Zamówienie od klienta (ZO – zamówienie obce) jest dokumentem podobnym do faktury. W przeciwieństwie do faktury nie dokonuje jednak rozchodu towarów z magazynu. Może co najwyżej rezerwować zamawiany towar o ile wybierzesz taką opcję podczas sporządzania dokumentu. Ilość rezerwowana może przekraczać bieżący zapas. W szczególności można rezerwować towar, którego jeszcze nie ma w magazynie. Program ostrzega podczas próby sprzedaży towaru zarezerwowanego. Nie wprowadza sztywnej blokady sprzedaży takiego towaru.
W zamówieniu dokonuje się przeliczanie cen sprzedaży według aktualnej tabeli rabatów dla danego klienta.
Realizację zamówienia przeprowadza się przy pomocy faktury rozchodowej lub WZ. Program automatycznie tworzy fakturę (lub WZ) na podstawie jednego lub kilku zamówień. Jeśli nie uda się rozchodować któregoś towaru z zamówienia, to pozycja taka pozostanie w programie jako zamówienie niezrealizowane.
Jeśli klient odmówi zakupu którejś z zamówionych pozycji, to najlepszym rozwiązaniem jest zmodyfikowanie tego zamówienia, i dopiero sporządzenie faktury. Zamówienia zrealizowane pozostają dalej w systemie.
Zamówienie od klienta – formularz
Formularz Zamówienia od klienta ma prawie wszystkie charakterystyczne cechy dokumentu sprzedaży (tylko niektóre pola są nieaktywne).
Patrz rozdział Sprzedaż –> Dokumenty sprzedaży –> Dokument sprzedaży – formularz
Dodatkowe elementy formularza to:
Termin realizacji
Termin realizacji znajdujący się w nagłówku dokumentu ZO dotyczy całego zamówienia.
Rezerwacja
Każdy towar lub wybrane pozycje znajdujące się na dokumencie ZO można zarezerwować. Próba sprzedaży towaru zarezerwowanego oznajmiana jest komunikatem: Towar jest zarezerwowany w ilości…… czy mimo to dokonać rozchodu?
Statua
W chwili utworzenia dokumentu Zamówienie od Klientów (ZO) program automatycznie nadaje mu status Otwarte. Następnie na każdym etapie realizacji zamówienia otrzymuje kolejne statusy, dzięki którym możliwe staje się szczegółowe śledzenie stanu realizacji zarejestrowanych w systemie zamówień.
Rodzaje statusów w dokumentach ZO:
- Otwarte – status nadawany automatycznie po utworzeniu dokumentu
- Do kontroli ilościowej – nadawany przez operatora. Pojawia się na liście wyboru tylko wówczas gdy w definicji dokumentu w opcji Kontrola ilościowa wskazano Tak. Status ten powstał z myślą o firmach, w których rejestrowaniem zamówień od klientów i kontrolą zajmują się odrębne komórki firmy
- Do realizacji – status nadawany przez operatora, np. w celu akceptacji realizacji zamówienia
- W realizacji – nadawany automatycznie po wyfakturowaniu (F) lub wydaniu (WZ) jakiejkolwiek pozycji z zamówienia
- Zamknięte – nadawany automatycznie po zrealizowaniu wszystkich pozycji lub Ręcznie przez operatora w dowolnym momencie
- Anulowane – anulować można tylko ZO o statusie Otwarte. Anulowane zamówienia pozostają w systemie, jednak nie mają wpływu np. na analizę niezrealizowanych zamówień.