umożliwiają konfigurację zachowania się programu przy próbie ponownego dodania artykułu, który już znajduje się na dokumencie. Do wyboru są następujące możliwości:

• Zapytaj.
• Przejdź w tryb poprawiania pozycji.
• Zwiększ ilość o 1.
• Dodaj nową pozycję z ilością 0.
• Dodaj nową pozycję z ilością 1.

Dla ostatnich 3 punktów wyjątek stanowi wybranie artykułu za pomocą kodu wagowego. W tym przypadku albo ilość na istniejącej pozycji zostanie zwiększona o pobraną z kodu, albo zostanie dodana pozycja z pobraną ilością. Dla czytników nie posiadających możliwości programowania przy opcjach „Zwiększ ilość o 1” oraz „Dodaj nową pozycję z ilością 1” dodatkowo dostępna jest opcja umożliwiająca, po dodaniu artykułu, przejście do następnej pozycji.

Program umożliwia wystawianie faktur uproszczonych. Zgodnie z przepisami zawartymi w unijnej dyrektywie dotyczącej VAT, do polskiego prawa podatkowego, wprowadzono zasadę wystawiania takich dokumentów, gdy kwota faktury nie przekracza 100 euro.

Konfiguracja faktur uproszczonych

W definicji dokumentu w opcji „Rodzaj dokumentu” należy wybrać pozycję „Faktura uproszczona”.

Podobnie jak w przypadku paragonu, należy wybrać dla niej konkretnego kontrahenta.

W opcji „Ustawienia globalne” dodano możliwość zdefiniowania limitów maksymalnych kwot brutto dla faktur uproszczonych.

Wystawianie faktury uproszczonej

Podczas wystawiania dokumentu, jeżeli wybrany zostanie rejestr faktur uproszczonych, zaproponuje się automatycznie kontrahent podany w konfiguracji – podobnie jak w przypadku paragonu.

Należy wtedy podać numer NIP kontrahenta i przejść do pozycji faktury. Poza nagłówkiem tworzenie tego dokumentu nie różni się od tworzenia normalnej faktury.

Podczas dodawania pozycji program pilnuje, aby nie przekroczyć limitów podanych w ustawieniach globalnych. Jeżeli przekroczymy limit, przy akceptacji pozycji pojawi się komunikat.

Istnieją sytuacje, w których otrzymujemy zamówienie od klienta wraz z zaliczką na zrealizowanie danego zamówienia. Wg aktualnie obowiązujących przepisów fakturę możemy wystawić dopiero w momencie pełnej płatności. W takich sytuacjach korzystamy z faktur zaliczkowych. Na każdą zaliczkę wystawiamy tzw. fakturę zaliczkową, a w chwili pełnej płatności fakturę rozliczającą, która uwzględnia wszystkie zaliczki do danego zamówienia i wylicza kwotę pozostałą do zapłacenia.

Obieg dokumentów przy rejestracji faktury zaliczkowej rozpoczynamy od rejestracji  zamówienia lub oferty dla klienta. Stanowią one jakby kontrakt, na który powołujemy się przy wystawianiu faktur zaliczkowych oraz faktury rozliczającej. Nie musi to być osobny rejestr przeznaczony tylko do zaliczek, ale stworzenie takiego rejestru ułatwi dalszą pracę w systemie. Na zamówieniu lub ofercie wybieramy artykuł i podajemy wartości.

Istnieje również możliwość wystawienia zaliczki bez konieczności rejestracji dokumentu, na podstawie którego powołujemy się podczas rejestracji takiej zaliczki. Zmiany te mają na celu umożliwianie rozliczania zaliczek w sytuacji, kiedy klient ma podpisaną z nami umowę i wpłaca zaliczkę, ale nie zna konkretnie artykułów, których będzie ta zaliczka dotyczyła. Do tej pory system wymuszał wybranie zamówienia lub oferty, na podstawie którego była tworzona faktura zaliczkowa. Jednak wiele zaliczek, jest wystawiane na podstawie umów, których technicznie nie jesteśmy w stanie wprowadzić do systemu. Przy tego rodzaju zaliczkach należy w uwagach wpisywać nr umowy na podstawie, której zaliczka została wystawiona.

Rejestracja faktury zaliczkowej

Aby zarejestrować fakturę zaliczkową należy stworzyć nowy rejestr faktur sprzedaży. W tym celu w opcji Konfiguracja -> Definicje dokumentów  należy dodać nowy rejestr dokumentów sprzedaży i w opcji Rodzaj dokumentu wybrać Faktura i zaznaczyć znacznik Zaliczka oraz Wymuszaj podanie zamówienia/oferty. Tak zdefiniowana faktura będzie wymagała od użytkownika wskazania w nagłówku, jakiego dokumentu tyczyć się ma ta zaliczka. Jeżeli planujemy wystawiać w systemie zaliczki nie powiązane z zamówieniem bądź ofertą należy zdefiniować kolejny rejestr faktur zaliczkowych, a opcja Wymuszaj podanie zamówienia/oferty musi zostać w nim odznaczona.

Jako pozycję faktury zaliczkowej możemy wskazać jedynie pozycje księgowe. W tym celu należy utworzyć nową pozycję księgową Zaliczka (Kartoteki -> Artykuły). Pozycja ta będzie wybierana na fakturach zaliczkowych.

Fakturę zaliczkową z „wymuszaniem”,  rejestrujemy w momencie zarejestrowania zamówienia i otrzymania zaliczki. Fakturę należy wystawić z wcześniej utworzonego rejestru faktur zaliczkowych, a następnie w opcji Zamówienie wskazać to, którego będzie dotyczyć przedpłata. Jako pozycję faktury zaliczkowej wskazujemy wcześniej stworzoną pozycję księgową Zaliczka.

Przy wyborze pozycji w opcji Cena wpisujemy kwotę zaliczki.

Program umożliwia wystawienie kilku faktur zaliczkowych do jednego zamówienia. Wydruk faktur zaliczkowych zawiera oprócz własnych pozycji również pozycje zamówienia oraz numery i kwoty wystawionych wcześniej faktur zaliczkowych do tego zamówienia.

Przystępując do rejestracji faktur zaliczkowych bez podawania zamówień/ofert wskazujemy jedynie  jako pozycję dokumentu wcześniej stworzoną pozycję księgową Zaliczka.
Dodatkowe dane, np. numer umowy, niezbędne do realizacji tak wystawionego dokumentu umieszczamy w Uwagach.

Należy pamiętać o modyfikacji własnych wzorców, by informacja o numerze umowy pojawiła się również na wydruku faktury rozliczającej.

Rejestracja faktury rozliczającej

Fakturę rozliczającą faktury zaliczkowe należy wystawić ze zwykłego rejestru faktur sprzedaży. Na etapie wystawiania dokumentu sprzedaży system przeprowadza kontrolę nierozliczonych zaliczek. Uniezależnia to kontrolę zaliczek kontrahentów od pamięci operatora.

Podczas wystawiania faktury, po wybraniu kontrahenta, program sprawdza, czy dany kontrahent ma nierozliczone faktury zaliczkowe. Jeżeli tak, wyświetla ich listę. Należy wówczas pamiętać, że na fakturze rozliczającej, system pozwoli rozliczyć zaliczki jednego typu:

• albo z powołaniem na zamówienie/ofertę
• albo zaliczki bez wybranego dokumentu.
  
  Program po wybraniu kontrahenta wyświetli przed zapisaniem nagłówka okno, na którym będzie można zaznaczyć zaliczki do rozliczenia. Podczas tworzenia faktury rozliczającej zaliczki program sprawdza poprawność zaznaczenia.Jeżeli zaznaczone zostaną wszystkie zaliczki nie posiadające zamówienia/oferty albo wszystkie dotyczące tego samego zamówienia/oferty wtedy faktura będzie fakturą końcową. W przeciwnym wypadku będziemy mogli dokonać częściowego rozliczenia zaliczek. Opcja ta stosowana jest w sytuacji, gdy kontrahent zapłaci z góry zaliczkę za całość transakcji, a fakturowanie będzie odbywać się etapami wraz z dostawami towarów lub wykonania etapu usługi.Jeżeli podczas wybierania kontrahenta wybór zaliczek zostanie pominięty (przycisk Wróć), w pozostałych danych będzie można wybrać, czy jest to rozliczenie zaliczek częściowe lub końcowe. Zaznaczenie znacznika Rozlicznie zaliczek uaktywni wówczas opcję wskazania oferty.
  Przy rozliczeniu zaliczki powiązanej z zamówieniem, lub w przypadku wskazania zamówienia w nagłówku faktury, przejście do okna pozycji spowoduje automatyczne przywołanie pozycji znajdujących się na tym zamówieniu i system wyliczy automatycznie kwotę pozostałą do zapłaty. Jeżeli skorzystano z częściowego rozliczenia zaliczek, dodatkowo w trakcie wystawiania faktury rozliczającej, pojawi się tabela  zawierająca artykuły z zamówienia. Przy każdym z artykułów możemy wpisać ilość jaką chcemy rozliczyć daną fakturą rozliczającą.Jeżeli wybrano zaliczkę (lub kilka zaliczek) nie powiązanych z zamówieniem/ofertą, program przy każdej pozycji spróbuje rozliczyć zaliczki (uwzględniając stawkę VAT) i zrobi to w kolejności daty wystawiania zaliczek zaczynając od najstarszej.

Istnieje możliwość rozliczenia zaliczek na fakturze bez wydania. W trakcie rozliczania zaliczek na takich fakturach, jeżeli dokumentem do którego wystawione były zaliczki jest zamówienie, pojawi się pytanie czy wygenerować dokumenty WZ. Generowanych jest tyle dokumentów WZ, ile magazynów zostało użytych na pozycjach zamówienia. Dokumenty WZ generowane są zarówno w przypadku całkowitego, jak i częściowego rozliczenia zaliczek.

Przy rozliczeniu częściowym i braku faktury końcowej możliwe będzie poprawianie pozycji. W przypadku  istnienia dokumentu końcowego możliwe będzie poprawienie tylko dokumentu  końcowego.

W przypadku faktury końcowej program uniemożliwi zapisanie dokumentu, jeżeli wszystkie zaliczki nie zostaną rozliczone do końca.

Wydruk faktury rozliczeniowej zawiera oprócz pozycji pobranych z zamówienia również pozycje rozliczające zaliczki, łącznie z numerami dokumentów i kwotami pomniejszającymi wysokość faktury zaliczkowej o pobrane wcześniej zaliczki.

Paragony zarejestrowane w systemie mogą zostać wyfakturowane. Program pozwala tego dokonać na dwa sposoby. Możemy wystawić fakturę dla jednego paragonu bądź też fakturę do wielu paragonów.

Aby zarejestrować fakturę dla paragonu w opcji Konfiguracja -> Definicje dokumentów  należy dodać nowy rejestr dokumentów sprzedaży i w opcji Rodzaj dokumentu wybrać Faktura dla paragonu. W momencie rejestracji faktury w polu Paragon wskazujemy dokument, który ma zostać wyfakturowany. Przejście do pozycji faktury powoduje automatyczne pobranie pozycji z dokumentu.

Rejestrując Fakturę do wielu paragonów postępujemy analogicznie. Z tym, że w opcji Rodzaj dokumentu wybieramy Faktura do wielu paragonów. Aby wyfakturować  paragony używamy funkcji „Przywołaj niewyfakturowane paragony”. Na liście pojawią się dokumenty paragonów z wybranego okresu (domyślnie jest to bieżący miesiąc). Na liście tej nie znajdą się dokumenty, które zostały wyfakturowane jako Faktura dla paragonu.

Korzystając z opcji Przejdź do pozycji paragonów możliwe jest fakturowanie zaznaczonych pozycji z kliku paragonów jedną fakturą lub fakturowanie jednego paragonu przy pomocy kilku faktur. W uwagach do faktury zapisywany jest nr ewidencyjny paragonów.

Dodano nowy wzorzec „F_PARAG_ – Faktura do wielu paragonów ” na którym wyszczególnione są pozycje z nr paragonu.

Zestawienie dzienne paragonów

Opcja Zestawienie dzienne paragonów, podobnie jak inne dokumenty systemu umożliwia przeniesienie dokumentów do KH czy do KPR, a następnie zaksięgowanie ich.

Funkcja ta umożliwia zgrupowanie wszystkich paragonów z danego dnia w ramach jednego dokumentu PD – Zestawienie Dzienne Paragonów. Zaletą tego rozwiązania jest możliwość zaksięgowania wyłącznie zbiorówki paragonów, a nie każdego pojedynczego paragonu. Dotyczy to zarówno Modułu Księga Handlowa, jak również KPR. Taka funkcjonalność pozwala na:

• Skrócenie czasu dekretowania dokumentów
• Zwiększa przejrzystość, dzięki zmniejszeniu ilości zapisów w księdze handlowej
• Zmniejszenie liczby drukowanych i przechowywanych dokumentów.
  
  Podczas definiowania dokumentu P – paragony można wskazać, czy ma on trafiać do zestawienia zbiorczego czy ma być księgowany osobno.
  Jeśli chcemy zbiorczo wysyłać paragony do KH czy KPR należy zaznaczyć opcję TAK. Należy również stworzyć nowy rejestr dokumentów PD – zestawienie dzienne paragonów i zaznaczyć, którego kontrahenta ma dotyczyć to zestawienie.Po takim ustawieniu rejestru można przejść do zakładki Sprzedaż, gdzie w opcji Zestawienie dzienne paragonów można utworzyć dokument PD.Istnieje możliwość ustawienia dokumentów PD, które jako zestawienie jest brane do rozliczenia w raporcie kasowym na dany dzień. Żeby dokumenty PD trafiały do raportu wymagana jest odpowiednia konfiguracja:- Rejestr dla paragonów z nowym ustawieniem „Gotówka trafia do kasy” – żadnej,
  – Rejestr dokumentów PD „Trafia do raportu kasowego” – TAK.Przy takich ustawieniach do raportu kasowego będzie trafiał dokument PD, którego symbol kasy ustawiony jest na obecnie aktualną. Dopóki paragony nie trafią do PD, nie są brane pod uwagę w raporcie.

Transakcje  eksportowe i importowe wewnątrz UE po wejściu Polski do UE zostały zastąpione pojęciami WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów; WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów. Pojęcie eksportu i importu odnoszą się jedynie do transakcji z podmiotami pozaunijnymi.

W celu zarejestrowania faktury sprzedaży  z transakcją wewnątrzunijną należy:

1. W opcji Konfiguracja -> Definicje dokumentów utworzyć nowy rejestr  faktur sprzedaży a następnie wybrać w opcji Rodzaj dokumentu transakcję Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT).
2. W opcji Sprzedaż -> Dokumenty sprzedaży należy dodać nowy dokument i wybrać nowo utworzony rejestr faktur WDT.
3. Formularz faktur WDT jest formularzem faktur krajowych. Należy dodatkowo wybrać w Pozostałych danych Walutę oraz Kurs. Charakterystyczna dla faktur wewnątrzunijnych jest zakładka w nagłówku dokumentu Dane Intrastat. Zawiera ona informacje na temat kraju przeznaczenia, rodzaju transakcji i transportu oraz miejsca dostawy. W tym miejscu możemy również wskazać z jaka datą dany dokument ma trafić do deklaracji Intrastat. Zmiany daty możemy również dokonać dodatkowo na liście dokumentów  pod klawiszem F12, gdzie znajduje się opcja „ Zmiana daty w deklaracji Intrastat”
   
   Zakładka Dane Intrastat pojawia się również przy każdej pozycji dokumentu.
   Wypełnienie tych danych pozwoli nam na prawidłowe wypełnienie deklaracji Intrastat.
   
   

⇒ patrz rozdział Rejestry VAT – Deklaracja Intrastat

Istnieje również możliwość tworzenia faktur wewnętrznych jako pojedynczych dokumentów, mogących pojawić się w rejestrze VAT zarówno po stronie sprzedaży, jak i zakupów. Dokumenty te zostały oznaczone jako:

• WF – faktury wewnętrzne,
• WK – faktury wewnętrzne – korekty.

Użycie faktur wewnętrznych uzależnione jest od parametru „Faktury wewnętrzne”, znajdującego się w ustawieniach globalnych programu.

Domyślnym ustawieniem jest „para dokumentów – sprzedaży i zakupu”. Faktury wewnętrzne wystawiane są tak jak dotychczas. Ustawienie „dokumenty WF” powoduje włączenie drugiego sposobu obsługi faktur wewnętrznych. W menu sprzedaży dostępne są wtedy opcje „Faktury wewnętrzne” i „Korekty faktur wewnętrznych”. Dokumenty mogą być wystawiane ręcznie, lub też generowane z dokumentów faktur importowych i ich korekt.

⇒  Patrz rozdział Zakupy -> Faktury importowe

Podczas generowania dostępne są podobne ustawienia jak dotychczas. Różnice są dwie – do wyboru jest tylko jeden rodzaj dokumentów – WF (lub odpowiednio WK) i na formularzu znajduje się znacznik „Przenieś do rejestru VAT zakupu”.

W danych księgowych dla dokumentów WF i WK osobno można zdecydować o dacie wejścia dokumentu do rejestru VAT sprzedaży i zakupu.

Wystawiając ręcznie fakturę wewnętrzną lub korektę powołujemy się na dokument źródłowy (FI lub KI). Przy przejściu do pozycji dokumentu program zapyta wtedy, czy wygenerować pozycje na podstawie dokumentu źródłowego. Pytanie zadawane jest każdorazowo, jeśli tylko faktura wewnętrzna lub korekta nie posiadają pozycji. Można więc wygenerować pozycje na podstawie dokumentu źródłowego, lub też dodać je ręcznie. Jeżeli nie podamy dokumentu źródłowego, pozycje faktury wewnętrznej lub korekty nie będą mogły zostać wygenerowane.

Faktury wewnętrzne i korekty umożliwiają edycję podsumowania (tak, jak faktury zakupu). Możliwa jest ręczna zmiana wartości wynikowych faktur.

W rejestrze VAT oraz w podsumowaniu VAT (deklaracja VAT – 7) brane są pod uwagę zarówno stare, jak i nowe faktury wewnętrzne, niezależnie od ustawień globalnych. Umożliwia to płynne przejście z jednego sposobu wystawiania dokumentów w drugi, jak również chwilową zmianę w sytuacjach awaryjnych.

• Sprzedaż detaliczna to funkcjonalność dla firm, obsługujących klientów detalicznych, jak również usprawnienie sprzedaży na stanowiskach kasowych w hurtowniach. Moduł ten ma na celu przyspieszenie i zoptymalizowanie pracy sprzedawców, dzięki wygodnemu i prostemu w obsłudze interfejsowi. Mechanizm ten przystosowany jest do obsługi ekranów dotykowych, jak również ściśle współpracuje z urządzeniami zewnętrznymi, takimi jak czytniki kodów kreskowych, drukarki fiskalne i wagi elektroniczne. Tym samym zapewnia kompleksową obsługę klientów i sprawne zarządzanie firmą.

Sprzedaż detaliczna – podstawowe funkcje

1. Zautomatyzowanie wystawiania paragonów.
2. Obsługa ekranów dotykowych.
3. Obsługa ekranowej klawiatury numerycznej.
4. Obsługa urządzeń zewnętrznych, tj. drukarek fiskalnych, czytników kodów kreskowych, wag elektronicznych.
5. Możliwość identyfikacji towarów za pomocą czytnika kodów kreskowych lub kodów wagowych.
6. Możliwość wyszukiwania artykułów po nazwie, symbolu, jak również wyszukiwanie intuicyjne.
7. Możliwość udzielania rabatów i zmiany ceny.
8. Możliwość anulowania całego paragonu albo konkretnej pozycji.
9. Możliwość wystawienia zarówno paragonów jak również faktur.
10. Możliwość wybrania różnych form płatności, m.in. karta, przelew, inna forma płatności.
11. Zestawienia dzienne paragonów i podsumowań kasy.
12. Możliwość podglądu stanu kasy.
13. Możliwość wprowadzenia indywidualnych ustawień na każdym stanowisku pracy.

Sprzedaż detaliczna – konfiguracja

• Konfiguracja -> Definicje dokumentów
  

Dodajemy nowy rejestr dla Paragonu i Faktury dla paragonu

• Konfiguracja -> Stacje robocze
  W stacji roboczej mamy możliwość skonfigurowania sprzedaży detalicznej.
  Tutaj możemy zdefiniować nasze indywidualne ustawienia:
  Rejestr paragonów:
  Wybór odpowiedniego rejestru dla paragonu.Rejestr faktur:
  Mamy do wyboru dwie możliwości. „Wybór rejestru podczas sprzedaży” spowoduje, że po naciśnięciu przycisku „Faktura” na formularzu Sprzedaży detalicznej, będzie można wybrać rejestr dla faktury. Do wyboru pozostają rejestry faktur VAT i faktur do paragonu. Jeżeli wybrany zostanie rejestr zwykłej faktury VAT, program nie stworzy nowego dokumentu, lecz znajdzie numer dokumentu w rejestrze faktur i podmieni bieżący numer paragonu, na znaleziony numer faktury. Z punktu widzenia użytkownika będzie to wyglądało tak, jakby na końcu dokumentu decydował, czy bieżący dokument ma być paragonem, czy fakturą. Jeżeli wybrany zostanie rejestr faktur fiskalnych, dokument zostanie wydrukowany fiskalnie. Jeżeli nie, zostanie wydrukowany na zwykłej drukarce, korzystając z domyślnego wzorca wydruku. Jeżeli w konfiguracji sprzedaży fiskalnej wybrany zostanie jeden konkretny rejestr, to program użyje go i będzie można go zmienić z poziomu formularza sprzedaży detalicznej. Dalsze zachowanie paragonu zależeć będzie od tego, czy jest to rejestr faktur do paragonu, czy zwykłych faktur.Magazyn:
  Wybór magazynu.Kasa:
  Wybór kasy.Powtórzony artykuł:
  Do wyboru mamy dwie możliwości:
  • Dodaj ponownie – w przypadku, gdy dana pozycja istnieje na paragonie jest ona dodawana ponownie.
  • Zwiększ ilość – zwiększa ilość przy ponownym dodaniu tej samej pozycji.

   

Wartości numeryczne:
Ustawienie zmieniające sposób wprowadzania danych do pól numerycznych. Domyślnie poszczególne cyfry wprowadza się od prawej strony, podobnie jak na kalkulatorze. Przy ustawieniu „od lewej”, wartości numeryczne wprowadza się analogicznie do pozostałych formularzy programu.

• Kartoteki -> Formy płatności
• Należy również zdefiniować formy płatności, które będą dostępne dla sprzedaży detalicznej:
  Do wyboru mamy również dwa okna sprzedaży detalicznej:  – Z wyłączoną obsługą ekranu dotykowego
  

– Z włączoną obsługą ekranu dotykowego

 –  Interfejs:

• Zmień operatora – umożliwia zmianę operatora bez opuszczania modułu sprzedaży detalicznej. Zmiana operatora możliwa jest tylko wtedy gdy paragon nie ma żadnych pozycji – po dodaniu pozycji przycisk staje się nieaktywny.
• Usuń pozycję – usuwa zaznaczoną pozycję,
• Anuluj paragon – umożliwia usunięcie dokumentu,
• Info – umożliwia podgląd zestawienia dla kasjera,
• Wyjdź – wyjście ze sprzedaży detalicznej,
• Ilość – możliwość wpisania ilości artykułu,
• ilości – zmiana ilości na pozycji,
• Kod – wybór artykułu przy pomocy czytnika kodów kreskowych,
• Artykuł – wyszukiwanie artykułów po nazwie, symbolu lub dowolnym ciągu znaków,
• Rabat – możliwość wprowadzenia rabatu,
• Pokaż cenę – umożliwia sprawdzenie ceny artykułu, po ręcznym wpisaniu kodu kreskowego, bez dodawania go na paragon,
• rabatu – umożliwia udzielenie rabatu na jedną pozycję paragonu,
• Rabat końc. – umożliwia udzielenie rabatu końcowego na fakturze,
• Zmiana ceny – umożliwia ręczną zmianę ceny,
• Płatność – możliwość wyboru formy płatności,
• Faktura – możliwość wystawienia faktury do paragonu,
• C – kasuje całą pozycję,
• Bcksp – kasuje wybrany element pozycji,
• Następny – wybór następnego artykułu,
• Razem – podsumowanie paragonu,
• Zakończ paragon – automatycznie zapisuje paragon i przechodzi do następnego.

–  Rabaty:

W sprzedaży detalicznej mamy do wyboru dwa rodzaje rabatów:

• Rabat końc. – służy do nadawania rabatu końcowego na fakturze. Jego edycja jest możliwa, jeżeli operator nie jest w trakcie dodawania kolejnej pozycji paragonu.
• Rabat – umożliwia udzielenie rabatu na jedną pozycję paragonu. Aby go użyć, należy wprowadzić kod kreskowy, a następnie użyć przycisku „Pokaż cenę” i „Rabat”. Można też wprowadzić rabat przed wybraniem artykułu, analogicznie do wprowadzania ilości. Przed dodaniem pozycji należy nacisnąć przycisk „Rabat”, a następnie wprowadzić wartość rabatu. Rabat zostanie uwzględniony podczas dodawania pozycji. Natomiast przycisk „Zm. rabatu” spowoduje zmianę wartości rabatu na pozycji już dodanej.

 –  Płatność:

Zakończ paragon – kończy paragon, drukuje paragon fiskalny i przechodzi do następnego,

Faktura – kończy paragon, drukuje paragon fiskalny oraz fakturę i przechodzi do następnego,

Rezygnacja – przechodzi do edycji paragonu.

Program umożliwia wybór różnych form płatności, zdefiniowanych w systemie:

• Karta płatnicza,
• Inna forma płatności zdefiniowana w programie, np. bon, przelew,
• Gotówka.

 –  Reszta:

Operator może wprowadzić kwotę, którą otrzyma od klienta, a program obliczy wartość reszty.

Dokumenty WZ stosujemy głównie w celu późniejszego wyfakturowania wydanych towarów. Program pozwala stosować dokumenty WZ, a następnie dokonywać grupowego fakturowania wydań przy pomocy jednej faktury.

⇒ patrz rozdział Sprzedaż –> Wyfakturowanie wydań

Wydanie na zewnątrz – formularz

Formularz Wydania na zewnątrz ma prawie wszystkie charakterystyczne cechy dokumentu sprzedaży (tylko niektóre pola są nieaktywne).

⇒ patrz rozdział Sprzedaż –> Dokumenty sprzedaży –> Dokument sprzedaży- formularz

Wyfakturowanie wydań WZ

Aby wyfakturować wydania WZ, czyli wystawić fakturę do wcześniejszych wydań, użyj funkcji Przywołaj niewyfakturowane WZ z opcji Operacje w tabeli pozycji dokumentu sprzedaży.

Opcji tej należy użyć zanim dodasz jakikolwiek towar do faktury. Później opcja staje się niedostępna.

Faktura musi być koniecznie dokumentem nierozchodowym (bez wydania towaru).

Program odszuka wszystkie niewyfakturowane wydania do danego klienta i umożliwi automatyczne sporządzenie dokumentu na podstawie jednego lub kilku dokumentów WZ.

Przy wyfakturowaniu dokumentów WZ, w sytuacji kiedy pozycje nie są łączone, przenoszony jest opis z pozycji WZ do pozycji faktury.

Funkcja Przekształć dokument pozwala przekształcić dokument WZ w fakturę sprzedaży (F). Po zakończeniu operacji przekształcania system przedstawia informację na temat numeru wygenerowanej faktury z możliwością jej podejrzenia i wydrukowania.

Procedurze przekształcania może zostać poddanych kilka dokumentów WZ lub pojedynczy dokument.

Aby przekształcić wiele WZ (zaznaczonych) w jedną fakturę sprzedaży (F) bez wydania należy użyć funkcji Wyfakturuj Wz-ty dostępnej w menu operacje (F12) na liście dokumentów WZ.

Istnieje również możliwość zaznaczenia na liście dokumentów więcej niż jednego kontrahenta. Dla każdego z kontrahentów stworzona zostanie faktura bez wydania, rozliczająca zaznaczone dokumenty WZ.

Funkcja Drzewo przekształceń dostępna w opcji Operacje pozwala nam sprawdzić na jakim jesteśmy etapie procesu sprzedaży. Pokazuje łańcuch dokumentów przekształcanych.

Aby umożliwić przekształcanie dokumentów WZ należy w definicji rejestru w parametrze „Przekształcany w dokument” wskazać: rodzaj dokumentu, w jaki zostanie przekształcony dokument WZ oraz domyślny rejestr dokumentu dla przekształceń, który w razie potrzeby może zostać zmieniony w trakcie rejestracji dokumentu w opcji „Pozostałe dane”.

Funkcja Przekształć dokument pozwala dodać do faktury powstałej w wyniku przekształcenia, usługę lub pozycję księgową. Jest to istotne w przypadku, gdy do dokumentu sprzedaży trzeba doliczyć dodatkowe koszty związane np. z usługą transportową. Podobną funkcjonalność posiadają dokumenty powstałe w wyniku wyfakturowania WZ.

Niewyfakturowane wydania WZ

Tabela zawiera niewyfakturowane wydania (WZ) danego klienta. Klawiszem spacji można odznaczać WZ-ty, które mają nie być wyfakturowane. Możemy również przefiltrować dokumenty.

Zaznacz wszystkie WZ
Przycisk zaznacza wszystkie pozycje, jakie są w tabeli.

Usuń znaczniki
Wybór tego przycisku usuwa wszystkie znaczniki.

Wyfakturuj zaznaczone WZ
Dokonuje wyfakturowania wybranych dokumentów WZ.

W trakcie program zadaje pytanie:
W jaki sposób ustalić ceny sprzedaży?

Program może pobrać ceny sprzedaży wprost z dokumentów WZ. Jeśli wydano wielokrotnie ten sam towar, to w takim przypadku na fakturze pojawi się on w tylu pozycjach ile było różnych cen sprzedaży. Jeśli wybierzemy odpowiedź Przeliczyć ponownie, to każdy towar wystąpi tylko raz na fakturze, a jego cena zostanie pobrana wg aktualnego cennika dla danego klienta.

Dla tak sporządzonej faktury program nie pozwoli usunąć żadnej pozycji, ani poprawić ilości wyfakturowanego towaru (fakturowaniu podlega cały dokument WZ).

W pole uwag faktury przepisywane są numery wszystkich wyfakturowanych dokumentów WZ.

Do faktury przepisywane są z dokumentów WZ wartości w cenie zakupu. Dzięki temu faktura zawiera wszystkie informacje o procesie sprzedaży, łącznie z zyskiem jaki osiągnięto. Księgowaniu mogą podlegać zarówno oba dokumenty (WZ i faktura) jak i sama faktura.

Opcja ta pozwala skojarzyć faktury sprzedaży towarów w wariancie bez wydania z dokumentami WZ. Używamy jej wtedy, kiedy najpierw powstaje faktura sprzedaży, a następnie dokumenty WZ (nie można zastosować wyfakturowania wydań).

Przyjęte zostało założenie, że rozliczana jest pojedyncza faktura, do której można „przypiąć” wiele dokumentów WZ. Warunkiem dokonania rozliczenia jest zgodność ilościowa artykułów występujących na fakturze sprzedaży i skojarzonych z nią dokumentów (WZ). Użycie funkcji Rozlicz powoduje przede wszystkim obliczenie kosztu sprzedaży poprzez przeniesienie go z dokumentów WZ na fakturę.

W momencie rozliczania sprawdzana jest ilościowa zgodność pozycji faktury z pozycjami dokumentów WZ. Zarówno faktura jak i skojarzone z nią WZ stają się niepoprawialne. Funkcja Usuń rozliczenie spowoduje odwraca cały proces i dokumenty stają się poprawialne.

Opcja ta pozwala skojarzyć korekty faktury sprzedaży towarów z dokumentami ZK. Używamy jej wtedy, kiedy najpierw powstaje korekta faktury sprzedaży (bez korekty stanu magazynu), a następnie dokumenty ZK.

Funkcja ta działa na takich samych zasadach jak rozliczenie wydań.  Rozliczana jest pojedyncza korekta, do której można „przypiąć” wiele dokumentów ZK. Warunkiem dokonania rozliczenia jest zgodność ilościowa artykułów występujących na korekcie sprzedaży i skojarzonych z nią dokumentów (ZK).

Zarówno korekta jak i skojarzone z nią ZK stają się niepoprawialne. Funkcja Usuń rozliczenie odwraca cały proces i dokumenty stają się poprawialne.

Oferta dla klienta jest dokumentem podobnym do faktury i może wystawiona zostać w walucie (cała oferta w jednej walucie lub poszczególne pozycje oferty w różnych walutach). W przeciwieństwie do faktury nie dokonuje jednak rozchodu towarów z magazynu, nie wpływa na rozrachunki ani nie wchodzi do rejestru VAT.

Można ją traktować również jako tak zwaną fakturę pro forma. Najlepiej w takim przypadku założyć osobny rejestr np. OF/PRO – Faktury proforma.

Status
Dokumenty OF wyposażone są w statusy, które umożliwiają uzyskanie informacji na temat zarejestrowanych, potwierdzonych i odrzuconych ofert.

Rodzaje statusów w dokumentach OF:

• nie weryfikowane – status nadawany automatycznie po utworzeniu dokumentu
• potwierdzone – nadawany przez operatora
• odrzucone – nadawany przez operatora. Po wyborze tego statusu program pozwala określić przyczyny odrzucenia.

Program umożliwia przy pomocy funkcji Przekształć dokument , przekształcić ofertę w zamówienie od klienta (ZO), dokument WZ lub fakturę sprzedaży (F).

Funkcja Drzewo przekształceń dostępna w opcji Operacje pozwala nam sprawdzić na jakim jesteśmy etapie procesu sprzedaży. Pokazuje łańcuch dokumentów przekształcanych .

Aby umożliwić przekształcanie dokumentów OF należy w definicji rejestru w parametrze „Przekształcany w dokument” wskazać: domyślny rodzaj dokumentu, w jaki zostanie przekształcony dokument OF oraz domyślny rejestr dokumentu dla przekształceń. Ustawienia te Użytkownik może zmieniać w trakcie rejestracji dokumentu w opcji Pozostałe dane.

Mianem korekt sprzedaży w programie określa się faktury korygujące z tytułu:

• zwrotu towaru
• obniżenia ceny
• podwyższenia ceny
• zmiany stawki VAT
• zwiększenia ilości

Korekta sprzedaży – formularz

Dodając nową korektę sprzedaży pojawia się poniższy formularz.

Dane nagłówkowe charakterystyczne dla korekty sprzedaży

Tytuł korekty
Selektor tytułu korekty:

• zwrot towaru
• obniżenie ceny
• podwyższenie ceny
• zmiana stawki VAT
• zwiększenia ilości

Do dokumentu
Wybór, czy faktura korygowana istnieje w systemie, czy nie.

Nr dokumentu korygowanego
W przypadku gdy korygowany dokument istnieje w systemie – przywołana zostanie lista faktur wybranego kontrahenta. Po wyborze dokumentu z listy zostanie przepisana z niego data wystawienia oraz rodzaj ceny. Jeśli korygowany dokument nie istnieje w systemie (faktura sprzed zainstalowania programu lub z poprzedniego roku) pole to należy wypełnić „ręcznie”.

Data dokumentu korygowanego
W przypadku gdy dokument korygowany istnieje w systemie w to miejsce zostanie przepisana data wystawienia faktury.

Korekta stanu magazynu
Możliwość jednoczesnej korekty stanów magazynowych. Selektor jest dostępny tylko wówczas, gdy faktura korygowana istnieje w systemie i jest fakturą rozchodową oraz gdy korekta faktury jest w wariancie „Zwrot towaru”. Jeśli wybrana została opcja „Bez korekty stanu magazynu”, to celem skorygowania stanu magazynowego należy dodatkowo sporządzić dokument ZK.

Jeżeli korekta dotyczy dokumentu nieistniejącego w systemie i chcesz przyjąć zwracany towar na magazyn, przyjmij go dokumentem PZ. Na taką okoliczność warto założyć nowy rejestr dokumentów PZ.

Wg ceny
Rodzaj ceny: ‘netto’, ‘brutto’. W przypadku, gdy faktura korygowana istnieje w systemie, w to miejsce zostanie przepisany rodzaj ceny, wg której została ona wystawiona.

Pozycje korekty sprzedaży

Jeżeli korekta dotyczy dokumentu istniejącego w programie to w pozycjach korekty przywoływane są tylko artykułu z dokumentu korygowanego.

W zależności od tego z jakiego tytułu wypisujemy korektę, podczas wprowadzania pozycji na dokumencie, widzimy różne okienka:

Korekta z tytułu obniżenia /podwyższenia ceny

Cena netto/brutto z faktury
Cena jednostkowa artykułu (‘netto’, ‘brutto’ – typ ustalony na dokumencie). W przypadku korekty do dokumentu istniejącego pole jest niedostępne, gdyż pobierane automatycznie z faktury sprzedaży.

Procent korekty (-/+)
Procent korekty udzielonej od ceny jednostkowej.

Korekta jednostkowa netto/brutto
Kwota o jaką zostaje obniżona/podwyższona cena jednostkowa sprzedaży.

Wystarczy wypełnić jedno z pól, albo podać procent korekty albo kwotę, drugie zostanie policzone automatycznie.

Cena po korekcie
Końcowa wartość artykułu.

Ilość korygowana
Ilość podlegająca korekcie.

Po wystawieniu korekty z tytułu obniżenia lub podwyższenia ceny, program uwzględnia nowa cenę przy wystawianiu korekty z tytułu zwrotu towaru.

Korekta z tytułu zwrotu towaru

Zwracana ilość
W przypadku korekty do dokumentu istniejącego program nie pozwala wpisać ilości większej niż ilość na fakturze.

Korekta z tytułu zmiany stawki VAT

Przed korektą
Przed korektą odzwierciedla stan dokumentu sprzedaży przed korektą. Jest podana ilość, cena neto/brutto, rabat udzielony na fakturze, stawka VAT danego artykułu, kwota VAT danej pozycji, wartość netto oraz wartość brutto. Jeżeli jest to korekta do dokumentu istniejącego wszystkie pola są zablokowane. Jeżeli do nieistniejącego możemy wpisać Ilość, Cenę oraz wybrać Stawkę VAT.

Ilość korygowana
Ilość  podlegająca korekcie.

Po korekcie
Stan Po korekcie uwzględnia zmiany jakich dokonaliśmy w ilości korygowanej oraz umożliwia zmianę stawki VAT.

Różnica
Różnica powstała w wyniku korekty w kwocie VAT, wartości netto i wartości brutto.

System jest wyposażony w tej opcji tak jak w innych w kilka rodzajów wzorców wydruków, między innymi wzorzec korekty sprzedaży z pozycjami „przed korektą”, „po korekcie”.

Korekta z tytułu zwiększenia ilości

Specjalny typ korekty zachowujący się podobnie jak zwykła faktura. Pozwala zmniejszyć ilość generowanych dokumentów sprzedaży, ponieważ większość operacji rozwiązujemy korektami. Dokumenty te w obszarze rejestrów  VAT trafiają do rejestru korekt, natomiast na rozrachunkach oraz w analizach  zachowują się analogicznie do faktur.

Istnieje możliwość wystawienia takiej korekty ze zmianą stanu magazynu lub bez. Korekty nie zmieniające stanu magazynu można rozliczyć z wydaniami w opcji „rozliczenie wydań”. Korekty te pojawią się razem z fakturami sprzedaży bez wydania, na liście dokumentów do rozliczenia.

Tylko artykuły z faktury korygowanej.
Po zaznaczeniu, lista artykułów jest ograniczana do tych, które występują na dokumencie korygowanym. W przeciwnym wypadku dostępna jest lista wszystkich artykułów (podobnie jak na fakturze).

Ilość
Ilość  podlegająca korekcie.

Korekty do faktur zaliczkowych
System umożliwia zwrot wpłaconych zaliczek klientowi poprzez korektę faktury zaliczkowej. Korekcie podlega kwota, która nie została rozliczona fakturą rozliczającą.

Wielokrotne korygowanie dokumentów sprzedaży 

System umożliwia wielokrotne wartościowe korygowanie dokumentu sprzedaży. Podczas dodawania korekty można powołać się na pozycje innej korekty – program uwzględni zmianę ceny wynikającą z poprzedniej korekty. Również zwracając towar można powołać się na wcześniejszą korektę wartościową, co umożliwi prawidłowe wycenienie zwrotu.

W związku z tym, na formularzu dodawania pozycji do korekty widnieje pole Nr korekty, gdzie pojawia się lista korekt do danego dokumentu, na które możemy się powołać. Możemy również korygować pozycje bez powoływania się na dotychczasowe korekty. Wtedy należy ominąć pole nr korekty i wystawić normalnie dokument.

Obsługa wielokrotnego wartościowego korygowania dokumentów nie działa dla opcji generowania korekt z poziomu dokumentów.

Pozycje faktur i korekt są powiązane za pomocą tabeli POWIAZ_KOR.

Zwrot od klienta jest przede wszystkim dokumentem korygującym dla WZ. Bierze udział w procesie fakturowania wydań (pomniejsza ilości fakturowane).

System rozpoznaje sytuację, w której zrobiono dokument zwrotu ZK do wydania WZ, a następnie to wydanie zostało wyfakturowane – i blokuje możliwość jego edycji i usunięcia, dopóki istnieje faktura. Do tej pory program próbował wywnioskować na podstawie dat dokumentów, czy pierwszy dokument ZK był wystawiony przed fakturą. Niestety sposób ten zawodził, jeżeli faktura i zwrot były wystawione jednego dnia. W takim przypadku dokument ZK był blokowany bez względu na kolejność utworzenia zwrotu i faktury.

Program blokuje te dokumenty ZK, do których w pole KLUCZ_PD w tabeli NAGL_DOK funkcja służąca do wyfakturowania dokumentów WZ wpisze numer faktury (funkcja ta bierze pod uwagę dokumenty ZK wystawione do wydań).

Zwrot od klienta – formularz

Dodając nowy dokument zwrotu od klienta pojawia się poniższy formularz.

Dane nagłówkowe charakterystyczne dla dokumentu ZK

Dokument rozchodowy
Przywołuje listę dokumentów rozchodowych (WZ i faktur) danego kontrahenta.

Pozycje dokumentu ZK

Pozycje dokumentu ZK są obsługiwane identycznie jak pozycje faktury korygującej (KF) z tytułu zwrotu towaru.

W programie znalazł się również mechanizm, mający na celu usprawnienie procesu rozliczania dokumentów ZK w KF. Podczas przekształcania, dokumenty te rozliczają się ze sobą.

Dowóz towaru do klientów

Opcja ta ma zastosowanie w firmach, dostarczających towar bezpośrednio do klienta własnym transportem. Dzięki niej można przydzielać partie faktur i WZ-tów poszczególnym kierowcom. Program wydrukuje dla każdego kierowcy listę faktur oraz zbiorcze zestawienie dostarczanych towarów.

Wybierane są tylko faktury i WZ-ty, dla których jako formę dostarczenia towaru wybrano Dowóz do klienta.

Należy również zdefiniować trasy dowozu

⇒ patrz Podręcznik Podstawowy Cześć II -> rozdział Kartoteki –> Trasy

i wybierać je przy wystawianiu dokumentów sprzedaży.

Zarówno sposób odbioru, jak i trasa mogą być przypisane w danych dodatkowych kontrahenta i automatycznie pobierane na dokument sprzedaży.

Dowóz towaru – okno dialogowe

Okres
Wybór okresu, z którego pochodzą dokumenty sprzedaży.

Trasa
Wybór trasy dowozu. W tabeli pojawiają się dokumenty z przypisaną daną trasą.

Odbiór
W tym miejscu możemy zdecydować jaki będzie rodzaj dostawy.

Uwzględnij dok.
Wybór, czy analizie podlegać będą dokumenty nie rozwiezione czyli bez przypisanego kierowcy, czy wszystkie dokumenty.

Wykonaj
Wykonanie analizy dokumentów zgodnych z założeniami.

Tabela z dokumentami
Pojawiają się tu dokumenty spełniające zadane kryteria. Przypisanie kierowcy następuje wyłącznie dla dokumentów zaznaczonych. Wydruki listy dokumentów i towarów dotyczą także wyłącznie dokumentów zaznaczonych.

Kolumna Kierowca zawiera symbol kierowcy przypisanego odpowiedzialnego za dowóz.

Usuń znaczniki
Usuwa wszystkie znaczniki.

Zaznacz wszystkie
Zaznacza wszystkie dokumenty.

Zaznacz dokumenty akwizytora
Zaznacza w tabeli tylko te dokumenty, na których przypisany jest wskazany akwizytor.

Drukuj listę dokumentów
Wydruk listy zaznaczonych dokumentów wraz z adresami kontrahentów.

Drukuj listę towarów
Wydruk listy towarów, które należy dostarczyć.

Przypisz kierowcę
Przypisanie kierowcy zaznaczonym dokumentom.

Opcja ta służy do zwalniania przeterminowanych rezerwacji.
Jednocześnie należy dodać, że zwolnienie rezerwacji następuje również po usunięciu całego zamówienia od klienta lub poszczególnych jego pozycji. Zwolnienie rezerwacji nie zrealizowanych artykułów następuje także po zamknięciu zamówienia oraz jego anulowaniu.

Z kolei zwalnianie rezerwacji nie usuwa zamówień a jedynie zmienia status na “Bez rezerwacji towaru”.
Po wybraniu opcji Zwalanie rezerwacji, jeśli program nie odnajdzie niezrealizowanych zamówień, to kończy działanie z komunikatem ‘Brak niezrealizowanych zamówień’.

Zwalnianie rezerwacji – tabela

W przypadku gdy istnieją w systemie niezrealizowane zamówienia, po wejściu w Zwalnianie rezerwacji  pojawia się następujący formularz:

W tabeli prezentowane są nie nagłówki, a pozycje zamówień czyli poszczególne towary.

Klawisz spacji służy do “ręcznego” zaznaczania pozycji, dla których chcemy zwolnić rezerwacje.

Pod tabelą znajdują się przyciski sterujące zaznaczaniem pozycji.

Zaznacz przeterminowane o…
Pozwala zaznaczyć pozycje przeterminowane o określoną liczbę dni.

Zaznacz jeden dokument
Przycisk jest aktywny tylko wówczas, gdy program odnajdzie więcej niż jeden dokument.
Jeśli chcesz zaznaczyć jednocześnie kilka zamówień, to możesz używać tego przycisku ponownie. Działa on na zasadzie zaznaczania kolejnych dokumentów.

Zaznacz wszystkie
Zaznacza wszystkie pozycje w tabeli.

Usuń znaczniki
Usuwa wszystkie znaczniki.

Pokaż tylko zaznaczone
Filtruje tabelę i pokazuje tylko zaznaczone pozycje.

Pokaż wszystkie
Usuwa filtr i pokazuje wszystkie pozycje.

Zwolnij rezerwacje
Zwalnia rezerwację dla zaznaczonych pozycji i kończy działanie.

Załóżmy, że wystawiasz cyklicznie np. raz w miesiącu serię faktur dla swoich klientów. Ma to najczęściej miejsce w firmach usługowych (przegląd i konserwacja sprzętu, wywóz nieczystości, wynajem nieruchomości itp.). Aby zaoszczędzić czasu i pracy przy wystawianiu co miesiąc serii dokumentów opracowano w programie opcję „Plany transakcji”.

Plany transakcji pozwalają generować i drukować serie dokumentów. Jeden plan transakcji zawiera listę wzorców dokumentów. Wzorzec dokumentu zawiera niezbędne informacje dla wygenerowania konkretnego dokumentu, a więc:

• rejestru dokumentu
• magazynu
• kontrahenta
• definicje poszczególnych pozycji (towarów, usług).

W systemie można zdefiniować dowolną ilość różnych planów transakcji. Każdy z nich ma własną datę realizacji.

W podanym dniu, przy każdy wejściu do programu, będzie on przypominał wyznaczonej osobie o konieczności zrealizowania danego planu transakcji.

Plan  transakcji – formularz

Aby dodać nowy plan transakcji użyj opcji Dodaj. Pojawi się formularz planu transakcji.

Symbol planu
Czteroznakowy, unikalny symbol planu transakcji

Opis
Opis planu transakcji

Komu przypominać o generowaniu dokumentów
Selektor zawierający listę operatorów oraz pozycje:

• Wszystkim
• Nikomu

Data następnej realizacji
Podczas definiowania nowego planu należy uzupełnić to pole. Przy każdym generowaniu dokumentów program pyta o datę kolejnej realizacji.

Wspólne dla dokumentów
Wskazanie w planie transakcji wspólnych danych dla wszystkich generowanych dokumentów.

Wspólne dane mogą dotyczyć:

– pola uwag, które może zostać wykorzystane w celu precyzyjnego opisu
sprzedanej usługi, np.: wszystkie wygenerowane faktury za dzierżawę lokalu
mogą posiadać dodatkową informację w postaci dopisku „czynsz za
miesiąc czerwiec”.
– data sprzedaży dla generowanych faktur
– wskazanie rejestrów obowiązujących podczas generowania dokumentów
– wskazania wzorca wydruku dla wszystkich wygenerowanych dokumentów

Tabela wzorców dokumentów

Tabela ta zawiera spis wszystkich wzorców dokumentów, jakie mają być wygenerowane w ramach danego planu transakcji. Każdy wzorzec zawiera dane niezbędne do wygenerowania kompletnego dokumentu.

W tabeli widać trzy kolumny:

• Rejestr w jaki ma być wygenerowany dokument.
• Kontrahent, który ma widnieć na dokumencie.
• Odbiorca dokumentu (oddział kontrahenta).

Dodając nowy wzorzec pojawia się formularz.

Selektor rodzaju dokumentu
Pozwala wybrać:

• Dokument sprzedaży,
• Wydanie na zewnątrz,
• Zamówienie od klienta.

Rejestr
Rejestr w  jakim zostanie wygenerowany dokument.

Magazyn
Magazyn, w którym zostanie wygenerowany dokument.

Selektor sposobu ustalania cen
Selektor zawiera dwie opcje:

• ceny pobierane ze wzorca – ceny w generowanym dokumencie zostaną pobrane ze wzorca.
• wg aktualnej ceny – ceny będą pobierane z cennika w momencie generowania dokumentu z uwzględnieniem rabatów przypisanych danemu kontrahentowi.

Kontrahent
Wybór kontrahenta, dla którego zostanie wygenerowany dokument.

Jeżeli kontrahent posiada zdefiniowane oddziały, to można jeszcze wskazać konkretny oddział jako odbiorcę dokumentu (towaru).

Tabela pozycji (artykułów) dla danego wzorca.

Aby dodać nową pozycję wybierz Dodaj. Pojawi się formularz, w którym określamy jaki artykuł, w jakiej cenie i ilości ma się pojawić na wygenerowanym dokumencie.

Przycisk Dodatkowe dane na wzorcu dokumentu zawiera następujące pola:

Sposób odbioru
Możliwy jest wybór jednej z następujących opcji sposobu odbioru towaru:

• odbiór własny
• dostawa do klienta
• poczta.

Opcja ta jest jednak wartością słownikową, w związku z tym możemy dopisywać własne pozycje.

Po wyborze opcji “dostawa do klienta” możliwe jest umieszczenie dokumentu na liście przewozowym w opcji Dowóz towarów do klientów.

⇒ patrz rozdział Podręcznik Podstawowy Część I ->Sprzedaż –> Dowóz towarów do klienta

Symbol akwizytor/Nazwisko
Selektor ten zawiera listę akwizytorów zdefiniowanych w opcji Kartoteki -> Akwizytorzy. Jeśli prowadzisz sprzedaż poprzez akwizytorów, to każdej fakturze można przypisać odpowiednią osobę. Na liście pracowników, która jest wyświetlana przy próbie podpięcia akwizytora, znajdują się tylko ci pracownicy którzy mają uaktywniony w kartotece znacznik Handlowiec. Pozostali pracownicy nie będący akwizytorami nie są widoczni na liście. Wstępnie akwizytor jest proponowany z danych kontrahenta. Informacja ta może być użyta w trakcie filtrowania oraz w analizie sprzedaży. Ponadto informacja o akwizytorze trafia do rozrachunków.

Miejsce przeznaczenia
Jeżeli kontrahent posiada kilka oddziałów, uaktywnia się możliwość wyboru oddziału, który będzie odbiorcą artykułu.
Pole podlega zasadzie blokowania po przejściu do tabeli pozycji dokumentu.

Trasa
Trasa jest wstępnie pobrana z danych klienta. Opcja potrzebna przy planowaniu dowozu towaru do klienta

⇒ patrz Podręcznik Podstawowy Część I -> rozdział Sprzedaż –> Dowóz towarów do klienta

Rodzaj centrum kosztowego / Centrum kosztowe
Aby można było wskazać centrum kosztowe podczas tworzenia wzorca dokumentu należy w definicji właściwego dokumentu, w tym przypadku dokumentu sprzedaży (faktury, paragonu) lub dokumentu wydania (WZ)  zaznaczyć Pytaj o centrum kosztowe.

⇒ patrz Podręcznik Podstawowy Część II w rozdziale Konfiguracja -> Definicje dokumentów

Forma płatności
Wskazanie formy płatności dla konkretnego dokumentu z planu transakcji. Domyślnie program proponuje tu formę płatności pobraną z danych kontrahenta (przypisaną kontrahentowi).

Uwagi
Tu można wpisać inne istotne informacje.

Generowanie i seryjny wydruk dokumentów

Generowanie i seryjny wydruk dokumentów odbywa się z poziomu tabeli Plany transakcji w opcji Operacje.

Generowanie dokumentów
Po wybraniu opcji Operacje -> Generowanie dokumentów program zadaje pytanie „Wygenerować dokumenty dla planu transakcji ….”. Po wybraniu odpowiedzi Tak rozpoczyna się procedura generowania.
Jeżeli na wzorcach dokumentów są towary, to w trakcie generowania może się pojawić komunikat

Oznacza on brak na danym magazynie potrzebnej do wystawienia dokumentu ilości towaru.
Na zakończeniu program pyta o datę następnej realizacji planu.

Wygenerowane dokumenty można obejrzeć w odpowiednich opcjach:

• Dokumenty sprzedaży – opcja Sprzedaż -> Dokumenty sprzedaży
• Dokumenty WZ – opcja Sprzedaż -> Wydania na zewnątrz
• Zamówienia – opcja Sprzedaż -> Zamówienia od klientów

Wydruk wygenerowanych dokumentów

Po wybraniu opcji Operacje -> Wydruk wygenerowanych dokumentów pojawia się okno:

Pokazane są tu wszystkie wygenerowane, ale jeszcze nie drukowane dokumenty. Należy zaznaczyć te, które mają być wydrukowane.

Zaznacz wszystkie
Zaznacza wszystkie dokumenty.

Usuń znaczniki
Usuwa wszystkie znaczniki.

Zaznacz tylko trasę
Zaznacza w tabeli tylko te dokumenty, na których przypisany wskazana trasa dowozu.

Pokaż
Zmienia zawartość tabeli wygenerowanych dokumentów. W zależności od wybranej opcji wyświetlane są dokumenty zaznaczone, nie zaznaczone lub wszystkie.

Drukuj dokumenty
Wydruk zaznaczonych dokumentów. W górnym rogu ekranu prezentowany jest numer aktualnie drukowanego dokumentu.

Drukuj listę
Wydruk listy zaznaczonych dokumentów wraz  z nazwami i adresami kontrahentów.

Program pozwala na sprzedaż artykułu, nawet jeżeli jego stan magazynowy wynosi 0. Umożliwia to odpowiednia konfiguracja:

• W definicji dokumentu faktury sprzedaży, w rodzaju sprzedaży należy zaznaczyć znacznik: Dopuszczalna sprzedaż poniżej stanu magazynowego
  
• W konfiguracji Sprzedaży detalicznej należy zaznaczyć opcję Sprzedaż poniżej stanu magazynowego.
  
  Mamy dwie możliwości rozchodowania pozycji:

• Rozchodowanie pozycji z wcześniejszych dostaw
• Generowanie WZ z późniejszych dostaw
  (do sprzedaży detalicznej należy zdefiniować nowy rejestr dokumentów WZ)
  
  Okres
  Umożliwia wybór okresuRejestr
  Wybór rejestru dokumentówW wyświetlanej tabeli znajdują się również dwie kolumny, zawierające znaczniki dotyczące korekt z tytułu zwrotu towaru.Jeżeli pozycja nierozchodowa paragonu lub faktury była korygowana (zwrot), i korekta zmieniała stan magazynu, to w przypadku pozycji, dla których możliwe jest rozchodowanie z wcześniejszych dostaw, pozycje korekt mogą zostać zmodyfikowane tak, jakby dotyczyły normalnych pozycji rozchodowych.W przypadku rozliczenia za pomocą dokumentu WZ, będzie można wygenerować dokumenty zwrotu do klienta, do odpowiednich wydań i zostaną one rozliczone z odpowiednimi pozycjami korekt faktur.Uwaga!!!
  Zaznaczenie znaczników dotyczących korekt nie jest obowiązkowe – w takim wypadku korekty można rozliczyć później, korzystając z opcji „Rozliczenie korekt pozycji poniżej stanu magazynu”.

  Analiza rozliczenia pozycji poniżej stanu magazynu

  Analiza pokazuje pozycje dokumentów WZ, rozliczających nierozchodowe pozycje faktur, powstałe ze sprzedaży poniżej stanu magazynu.
  
  Analiza w wersji dla jednego dokumentu pokazywana jest w szczegółach komunikatu o przejściu w tryb „Pokaż” podczas edycji faktury i wydania, których pozycje są powiązane i podczas próby usunięcia faktury.

  Rozliczenie korekt sprzedaży poniżej stanu magazynowego

  Opcja umożliwia rozliczenie korekt pozycji nierozchodowych, które zostały pominięte przez użytkownika podczas rozliczenia pozycji nierozchowych. Tabela zawiera m.in. informację o sposobie rozliczenia pozycji nierozchodowej, której dotyczy zwrot.
  
  W zależności od sposobu rozliczenia, można w przypadku korekt pozycji, które rozchodowały towar z wcześniejszych dostaw, uzupełnić informację korekty tak, jakby była wystawiana do normalnej pozycji rozchodowej, lub wygenerować dokument zwrotu (ZK) do wydań (WZ), które posłużyły do rozliczenia pozycji.

  Analiza rozliczenia korekt pozycji poniżej stanu magazynu

  Analiza pokazuje pozycje dokumentów ZK, rozliczających nierozchodowe pozycje korekt faktur, powstałe ze sprzedaży poniżej stanu magazynu.
  Analiza w wersji dla jednego dokumentu pokazywana jest w szczegółach komunikatu o przejściu w tryb „Pokaż” podczas edycji korekty faktury i zwrotu, których pozycje są powiązane i podczas próby usunięcia korekty faktury.

• Zamówienie od klienta (ZO – zamówienie obce) jest dokumentem podobnym do faktury i może zostać zarejestrowane w walucie (całe zamówienie w jednej walucie lub poszczególne pozycje zamówienia w różnych walutach). W przeciwieństwie do faktury nie dokonuje jednak rozchodu towarów z magazynu. Może co najwyżej rezerwować zamawiany towar o ile wybierzesz taką opcję podczas sporządzania dokumentu. Ilość rezerwowana może przekraczać bieżący zapas. W szczególności można rezerwować towar, którego jeszcze nie ma w magazynie. Program ostrzega podczas próby sprzedaży towaru zarezerwowanego. Nie wprowadza sztywnej blokady sprzedaży takiego towaru.W zamówieniu dokonuje się przeliczanie cen sprzedaży według aktualnej tabeli rabatów dla danego klienta.

  Realizację zamówienia przeprowadza się przy pomocy faktury rozchodowej lub WZ. Program automatycznie tworzy fakturę (lub WZ) na podstawie jednego lub kilku zamówień. Jeśli nie uda się rozchodować któregoś towaru z zamówienia, to pozycja taka pozostanie w programie jako zamówienie niezrealizowane.

  Jeśli klient odmówi zakupu którejś z zamówionych pozycji, to najlepszym rozwiązaniem jest zmodyfikowanie tego zamówienia, i dopiero sporządzenie faktury. Zamówienia zrealizowane pozostają dalej w systemie.

  Zamówienie od klienta – formularz

  Formularz Zamówienia od klienta ma prawie wszystkie charakterystyczne cechy dokumentu sprzedaży (tylko niektóre pola są nieaktywne).

  ⇒ patrz rozdział Sprzedaż –> Dokumenty sprzedaży –> Dokument sprzedaży – formularz

Dodatkowe elementy formularza to:

Termin realizacji
Termin realizacji znajdujący się w nagłówku dokumentu ZO dotyczy całego zamówienia. Program pozwala określić także terminy realizacji
dla poszczególnych pozycji zamówienia. Na ich podstawie możliwe jest automatyczne wygenerowanie zamówienia do dostawcy (dokument ZW).

Rezerwacja
Każdy towar lub wybrane pozycje znajdujące się na dokumencie ZO można zarezerwować. Próba sprzedaży towaru zarezerwowanego oznajmiana jest komunikatem.

Status
W chwili utworzenia dokumentu Zamówienie od Klientów (ZO) program automatycznie nadaje mu status Otwarte. Następnie na każdym etapie realizacji zamówienia otrzymuje kolejne statusy, dzięki którym możliwe staje się szczegółowe śledzenie stanu realizacji zarejestrowanych w systemie zamówień.

Rodzaje statusów w dokumentach ZO:

• Otwarte – status nadawany automatycznie po utworzeniu dokumentu
• Do kontroli ilościowej – nadawany przez operatora. Pojawia się na liście wyboru tylko wówczas gdy w definicji dokumentu w opcji „Kontrola ilościowa” wskazano „Tak”. Status ten powstał z myślą o firmach, w których rejestrowaniem zamówień od klientów i kontrolą zajmują się odrębne komórki firmy
• Do realizacji – status nadawany przez operatora, np. w celu akceptacji realizacji zamówienia
• W realizacji – nadawany automatycznie po wyfakturowaniu (F) lub     wydaniu (WZ) jakiejkolwiek pozycji z zamówienia
• Zamknięte – nadawany automatycznie po zrealizowaniu wszystkich pozycji lub „Ręcznie” przez operatora w dowolnym momencie
• Anulowane – anulować można tylko ZO o statusie Otwarte. Anulowane zamówienia pozostają w systemie, jednak nie mają wpływu np. na analizę niezrealizowanych zamówień.

Realizacja zamówień od klientów

Aby wystawić fakturę lub dokument WZ do zamówienia (kilku zamówień), będąc w tabeli pozycji dokumentu sprzedaży lub WZ użyj funkcji Przywołaj niezrealizowane zamówienia w opcji Operacje. Opcji tej należy użyć zanim dodasz jakikolwiek towar do dokumentu. Później opcja staje się niedostępna.

Faktura musi być koniecznie dokumentem rozchodowym (z wydaniem towaru).

Program odszuka wszystkie niezrealizowane pozycje zamówień od danego klienta i pokaże je wszystkie w formie listy artykułów z podaniem ilości zamówionej i ilości już zrealizowanej. Możliwe jest automatyczne sporządzenie dokumentu na podstawie jednego lub kilku zamówień. Zamówienia zrealizowane nie są przez program usuwane.

Realizacja zamówienia od klienta może odbyć się także przy pomocy funkcji Przekształć dokument,  która pozwala przekształcić zamówienie w fakturę (F) lub dokument WZ.  W przypadku przekształcania dokumentów ZO w WZ, program umożliwia również automatyczne przekształcanie wygenerowanych dokumentów WZ w fakturę sprzedaży (F) (program pyta „Czy wygenerowany WZ ma zostać przekształcony w fakturę”). Po zakończeniu operacji przekształcania system przedstawia listę wszystkich dokumentów powstałych w wyniku przekształcania z możliwością ich podejrzenia i wydrukowania.

Procedurze przekształcania może zostać poddanych kilka zamówień lub pojedyncze zamówienie.
Funkcja Drzewo przekształceń dostępna w opcji Operacje pozwala nam sprawdzić na jakim jesteśmy etapie procesu sprzedaży. Pokazuje łańcuch dokumentów przekształcanych.

Aby umożliwić przekształcanie dokumentów ZO należy w definicji rejestru w parametrze „Przekształcany w dokument” wskazać: domyślny rodzaj dokumentu, w jaki zostanie przekształcony dokument ZO oraz domyślny rejestr dokumentu dla przekształceń. Ustawienia te Użytkownik może zmieniać w trakcie rejestracji dokumentu w opcji Pozostałe dane. Przekształcony może zostać tylko dokument ZO o statusie „Do realizacji” lub „W realizacji”.

Niezrealizowane zamówienia klienta

Tabela zawiera niezrealizowane pozycje zamówień danego klienta. Klawiszem spacji można zaznaczać pozycje do zrealizowania.

Zaznacz wszystkie pozycje
Przyciska zaznacza wszystkie pozycje, jakie są w tabeli.

Zaznacz jeden dokument
Przycisk aktywny jest tylko wtedy, kiedy program odnajdzie kilka niezrealizowanych zamówień. Załóżmy, że wystawiono 3 zamówienia, a zamierzamy zrealizować dwa pierwsze. Należy w takim przypadku usunąć wszystkie znaczniki, używając przycisku Usuń znaczniki. Potem trzeba wybrać pierwsze zamówienie przy pomocy omawianego przycisku. Następnie należy ponownie użyć przycisku Zaznacz jeden dokument w celu wskazania kolejnego zamówienia. Ponadto można używać klawisza spacji w celu włączania lub wyłączania znaczników.

Usuń znaczniki
Wybór tego przycisku usuwa wszystkie znaczniki w tabeli. Po tej operacji żadna z pozycji nie jest wybrana do realizacji.

Wybierz zaznaczone towary
Przycisk ten przenosi zaznaczone towary na dokument.

W trakcie program zadaje pytania:

Program może pobrać ceny sprzedaży wprost z zamówienia. Jeśli wybierzemy odpowiedź Przeliczyć ponownie, to każdy towar wystąpi tylko raz na fakturze, a jego cena zostanie pobrana wg aktualnego cennika dla danego klienta.

Jeśli wydano wielokrotnie ten sam towar, to odpowiedź Tak oznacza, że na fakturze lub WZ pojawi się on w jednej pozycji z uśrednioną ceną sprzedaży. Jeśli odpowiesz Nie na fakturze lub WZ towar pojawi się w tylu pozycjach ile razy występował na zamówieniach.

Program może pobrać warunki płatności oraz trasę wprost z dokumentów ZO.  Jeśli wybierzemy odpowiedź Nie, to informacje te zostaną pobrane z kartoteki kontrahenta.
Podczas generowania zamówienia może pojawić się komunikat o niemożności rozchodowania jakiegoś towaru z powodu niedostatecznej ilości w magazynie.

Ilości wybranych z zamówień towarów, pojawiające się na dokumencie wydania (F, WZ) można skorygować używając opcji Popraw. I tak np., jeśli zamówiono 10 szt. jakiegoś towaru, a wydajemy tylko 8, to pozostałe 2 szt. będą dalej figurować jako niezrealizowane.

Tak sporządzony dokument można uzupełnić o towary lub usługi, których klient nie zamawiał a chce zakupić.

Program rejestruje powiązania pomiędzy pozycjami faktury, a pozycjami zamówienia. W pole uwag faktury lub dokumentu WZ przepisywane są numery wszystkich realizowanych zamówień.

Analiza zamówień od klientów

Analiza ta odpowiada na podstawowe pytania dotyczące zamówień od klientów, m.in:

• co zamawiał dany klient
• kto zamawiał dany towar
• które zamówienia są zrealizowane, a które nie
• jakie ilości towaru zostały zamówione

jak kształtuje się aktualny zapas magazynowy w porównaniu z ilościami zamówionymi itp.

Aby znaleźć odpowiedzi na powyższe pytania należy ustalić parametry analizy.

Parametry analizy

Kontrahent –  wybór zamówień jednego lub wszystkich klientów.
Oddział kontrahenta –  wskazanie oddziału klienta.
Okres – wybór okresu do analizy.
Stan realizacji – możliwość wyboru zamówień:
–  tylko niezrealizowanych
–  tylko zrealizowanych
–  wszystkich
Towar – wskazanie do analizy:
–  wszystkich towarów
–  towarów z wybranej grupy, gdzie wyróżnikiem grupy są pierwsze znaki symbolu
– konkretnego towaru
Grupa artykułów – wybór grupy towarów.
Magazyn – wskazanie magazynu, z którego mają pochodzić zamówienia do analizy.
Rezerwacja – wskazanie do analizy zamówień:
–  tylko z rezerwacją
–  tylko bez rezerwacji
– wszystkich
Zapas w magazynie – wskazanie magazynu, z którego będzie pobrany aktualny zapas towaru (można wskazać jednocześnie kilka magazynów).
Akwizytor – wybór zamówień jednego lub wszystkich akwizytorów.
Termin realizacji do –  pokazuje zamówienia z terminem realizacji do wskazanej daty

Przycisk Wykonaj analizę wygeneruje wynik zestawienia według zadanych parametrów.

Wynik zestawienia można wydrukować używając przycisku Drukuj.

Opcja Cennik umożliwia sporządzenie i wydrukowanie cennika oraz wyeksportowanie go do oddziałów firmy lub przesłanie do kasy fiskalnej czy wagi elektronicznej.

Proste cenniki daje się drukować z poziomu tabeli Artykuły. Jednak opcja Cennik dostarcza możliwości niedostępnych w tabeli Artykuły. Można tutaj uzyskać cennik dla konkretnej tabeli rabatowej. Ponadto można poprawiać indywidualnie ceny oraz używać zaznaczania pozycji przy pomocy spacji.

Opcja Cennik umożliwia stworzenie i wydrukowanie cennika indywidualnie dla każdego operatora. Ostatnie ustalenia są zapamiętywane.

Cennik – tabela

Po wybraniu opcji Cennik pojawia się najpierw komunikat

Jeżeli odpowiesz Tak na formularzu pojawią się aktualne ceny sprzedaży. W przypadku odpowiedzi Nie zostaną przywołane ostatnio kalkulowane ceny.

Po komunikacie pojawia się następujące okno.

Parametry wstępne

Na wstępie należy ustalić parametry, według których następuje przeliczenie zawartości kolumny Cena.:

Rodzaj ceny
Wskazanie według, której ceny ma być przeliczony cennik:
–   hurtowej,
–   hurtowej + VAT,
–   detalicznej.

Zestaw rabatów
Wybór zestawu rabatów do uwzględnienia w cenniku

Waluta 
Określenie w jakiej walucie ma być stworzony cennik. Po wybraniu waluty innej niż złotówka, należy wskazać jeszcze tabelę kursów do przeliczenia cen.

Klawisz spacji służy do “ręcznego” zaznaczania pozycji, które mają być ujęte w przygotowywanym cenniku.

Obok listy parametrów znajdują się przyciski sterujące zaznaczaniem pozycji.

Zaznacz
Wyświetla okno dialogowe umożliwiające wybór artykułów do zaznaczenia.

Odznacz
Wyświetla okno dialogowe, w którym można wybrać artykuły do usunięcia znaczników.

Zaznacz wszystkie
Zaznacza wszystkie artykuły.

Usuń znaczniki
Usuwa zaznaczenie wszystkich artykułów.

Pokaż
Zmienia zawartość tabeli artykułów. W zależności od wybranej opcji wyświetlane są artykuły zaznaczone, nie zaznaczone lub wszystkie.

Gotowy cennik możemy:

• wydrukować – przycisk Drukuj
• wyeksportować do oddziału firmy – przycisk Eksport
• przesłać do kasy fiskalnej – przycisk Wyślij do kasy fiskalnej
• Więcej na temat kas fiskalnych patrz Podręcznik Opis systemu ->rozdział Współpraca z urządzeniami zewnętrznymi -> Kasy fiskalne
• wysłać do wagi – przycisk Wyślij do wagi
• Więcej na temat współpracy z wagami patrz Podręcznik Opis systemu ->rozdział Współpraca z urządzeniami zewnętrznymi -> Wagi i etykieciarki

Wysłanie danych do kasy

Opcja Wysyłanie danych do kasy umożliwia wykonanie transferu danych do wybranych kas fiskalnych.

Opcja dostępna jest w menu Sprzedaż -> Wysyłanie danych do kasy

Formularz uproszczony, pozwalający zaktualizować ceny oraz wysłać nowy towar do kasy.

Zaawansowany formularz, pozwalający przesłać wybrane artykuły:

• Obok przycisku „Wykonaj” jest widoczna lista, gdzie możemy ustawić trzy tryby wysyłania do kasy: pełnych danych o towarze, tylko ceny lub ceny i nowych towarów.
• Opcja „Zaawansowane” umożliwia również kasowanie wybranych bądź wszystkich artykułów z kasy.
• Opcja „Pobierz artykuły z kasy” pozwala porównać zaprogramowane artykuły w kasie z artykułami przypisanymi w programie do danej kasy. Opcja wykorzystywana w celu zweryfikowanie zgodności nazewnictwa, numerów PLU itp.
• W opcji „Operacje” (klawisz F12) możliwe jest przypisanie grupy artykułów do innej kasy/kas.

Przycisk Przypisz artykuły służy do uruchomienia okna, gdzie dokonujemy zbiorowego przypisania artykułów do kasy, bądź usuwania ich z niej.

• Przyciski „Zaznacz wszystkie” i „Odznacz znaczniki” służą do zaznaczania/odznaczania wybranych artykułów, zaś przyciskami „Zaznacz…” oraz „Odznacz…” dokonujemy wyboru, wg jakich parametrów odbędzie się selekcja artykułów transferowanych do kasy.
• Pod klawiszem operacyjnym F12 istnieje możliwość automatycznego wygenerowania nazw artykułów dla kasy oraz wygenerowania numeru PLU dla artykułów

Przypisywanie artykułów do kasy możemy również dokonać to z poziomu kartoteki artykułów.

⇒ patrz Podręcznik Podstawowy część II ->rozdział Kartoteki -> Artykuły

Wysyłanie danych do wagi

Opcja Wysyłanie danych do kasy umożliwia wykonanie transferu danych do wybranych wag.
Opcja dostępna jest w menu Sprzedaż -> Wysyłanie danych do wagi

Formularz, pozwalający przesłać wybrane artykuły:

Na liście artykułów do wysyłki pojawią się artykuły z przypisanym kodem wagowym. Logi z komunikacji zapisane są w Raporcie komunikacji.

Odczyt z kasy fiskalnej

Opcja Odczyt z kasy fiskalnej umożliwia wykonanie transferu danych o sprzedaży z kasy fiskalnej do komputera.

⇒ Więcej na temat kas fiskalnych patrz Podręcznik Opis systemu-> rozdział Współpraca z urządzeniami zewnętrznymi -> Kasy fiskalne

Kasa
Wybór kasy, z której dane zostaną przesłane do komputera.

Zerowanie rejestrów i wartości sprzedaży
Wybór, czy przesłanie danych ma wyzerować rejestry kasy. Jeżeli nie, dane przesłane z kasy następnym razem zawierać będą również dane obecne (nastąpi sumowanie sprzedaży).

 Nazwa dokumentu w schowku
Wypełniania automatycznie nazwa, pod jaką dane z kasy znajdą się w schowku dokumentów. Nazwa składa się z daty, czasu transferu i symbolu kasy.

Wykonaj
Wykonuje transfer danych z kasy.

Raport komunikacji

Opcja Raport komunikacji umożliwia podgląd zadań wykonywanych podczas komunikacji systemu z kasą. Wyświetla ewentualne komunikaty o błędach. Dotyczy tylko kas Elzab.

Instrukcja – Noty korygujące NS po stronie sprzedaży.

Zamówienie od klienta (ZO – zamówienie obce) jest dokumentem podobnym do faktury. W przeciwieństwie do faktury nie dokonuje jednak rozchodu towarów z magazynu. Może co najwyżej rezerwować zamawiany towar o ile wybierzesz taką opcję podczas sporządzania dokumentu. Ilość rezerwowana może przekraczać bieżący zapas. W szczególności można rezerwować towar, którego jeszcze nie ma w magazynie. Program ostrzega podczas próby sprzedaży towaru zarezerwowanego. Nie wprowadza sztywnej blokady sprzedaży takiego towaru.

W zamówieniu dokonuje się przeliczanie cen sprzedaży według aktualnej tabeli rabatów dla danego klienta.

Realizację zamówienia przeprowadza się przy pomocy faktury rozchodowej lub WZ. Program automatycznie tworzy fakturę (lub WZ) na podstawie jednego lub kilku zamówień. Jeśli nie uda się rozchodować któregoś towaru z zamówienia, to pozycja taka pozostanie w programie jako zamówienie niezrealizowane.

Jeśli klient odmówi zakupu którejś z zamówionych pozycji, to najlepszym rozwiązaniem jest zmodyfikowanie tego zamówienia, i dopiero sporządzenie faktury. Zamówienia zrealizowane pozostają dalej w systemie.

Zamówienie od klienta – formularz

Formularz Zamówienia od klienta ma prawie wszystkie charakterystyczne cechy dokumentu sprzedaży (tylko niektóre pola są nieaktywne).

Patrz rozdział Sprzedaż –> Dokumenty sprzedaży –> Dokument sprzedaży – formularz

Dodatkowe elementy formularza to:

Termin realizacji
Termin realizacji znajdujący się w nagłówku dokumentu ZO dotyczy całego zamówienia.

Rezerwacja
Każdy towar lub wybrane pozycje znajdujące się na dokumencie ZO można zarezerwować. Próba sprzedaży towaru zarezerwowanego oznajmiana jest komunikatem: Towar jest zarezerwowany w ilości…… czy mimo to dokonać rozchodu?

Statua
W chwili utworzenia dokumentu Zamówienie od Klientów (ZO) program automatycznie nadaje mu status Otwarte. Następnie na każdym etapie realizacji zamówienia otrzymuje kolejne statusy, dzięki którym możliwe staje się szczegółowe śledzenie stanu realizacji zarejestrowanych w systemie zamówień.

Rodzaje statusów w dokumentach ZO:

• Otwarte – status nadawany automatycznie po utworzeniu dokumentu
• Do kontroli ilościowej – nadawany przez operatora. Pojawia się na liście wyboru tylko wówczas gdy w definicji dokumentu w opcji Kontrola ilościowa wskazano Tak. Status ten powstał z myślą o firmach, w których rejestrowaniem zamówień od klientów i kontrolą zajmują się odrębne komórki firmy
• Do realizacji – status nadawany przez operatora, np. w celu akceptacji realizacji zamówienia
• W realizacji – nadawany automatycznie po wyfakturowaniu (F) lub wydaniu (WZ) jakiejkolwiek pozycji z zamówienia
• Zamknięte – nadawany automatycznie po zrealizowaniu wszystkich pozycji lub Ręcznie przez operatora w dowolnym momencie
• Anulowane – anulować można tylko ZO o statusie Otwarte. Anulowane zamówienia pozostają w systemie, jednak nie mają wpływu np. na analizę niezrealizowanych zamówień.

Aby wystawić fakturę lub dokument WZ do zamówienia (kilku zamówień), będąc w tabeli pozycji dokumentu sprzedaży lub WZ użyj funkcji Przywołaj niezrealizowane zamówienia w opcji Operacje. Opcji tej należy użyć zanim dodasz jakikolwiek towar do dokumentu. Później opcja staje się niedostępna.

Faktura musi być KONIECZNIE dokumentem rozchodowym z wydaniem towaru.

W tym momencie należy dokonać wyboru, czy przywołane zostaną zamówienia bieżącego kontrahenta czy wszystkich kontrahentów.

 

Program odszuka wszystkie niezrealizowane pozycje zamówień od danego klienta i pokaże je wszystkie w formie listy artykułów z podaniem ilości zamówionej i ilości już zrealizowanej. Możliwe jest automatyczne sporządzenie dokumentu na podstawie jednego lub kilku zamówień. Zamówienia zrealizowane nie są przez program usuwane.

Niezrealizowane zamówienia klienta

Tabela zawiera niezrealizowane pozycje zamówień danego klienta. Klawiszem spacji można zaznaczać pozycje do zrealizowania.

Zaznacz wszystkie pozycje
Przyciska zaznacza wszystkie pozycje, jakie są w tabeli.

Zaznacz jeden dokument
Przycisk aktywny jest tylko wtedy, kiedy program odnajdzie kilka niezrealizowanych zamówień. Załóżmy, że wystawiono 3 zamówienia, a zamierzamy zrealizować dwa pierwsze. Należy w takim przypadku usunąć wszystkie znaczniki, używając przycisku Usuń znaczniki. Potem trzeba wybrać pierwsze zamówienie przy pomocy omawianego przycisku. Następnie należy ponownie użyć przycisku Zaznacz jeden dokument w celu wskazania kolejnego zamówienia. Ponadto można używać klawisza spacji w celu włączania lub wyłączania znaczników.

Usuń znaczniki
Wybór tego przycisku usuwa wszystkie znaczniki w tabeli. Po tej operacji żadna z pozycji nie jest wybrana do realizacji.

Wybierz zaznaczone towary
Przycisk ten przenosi zaznaczone towary na dokument.
W trakcie program zadaje pytania:

 

Program może pobrać ceny sprzedaży wprost z zamówienia. Jeśli wybierzemy odpowiedź Przeliczyć ponownie, to każdy towar wystąpi tylko raz na fakturze, a jego cena zostanie pobrana wg aktualnego cennika dla danego klienta.

Jeśli wydano wielokrotnie ten sam towar, to odpowiedź Tak oznacza, że na fakturze lub WZ pojawi się on w jednej pozycji z uśrednioną ceną sprzedaży. Jeśli odpowiesz Nie na fakturze lub WZ towar pojawi się w tylu pozycjach ile razy występował na zamówieniach.

Program może pobrać warunki płatności oraz trasę wprost z dokumentów ZO.  Jeśli wybierzemy odpowiedź Nie, to informacje te zostaną pobrane z kartoteki kontrahenta.

Podczas generowania zamówienia może pojawić się komunikat o niemożności rozchodowania jakiegoś towaru z powodu niedostatecznej ilości w magazynie.

Ilości wybranych z zamówień towarów, pojawiające się na dokumencie wydania (F, WZ) można skorygować używając opcji Popraw. I tak np., jeśli zamówiono 10 szt. jakiegoś towaru, a wydajemy tylko 8, to pozostałe 2 szt. będą dalej figurować jako niezrealizowane.

Tak sporządzony dokument można uzupełnić o towary lub usługi, których klient nie zamawiał a chce zakupić.

Program rejestruje powiązania pomiędzy pozycjami faktury, a pozycjami zamówienia. W pole uwag faktury lub dokumentu WZ przepisywane są numery wszystkich realizowanych zamówień.

Opcja ta służy do zwalniania przeterminowanych rezerwacji.

Jednocześnie należy dodać, że zwolnienie rezerwacji następuje również po usunięciu całego zamówienia od klienta lub poszczególnych jego pozycji.

Zwolnienie rezerwacji nie zrealizowanych artykułów następuje także po zamknięciu zamówienia oraz jego anulowaniu.

Z kolei zwalnianie rezerwacji nie usuwa zamówień a jedynie zmienia status na Bez rezerwacji towaru.

Po wybraniu opcji Zwalanie rezerwacji, jeśli program nie odnajdzie niezrealizowanych zamówień, to kończy działanie z komunikatem Brak niezrealizowanych zamówień.

W przypadku gdy istnieją w systemie niezrealizowane zamówienia, po wejściu w Zwalnianie rezerwacji  pojawia się następujący formularz:

W tabeli prezentowane są nie nagłówki, a pozycje zamówień czyli poszczególne towary. Klawisz spacji służy do ręcznego zaznaczania pozycji, dla których chcemy zwolnić rezerwacje. Pod tabelą znajdują się przyciski sterujące zaznaczaniem pozycji.

Zaznacz przeterminowane o – Pozwala zaznaczyć pozycje przeterminowane o określoną liczbę dni.

Zaznacz jeden dokument – Przycisk jest aktywny tylko wówczas, gdy program odnajdzie więcej niż jeden dokument.
Jeśli chcesz zaznaczyć jednocześnie kilka zamówień, to możesz używać tego przycisku ponownie. Działa on na zasadzie zaznaczania kolejnych dokumentów.

Zaznacz wszystkie – Zaznacza wszystkie pozycje w tabeli.

Usuń znaczniki – Usuwa wszystkie znaczniki.

Pokaż tylko zaznaczone – Filtruje tabelę i pokazuje tylko zaznaczone pozycje.

Pokaż wszystkie – Usuwa filtr i pokazuje wszystkie pozycje.

Zwolnij rezerwacje – Zwalnia rezerwację dla zaznaczonych pozycji i kończy działanie.

Wait window po zwolnieniu rezerwacji.

Oferta dla klienta jest dokumentem podobnym do faktury i może wystawiona zostać w walucie (cała oferta w jednej walucie lub poszczególne pozycje oferty w różnych walutach). W przeciwieństwie do faktury nie dokonuje jednak rozchodu towarów z magazynu, nie wpływa na rozrachunki ani nie wchodzi do rejestru VAT.

Można ją traktować również jako tak zwaną fakturę pro forma. Najlepiej w takim przypadku założyć osobny rejestr np. OF/PRO – Faktury proforma.

Status
Dokumenty OF wyposażone są w statusy, które umożliwiają uzyskanie informacji na temat zarejestrowanych, potwierdzonych i odrzuconych ofert.
Rodzaje statusów w dokumentach OF:

• nie weryfikowane – status nadawany automatycznie po utworzeniu dokumentu
• potwierdzone – nadawany przez operatora
• odrzucone – nadawany przez operatora. Po wyborze tego statusu program pozwala określić przyczyny odrzucenia.
• zamknięta

Moduł Obsługa kurierów umożliwia współpracę programu Corax z systemem firmy kurierskiej DPD, InPost, FedEx, Poczta Polska – bez konieczności logowania się do witryny internetowej kuriera.  Na razie jest to firma DPD, InPost, Fedex, Poczta Polska, DHL, UPS, GLS i GEIS ale sukcesywnie będą dodawane obsługi innych firm kurierskich.

Moduł umożliwia rejestrowanie przesyłek, pobieranie listów przewozowych i etykiet oraz zamawianie kuriera oraz obsługę paczkomatów w przypadku Inpost.

UWAGA!!!
Do prawidłowego działania modułu w zakresie obsługi kuriera Fedex wymagany jest .Net Framework 4.5 lub wyższa wersja.

UWAGA!!!

Dla kurierów DHL i UPS obsłużona jest tylko przesyłka krajowa.

Lista kurierów:

• kurier DPD
• kurier InPost
• kurier FedEx
• kurier Poczta Polska
• kurier DHL
• kurier UPS
• kurier GLS
• kurier GEIS

W definicji dokumentu LW dodany został parametr Obsługa kuriera. Jeśli ma to być LW kurierski, wtedy należy wybrać opcję TAK.

Dokument LW kurierski, w nagłówku, na górze po prawej stronie ma wybranego przewoźnika, w naszym przypadku DPD Polska, InPost, FedEx, Poczta Polska.

W nagłówku jest ustalany termin wyjazdu oraz godzina wyjazdu kuriera.

Dla operatora jest możliwość ustawienia domyślnego rejestru LW.

Dokument LW kurierski posiada zakładki: Wywóz, Paczki, Pozostałe dane oraz Odbiorca końcowy

 

Zakładka Wywóz

W zakładce Wywóz należy wskazać pozycje dokumentu (faktury sprzedaży F, wydania na zewnątrz WZ, przesunięcia międzymagazynowego – MM, rozchodu – R) ilość, masę netto, objętość i dodatkowy opis.

W celu usprawnienia pracy można dodać kilka pozycji od razu, korzystając z opcji pod F12 – Dodaj wiele pozycji, jak również zmienić kolejność tych pozycji na dokumencie oraz wygenerować paczki.

 

• Dodawanie wielu pozycji do listu przewozowegoPodczas dodawania wielu dokumentów na raz, jest możliwość wybrania dokumentów kontrahenta bieżącego jak również innego wskazanego kontrahenta lub wszystkich kontrahentów w bazie.

 

• Zmiana kolejności pozycji

 

• Generowanie paczki

Po zaznaczeniu pozycji na Wywozie i wybraniu spod F12 – Generowanie paczki otwiera się okno LW-paczka. W polu z pozycjami LW znajdują się wybrane wcześniej dokumenty.

Zaznaczenie checkboxa – Przenoś tylko niespakowane pozycje – powoduje, że ponowne zaznaczenie tych samych dokumentów i próba generowania paczki zakończy się niepowodzeniem oraz pojawieniem się komunikatu: Artykuł xxx z dokumentu F/xxx jest już w paczce: Pxxx.

 

Dodatkowo, na pozycji paczki znajduje się drugi checkbox – Pokaż tylko niespakowane pozycje – zapobiegający ponownemu ręcznemu dodaniu tego samego dokumentu do paczki LW.

 

W przypadku niezaznaczenia tego checkboxa – podczas dodawania ręcznego pozycji, dostępne są wszystkie dokumenty z zakładki Wywóz – również już te spakowane.

Po dodaniu wszystkich dokumentów do pozycji paczki (przy włączonym w/w checkboxie), próbę dodania pozycji blokuje komunikat:

 

• Zakładka Paczki

Na zakładce Paczki, możliwe jest dodanie pozycji, tzw. paczki.

W kartotece artykułu, należy wskazać artykuł, który jest pozycją księgową o rodzaju Karton (bez rejestracji obrotu magazynowego).

 

Wybór tego rodzaju artykułu, uaktywnia zakładkę Paczka, w której możliwe jest skonfigurowanie rozmiarów paczki dla wszystkich dostępnych przewoźników.

Zakładka PACZKI dla innych kurierów:

• dla kuriera DPD
• dla kuriera InPost
• dla kuriera FedEx
• dla kuriera Poczta Polska
• dla kuriera DHL
• dla kuriera UPS

3. Zakładka POZOSTAŁE DANE

• dla kuriera DPD
• dla kuriera InPost
• dla kuriera FedEx
• dla kuriera Poczta Polska
• dla kuriera DHL
• dla kuriera UPS

4. Zakładka ODBIORCA KOŃCOWY + przykłady

• dla kuriera DPD
• dla kuriera InPost
• dla kuriera FedEx
• dla kuriera Poczta Polska
• dla kuriera DHL
• dla kuriera UPS

 

• Zakładka Odbiorca końcowy FEDEX
  

Na tej zakładce można wybrać z listy kontrahentów do kogo dana paczka ma trafić.

Możliwość wskazania odbiorcy końcowego powstała w celu prawidłowej obsługi dropshippingu, czyli sytuacji, gdy klient lub oddział klienta, składa zamówienie, ale wysyłka tego zamówienia będzie realizowana do odbiorcy końcowego, a nie do oddziału bądź centrali zamawiającego.

W kartotece kontrahenta w zakładce Osoby przy pracowniku kontrahenta jest opcja – Dane dla LW kurierskiego.

Zaznaczenie tego checkboxa powoduje, że w zakładce odbiorca końcowy na LW pracownik ten będzie mógł być wskazany do odbioru paczki.

W momencie wybrania osoby do kontaktu jej dane z kartoteki jak: imię i nazwisko, telefon oraz adres e-mail zostają podmienione w polach odbiorcy końcowego.

Na liście osób do kontaktu – na widoku KONT_KTR – można dodać kolumnę LW_COURIER – informującą, czy dane tej osoby są przeznaczone do LW (True lub False).

Oprócz kontrahenta czy osoby kontrahenta można wskazać miejsce przeznaczenia – czyli adres odbiorcy.

Po wskazaniu miejsca przeznaczenia – zmienią się dane w polach odnośnie dostawy.

Dane z tej zakładki są przenoszone (jeśli zostały uzupełnione) z dokumentów ZO, WZ, F
z Pozostałych danych.

Jeżeli nie został tam wskazany odbiorca końcowy – w zakładce odbiorca końcowy będą dane kontrahenta z dokumentu LW (jego odbiorcy i osoby do kontaktu).

W każdym momencie na powyższych dokumentach można zmienić odbiorcę końcowego poprzez wybranie . Wówczas nastąpi usunięcie wszystkich danych (kontrahent, miejsce przeznaczenia, osoba) i można od nowa wybrać odbiorcę końcowego.

Przykład:

Dokument ZO – należy uzupełnić tu zakładkę – Odbiorca końcowy, następnie po dodaniu pozycji przekształcić w dokument WZ.

Na dokumencie WZ dostępne są dane odbiorcy końcowego uzupełnione w dokumencie ZO.

Z listy dokumentów WZ – należy dodać dokument do listu przewozowego LW.

Otwiera się okno wyboru czy dodać pozycje do istniejącego już dokumentu LW, czy dodać nowy dokument LW.

Jeśli wybrane zostaną opcje do Istniejącego LW, wtedy wyświetla się lista dokumentów LW i należy wskazać do którego dodana zostanie nasza pozycja z dokumentu WZ.

 

 

Po wybraniu dokumentu LW – wyświetlony zostanie następujący komunikat:

W wybranym dokumencie LW znajduje się pozycja – dokument WZ.

Powyższy obieg dokumentu dotyczy sytuacji, gdy jest kilka dokumentów WZ lub Faktur, które mają być wysłane w jednej przesyłce lub nawet w jednej paczce. Dzięki łączeniu kilku WZ lub Faktur w jeden dokument LW, można taką sytuację obsłużyć.

Jeżeli wybrana zostanie opcja utworzenia nowego dokumentu LW, dostępny będzie do wyboru czy będzie to LW kurierski czy nie – wskazując odpowiedni rejestr.

Wybierając LW kurierski, system podpowiada kontrahenta z dokumentu WZ.

Po wybraniu dokumentu kurierskiego, uaktywnia się zakładka Odbiorca końcowy (wybrany na dokumencie ZO).

Po zatwierdzeniu, wyświetlone zostanie potwierdzenie dodania pozycji do Listu przewozowego.

Z listy LW należy wybrać nowo utworzony dokument. Na liście dokumentów data wyjazdu jest ustawiana fabrycznie jako pusta, dopiero w dokumencie ustala się termin i godzinę wyjazdu.

 

Na pozycji LW, w zakładce Wywóz znajduje się nowo dodany dokument WZ.

Na zakładce Paczki należy dodać pozycje LW.

Z dokumentu LW można wysłać paczki. Prawidłowo wygenerowana i wysłana paczka będzie widoczna w oknie – Nr paczki. Ten numer został uzupełniony bezpośrednio z DPD.

W przypadku braku uzupełnienia wszystkich danych adresowych lub błędnego ich uzupełnienia, wyświetlony zostanie stosowny komunikat.

Gdy paczki zostaną przyjęte przez DPD, ukaże się możliwość drukowania protokołu oraz etykiet. Dodatkowo będzie możliwość zamówienia kuriera.

 

Wydruk protokołu:

 

 

Protokół będzie można też wydrukować z Listy dokumentów LW, razem dla wszystkich paczek z danego dnia.

W przypadku gdy nie ma podpisanej umowy na codzienne wizyty kuriera w firmie, można go zamówić korzystając z odpowiedniej opcji w dokumencie LW.

 

P

Poczta Polska – konfiguracja

W ustawieniach globalnych należy wybrać parametr: Ustawienia połączenia modułu kuriera – na ostatniej zakładce jest kurier POCZTA POLSKA.

Należy uzupełnić dane związane z:

• Połączeniem: (Login, hasło, wybór środowiska: testowe czy produkcyjne)
• Etykietą: (format dokumentu, typ etykiet oraz ścieżka zapisu etykiety)
• Protokołem: (ścieżka zapisu protokołu)

 

Paczka dla Poczty Polskiej.

W kartotece Artykuły, w artykule zdefiniowanym jako PACZKA, dostępne są informacje dotyczące kategorii paczki oraz gabarytów.

Dane z tej zakładki będą automatycznie uzupełnione przy wyborze tego artykułu – na zakładce paczka, na dokumencie LW kurierskim.

Na formularzu znajdują się także Usługi dodatkowe.

Należy wypełnić tu wartość zadeklarowaną paczki.

Przykład dla obsługi kuriera Poczta Polska:

Z listy dokumentów ZO lub z pozycji ZO – spod F12 – należy dodać pozycje do listu przewozowego LW. Po wyborze odpowiedniego rejestru – dedykowanego dla obsługi kuriera, przewoźnika, można wskazać miejsce przeznaczenia dostarczenia paczki lub odbiorę końcowego.

Powstały dokument w nagłówku ma wybranego przewoźnika Poczta Polska – opcja ta jest niemożliwa do edycji.

W zakładce Paczki, należy dodać pozycję paczka. Zostaje nadany numer paczki. Następnie wybrać opcję – Wyślij paczki.

W tym momencie, należy wybrać z listy Urząd nadania Poczty Polskiej i dane zostają wysyłane.

Pojawiają się Etykiety i Protokoły.

 

 

Na wydruku listu przewozowego – umieszczona jest informacja o przewoźniku.

Konfiguracja DHL

Należy uzupełnić dane związane z:

• Połączeniem: (Wybór środowiska: testowe czy produkcyjne, Login DHL, Hasło DHL, Numer klienta SAP, informacja czy Podpisana jest umowa na stały odbiór przesyłek, domyślny typ paczki, domyślny typ płatnika, MPK oraz rodzaj przesyłki)
• Etykietą: (typ etykiet oraz ścieżka zapisu etykiety)
• Protokołem: (ścieżka zapisu protokołu)
• Danymi kontaktowymi nadawcy: (nazwa skrócona, ulica, nr domu, nr lokalu, kod pocztowy, poczta, imię i nazwisko osoby do kontaktu, kontaktowy numer telefonu oraz kontaktowy adres e-mail)

 

Od wersji 3.79 do konfiguracji doszła opcja MPK (miejsce powstawania kosztów), która jest drukowana na etykiecie wysyłki.

Nie jest to pole obowiązkowe. Możliwe jest wprowadzanie liter i liczb do 20 znaków.

 

W konfiguracji zostały dodane dane adresowe nadawcy, do tej pory pobierane były z danych firmy.

Podczas podnoszenia danych dane nadawcy przepisywane są z konfiguracji firmy (dane adresowe) do konfiguracji DHL.

1. Kartoteka paczki

W zakładce Paczka – dodano kuriera DHL.

Dostępne parametry to:

• Typ
• Długość
• Szerokość
• Wysokość waga

Znaczniki:

• Niestandardowa
• Paleta euro do zwrotu (potrzebny wpis do umowy DHL)

Dane z tej zakładki będą automatycznie uzupełnione przy wyborze tego artykułu – na zakładce paczka, na dokumencie LW kurierskim. W przypadku DHL wyboru jest typ: paczka, koperta, paleta. Należy odpowiednio zdefiniować parametry dotyczące wielkości paczki: długość, szerokość, wysokość.

Dodatkowo jest możliwość zaznaczenia opcji – Niestandardowa oraz Paleta euro do zwrotu. W przypadku drugiego znacznika, zaznaczenie tej opcji wiąże się z podpisaniem odpowiedniej umowy z firmą DHL. (Uwaga: W systemie nie kontrolujemy, jakie umowy zostały podpisane, podczas próby wysyłki dostają Państwo komunikat z firmy DHL, który informuje, gdy nie ma takiej umowy).

Na pozycji LW możemy wskazać rodzaj przesyłki: paczka (Package), paleta (Pallet) czy koperta (Envelope).

Dane dotyczące wymiarów pobierane są z ustawień domyślnych w kartotece.

Jeśli paczka zostanie zmieniona – wtedy pojawi się pytanie Czy wczytać ustawienia paczki z kartoteki?         

Wybór TAK – typ paczki oraz wymiary zostaną pobrane z kartoteki w/w paczki.

Wybór NIE – typ paczki oraz wymiary pozostaną bez zmian.

 

• Pozostałe dane DHL

 

Dane z zakładki Pozostałe dane informują min. o typie przesyłki.

UWAGA!

Obecnie kurier DHL obsługuje tylko przesyłki krajowe.

Opis zawartości – jest polem wymagającym uzupełnienia, wartości ubezpieczenia, czy jest to paczka z pobraniem, terminach doręczenia (wieczorne, sobotnie, do sąsiada) oraz znajdują się tu opcje z informacjami dla odbiorcy, przed doręczeniem oraz czy jest to nadanie w sobotę.

W przypadku braku uzupełnienia pola Opis zawartości (Content) – pojawi się stosowny komunikat podczas wysyłki paczki:

Przykład dla przewoźnika DHL.

Z listy dokumentu WZ – Dodajemy pozycje do Listu przewozowego LW.

Powstały dokument w nagłówku ma wybranego przewoźnika DHL – opcja ta jest niemożliwa do edycji.

W zakładce Paczki należy dodać pozycję paczki, palety lub koperty. Dane są tu automatycznie uzupełnione z danych z kartoteki paczki/ palety.

Można także generować paczki spod F12 na zakładce Wywóz.

W zakładce Pozostałe dane – koniecznie trzeba uzupełnić Opis zawartości paczki.

W zakładce Odbiorca końcowy – ustalamy do kogo ma przesyłka trafić.

Należy uzupełnić Termin wyjazdu/wysyłki paczki.

W momencie wysyłki paczki – pojawia się komunikat: Paczki zostały wysłane. Numer zamówienia DHL- xxxx

Pozycja paczki posiada teraz numer oraz na dole pojawiają się dwie opcje – Etykiety oraz Zamów kuriera.

Etykieta:

W przypadku gdy została dodana nowa pozycja z paczką -Wyślij paczki – generuje komunikat: Paczki zostały już wysłane do DHL. Wygenerować ponownie wysyłkę DHL?

Jeśli TAK – pojawi się komunikat, że paczki zostały wysłane oraz nowy numer zamówienia.

Zmieniają się także numery paczki

Zamów kuriera:

Należy wyznaczyć datę, godzinę, od której paczka będzie już gotowa do odbioru oraz godzinę, do której można odebrać paczkę. Formularz zawiera także pole na dodatkowe informacje dla kuriera.

Na zamówieniu kuriera wyświetlony zostanie komunikat potwierdzający – Kurier został zamówiony.

W tym momencie, nie można już wygenerować ponownie paczki. Wzorzec wydruku: fabryczny – LW_DOK__

Konfiguracja UPS

Należy uzupełnić dane związane z:

• Połączeniem: (Wybór środowiska: testowe, produkcyjne, Login UPS Api, Hasło UPS Api, klucz dostępu, Nr licencji UPS, domyślny typ paczki, przesyłka: krajowa)
• Danymi kontaktowymi nadawcy: (Imię i nazwisko osoby do kontaktu, kontaktowy nr. Telefonu, kontaktowy adres e-mail)
• Etykietą: (typ etykiet: Format GIF, Format PNG, Format ZPL, Format EPL, Format SPL)
• Ścieżką zapisu
• Powiadomieniami o wysyłce: (Powiadamiaj odbiorcę o wysyłce, wydarzeniu wyjątkowym; Powiadamiaj nadawcę o wysyłce, wydarzeniu wyjątkowym, Powiadom mnie, jeśli wystąpił problem z dostarczeniem wiadomości)
• Typem wysyłek: (na gridzie lista typów wysyłek)

 

1. Konfiguracja paczki

Dane z tej zakładki będą automatycznie uzupełnione przy wyborze tego artykułu – na zakładce paczka, na dokumencie LW kurierskim. W przypadku UPS do wyboru jest typ:

• UPS Express Envelope,
• Moje opakowanie,
• UPS Tube,
• UPS Pak,
• Paleta, UPS
• Express BOX

Typy wysyłek domyślne ustawione są jako dostępne. Można dany typ dezaktywować.

Jeśli żaden typ wysyłki nie będzie dostępny, wtedy na dokumencie LW w zakładce Pozostałe dane nie będzie wyboru opcji wysyłki.

Podczas próby wysłania paczki pojawi się komunikat: Opcja wysyłki nie może być pusta (Pozostałe dane).

 

Pozostałe dane – UPS

Dane z zakładki Pozostałe dane informują min. o opcji wysyłki. Lista, która tu się pojawia – to dostępne typy wysyłek z ustawień globalnych dla kuriera.

Jeśli dany typ ma status Dostępny – wtedy pojawi się w opcjach wysyłki na dokumencie LW w zakładce Pozostałe dane.

Jeśli żaden typ wysyłki nie będzie dostępny, wtedy na dokumencie LW w zakładce Pozostałe dane nie będzie wyboru opcji wysyłki i podczas próby wysłania paczki pojawi się komunikat: Opcja wysyłki nie może być pusta! (Pozostałe dane).

Obowiązkowym polem do uzupełnienia jest Opis zawartości.

Pole Wiadomość osobista – posiada limit do 100 znaków.

Następnie można zaznaczyć, czy jest to pobranie – oraz określić wartość pobrania. Możliwa jest opcja dostarczenia wyłącznie na adres odbiorcy.

Firma UPS przywiązuje dużą wagę do działań na rzecz zapobiegania zmianom klimatu. Przesyłka z usługą UPS Carbon Neutral wspiera projekty neutralizujące emisję dwutlenku węgla powstałą w transporcie przesyłki.

Przesyłka UPS posiada 3 opcje dotyczące podpisu: bez podpisu, wymagany podpis, wymagany podpis osoby dorosłej.

W pozostałych danych jest także możliwość zaznaczenia opcji – Zwrot dokumentu.

Przykład dla przewoźnika UPS:

Z listy dokumentu F – faktura sprzedaży – należy dodać pozycje do dokumentu LW.

Następnie w zakładce odbiorca końcowy – wskazać można odbiorcę końcowego, do którego dojdzie paczka. Po dodaniu pozycji faktury do LW – pojawia się okno z wygenerowanymi LW. Bezpośrednio z tego miejsca można edytować dokument LW i dokonać wysyłki paczki.

Powstały dokument w nagłówku ma wybranego przewoźnika UPS – opcja ta jest niemożliwa do edycji.

W zakładce Paczki/Palety należy dodać pozycję paczki, palety lub koperty. Dane są tu automatycznie uzupełnione z danych z kartoteki paczki/ palety. Można także generować paczki spod F12 na zakładce Wywóz.

Dodatkowo w paczce należy wpisać Wartość paczki.

W zakładce Pozostałe dane – koniecznie trzeba uzupełnić Opis zawartości paczki. Pole to ma limit do 30 znaków.

W zakładce Odbiorca końcowy – ustalamy do kogo ma przesyłka trafić. W tym przykładzie, odbiorca końcowy został wybrany na fakturze sprzedaży i potwierdzony podczas dodawania do dokumentu LW.

W momencie wysyłki paczki (środowisko testowe) – pojawia się komunikat: Paczki zostały wysłane. Numer zamówienia UPS- 1ZXXXX.

Pozycja paczki posiada teraz numer oraz na dole pojawiają się dwie opcje – Etykiety oraz Zamów kuriera.

Etykiety – przykładowe.

 

Zamów kuriera:

Podczas zamawiania kuriera określić należy:

• Datę przyjazdu kuriera
• Godzinę, od której przesyłka jest gotowa do odebrania
• Godzinę, do której można odebrać przesyłkę
• Dodatkowe informacje dla kuriera.

Po zamówieniu kuriera pojawia się komunikat z informacją, że kurier został zamówiony oraz numer potwierdzenia.

Po ponownej próbie zamówienia kuriera pojawi się poniższy komunikat:

Zmiany od wersji 3.79

Wraz z aktualizacją do wersji 3.79 – dodano parametr w definicji dokumentów: Generuj LW po zamknięciu dokumentu.

Uwaga:

Parametr ten pojawia się wtedy, gdy w definicji dokumentu jest ustawione na TAK, że dokument ma trafiać do LW.

Jeśli wybrana zostanie opcja TAK – (Generuj LW po zamknięciu dokumentu) wtedy po zatwierdzeniu dokumentu pojawi się okno dodawania pozycji do listu przewozowego.

W tym momencie jest możliwość dodania pozycji do już istniejącego dokumentu LW lub do nowego LW.

Po zatwierdzeniu pojawia się okno z wygenerowanymi dokumentami LW.

Bezpośrednio z tego okno po wybraniu POPRAW – można przejść do dokumentu przewozowego i dokonać wysyłki paczki.

Jeśli wybrana zostanie opcja NIE – działanie programu pozostanie jak do tej pory (we wcześniejszych wersjach).

W definicji dokumentów: FZ, WZ, ZO, PZ znajduje się parametr: Dokument ma trafiać do LW z opcją wyboru TAK/NIE.

Dla dokumentów F, WZ, ZO, PZ, FZ – wartość ta ustawiona jest domyślnie na TAK.

Jeśli dokument będzie miał wybraną opcję NIE – wtedy próba dodania do LW z listy dokumentów zakończy się niepowodzeniem. Pojawi się komunikat informujący o tym, że nie zaznaczono, że dokument ten ma trafiać do LW.

Dodatkowo, niemożliwe stanie się dodanie pozycji tego dokumentu do LW. Opcja spod F12 – Dodaj zaznaczone pozycje do LW – zostanie zablokowana (wyszarzona).

1.  Konfiguracja DPD

W ustawieniach globalnych w parametrze – Ustawienia połączenia modułu kuriera należy dokonać konfiguracji kuriera.

Należy uzupełnić dane związane z:

• połączeniem: login, hasło, numery identyfikacyjne jak MASTER FID – główny numer klienta, FID – numer identyfikacyjny nadawcy (w przypadku środowiska testowego numery Master FID i FID są takie same)
• ze środowiskiem: czy jest to środowisko testowe czy produkcyjne

 

• z protokołem:
• format dokumentu – tu jest możliwość wyboru formatu (PDF, TIFF, PS, EPL, ZPL)
• Format strony – A4 lub Etykieciarka
• Ścieżka zapisu protokołu.

• z etykietą:
• Format dokumentu: (PDF, TIFF, PS, EPL, ZPL)
• Format strony (A4, Etykieciarka)
• Typ etykiet: (BIC3, Extended)
• Ścieżka zapisu etykiety.

 

• Pozostałe dane:
• Wartość zadeklarowana
• Waga paczki
• Uwagi dla kuriera
• Formą płatności

2. Zakładka Paczki

Należy uzupełnić tu wymiary paczki w cm.

Dane z tej zakładki (wymiary paczki), będą automatycznie uzupełnione przy wyborze tego artykułu – na zakładce paczka, na dokumencie LW kurierskim.

Pola masa paczki oraz Opis, pobierane jest z ustawień globalnych.

Należy wskazać tu pozycje LW z zakładki wywóz – w omawianym przypadku dokument F. W ten sposób dodane zostały pozycje do zakładki Paczka.

3. Zakładka – Pozostałe dane.

W zakładce tej znajdują się dodatkowe informacje dla komunikacji kuriera DPD.

Tu należy wskazać:

• Miejsce przeznaczenia – można tu wybrać tu odbiorę kontrahenta – z kartoteki.
• Wartość zadeklarowaną oraz walutę
• Gwarancje dostarczenia – w tym miejscu można wybrać gwarancję dostarczenia towaru – jeśli taka występuje

• Czy jest to przesyłka zwrotna
• Opony
• Przesyłka kurierska
• Wartość pobrania i walutę
• Określenie odbioru własnego – czy to będzie osoba czy firma

• Zwrot dokumentów
• Do rąk własnych

4. Zakładka Odbiorca końcowy

Na tej zakładce można wybrać z listy kontrahentów do kogo dana paczka ma trafić. Możliwość wskazania odbiorcy końcowego powstała w celu prawidłowej obsługi dropshippingu, czyli sytuacji, gdy klient lub oddział klienta, składa zamówienie, ale wysyłka tego zamówienia będzie realizowana do odbiorcy końcowego, a nie do oddziału bądź centrali zamawiającego.

Przykład:

Dokument ZO – należy uzupełnić tu zakładkę – Odbiorca końcowy, następnie po dodaniu pozycji przekształcić w dokument WZ.

Na dokumencie WZ dostępne są dane odbiorcy końcowego uzupełnione w dokumencie ZO

Z listy dokumentów WZ – należy dodać dokument do listu przewozowego LW.

Otwiera się okno wyboru czy dodać pozycje do istniejącego już dokumentu LW, czy dodać nowy dokument LW.

Jeśli wybrane zostaną opcje do Istniejącego LW, wtedy wyświetla się lista dokumentów LW i należy wskazać do którego dodana zostanie nasza pozycja z dokumentu WZ.

Po wybraniu dokumentu LW – wyświetlony zostanie następujący komunikat:

W wybranym dokumencie LW znajduje się pozycja – dokument WZ.

Powyższy obieg dokumentu dotyczy sytuacji, gdy jest kilka dokumentów WZ lub Faktur, które mają być wysłane w jednej przesyłce lub nawet w jednej paczce. Dzięki łączeniu kilku WZ lub Faktur w jeden dokument LW, można taką sytuację obsłużyć.

Jeżeli wybrana zostanie opcja utworzenia nowego dokumentu LW, dostępny będzie do wyboru czy będzie to LW kurierski czy nie – wskazując odpowiedni rejestr.

Wybierając LW kurierski, system podpowiada kontrahenta z dokumentu WZ.

Po wybraniu dokumentu kurierskiego, uaktywnia się zakładka Odbiorca końcowy (wybrany na dokumencie ZO).

Po zatwierdzeniu, wyświetlone zostanie potwierdzenie dodania pozycji do Listu przewozowego.

Z listy LW należy wybrać nowo utworzony dokument. Na liście dokumentów data wyjazdu jest ustawiana fabrycznie jako pusta, dopiero w dokumencie ustala się termin i godzinę wyjazdu.

Na pozycji LW, w zakładce Wywóz znajduje się nowo dodany dokument WZ.

Na zakładce Paczki należy dodać pozycje LW.

Z dokumentu LW można wysłać paczki. Prawidłowo wygenerowana i wysłana paczka będzie widoczna w oknie – Nr paczki. Ten numer został uzupełniony bezpośrednio z DPD.

W przypadku braku uzupełnienia wszystkich danych adresowych lub błędnego ich uzupełnienia, wyświetlony zostanie stosowny komunikat.

Gdy paczki zostaną przyjęte przez DPD, ukaże się możliwość drukowania protokołu oraz etykiet. Dodatkowo będzie możliwość zamówienia kuriera.

Wydruk etykiety:

Wydruk protokołu:

Protokół będzie można też wydrukować z Listy dokumentów LW, razem dla wszystkich paczek z danego dnia.

W przypadku gdy nie ma podpisanej umowy na codzienne wizyty kuriera w firmie, można go zamówić korzystając z odpowiedniej opcji w dokumencie LW.

1.  Konfiguracja Poczta  Polska

W ustawieniach globalnych w parametrze – Ustawienia połączenia modułu kuriera należy dokonać konfiguracji kuriera.

Należy uzupełnić dane związane z:

• Połączeniem: (Login, hasło, wybór środowiska: testowe czy produkcyjne)
• Etykietą: (format dokumentu, typ etykiet oraz ścieżka zapisu etykiety)
• Protokołem: (ścieżka zapisu protokołu)

Zakładki Paczka, Pozostałe dane, Odbiorca końcowy oraz przykład – pokazane na przykładzie systemy HERMES HSQL.

1.  Konfiguracja InPost

W ustawieniach globalnych w parametrze – Ustawienia połączenia modułu kuriera należy dokonać konfiguracji kuriera.

Należy uzupełnić dane związane z:

• Połączeniem: (Id Organizacji, Token, wybór środowiska: testowe czy produkcyjne, wybór paczkomatu: wybór z listy – synchronizacja)
• Etykietą: (format dokumentu, typ etykiet oraz ścieżka zapisu etykiety)
• Protokołem: (ścieżka zapisu protokołu)
• Formą płatności

Przy wyborze Paczkomatu, widoczna jest lista dostępnych paczkomatów.

2. Zakładka Paczka

Dane z tej zakładki będą automatycznie uzupełnione przy wyborze tego artykułu – na zakładce paczka na dokumencie LW kurierskim dla przewoźnika InPost. Znaczniki Rozmiar – Gabaryt A, B lub C będą pobrane z kartoteki Paczki.

Pole Sposób nadania (obecnie dla paczkomatu) – symbol pobierany jest z ustawień globalnych natomiast pole do paczkomatu wybierane jest z listy dostępnych paczkomatów.

3. Zakładka Pozostałe dane

W zakładce tej  można wskazać kwotę ubezpieczenia paczki, wartość pobrania oraz jeśli jest to paczka w weekend zaznaczyć tą opcję (działa od czwartku godz. 20 do soboty do godz. 13).

4. Zakładka Odbiorca końcowy

Tu dane pobierane są z dokumentu, z którego dodano dokument LW lub można tu ręcznie uzupełnić dane odbiorcy.

Przykład dla przewoźnika InPost – obieg dokumentów.

Dokument ZO przekształcamy w WZ. Z listy dokumentów WZ spod F12 należy wybrać opcję Dodaj zaznaczone do LW.

 

Jeśli wybrane zostanie dodawanie pozycji do nowego LW wtedy uaktywniają się dwie opcje:

• Zaznaczone do jednego LW (w przypadku zaznaczenia kilku WZ – powstanie jeden dokument LW ze wszystkimi pozycjami z tych zaznaczonych dokumentów WZ)
• Jeden dokument do jednego LW (pozycje z jednego dokumentu WZ zostają dodane do jednego nowego LW)

Powstały dokument w nagłówku ma wybranego przewoźnika InPost – opcja ta jest niemożliwa do edycji.

Podobnie jak w przypadku DPD, należy wyznaczyć termin wyjazdu, godzinę, można nadać Nr referencyjny (lub automatycznie nadpisze się numerem dokumentu po zatwierdzeniu dokumentu LW)

W zakładce Paczki należy dodać pozycję paczki. Niektóre dane są tu automatycznie uzupełnione z danych z kartoteki paczki – tj. rodzaj gabarytu, rodzaj przesyłki:

• Paczkomat
• Kurier
• Paczkomat Allegro

Domyślnie jest zaznaczony wybór – Paczkomat.

Gdy wybrana zostanie opcja Kurier, dodatkowo pojawi się czwarty rodzaj przesyłki – gabaryt D. Po zaznaczeniu tego gabarytu na liście sposobu nadania, do wyboru dostępne są dwie opcje:

Nadam paczkę w POP oraz Utworzę zlecenie odbioru.

Na pozycji paczki jest zaznaczony z kartotek artykułu Paczka, rodzaj paczka w zależności od wielkości: Gabaryt A, Gabaryt B, Gabaryt C.

Następnie należy wybrać sposób nadania paczki. Obecnie obsługiwana jest opcja – Nadam przesyłkę w paczkomacie. Paczkomat wybrany jest tu z ustawień globalnych. Pozostaje wybrać, do którego paczkomatu zostanie dostarczona przesyłka.

Dodatkowo, można uzupełnić uwagi w pole Opis, które znajdą się na etykiecie i wydruku LW.

W momencie wysyłki paczki w kolumnie Nr paczki zostaje nadany numer paczki.

Uaktywniła się opcja Etykiety. Plik PDF z etykietą zapisywany jest w katalogu wskazanym w ustawieniach globalnych dla przewoźnika InPost.

Jeśli w zakładce paczki wybrany został rodzaj przesyłki Kurier oraz sposób nadania – Utworzę zlecenie odbioru, wówczas wzór etykiety będzie następujący:

Protokół InPost – potwierdzenie odebrania paczki.