System daje możliwość zaimportowania danych z wersji Standard i Mała Firma. Platforma bazodanowa używana przez wymienione produkty (tabele swobodne DBF) różni się znacząco od wykorzystywanej w programie bazy opartej na MS SQL Serwer. Rygorystyczna kontrola więzów integralności (spójności danych) w bazach SQL Serwer wymusza podobne uporządkowanie danych wejściowych z tabel, w których powiązania te nie były ściśle kontrolowane i na skutek różnych awarii zachwiane.
W związku z powyższym przed przystąpieniem do importu z wersji, dane należy wstępnie przygotować w Standardzie. Program wymaga, aby dane do importu pochodziły z wersji Standard nie wcześniejszej niż 10.79. Należy więc najpierw uaktualnić posiadanego Standard do możliwie najnowszej wersji.
Procedura transferu danych wymaga wiedzy z zakresu konserwacji baz typu DBF, znajomości struktury powiązań tabel w programie, sposobów usuwania niespójności danych, wiedzy na temat administrowania bazami SQL Serwer oraz często bezpośredniej pomocy ze strony firmy Humansoft. Dla wymienionych wyżej powodów oraz z faktu, iż w zakres niniejszego podręcznika wchodzą tematy dotyczące podstawowej obsługi systemu, procedura transferu danych zostanie tu omówiona pobieżnie.
Do importu danych z dbf do bazy systemu wykorzystywany jest program tworzący z poszczególnych tabel dbf pliki tekstowe. Separatorem kolumn jest znak „¬”(172), natomiast wierszy „‡”(135). Po przygotowaniu plików tekstowych dane do bazy SQL ładowane są za pomocą programu bcp (Bulk Copy Program).
1. Przygotowanie danych do importu
Przed przystąpieniem do importu, dane należy wstępnie przygotować w Standardzie. Pominięcie tych czynności skutkuje problemami podczas importu danych. W Standardzie należy korzystając z jego opcji wykonać:
– odbudowę stanów magazynowych
– odbudowę stanu rozrachunków
– kontrolę spójności przych./roch.
– porządkowanie tabel
Pomimo wykonania powyższych czynności nadal mogą występować niespójności w danych. Niespójności te wykrywa program importujący dołączony do płyty instalacyjnej programu. W programie importującym należy wskazać katalog z danymi i uruchomić opcję sprawdzania kluczy. Pojawi się lista powtórzonych kluczy głównych. Lista ta jest zapisywana we wskazanym katalogu z danymi firmy pod nazwą „bledypklog.txt”.
2. Import danych
Po zakończeniu przygotowań, należy przekopiować dane firmy do innego katalogu, gdyż struktura tabel dbf podczas importu zostanie zaktualizowana.
- Uruchomić program importu danych z CDROM’u.
- Zalogować się do odpowiedniego serwera SQL
- Wskazać katalog odkopiowanych danych firmy.
- Dokonać sprawdzenia kluczy głównych.
Jeżeli występują powtórzone klucze główne to należy je usunąć i przystąpić do dalszych czynności.
- Zaznaczyć opcję Import do bazy nowej.
- Wpisać trzyliterowy symbol tworzonej bazy.
- Uruchomić proces importu przyciskiem OK. Rozpocznie się proces tworzenia bazy i importu danych.
Program importu we wskazanym katalogu tworzy dodatkowo trzy typy plików nazwa_tabeli.txt, nazwa_tabeli.err, nazwa_tabeli.out.
.txt – jest plikiem tekstowym zawierającym dane z poszczególnych tabel.
.err – jest plikiem błędów danych.
.out – jest plikiem podsumowania transmisji.
Po zakończeniu importu, za pomocą menadżera plików, należy sprawdzić czy pliki .err nie zawiera wpisów i czy nie było problemów z transmisją (pliki .out). Jeżeli są jakieś błędy to należy je poprawić i przystąpić do ponownego ładowania.
W przypadku poprawnego załadowania danych można przystąpić do uruchomienia programu, nastąpi aktualizacja struktury tabel i fabrycznych wzorców wydruku do bieżącej wersji. Po wykonaniu tych czynności można przystąpić do sprawdzenia zgodności danych wersji SQL i Standard poprzez wykonanie podsumowań i analiz.
Informacje dodatkowe – transfer danych z innych programów.
Ze względu na konieczność przygotowania danych do importu w wersji Standard nie wcześniejszej niż 10.79, nie zostały tu omówione funkcje importujące dane z innych programów takich jak: Hermes 4.5, WF-MAG 3.1, Subiekt 4, Subiekt dla Windows, NAVO Sprzedaż 3.52, Buchalter. Import danych z wymienionych programów należy przeprowadzić w wersji Standard posiłkując jego podręcznikiem użytkownika.