Operacje dekretacji wykonuje się w opcji Księgowanie dokumentów. Tabela ta zawiera wszystkie dokumenty przeniesione do KH z innych modułów (opcja Funkcje administracyjne -> Przenoszenie dokumentów do KH) oraz Polecenia księgowania (PK), zarówno już zaksięgowane jak i nie zaksięgowane.
Operację dekretacji można wykonać na trzy sposoby: automatycznie, półautomatycznie, ręcznie. Polecany i najczęściej wykorzystywany jest sposób automatyczny.
Zadekretowane dokumenty otrzymują status D i są traktowane jako dokumenty robocze (modyfikowalne). Można jednak na ich podstawie wykonywać wszelkie zestawienia, łącznie ze sprawozdaniami i deklaracjami. Umożliwia to przeprowadzenie symulacji danych przed ostatecznym zaksięgowaniem dokumentów.
Automatyczne dekretowanie
Aby uruchomić tę funkcję należy wybrać opcję Dekretacja dokumentów, a następnie w opcji Operacje – Automatyczne dekretowanie dokumentów.
Funkcja automatycznego dekretowania powoduje dekretację grupy dokumentów:
- zaznaczonych,
- posiadających przyporządkowany schemat księgowania KH i dziennik
Schematy tworzy się w opcji Schematy księgowe
⇒ patrz rozdział Schematy księgowe
a przypisuje się je dokumentom w opcji Konfiguracja -> Definicje dokumentów
⇒ patrz Podręcznik Podstawowy Część II – rozdział Konfiguracja -> Definicje dokumentów
W jakich przypadkach dokument jest pomijany w procesie automatycznej dekretacji?
- Dokument jest już zadekretowany (status D) lub zaksięgowany (status K).
- W definicji dokumentu pominięto schemat księgowy lub dziennik.
- Dla KP, KW, BP, BW nie określono kategorii operacji lub w definicji odpowiedniej kasy/rachunku bankowego pominięto konto księgowe lub dziennik, wtedy dekretacja następuje, ale zapisy nie bilansują się.
Po dekretacji pokazuje się okienko z informacją o tym ile dokumentów było do zadekretowania, a ile się zadekretowało
Jeżeli nie wszystkie dokumenty zostaną zadekretowane program tworzy plik fkdekret.log, w którym zapisane są przyczyny niewykonania automatycznej dekretacji dla wybranych dokumentów.
Ręczne i półautomatyczne dekretowanie
Operacja ręcznego i półautomatycznego dekretowanie wykonuje się na pojedynczym dokumencie. Polega ona na wskazaniu na jakie konta powinny być zadekretowane poszczególne kwoty dokumentu. Można to zrobić ręcznie wskazując odpowiednie konta, strony i kwoty lub półautomatycznie wybierając do wykonania schemat księgowy.
Księgowanie dokumentu – formularz
Aby zadekretować jeden dokument należy wskazać w tabeli Dekretacja dokumentów pozycję i wybrać opcję Popraw. Zostanie przywołany poniższy formularz.
Numer ewidencyjny i data rejestracji
Numer ewidencyjny dekretowanego dokumentu oraz data rejestracji w systemie. Np. dla faktur zakupu będzie tutaj numer ewidencyjny i data przyjęcia tej faktury, dla faktur sprzedaż – numer faktury i data wystawienia.
Dokument oryginalny i data
Numer i data dokumentu oryginalnego. Np. dla faktur zakupu będzie tutaj numer i data wystawienia tej faktury.
Dziennik
Selektor pozwalający wskazać, do którego dziennika zostanie wprowadzony dokument. Proponowany jest tu dziennik wskazany w definicji dokumentu.
⇒ patrz Podręcznik Podstawowy Część II – rozdział Konfiguracja -> Definicje dokumentów
Okres
Selektor wyboru miesiąca i roku księgowania. Proponowany jest okres zgodny z definicją dokumentu
⇒ patrz Podręcznik Podstawowy Część II – rozdział Konfiguracja -> Definicje dokumentów
i ustawieniami w opcji Dane księgowe na samym dokumencie
⇒ patrz Podręcznik Opis systemu – rozdział Dokumenty -> Praca z dokumentami –> Tworzenie nowego dokumentu
Podmiot
Numer i skrót nazwy podmiotu dokumentu którym może być kontrahent, pracownik, itp. Dla niektórych dokumentów np. P czy R, pole to jest puste.
Automatyczna dekretacja
Obiekty te umożliwiają wybór schematu księgowego lub kategorii operacji w zależności od typu dekretowanego dokumentu. Przycisk Wykonaj umożliwi wygenerowanie zapisów na konta.
W tabeli pozycji definiuje się dekrety dokumentu. Dodając dekret (opcja Dodaj) pojawia się poniższy formularz.
Konto
Przywołanie listy planu kont. W przypadku wyboru konta z dołączoną kartoteką udostępniana jest lista pozycji tej kartoteki. Pojawia się również dodatkowe pole Skrót nazwy, który ułatwia wybór odpowiedniej kartoteki ( wyszukiwanie możliwe jest za pomocą symbolu bądź skrótu nazwy w kartotece).
Strona
Selektor wyboru strony księgowania. W zależności od wybranej wartości, dostępne będzie jedno z dwóch pól, w które wprowadza się wartości kwot – po stronie WINIEN albo MA.
Kwota WINIEN
Kwota dekretowana po strony WINIEN.
Kwota MA
Kwota dekretowana po strony MA.
Komentarz do dekretu.
Przycisk Następny umożliwia dodanie kolejnego dekretu bez konieczności opuszczania formularza.
Netto, Brutto, VAT
Pola te prezentują poszczególne wartości dokumentu.
Suma WN, Suma MA
Suma dekretów po stronie WN i MA.
Treść
Pole opisujące dokument. Zawiera ono nazwę rejestru w jakim dokument został wystawiony, a w przypadku dokumentów zakupu zostanie tu przepisana zawartość pola Uwagi z dokumentu.
Pokaż dokument
Przycisk ten udostępnia do przeglądu księgowany dokument w jego oryginalnej postaci.
Drukuj
Umożliwia wydrukowanie dekretów dokumentu.
Plan rozliczeń międzyokresowych
Przycisk ten umożliwia zdefiniowanie parametrów rozliczeń międzyokresowych dotyczących dekretowanego dokumentu.
Rozliczenia międzyokresowe kosztów (RMK)
Proces rozliczenia międzyokresowego kosztów poprzez automatyzacje księgowań wybranych dokumentów, z których koszt musi zostać rozłożony na kilka okresów rozliczeniowych. Przykładem takich dokumentów może być zakup abonamentu czy prenumeraty.
Na formularzu „Dekretacja dokumentu” jest przycisk Plan rozliczeń międzyokresowych. Z menu, które pojawi się po jego naciśnięciu wybranie opcji „Dodaj” powoduje wyświetlenie okna umożliwiającego zdefiniowanie parametrów rozliczeń międzyokresowych dotyczących dekretowanego dokumentu.
Źródło rozksięgowań
Wskazujemy z którego zapisów na dokumencie będzie pobierana kwota podlegająca międzyokresowym rozliczeniom,
Pierwsza rata w
Podajemy miesiąc w którym będzie pierwsza rata
Zaokrąglenia w
Wybieramy w której racie ma być zaokrąglona kwota
Ilość rat
Podajemy ilość rat
Twórz plan
Program spowoduje rozłożenie kwoty podlegającej rozksięgowaniu na raty z uwzględnieniem okresu pierwszej raty i sposobu zaokrąglenia.
Rozliczenie raty na konta
Określamy sposób księgowania raty (rat), tzn. na jakie konta, w jakich proporcjach i w jakich kwotach mają powstać docelowe dekrety dla raty. Trzeba określić przynajmniej jedno konto na jakie rata ma być zadekretowana.
| Należy pamiętać o wcześniejszym stworzeniu planów kont jeżeli jest to możliwe lub późniejszym uzupełnieniu definicji planu rozliczeń w okresach, w których nie można było wskazać kont dla planowanych dekretów. |
Zestawienie rozliczeń
Możemy zobaczyć zestawienie rozliczeń podziałem na okres, grupy i plany
Drukuj
Umożliwia wydrukowanie planu rozliczeń międzyokresowych
W tym celu należy w definicji planu rozliczeń w tabeli „Rozliczenie raty na konta” określić sposób księgowania raty (rat), tzn. na jakie konta, w jakich proporcjach i w jakich kwotach mają powstać docelowe dekrety dla raty. Trzeba określić przynajmniej jedno konto na jakie rata ma być zadekretowana. Określenie ilości rat i przynajmniej jednego konta w rozliczeniu raty oraz naciśnięcie przycisku
| Należy pamiętać o wcześniejszym stworzeniu planów kont jeżeli jest to możliwe lub późniejszym uzupełnieniu definicji planu rozliczeń w okresach, w których nie można było wskazać kont dla planowanych dekretów. |
Plany rozliczeń tworzone są osobno dla poszczególnych dokumentów w Dekretacji dokumentów. Rozliczenie planów następuje na dokumencie PK. W dokumencie PK po określeniu okresu rozliczeń i naciśnięciu przycisku „Dekretacja rozliczeń międzyokresowych” wyświetlone zostaną w postaci zestawienia, nierozliczone raty planów rozliczeń międzyokresowych za dany okres. Zaznaczenie żądanych planów i naciśnięcie przycisku „Dekretuj zaznaczone” spowoduje wygenerowanie dekretów dla wybranych planów na aktywnym dokumencie PK.
Rozliczenie rat odbywa się poprzez automatyczne ich dekretowanie według okresu na dokumentach PK.
Po naciśnięciu przycisku „Dekretacja rozliczeń międzyokresowych” wyświetlone zostaną w postaci zestawienia, nierozliczone raty planów rozliczeń międzyokresowych za dany okres. Zaznaczenie żądanych planów i naciśnięcie przycisku „Dekretuj zaznaczone” spowoduje wygenerowanie dekretów dla wybranych planów na aktywnym dokumencie PK.
W menu Księga Handlowa w opcji „Zestawienie rozliczeń międzyokresowych” znajduje się analiza stanu rozliczeń z możliwością edycji planów rozliczeń.
Usunięcie dekretów
Wygenerowane dekrety można wycofać korzystając z opcji Operacje -> Usunięcie dekretów wybranych dokumentów w tabeli Dekretacja dokumentów. Usunięte zostaną tylko dekrety z dokumentów zaznaczonych.
| Usunięcie dekretów dokumentu PK powoduje wyczyszczenie jego zawartości. |
Filtry dla dekretowanych dokumentów
Aby określić (odfiltrować), które dokumenty chcemy widzieć w tabeli lub wydrukować należy użyć opcji Filtry.
⇒ Patrz Podręcznik Opis systemu – rozdział Tabele -> Filtry
Używając filtrów dla tabeli Dekretacja dokumentów można między innymi sprawdzić:
- czy wszystkie dokumenty zostały zadekretowane
- czy wszystkie dokumenty dekretowane zbilansowały się (suma strony WN = suma strony MA)
Wydruk dekretów
Zadekretowane dokumenty można wydrukować wraz z wykonanymi na nich dekretami. Operację tę można wykonać
- dla jednego dokumentu wybierając przycisk Drukuj na formularzu dekretacji
- dla wybranej przez Filtry grupy dokumentów uruchamiając opcję Drukuj w tabeli Dekretacja dokumentów (wzorzec wydruku DOK_FKD_ Wydruk z dekretami).