Proces obróbki dokumentów w systemie można podzielić na następujące etapy.
- Tworzenie lub rejestrowanie dokumentów.
- Przenoszenie dokumentów do KPR.
- Księgowanie dokumentów.
Etap 1.
Realizowany jest głównie w modułach Zakupy oraz Sprzedaż. W module Sprzedaż tworzone są faktury i paragony oraz dokumenty korygujące, a w module Zakupy rejestrowane są faktury i korekty dostawców. Jedynym dokumentem tworzonym bezpośrednio w module KPR jest Dowód księgowy (D).
Etap 2.
Realizowany jest on w opcji Funkcje administracyjne.
⇒ patrz Podręcznik Podstawowy Część II – rozdział Funkcje administracyjne -> Przenoszenie dokumentów do KPR
Dokumenty przeniesione do KPR są niemodyfikowalne. Oznacza to, że operator nie zdoła już poprawić faktury, która trafiła do księgi. Jeżeli zaistnieje taka potrzeba należy usunąć dokument z księgi (opcja Usuń), poprawić go, a następnie ponownie przenieść.
Przenoszenie dokumentów do księgi winno odbywać się na koniec dnia lub z początkiem dnia następnego.
Etap 3.
Operacje tę wykonuje się w opcji KPR -> Księgowanie dokumentów. Wykonana ona może być automatycznie, półautomatycznie lub ręcznie.
⇒ patrz rozdziały Księgowanie
Automatyczne księgowanie jest możliwe wyłącznie dla dokumentów z przypisanym schematem księgowym.