Wdrożenia

System jest  niezwykle elastyczny i silnie konfigurowalny.

Wdrożenie systemu w dużym przedsiębiorstwie to czynność czasem niezwykle skomplikowana. Wymagane jest duże doświadczenie zespołu wdrożeniowego. Stopień komplikacji rośnie przeważnie wraz z wielkością firmy. Metodologię wdrożeń wyspecjalizowane firmy wdrożeniowe wypracowują latami. Problematyka ta  znacznie przekracza cele niniejszego podręcznika.

Ale mamy nadzieję, że lektura bieżącego rozdziału choć trochę uprości proces wdrożenia.

Zakładanie nowej firmy

Pierwszym krokiem jaki należy wykonać przy wdrożeniu programu jest założenie firmy.

Zakładanie nowej firmy – krok po kroku.

1. Uruchom program. Pojawia się okno Wybór firmy.
2. Naciśnij przycisk obok selektora z listą firm. Pojawi się okno Firmy.
3. W tabeli Lista firm wybierz przycisk Dodaj. Pojawi się okno Firma.
4. W pole Symbol firmy wpisz trzyliterowy symbol Twojej firmy (identyfikator na liście firm).
5. W polu Nazwa wprowadź nazwę Twojej firmy. Nazwę firmy w odróżnieniu od symbolu literowego można zmieniać nawet po utworzeniu danej firmy.
6. Operację zakończ przyciskiem OK. Program tworzy tabele dla nowej firmy.
7. Zaznaczamy firmę na liście i firmę licencjonowaną korzystając z przycisku „Ustaw firmę licencjonowaną”.
8. Po zakończeniu należy zamknąć okno „Firmy” przyciskiem OK.

Informacje dodatkowe
Wszystkie dane każdej nowo założonej firmy program umieszcza w osobnej bazie (Databese), na aktualnie używanym serwerze. Nazwę tego serwera i parametry połączenia  ustala się w oknie „Połączenie”. Aby skonfigurować parametry połączenia z serwerem należy w oknie „Wybór firmy” nacisnąć przycisk „Administracja” a następnie przycisk „Parametry połączenia”. Nazwa bazy danych jest tworzona według zasady FIRMA_XXX gdzie XXX jest pobierany z pola Symbol firmy. Np. jeśli zakładasz firmę , której symbolem są trzy litery ABC to na serwerze utworzona zostanie baza FIRMA_ABC. Jednocześnie w katalogu, w którym został zainstalowany program utworzony zostanie podkatalog o nazwie FIRMA.ABC (czyli wg podobnej jak poprzednio konwencji). W podkatalogu tym program umieszcza pliki schowka

⇒ patrz Dokumenty -> Schowek dokumentów

oraz niektóre pliki konfiguracyjne programu.

Wprowadzanie danych startowych

Aby rozpocząć bieżącą pracę z programem musisz wykonać pewne czynności wstępne. Są to:

• wprowadzenie danych firmy
• zdefiniowanie oddziałów  i magazynów
• zdefiniowanie dokumentów
• zdefiniowanie kas i rachunków bankowych (wprowadzenie stanów początkowych)
• ustalenie formatu symbolu artykułu i metody rozchodowania towarów
• wprowadzenie artykułów do kartoteki
• wprowadzenie stanu początkowego towarów w magazynach
• wypełnienie tabeli kontrahentów oraz innych tabel
• wprowadzenie stanu należności i zobowiązań na dzień rozpoczęcia pracy w systemie.

W dalszej części rozdziału pokażemy szczegółowo jak wykonać te czynności.

Ustawienia globalne

W opcji Konfiguracja -> Ustawienia globalne znajdują się parametry dotyczące całego systemu, które należy ustalić w momencie wdrożenia.

• Ustawienia dla artykułów
• Ostrzeżenie o sprzedaży poniżej ceny zakupu
• Ostrzeżenie o zadłużeniu kontrahenta
• Reakcja na zadłużenie
• Reakcja na przekroczenie limitu kredytu
• Nazwa firmy dla dokumentów sprzedaży
• Nazwa firmy dla transakcji z UE
• Nazwa firmy dla innych dokumentów
• Aktualne stawki VAT
• Poprzednie stawki VAT (odczyt)
• Metoda rozchodowania towarów
• Sposób łączenia rabatu operatora
• Wyliczanie wartości PLN na dokumentach w stawce 0ue i 0ex
• Wyświetlanie tabeli artykułów
• Wyświetlanie tabeli kontrahentów
• Metoda naliczania punktów w SL
• Logo firmy na fakturze
• Faktury wewnętrzne
• Kontrahent dla faktur wewnętrznych
• Folder aktualizacji
• Folder załączników
• Śledzenie zmian
• Folder plików XML (Celina)
• Folder programu Formularze IPS
• Folder programu do NFZ-SKO
• Pobieranie kursów walut z NBP
• Logi urządzeń fiskalnych

⇒ Opis poszczególnych parametrów patrz Konfiguracja -> Ustawienia globalne

Dane podatkowe firmy

W opcji Konfiguracja -> Dane podatkowe firmy  należy uzupełnić wszystkie informacje o firmie, które będą wykorzystywane do wydruku deklaracji podatkowych, dokumentów ZUS i naliczania płac.

⇒ Opis formularza patrz Konfiguracja -> Dane podatkowe firmy

Definiowanie oddziałów

Program na starcie zakłada jeden oddział o symbolu O00001 i nazwie Centrala. Możliwe jest definiowanie nieograniczonej ilości oddziałów. Zdefiniowane oddziały mają charakter równorzędny. Program nie wyróżnia żadnego z nich.

Każdy oddział może być powiązany z konkretnymi magazynami (opcja Konfiguracja -> Magazyny).

 Definiowanie magazynów

Przy zakładaniu firmy standardowo tworzony jest jeden magazyn nazwany Magazynem Centralnym o symbolu M00001. Jeśli posiadasz więcej magazynów, to zdefiniuj je w opcji Konfiguracja -> Magazyny.

Przykład 1.

Posiadasz w firmie dwa magazyny rzeczywiste: magazyn towarów i magazyn wyrobów gotowych. Zdefiniuj w tabeli Magazyny odpowiednio:

M00001 – magazyn towarów
M00002 – magazyn wyrobów gotowych.

Przykład 2.

Posiadasz sklep jako punkt sprzedaży i chcesz ewidencjonować jego dokumenty. Zdefiniuj w tabeli Magazyny odpowiednio:

M00001 – magazyn centralny
M00002 – sklep

Dodatkowo jeżeli założyłeś oddział O00002 – Sklep, w definicji  magazynu M00002 przypisz, że powiązany on jest z oddziałem O00002.

Definicje dokumentów

Przy zakładaniu nowej firmy program tworzy standardowe rejestry, które można modyfikować wg własnych potrzeb. Można również definiować dodatkowe, własne rejestry.

Szczegółowe informacje na temat poszczególnych rodzajów dokumentów znajdują się w dalszej części podręcznika w odpowiednich rozdziałach. W tym miejscu zostaną przedstawione przykłady podziału najbardziej istotnych dokumentów.

Rejestry sprzedaży

Przy zakładaniu firmy tworzone są dwa rejestry sprzedaży:

F /1 – Faktury VAT
F /2 – Paragony
F/ZAL – Faktury zaliczkowe

Przykład 1.

Firma nie prowadzi sprzedaży detalicznej.
Wówczas drugi rejestr sprzedaży F/2 – Paragony jest zbędny i można go usunąć.

Przykład 2.

Firma oprócz sprzedaży hurtowej prowadzi również sprzedaż dla odbiorców indywidualnych. Dodatkowo używa drukarki fiskalnej dla rejestrowania sprzedaży detalicznej. Z kolei odbiorcy detaliczni czasem żądają faktur imiennych. Wówczas układ rejestrów powinien wyglądać następująco:

• F/1 – Faktury VAT (niefiskalne) – dla osób prowadzących działalność (firm)
• F/2 – Faktury VAT (fiskalne) – dla osób fizycznych nie prowadzących działalności
• F/3 – Paragony (fiskalne)

Przykład 3.

Jeśli chcesz osobno rozliczać sprzedaż towarów i usług, to utwórz dwa rejestry sprzedaży:.

F/1 – Sprzedaż towarów
F/2 – Sprzedaż usług.

Przykład 4.  dla rozwiązań wielomagazynowych.

Przyjmijmy, że w firmie jest dwóch akwizytorów i każdy z nich ma osobny magazyn w programie.

M00001 – magazyn główny
M00002 – Akwizytor 1
M00003 – Akwizytor 2

Jeżeli akwizytorzy Ci wystawiają u klientów faktury i paragony należy stworzyć odpowiednie rejestry.

F /FM1 – Faktury VAT – magazyn centralny
F /PM1 – Paragony – magazyn centralny
F /FM2 – Faktury VAT Akwizytora 1
F /PM2 – Paragony Akwizytora 1
F /FM3 – Faktury VAT Akwizytora 2
F /PM3 – Paragony Akwizytora 2

W symbolu rejestru jest zarówno wyróżnik rodzaju dokumentu (F- faktura, P- paragon) jak również określenie magazynu czyli akwizytora. W każdym rejestrze ustawić należy odpowiednio parametr „Dla dokumentów z magazynu”:

dla F /FM1, F /PM1 – dla dok. w magazynie – M00001
dla F /FM2, F /PM2 – dla dok. w magazynie – M00002
dla F /FM3, F /PM3 – dla dok. w magazynie – M00003

Jeżeli akwizytorzy wystawiają klientom tylko dowody wydań, a faktury i paragony wystawiane są w centrali można stworzyć wspólne rejestry tych akwizytorów.

F /F – faktury
F /P – paragony

W każdym rejestrze ustawić należy odpowiednio parametr „Dla dokumentów z magazynu” – wszystkie magazyny

Na dokumentach można wtedy przypisywać akwizytorów jako osoby realizujące transakcje i  w ten sposób śledzić ich obroty .

Rejestry utworzone dla dokumentów sprzedaży mają odbicie w rejestrach VAT. Każdy stworzony rejestr sprzedaży będzie jednocześnie rejestrem VAT.

Jednocześnie należy pamiętać o tym aby do tworzonych rejestrów sprzedaży utworzyć adekwatne rejestry korekt sprzedaży. Korekty sprzedaży mają oznaczenie KF np.:

KF /1- Korekta sprzedaży towarów
KF /2 – Korekty sprzedaży usług.

Można skorzystać tu z funkcji automatycznego generowania korekt na podstawie dokumentów sprzedaży, którą uruchamia się w opcji Operacje  w tabeli definicji dokumentów.

Rejestry zakupów

Przy zakładaniu firmy tworzone są trzy rejestry zakupu:

FZ /1 – Zakup towarów
FZ /2 – Pozostałe zakupy (wydatki)-koszty
FZ /3 – Zakup środków trwałych.

Można je zmodyfikować lub dodać następne wg własnych potrzeb, jednakże podział ten wydaje się wystarczający dla firm nie prowadzących sprzedaży zwolnionej z podatku VAT.

Jeśli prowadzona jest sprzedaż opodatkowana i zwolniona, to ilość wymaganych definicji dokumentów rośnie.

Rejestr zakupów środków trwałych należy podzielić na trzy kolejne:

FZ /3Z – zakupy środków trwałych związanych tylko ze sprzedażą zwolnioną
FZ /3O – zakupy środków trwałych związanych tylko ze sprzedażą opodatkowaną
FZ /3ZO – zakupy środków trwałych związanych ze sprzedażą zwolnioną i opodatkowaną.

Podobnie należy postąpić z rejestrem Pozostałe zakupy.

Rejestry utworzone dla dokumentów zakupu mają odbicie w rejestrach VAT. Każdy utworzony rejestr zakupu będzie jednocześnie rejestrem VAT.

Jednocześnie należy pamiętać o tym aby do tworzonych rejestrów zakupu utworzyć adekwatne rejestry korekt zakupu. Korekty zakupów mają oznaczenie KZ np.:

KZ /1 – Korekty zakupu towarów
KZ /2 – Korekty zakupu pozostałych (wydatków)
KZ /3 – Korekty zakupu środków trwałych.

Można skorzystać tu z funkcji automatycznego generowania korekt na podstawie dokumentów zakupu, którą uruchamia się w opcji Operacje w tabeli definicji dokumentów.

Rejestry dokumentów MM

Dokumentami MM dokonuje się przesunięć międzymagazynowych. Jeden dokument dokonuje jednocześnie rozchodu z magazynu źródłowego i przychodu do magazynu docelowego.

Przykład 1.

W systemie mamy zdefiniowane magazyny:

M00001 -magazyn centralny
M00002 – magazyn 1
M00003 – magazyn 2

Warto zdefiniować dwa rejestry MM:

MM/1 – Przesunięcia z magazynu centralnego do magazynu 1
MM/2 – Przesunięcia z magazynu centralnego do magazynu 2

Rejestry dokumentów rozchodowych R

Przy zakładaniu firmy tworzone są dwa rejestry dokumentów rozchodowych:

R /N – Rozchody niedoborów
R /W- Rozchody wewnętrzne

Można je zmodyfikować wg własnych potrzeb dzieląc je wg kierunków rozchodu (działów, wydziałów, oddziałów) , takich jak:

• produkcja
• administracja
• oddział w mieście X
• sklep firmowy itd.
• rozchód niedoborów.

Przykład 1.

Jeśli firma posiada kilka magazynów i z różnych magazynów dokonuje się rozchodów należy utworzyć odpowiednie rejestry dla każdego z nich.

R /NM1 – Rozchody niedoborów – magazyn 1
R /WM1 – Rozchody wewnętrzne – magazyn 1
R /NM2 – Rozchody niedoborów – magazyn 2
R /WM2 – Rozchody wewnętrzne – magazyn 2

Przykład 2.

Jeśli firma posiada kilka oddziałów i wydawany jest do nich towar za pomocą dokumentów R zamiast MM, to dla każdego oddziału należy utwórz oddzielny rejestr dokumentów rozchodu wewnętrznego R /W, tak aby można było rozliczać wydania towaru do każdego  z nich..

R /W1 – Rozchody wewnętrzne do oddziału nr 1
R /W2 – Rozchody wewnętrzne do oddziału nr 2
R /W3 – Rozchody wewnętrzne na potrzeby własne

Przykład 3.

Jeśli firma prowadzi działalność produkcyjną można stworzyć osobny rejestr rozchodu materiałów na produkcję, w celu rozliczania wydań w tym kierunku.

R /WPR – Rozchody wewnętrzne na produkcję
R /W – Rozchody wewnętrzne na potrzeby własne

Rejestry dokumentów przychodowych (P)

Przy zakładaniu firmy tworzone są dwa rejestry dokumentów przychodowych:

P /N – Przychód nadwyżek
P /W – Przychody wewnętrzne.

Można je zmodyfikować wg własnych potrzeb dzieląc je wg źródeł przychodu , takich jak:

• produkcja
• centrala -> oddział
• nadwyżki magazynowe.

Przykład 1.

Firma posiada kilka oddziałów (skomputeryzowanych) i wydawany jest do nich towar za pomocą dokumentów R. Oddział musi przyjąć dostawę z centrali dokumentem P. Należy dla każdego oddziału utwórz oddzielny rejestr dokumentów przychodu wewnętrznego.

P /C1 – Przyjęcie towaru z Centrali do oddziału 1
P /C2 – Przyjęcie towaru z Centrali do oddziału 2
P /C3 – Przyjęcie towaru z Centrali do oddziału 3

Przykład 2.

Jeśli firma prowadzi działalność produkcyjną można stworzyć osobny rejestr przychodu wyrobów z produkcji.

P /WR – Przychody wyrobów własnych z produkcji
P /W – Przychody wewnętrzne inne

6.7.5.1.1.1          P /N – Przychody nadwyżek

Definiowanie kas

Przy zakładaniu firmy program tworzy automatycznie jedną kasę. W trakcie zakładania nowych kas lub poprawiania fabrycznej w opcji Konfiguracja -> Kasy można określić numery startowe dokumentów kasowych tzn: KP, KW, Raportu kasowego oraz wpisać stany początkowe poszczególnych kas.

Definiowanie rachunków bankowych

Przy zakładaniu firmy program tworzy automatycznie jeden rachunek bankowy. W trakcie zakładania nowych lub poprawiania fabrycznego w opcji Konfiguracja -> Rachunki bankowe można określić numer startowy wyciągu bankowego, walutę w jakiej prowadzony jest rachunek oraz wpisać jego stan początkowy.

Wypełnienie tabeli artykułów

Artykułami nazywamy zbiór przedmiotów sprzedaży i zakupów. Mogą to być towary, materiały, wyroby, opakowania oraz usługi, a także wydatki, prawa autorskie, licencje itp.

Artykuły dzieli się wg typu na:

• produkty (przedmioty o kontrolowanym zapasie magazynowym ),
• usługi,
• pozycje księgowe.

Mając na uwadze ten podział należy wprowadzić wszystkie artykuły stanowiące asortyment firmy, podając ich dane podstawowe i dodatkowe.

⇒ więcej patrz Podręcznik Podstawowy Część II – Kartoteki -> Artykuły

Dane o artykułach, a także ich zapas magazynowy można przenieś automatycznie z innych systemów.

⇒ patrz Podręcznik Podstawowy Część II – rozdział Funkcje administracyjne -> Import artykułów z pliku tekstowego

⇒ patrz Transfer danych z innych systemów

Wprowadzenie stanu początkowego towarów/wyrobów w magazynie

Aby móc rozpocząć sprzedaż towarów należy wprowadzić stany magazynowe. Początkowe stany magazynowe przyjmujemy dokumentem P – przychód, z rejestru P/N – przychód nadwyżek. Jeżeli ma być prowadzona ilościowo-wartościowa gospodarka magazynowa, wprowadzając stany artykułów należy podawać zarówno ich ilość jak i cenę zakupu/cenę ewidencyjną.

Początkowy stan magazynowy zostanie uzupełniony automatycznie w przypadku transferu danych z systemu wykorzystywanego przed wdrożeniem programu.

⇒ patrz Transfer danych z innych systemów

Wprowadzenie stanu początkowego należności i zobowiązań

Program umożliwia zarejestrowanie należności i zobowiązań, które powstały przed wdrożeniem systemu.

Do tego celu stosuje się dokumenty IN – inna należność oraz IZ – inne zobowiązanie.

⇒ Jeżeli wykorzystywany jest moduł Księgi Handlowej systemu o wprowadzeniu stanu rozrachunków patrz podręcznik Moduł Księga Handlowa.