Jak wcześniej wspomniano bilans otwarcia traktowany jest przez system jako normalny okres o numerze 00.
Nie istnieje więc dodatkowy dokument o nazwie Bilans otwarcia. Ustalenie bilansu otwarcia polega na sporządzeniu odpowiedniego dokumentu PK (np. w rejestrze PK/BO) i zaksięgowaniu go na okres 00.
⇒ Formularz dokumentu PK oraz zasady jego wypełniania zostały opisane w rozdziale Polecenia księgowania (PK)
Na jednym dokumencie PK wprowadzamy salda wszystkich kont. Sumy zapisów po stronie WN i MA powinny być równe sobie (zbilansowane), dopiero wtedy dokument będzie można zaksięgować.
Zamknięcie bilansu otwarcia podlega normalnym regułom zamykania okresów. Dopóki okres 00 nie jest zamknięty, dopóty można dopisywać i korygować zapisy na dokumencie PK.
Wprowadzanie ręczne bilansu otwarcia dokumentem PK jest sensowne tylko podczas wdrażania systemu. Temat ten został opisany w rozdziale dotyczącym wdrożenia.
⇒ patrz rozdział Wdrożenie Księgi Handlowej
Podczas kontynuacji pracy w kolejnych latach bilans otwarcia powinien być generowany automatycznie na podstawie sald kont analitycznych w ostatnim okresie roku obrachunkowego.
Automatyczne generowania BO
W procesie automatycznego generowania bilansu wykorzystywane jest funkcja Naliczenie sald dostępna w opcji Okresy. Generuje ona salda kont analitycznych dla dowolnych okresów, w tym dla okresu 12 czyli ostatniego w roku obrachunkowym.
Kolejność czynności przy automatycznym generowaniu bilansu otwarcia:
1. W opcji Okresy wskaż okres 12 właściwego roku i wybierz przycisk Naliczanie sald. Pojawi się okno Naliczenie sald.
2. Po wyborze przycisku OK nastąpi obliczenie sald wszystkich kont analitycznych i przeniesienie ich do schowka dokumentów.
⇒ patrz Podręcznik Opis systemu – rozdział Dokumenty -> Schowek dokumentów
Znacznik Uwzględnij dokumenty robocze, pozwala naliczyć salda z dokumentów tylko zadekretowanych (niezaksięgowanych).
3. W opcji Polecenia księgowania PK dodaj nowe polecenie (Dodaj). Po wypełnieniu odpowiednich pól (rejestr, okres, dziennik) i przejściu do pozycji wybierz opcję Operacje -> Pobierz dokument ze schowka. Na liście dokumentów schowka powinna znaleźć się pozycja opatrzona symbolem np. SALDA/2003/12. Wybierz ten dokument i aktywuj przycisk Przenieś. Rozpocznie się proces przenoszenia sald kont z miesiąca grudnia danego roku na dekrety dokumentu PK.
4. Zakończ dokument PK jeżeli jest poprawnie wypełniony czyli zbilansowany.
5. Ostatnią operacją jest zaksięgowanie dokumentu. Ponieważ operacja ta blokuje modyfikacje dokumentu i jest nieodwracalna należy ją odłożyć w czasie, aż do uzgodnienia wszystkich sald. Zapisy do tego czasu będą funkcjonować w systemie jako robocze.
Kiedy sporządzać bilans otwarcia?
System nie narzuca żadnego terminu. Operację można przeprowadzić w dowolnym momencie nowego roku. Względy praktyczne przemawiają za tym, aby operację tę wykonać po zamknięciu miesiąca grudnia poprzedniego roku.