Systematyczne rejestrowanie wyciągów bankowych pozwala kontrolować stan rachunku oraz uaktualniać rozrachunki.
Wyciągi bankowe – formularz
Aby zarejestrować nowy wyciąg należy użyć opcji Dodaj. Pojawi się formularz taki jak na rysunku poniżej.
⇒ Patrz moduł Pierwsze kroki -> Dokumenty – Tworzenie nowego dokumentu
Dane charakterystyczne dla wyciągu bankowego
Rejestr
Selektor rachunków bankowych, określający którego banku dotyczy wyciąg. Rachunki bankowe definiuje się w opcji Konfiguracja -> Rachunki bankowe.
Numer kolejny w ramach wybranego rachunku
Numer ten w zasadzie powinien się zgadzać z bieżącym numerem wyciągu zwłaszcza, że podczas definiowania rachunku bankowego można określić startowy numer wyciągu.
Data wyciągu
Data powinna się zgadzać z datą wyciągu.
Stan początkowy
Stan początkowy jest liczony z uwzględnieniem stanu początkowego zadeklarowanego w definicji rachunku bankowego (opcja Konfiguracja -> Rachunki bankowe) oraz dotychczasowo zarejestrowanych wyciągów.
Pozycje wyciągu bankowego
Pozycjami wyciągu bankowego są dowody BP (bank przyjmie) i BW (bank wyda) analogiczne do dowodów kasowych KP/KW.
BP oznacza przychód na rachunek, a BW wypłatę z rachunku.
Formularz dowodu BP i BW jest podobny do formularza KP/KW omówionego w rozdziale poprzednim. Identyczny jest również sposób jego obsługi, dlatego
⇒ Patrz moduł Kasa/Bank –> Dowody kasowe KP/KW
Multiwybór pozycji dokumentów bankowych
W operacjach do dokumentów BP i BW jest opcja Wybór kilku dokumentów.
Po jej wybraniu pokazywany jest formularz z nierozliczonymi dokumentami bieżącego kontrahenta lub wszystkich kontrahentów. Po zaznaczeniu kilku pozycji i aktywacji przycisku „Wybierz” zaznaczone dokumenty są przenoszone na edytowany dokument. Takie rozwiązanie ułatwia i usprawnia pracę oraz oszczędza czas.
Opcja jest dostępna również wtedy, gdy na dokumencie bankowym są już jakieś pozycje. Zaznaczone dokumenty są przenoszone w pełnych nierozliczonych kwotach. Zmiana wartości pozycji jest możliwa poprzez późniejszą jej edycję.
Import wyciągów bankowych
Moduł Importu wyciągów bankowych automatyzuje i usprawnia proces rejestrowania wyciągów bankowych. Istnieje możliwość importu transakcji realizowanych poprzez
- System Identyfikacji Masowych Płatności banku ING (SIMP)
- ING – format mt-940
- Pekao SA (Pekao BIZNES 24) – format mt-940
- BRE BANK SA (BreSOK iBre) format mt940 (mBank)
- PKO BP (iPKO Biznes) format CSV
- BGZ – format mt-940
- Bank Zachodni WBK – format – mt-940
- Millennium – format – mt-940
- PKO BP – format – mt-940
- Citibank – format mt-940
- Raiffeisen Bank – format mt-940
- BNP Paribas Bank – format mt-940
- mBank – format CSV
- Humansoft – format CSV
- Bank Zachodni WBK – format CSV
- Bank Spółdzielczy – format Xml
- Deutsche Bank – format Xml
- Pekao Collect
Dla użytkowników modułu, w wyciągach bankowych pod F12 pojawi się opcja umożliwiająca import wyciągu. W przypadku transakcji uznaniowych generowany jest wyciąg BP. Jeżeli jest to wyksięgowanie (korekta) generowane są dokumenty BW. Dla każdej pozycji wyciągu generowany jest nowy dokument BP lub BW.
Następnie wybieramy format wyciągu bankowego oraz wskazujemy jego lokalizację.
Na podstawie nr rachunku bankowego z pliku najpierw identyfikowany jest kontrahent, jeżeli nie znajdzie kontrahenta na podstawie nr rachunku następuje próba wyszukania dokumentu z opisu przelewu. W przypadku, gdy nie ustalono dokumentu na podstawie treści opisu , a odnaleziono kontrahenta i jest to pozycja wyciągu zidentyfikowana jako przelew, program wyszukuje dokument na kwotę przelewu i rozlicza go biorąc pod uwagę najstarszy termin płatności.
W celu poprawnej identyfikacji dokumentów rozliczanych kontrahentom należy narzucić postać opisu. W opisie powinien być tylko nr dokumentu lub dokumentów oddzielone przecinkiem albo średnikiem (np. F /02 /07/000011; F /1 /07/000020).
W przypadku gdy zostanie odnaleziony kontrahent i nr dokumentu pozycja wyciągu powiązana zostanie z dokumentem rozliczanym.
Jeżeli wystąpią jakiekolwiek nieścisłości na koniec importu wyświetlany będzie Raport błędów.
Do raportu błędów trafiają pozycje, w których:
- odnaleziony będzie tylko kontrahent wówczas w wyciągu będzie tylko kwota. Jeżeli nie uda się automatycznie rozliczyć całej kwoty wówczas kwota ta trafi na rozrachunki z danym kontrahentem. W uwagach do dokumentów znajdzie się dodatkowo opis z wyciągu.
- Jeżeli nie uda się znaleźć kontrahenta na podstawie nr rachunku lub opisu zapis. Wówczas pozycja ta czeka na przypisanie kontrahenta.
- W przypadku pozycji uznaniowych (BP) program identyfikuje dokumenty na podstawie opisu szukając w należnościach i zobowiązaniach nr ewidencyjnego, dla pozycji obciążeniowych (BW) w należnościach wyszukiwane są dokumenty po nr oryginalnym.
Poprawianie, usuwanie wyciągów bankowych
Przy poprawianiu / usuwaniu wyciągów bankowych obowiązują ogólne zasady opisane w rozdziale Dokumenty.
⇒ Patrz moduł Pierwsze kroki ->Dokumenty -> Poprawianie / Usuwanie dokumentu
- Po usunięciu wyciągu bankowego, czyli dowodów BP/BW usuwane jest również rozliczenie dokumentów, które były wprowadzone na danym dowodzie bankowy (dokumenty wracają na rozrachunki).