Wprowadzenie
Elektroniczna wymiana danych, określana dalej EDI (ang. Electronic Data Interchange), to sposób wymiany informacji pomiędzy kontrahentami, polegający na przesyłaniu dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej (“bezpapierowej”). Dane będące przedmiotem elektronicznej wymiany są odpowiednikami tradycyjnych dokumentów handlowych takich jak: faktura, zamówienie, itp. Zaletami zastosowania tej formy komunikacji z kontrahentami jest m.in.: usprawnienie współpracy z partnerami handlowymi, redukcja błędów przy wprowadzaniu danych do systemu, przyśpieszenie i usprawnienie procesu przesyłania informacji.
W celu wprowadzenia tej formy komunikacji kontrahenci muszą posługiwać się
Globalnym Numerem Lokalizacyjnym ILN.
Należy zwrócić się do:
GS1 Polska w celu przydzielenia numeru lokalizacyjnego.
Więcej informacji: https://www.gs1pl.org/
Oferowany asortyment musi posiadać swoje kody towarowe EAN
Ważne :
Jeden plik wymiany zawiera jeden dokument.
Moduł EDI jest cały czas rozwijany dla potrzeb klientów firmy Humansoft. Przed zakupem modułu należy określić format wymiany danych oraz zakres informacji.
Konfiguracja
Konfigurację rozpoczynamy od wprowadzenia w Danych podatkowych firmy numeru ILN naszej firmy.
Numery ILN wprowadzamy także dla centrali firmy oraz ewentualnie dla własnych oddziałów.
Następnie przechodzimy do uzupełniania danych naszych kontrahentów.
W tabeli Kontrahenci wprowadzamy numer ILN – dla oddziałów kontrahenta – w zakładce Adresy.
Oddział kontrahenta:
Dodatkowo w zakładce Pozostałe dane możemy wprowadzić kod pod jakim jesteśmy rozpoznawani u naszych odbiorców/dostawców.
W zakładce Inne – uzupełniamy kod podstawowy lub dodajemy dodatkowy kod kreskowy i kod EAN 14.
Ostatnią czynnością konfiguracyjną jest zdefiniowanie w Ustawieniach globalnych Folderu plików EDI
Eksport EDI w module podstawowym WZ, F, ZO
Eksport EDI w module podstawowym – WZ, F i zamówieniu od klienta ZO.
Eksport EDI dostępny jest na dokumentach WZ w Zestawieniach i operacjach pod F12 .
Przy eksporcie wydania na zewnątrz mamy do wyboru cztery formaty:
- WZ – XML
- WZ – XML – Castorama
- WZ – EDIFACT
Wyeksportowany dokument WZ – trafia do katalogu zdefiniowanego w ustawieniach globalnych (Folder plików EDI/ECOD)
Przykład wyeksportowanego WZ wg formatu – WZ-XML
Podobnie jak na WZ – eksport EDI jest obsługiwany w fakturach sprzedaży – z listy dokumentów w Zestawieniach i operacjach pod F12.
Dostepne formaty do eksportu na fakurze sprzedaży:
- ECOD – Faktura XML
- Invoice FF – EDIson
- ECOD – Faktura XML – Branża Elektrotechniczna
- ECOD – Faktura XML – Castorama
- Faktura Edifact – Castorama
- Faktura XML – OBI
Możliwy jest eksport oryginały faktury lub jej duplikatu.
Nazwa pliku to numer dokumentu który eksportujemy. Wyeksportowany plik znajduje się w katalogu wskazanym w ustawieniach globalnych – Folder plików EDI/ECOD.
Duplikat faktury jest zapisywany jako „nazwa pliku_d.xml”
Przykład wyeksportowanej faktury sprzedaży wg formatu ECOD faktura XML
Do tabeli NAGL_DOK dodano kolumnę o nazwie EDI_COUNT, która informuje, ile razy dokument był eksportowany dla platformy EDI.
Kolumnę EDI_COUNT, w razie potrzeby należy dodać do widoku samodzielnie.
Import EDI na FZ
Import EDI na fakturze zakupu – FZ.
Na liście dokumentów FZ pod F12 dostępny jest import EDI.
Wybieramy tu rejestr jaki ma powstać po imporcie, magazyn z którego importujemy, format oraz wskazujemy plik.
Formatem dostępnym jest tu ECOD-Faktura XML.
Na liście dokumentów ZO pod F12 dostępny jest Import EDI.
Po wybraniu rejestru, magazynu – wskazujemy format. Obecnie dostepne są następujące format:
- EDIson – Zamówienie Flatfile
- ECOD – Zamówienie XML
- ECOD – Zamówienie XML – Branża Elektroniczna
- ECOD – Zamówienie XML – Castorama
- ECOD – Zamówienie XML – OBI
Eksport EDI – katalog produktów
Eksport EDI – Katalog produktów
W kartotece artykułów pod F12 jest możliwość wyeksportowania katalogu produktów.
Formatem do eksportu jest tu „Katalog produktów – XML Branża Elektrotechniczna”.
Nazwa pliku zawiera tytuł, numer katalogu produktów oaz datę. Możliwe jest wybranie kontrahenta dla którego eksportujemy ten katalog oraz możliwość wyboru: promocje systemowe czy gazetka promocyjna.
Wyeksportowany katalog trafi do wskazanego w ustawieniach globalnych folderu EDI.
Faktury elektroniczne dla administracji publicznej
Faktury elektroniczne dla administracji publicznej
W związku z nowo dodanym formatem PEPPOL, obsługującym faktury elektroniczne dla administracji publicznej, w programie wprowadzone zostały zmiany rozgraniczające dokumenty elektroniczne obsługiwane na Platformie PEF od znanej dotychczas funkcjonalności EDI’ego.
Od wersji 3.61 format eksportu PEPPOL BIS 3.0 uruchamiany jest z oddzielnej opcji, dostępnej pod F12 na liście dokumentów F, KF, WZ – Eksport w ramach zamówienia publicznego, natomiast dla dokumentów ZO – Import w ramach zamówień publicznych.
Zmiana nastąpiła także w konfiguracji przechowywania plików. W Ustawieniach globalnych dodano opcję „Folder plików PEPPOL”, umożliwiającą wskazanie dedykowanego katalogu.
Dodatkowe informacje dotyczące formatu PEPPOL BIS 3.0:
- Dla wygenerowania omawianych dokumentów niepotrzebna jest dodatkowa konfiguracja.
- Wymienione dokumenty powstały według wytycznych zamieszczonych w bazie dokumentacji
https://efaktura.gov.pl/dokumentacja.
- Link do walidacji dokumentów:
https://peppol.helger.com/public/locale-en_US/menuitem-validation-bis2
- Rekomendowana ścieżka tworzenia dokumentów ZO -> WZ -> F -> KF.
- Nazwy schem do walidacji:
- WZ : UBL DespatchAdvice 2.1
- F : UBL Invoice 2.1
- KF : UBL CreditNote 2.1