Proces obróbki dokumentów w systemie można podzielić na następujące etapy.
- Tworzenie lub rejestrowanie dokumentów źródłowych.
- Przenoszenie dokumentów do Księgi Handlowej.
- Dekretacja dokumentów.
- Księgowanie dokumentów.
Etap 1.
Realizowany jest głównie w innych modułach systemu np. Zakupy, Sprzedaż itd. Jedynym dokumentem tworzonym bezpośrednio w module KH jest Polecenie księgowania (PK).
Etap 2.
Realizowany jest on w opcji Funkcje administracyjne.
⇒ patrz Podręcznik Podstawowy Część II – rozdział Funkcje administracyjne -> Przenoszenie dokumentów do KH
Dokumenty przeniesione do KH są niemodyfikowalne. Oznacza to, że operator nie zdoła już poprawić faktury, która trafiła do księgi.
Dokumenty trafiają do opcji Dekretacja dokumentów.
Przenoszenie do księgi jest czynnością odwracalną. Używając opcji Usuń w tabeli Dekretacja dokumentów, można dokument usunąć z księgi o ile nie został tam zaksięgowany.
Etap 3.
Operacje dekretacji wykonuje się w opcji Księga Handlowa -> Dekretacja dokumentów. Wykonana może być ona automatycznie, półautomatycznie lub ręcznie.
⇒ patrz rozdział Dekretacja
Automatyczne dekretowanie jest możliwe wyłącznie dla dokumentów z przypisanym schematem księgowym lub w przypadku dowodów KP, KW, BP, BW – ze wskazaną kategorią operacji.
Zadaniem dekretacji jest:
- określenie miesiąca i roku księgowania
- dokonanie dekretacji kwot na poszczególne konta.
Zadekretowane dokumenty otrzymują status D.
Etap 4.
Operację księgowanie wykonujemy w opcji Księga Handlowa -> Dekretacja dokumentów. Jest to czynność nieodwracalna. Należy więc wykonywać ją z rozwagą.
Operacja ta ma za zadanie nadać dokumentowi unikalny, kolejny numer w dzienniku i datę zaksięgowania.
Zaksięgowane dokumenty otrzymują status K.