Poniższy opis przedstawia spełniane przez Producenta programu zasady rachunkowości (art.10 Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości Dz.U. Nr 121, poz. 591):
A. Wykaz zbiorów stanowiących księgi na nośnikach komputerowych (art.10.1.3b):
humansoft Corax jest programem zintegrowanym, co oznacza, że jest to jeden spójny system podzielony jedynie dla celów dystrybucyjnych. Księga handlowa jest jednym z modułów programu, którego zbiory danych znajdują się w bazie danych o nazwie „FIRMA_XXX” (gdzie XXX to symbol firmy nadawany przez użytkownika w czasie instalacji programu). Baza danych oparta na technologii MS SQL Serwer i będąca pod jego kontrolą znajduje się na dysku twardym, macierzy dyskowej, bądź na innym nośniku danych wskazanym przez administratora systemu w czasie instalacji MS SQL Server’a na komputerze przeznaczonym jako serwer danych. Bazę danych w postaci fizycznej stanowią dwa pliki:
YYY\FIRMA_XXX.MDF oraz YYY\FIRMA_XXX.LDF,
gdzie YYY to katalog, w którym składowane są bazy SQL Server’a,
np.: “C:\Program Files\Microsoft SQL Serwer\MSSQL\Data\”.
Baza danych może być również umieszczona na dodatkowych nośnikach danych stanowiące kopie awaryjne lub archiwizacje wedle wymogów zachowania bezpieczeństwa danych narzucanych przez system MS SQL Serwer oraz program.
Baza danych składa się z wielu tabel połączonych ze sobą relacyjnie i zawierających informacje dotyczące różnych modułów programu.
Wykaz nazw tabel dotyczących ksiąg rachunkowych:
DOK_FK – Nagłówki dokumentów przeniesionych do KH oraz polecenia
księgowania
P_DOK_FK – Pozycje dokumentów księgowych (dekrety)
DZIENN – Dzienniki księgowe
KONTA – Plan kont
NAGL_SCH – Nagłówki schematów księgowych
POZ_SCH – Pozycje schematów księgowych KH.
SPR_FK – Nagłówki sprawozdań księgowych (KH).
SPR_KW – Definicje kwot sprawozdania księgowego (KH)
SPR_POZ – Sprawozdania księgowe (KH) – definicje pozycji sprawozdania.
B. Struktura tabel stanowiących księgi rachunkowe (art.10.1.3b)
Program przechowuje dane ksiąg handlowych: DOK_F, P_DOK_FK, DZIENN, KONTA, NAGL_SCH, POZ_SCH, SPR_FK, SPR_KW, SPR_POZ.
Tabela DOK_FK
| Nazwa | Typ pola | Opis |
| BRUTTO_1 | N 12 | Kwota brutto w stawce 1 |
| BRUTTO_2 | N 12 | Kwota brutto w stawce 2 |
| BRUTTO_3 | N 12 | Kwota brutto w stawce 3 |
| BRUTTO_4 | N 12 | Kwota brutto w stawce 4 |
| BRUTTO_5 | N 12 | Kwota brutto w stawce 5 |
| BRUTTO_6 | N 12 | Kwota brutto w stawce 6 |
| DATA_DOK | D 8 | Data rejestracji dokumentu |
| DATA_DOK_D | D 8 | Data wystawienia dokumentu obcego. Dla dokumentów własnych data jest tożsama z datą rejestracji. |
| DATA_REJ | D 8 | Data księgowania |
| DATA_FK | D8 | Data dokumentu w części FK (z jaką dokument powinien zostać zadekretowany). |
| DATA_SPRZ | D8 | Data sprzedaży. |
| DATA_VAT | D8 | Data, pod którą dokument trafi do rejestru VAT. |
| GOTOWKA | N 12 | Płatność gotówkowa dla faktur |
| ID_KARTY | ||
| KARTA | N12 | |
| KARTA_WAL | N12 | |
| KARTOTEKA | C2 | Kartoteka konta salda dokumentu RO lub konta zespołu 5 dla KP, KW, BP, BW. |
| KLUCZ_DOK | C 16 | Numer ewidencyjny (klucz) dokumentu. |
| KLUCZ_DZN
|
C 14 | Numer (Klucz) w dzienniku dziennika |
| KLUCZ_ZP
|
C 18 | Numer zlecenia produkcyjnego z którym powiązany jest dany dokument |
| KLUCZ_ZU
|
C 18 | Numer zlecenia usługowego z którym powiązany jest dany dokument |
| MA | N 12 | Suma strony Ma |
| MA_PB | N12 | Suma strony MA zapisów na kontach pozabilansowych. |
| MC_KS | C 12 | Miesiąc księgowy |
| NETTO_1 | N 12 | Kwota netto w stawce 1 |
| NETTO_2 | N 12 | Kwota netto w stawce 2 |
| NETTO_3 | N 12 | Kwota netto w stawce 3 |
| NETTO_4 | N 12 | Kwota netto w stawce 4 |
| NETTO_5 | N 12 | Kwota netto w stawce 5 |
| NETTO_6 | N 12 | Kwota netto w stawce 6 |
| NETTO_NODL | N 12 | Netto pozycji z VAT-em nie podlegającym odliczeniu |
| NR_DOK | C 6 | Ostatni człon klucza dokumentu np. “000231” |
| NR_DOK_D | C 16 | Numer oryginalny dokumentu. Dla dokumentów własnych numer ten jest tożsamy z numerem ewidencyjnym. |
| NR_DZN | C 6 | Numer w dzienniku – ostatni, cyfrowy człon klucza dziennika |
| NR_RK_WB | C 13 | Nr raportu kasowego/wyciągu bankowego |
| N_PODL_VAT | N 12 | Łączna wartość pozycji nie podlegających ustawie o VAT (pozycji gdzie stawka VAT jest oznaczona gwiazdką). Chodzi tu głównie o wartość opakowań zwrotnych. |
| ODCH_MINUS | N 12 | Ujemna różnica między wartością netto FZ a PZ. |
| ODCH_PLUS | N 12 | Dodatnia różnica między wartością netto FZ a PZ. |
| OPL_MANIP | N 12 | Opłata manipulacyjna (SAD) |
| OPL_SPEC | N 12 | Opłata specjalna (SAD) |
| RABAT_KW | N 12 | Kwota rabatu (dla faktur importowych) |
| RODZ_KOR | N 1 | Rodzaj korekty:
1 – Zwrotu towaru 2 – obniżenia ceny 3 – podwyższenia ceny |
| RODZ_KTR | C2 | Rodzaj kartoteki (K,P,O,I,CK.GA itp.) |
| ROK_KS | C 4 | .T. – rozliczenie zaliczek |
| ROZL_ZAL | L1 | Rok księgowy |
| R_KURS_DOD | N 12 | Dodatnia różnica kursowa |
| R_KURS_UJ | N 12 | Ujemna różnica kursowa |
| STATUS | C 1 | D – zadekretowany
K – zaksięgowany |
| SUMA_BRU | N 12 | Wartość brutto dokumentu |
| SUMA_EWID | N14 | Wartość w cenie ewidencyjnej |
| SUMA_NET | N 12 | Wartość netto dokumentu |
| SUMA_VAT | N 12 | Łączna kwota VAT |
| SYMBOL_DZN | C 1 | Symbol dziennika |
| SYMBOL_KAS | C 3 | Symbol kasy/rachunku bankowego |
| SYMBOL_KAT | C 3 | Symbol kategorii operacji kasowych i bankowych |
| SYMBOL_KON | C18 | Symbol konta najczęściej z grupy „5” dla dokumentów KP, KW, BP i BW. |
| SYMBOL_KRT | C18 | Symbol w kartotece dla konta występującego w polu SYMBOL_KON. |
| SYMBOL_KTR | C 6 | Symbol podmiotu (kontrahenta, pracownika, urzędu, innego podmiotu, magazynu docelowego dla MM) |
| SYMBOL_MAG | C 6 | Symbol magazynu |
| SYMBOL_ODZ | C 6 | Symbol oddziału. |
| SYMBOL_OFK | C 5 | Symbol operatora, który zadekretował dokument |
| SYMBOL_REJ | C 6 | Symbol rejestru dokumentu |
| SYMBOL_SCH | C3 | Symbol schematu wybrany dla dokumentu przez Użytkownika. |
| SYMBOL_WYR | C16 | |
| TYP_DOK | C1 | Symbol schematu wybrany dla dokumentu przez Użytkownika. |
| UWAGI | M 10 | Uwagi |
| VAT_1 | N 12 | Kwota VAT w stawce 1 |
| VAT_2 | N 12 | Kwota VAT w stawce 2 |
| VAT_3 | N 12 | Kwota VAT w stawce 3 |
| VAT_4 | N 12 | Kwota VAT w stawce 4 |
| VAT_5 | N 12 | Kwota VAT w stawce 5 |
| VAT_6 | N 12 | Kwota VAT w stawce 6 |
| VAT_NODL | N 12 | Kwota VAT nie podlegająca odliczeniu (bez paliwa) |
| VAT_NODLP | N 12 | Kwota VAT nie podlegająca odliczeniu (paliwo) |
| WARTOSC | N 12 | Wartość |
| WART_NOM | N 12 | Wartość faktury przed rabatem |
| WART_ZAK | N 12 | Wartość w cenie zakupu |
| WN | N 12 | Suma strony winien |
| WN_PB | N 12 | Suma strony WN zapisów na kontach pozabilansowych. |
| ZALICZKA | L 1 | .T. – faktura zaliczkowa |
Tabela P_DOK_FK
| Nazwa | Typ pola | Opis |
| DATA_DOK | D 8 | Data dokumentu |
| KARTOTEKA | C 2 | Kartoteka |
| KLUCZ_DOK | C 16 | Nr (klucz) dokumentu |
| KWOTA_MA | N 12 | Kwota MA |
| KWOTA_WN | N 12 | Kwota WN |
| MC_KS | C 2 | Miesiąc obrachunkowy |
| RODZ_KRT | C2 | Rodzaj kartoteki (K,P,O,I,CK.GA itp.) |
| ROK_KS | C 4 | Rok obrachunkowy |
| STATUS | C 1 | Status dokumentu
D – zadekretowany K – zaksięgowany |
| SYMBOL_KON | C 18 | Symbol konta |
| SYMBOL_KTR | C 6 | Symbol podmiotu (dla kont zakończonych literką K, P, U, M) |
| TRESC | C 60 | Komentarz |
| ID |
Tabela DZIENN
| Nazwa | Typ pola | Opis |
| NAZWA_DZN | C 30 | Nazwa dziennika |
| SYMBOL_DZN | C 1 | Symbol dziennika |
Tabela KONTA
| Nazwa | Typ pola | Opis |
| KARTOTEKA | C 2 | Dla kont z podpiętą listą – kategoria podmiotu – K, P, U, M |
| NAZWA_KON | C 60 | Nazwa konta |
| POZABILANS | L 1 | .T. – konto pozabilansowe |
| RODZ_KTR | C2 | Rodzaj kartoteki (K,P,O,I,CK.GA itp.) |
| ROK | C 4 | Rok obrachunkowy. |
| SYMBOL_KON | C 18 | Pełne rozwinięcie konta |
Tabela NAGL_SCH
| Nazwa | Typ pola | Opis |
| CZY_KOR | L 1 | Znacznik stosowania schematu dla korekt zakupu/sprzedaży |
| NAZWA_SCH | C 40 | Nazwa schematu |
| OK | C 4 | Rok obrachunkowy, w którym schemat obowiązuje |
| SYMBOL_R_D | C 2 | Symbol rodzaju (klasy) dokumentu, którego dotyczy schemat. |
| SYMBOL_SCH | C 3 | Symbol schematu księgowego |
| Uwagi | M 4 | Komentarz do schematu |
Tabela POZ_SCH
| Nazwa | Typ pola | Opis |
| GR_ART | N 1 | 1 – grupa artykułów
2 – konkretny artykuł |
| ID | ||
| ID_W_DEKR | C10 | Identyfikator warunku wykonania dekretu |
| KARTOTEKA | C 2 | Kartoteka. |
| KONTO_POZ | L 1 | .T. – schemat pobierze konto z artykułów.
.F. – konto podane w schemacie. |
| KWOTA_DEF | M 4 | Kwota definiowana samodzielnie |
| KWOTA_SQL | M 4 | Wyrażenie SQL definiujące kwotę dekretu |
| MM | L 1 | .T. – dekret dotyczy dokumentu MM |
| NAG_POZ | C 3 | Wskazuje czy jest to pole nagłówka czy pole pozycji
NAG – NAG_DOK’ POZ – POZ_DOK |
| POLE | C 40 | Nazwa pola z NAGL_DOK lub POZ_DOK przechowującego kwotę do zaksięgowania |
| PREFIKS | C 16 | Początkowe znaki symbolu artykułu dla dekretu z pozycji |
| RODZ_KRT | C2 | Rodzaj kartoteki (K,P,O,I,CK.GA itp.) |
| RODZ_TR | C1 | Źródło treści
1- uwagi z nagłówka dokumentu 2- opis z pozycji dokumentu 3- nazwa artykułu 4- zapytanie SQL 5-wyrażenie XBase 6- tekst wpisany z palca |
| ROK | C 4 | Rok obrachunkowy. Dal kolejnych lat można mieć inne zestawy schematów |
| STRONA | C 2 | Strona WN/MA |
| SYMBOL_KON | C 18 | Symbol konta |
| SYMBOL_KTR | C 6 | Symbol kontrahenta |
| SYMBOL_SCH | C 3 | Symbol schematu |
| TRESC | C 60 | Komentarz do zapisu |
| WAR_WYK | C 100 | Warunek wykonania dekretu |
| WYL_KWOTA | N 12 | Obliczona kwota sprawozdania księgowego |
| ZNAK | C 1 | (+) – księgowanie, (-) – storno |
| ZR_CEL | C 10 | Jeśli dekret dotyczy dokumentu MM, to tutaj Program wpisuje:
SYMBOL_MAG – jeśli dekret dotyczy magazynu źródłowego SYMBOL_KTR – jeśli dekret dotyczy magazynu docelowego |
Tabela SPR_FK
| Nazwa | Typ pola | Opis |
| NAZWA_SPR | C 60 | Nazwa sprawozdania |
| ROK | C 4 | Rok obrachunkowy |
| SYMBOL_SPR | C 2 | Symbol sprawozdania |
| TYP_SPR | C 7 | Rodzaj sprawozdania
wartość pusta – sprawozdanie użytkownika BJ_2002 – bilans jednostek RP_2002 – rachunek zysków i strat wersja porównawcza RK_2002 – rachunek zysków i strat wersja kalkulacyjna ~CIT2 – deklaracja podatkowa CIT2 ~PIT5 – deklaracja podatkowa PIT5 |
| WZOR_NUM | C 20 | Wzorzec numerowania |
Tabela SPR_KW
| Nazwa | Typ pola | Opis |
| ARGUMENT | C 81 | Symbol konta, Liczba, Punkt zestawienia |
| ARGUMENT_D | C 81 | Opis punktu będącego argumentem (np.: “K. Zysk (strata) brutto”) |
| IDN | C 10 | numer identyfikacyjny rekordu tabeli |
| KARTOTEKA | C 2 | Kartoteka dla argumentu będącego symbolem konta (K, P, U, M) |
| RODZ_KRT | C2 | Rodzaj kartoteki (K,P,O,I,CK.GA itp.) |
| ROK | C 4 | Rok obrachunkowy |
| SYMBOL_KRT | C 18 | Symbol podmiotu (dla kont zakończonych literą K, P, U, M) |
| SYMBOL_SPR | C 7 | Symbol sprawozdania. |
| SYMB_SPR_D | C7 | Symbol_spr_d |
| TYPAR | C 6 | SALWN, SALMA, OBRWN, OBRMA, LICZBA, PUNKT |
| WZORZEC | C 81 | Wzorzec – identyfikator punktu w sprawozdaniu (klucz hierarchiczny) |
| ZNAK | C 1 | ‘+’, ‘-‘, ‘*’, ‘R’, ‘%’ |
Tabela SPR_POZ
| Nazwa | Typ pola | Opis |
| KLUCZ | C 5 | Klucz własny pozycji sprawozdania (np.: 123_) |
| NUMER | C 10 | Numer punktu przeznaczony do wyświetle- nia w tabeli lub do wydrukowania (np. VII.) |
| OBLICZANIE | C 81 | Symbol pozycji sprawozdania przygotowany do obliczeń |
| POLE_IPS | C 20 | Nazwa pola w Formularze IPS |
| RODZIC | C 5 | Klucz rodzica, od którego wywodzi się pozycja sprawozdania (np.: 47_) |
| RODZ _WYN | C 2 | “-0” ‘zeruj wartość ujemną’ RETURN IIF(m.arg<0, 0, m.arg)
“+0” ‘zeruj wartość dodatnią’ RETURN IIF(m.arg>0, 0, m.arg) “+1” ‘wartość ujemną przekształć na dodatnią’ RETURN ABS(m.arg) “-1” ‘wartość dodatnią przekształć na ujemną’ RETURN -1*ABS(m.arg) “-+” ‘wartość ujemną przekształć na dodatnią; wartość dodatnią wyzeruj’ RETURN IIF(m.arg<0, ABS(m.arg), 0) “+-” ‘wartość dodatnią przekształć na ujemną; wartość ujemną wyzeruj’ RETURN IIF(m.arg>0, -1*m.arg, 0) |
| ROK | C 4 | Rok obrachunkowy |
| STRONA | C 2 | WN – Saldo lub obroty liczone funkcją SaldoX() ze strony WINIEN
MA – Saldo lub obroty liczone ze strony MA |
| SYMBOL_SPR | C 7 | Symbol sprawozdania |
| TECH1 | C 10 | Pole techniczne wypełniane w czasie przeszukiwania drzewa punktów spr. |
| TYTUL | C 128 | Tytuł punktu sprawozdania (np. “Zysk brutto”) |
| WARTOSC | N 12 | Wartość pozycji po wykonaniu funkcji <Wykonaj> |
| WARTOSCBO | N 12 | Wartość bilansu otwarcia lub za poprzedni okres |
| WZORZEC | C 81 | Wzorzec hierarchiczny punktu
(np. “005.002.002.”) |
| WZORZEC_D | C 81 | Tytuł punktu sprawozdania do wyświetlenia w tabeli lub na wzorcu wydr. (np.: “H.\III. Aktualizacja wartości inwestycji”) |
TYPY PÓL:
C – znakowy
D – data
L – logiczny
N – liczba
M – memo
C. WYKAZ PROGRAMÓW SYSTEMU
(art.10.1.3c Ustawy)
System humansoft Corax jest programem zintegrowanym, co oznacza, że jest to jeden spójny system podzielony jedynie dla celów dystrybucyjnych. Księga handlowa jest jednym z modułów programu, którego tabele dotyczące danej firmy znajdują się w bazie danych FIRMA_XXX.
humansoftCorax.exe– program umożliwia pracę w opcjach pakietu podstawowego (Sprzedaż, Zakupy, Magazyny, Kasa/Bank, Rozrachunki, Rejestry VAT, Analizy, Kartoteki, Administracja) a także w pozostałych modułach systemu takich jak: Analizy Wielowymiarowe, Kadry i Płace, Środki Trwałe, Produkcja, itp., w tym także Księdze Handlowej (o ile zostały wykupione licencje na te moduły) .
D. OPIS ALGORYTMÓW I PARAMETRÓW
(art.10.1.3 c Ustawy)
Moduł Księga handlowa jest częścią składową całego systemu. Odbywa się w nim księgowanie zdarzeń gospodarczych zarejestrowanych przy pomocy dokumentów w modułach: Sprzedaż, Zakupy, Gospodarka magazynowa, Kasa/Bank i Rozrachunki, Ewidencja Płac i Środki trwałe. System daje się tak skonfigurować, aby księgowania tych dokumentów przebiegały w pełni automatycznie.
System nie posiada wbudowanych gotowych algorytmów księgowań. Za merytoryczną poprawność wszystkich zapisów odpowiada sam użytkownik.
Mechanizm schematów księgowych ułatwia księgowanie, ale za merytoryczną poprawność schematu autorzy programu nie odpowiadają.
Podobnie dla sprawozdań księgowych takich jak Bilans, Rachunek wyników itp. System dostarcza tylko narzędzia do ich samodzielnego zdefiniowania. Jednak odpowiedzialność za merytoryczną poprawność tych sprawozdań spoczywa na użytkowniku.
Księgowanie dokumentów odbywa się w opcji Dekretacja dokumentów zgodnie z zasadą podwójnego księgowania. Księgowanie jednostronne można wykonać tylko dla kont pozabilansowych.
Dokumenty zadekretowane otrzymują status „D” (w tabeli DOK_FK w polu Status wpisana zostaje litera „D” – zadekretowany). Program określa wówczas miesiąc i rok księgowania dokumentu oraz dokonuje rozksięgowania kwot na poszczególne konta analityczne.
Przed ostatecznym zaksięgowaniem dokumentu program sprawdza sumy WN i MA księgowań i w razie niezgodności nie pozwoli zaksięgować takiego dokumentu.
Dokumenty zaksięgowane otrzymują status „K” (w tabeli DOK_FK w polu Status wpisana zostaje litera „K” – zaksięgowany). Program nadaje wówczas dokumentowi unikalny, kolejny numer w dzienniku. Czynność ta jest nieodwracalna.
Zestawienia występujące w module księga handlowa:
- Zestawienie obrotów i sald za miesiąc
- Obroty Dziennika/Dzienników podstawowych
- Obroty konta
- Zapisy na kontach
Sprawozdania finansowe występujące w księdze handlowej:
W programie zawarte są najczęściej używane sprawozdania księgowe używane do sprawozdawczości finansowej. Są nimi:
- Bilans jednostek (BJ)
- Rachunek zysków i strat. Wariant kalkulacyjny. (RK)
- Rachunek zysków i strat. Wariant porównawczy. Wersja 1. (RP)
- F-01 (F1)
- Rachunek przepływów pieniężnych (metoda pośrednia) (RPP_MP)
- Rachunek przepływów pieniężnych (metoda bezpośrednia) (RPP_MB)
Definicje treści punktów sprawozdań sporządzone są zgodnie z wymogami ustawy i na podstawie gotowych druków formularzy sprawozdań. Do obowiązku użytkownika należy tylko przypisanie do poszczególnych pozycji odpowiednich kont z księgi handlowej zgodnie z własnym planem kont.
E. PROGRAMOWE ZASADY OCHRONY DANYCH,
W TYM ZABEZPIECZENIA DOSTĘPU
(art.10.1.3c Ustawy)
Dane księgowe w systemie są chronione przez klika mechanizmów, które utrudniają ingerencję w nie osób niepowołanych.
Ochrona hasłem
Każdy operator systemu ma własne hasło dostępu do programu.
System uprawnień
System uprawnień programu pozwala blokować poszczególnym operatorom dostęp do określonych opcji programu. W szczególności osoby niepowołane nie będą w stanie wpłynąć na stan księgowań.
Nieodwracalność niektórych operacji
Księgowanie dokumentów oraz zamykanie okresów są operacjami nieodwracalnymi. Żaden operator nie zmodyfikuje dokumentu zaksięgowanego. Nie jest możliwe też zaksięgowanie dokumentu do okresu zamkniętego.
Ochrona danych przed uszkodzeniem
Dane komputerowe zapisane na dysku twardym komputera mogą ulec uszkodzeniu. Uszkodzeniu również może ulec sam dysk oraz cały system komputerowy. Dlatego bardzo ważną czynnością jest archiwizacja danych firmy. System MS SQL Serwer, na którym osadzone są bazy danych dla potrzeb programu, umożliwia wykonywanie archiwizacji danych. Rodzaj i zakres archiwizacji wybiera administrator systemu zgodnie z aktualnymi potrzebami. Więcej informacji na temat archiwizacji danych można znaleźć w książce „Opis systemu” oraz w szeroko dostępnej literaturze dotyczącej administrowania systemem MS SQL Server.