Moduł Kadry i Płace HR systemu umożliwia wyeksportowanie do „Programu płatnika” deklaracji ZUS typu: DRA, RNA, RCA, RZA, RSA (opcja Eksport do Programu Płatnika) dotyczących pracowników i właścicieli oraz deklaracji zgłoszeniowych dla pracowników (opcji Deklaracje zgłoszeniowe ZUS).
Przy prawidłowo skonfigurowanych powiązaniach składników, wypełnionych danych podatkowych firmy oraz uzupełnionych danych osobowych pracowników eksport deklaracji za wybrany miesiąc powinien się odbywać bez błędów po naciśnięciu przycisku „Generuj deklaracje”. Plik wymiany KDU dla programu „Płatnik” powinien zostać utworzony zgodnie z folderem i nazwą podaną w polu „Plik”. Deklaracje zapisywane są do pliku o rozszerzeniu KDU. Nazwa nadawana jest na podstawie wybranego miesiąca i roku ale można ją indywidualnie zmodyfikować. Należy wskazać katalog, do którego ma być zapisany plik lub ręcznie podać ścieżkę folderu docelowego.
W Powiązaniach składników znajduje się podział „Informacje dla deklaracji rozliczeniowych ZUS”, którego poszczególne pozycje przypisują wybrane składniki płacowe do odpowiedniej gałęzi w powiązaniach co zapewnia prawidłowe podsumowywanie kwot składek i innych wartości na deklaracjach rozliczeniowych ZUS. Składniki fabryczne mają takie powiązania zapewnione, należy tylko pamiętać o ewentualnym zdefiniowaniu powiązań w przypadku dodawania własnych składników płacowych.
Wybór przycisku Generuj deklaracje spowoduje wygenerowanie do wskazanego pliku potrzebnych deklaracji wynikających z list płac i nieobecności. Można wcześniej wskazać czy deklaracje mają być wygenerowane dla pracowników i/lub właścicieli.
Przycisk Przenieś na rozrachunki służy do przenoszenia na rozrachunki z ZUS kwot wynikających deklaracji. Program wygeneruje odpowiednie dokumenty IZ.
Program generuje trzy dokumenty IZ dla kwot :
- składek na ubezpieczenie społeczne,
- składek na ubezpieczenie zdrowotne,
- wpłaty na Fundusz Pracy i FGŚP.
Wszystkie kwoty można w razie potrzeby poprawić. Dla każdej kwoty należy wybrać urząd ZUS.
W zasadzie istnieje jeden ZUS jako podmiot dla tych trzech zobowiązań lecz z uwagi na różnice w numerach kont dla różnych rodzajów ubezpieczeń zaleca się zdefiniować na liście urzędów trzy podmioty ZUS różniące się jedynie numerami kont.
Kwota przenoszona na konto 51 jest pomniejszana o kwoty świadczeń wypłacanych z budżetu państwa, zasiłków chorobowych (jeżeli płatnik jest upoważniony do ich wypłaty) oraz o kwotę wynagrodzenia należnego płatnikowi od wypłaconych świadczeń z ubezpieczenia chorobowego.
Podobnie jak w przypadku składników płacowych, formuła procedury przenoszącej dokumenty rozliczeniowe ZUS do Płatnika jest możliwa do edycji przez użytkownika. Przycisk „Formuła” na ekranie „Generowanie deklaracji ZUS” wywołuje edytor formuły, który pozwala poprawić lub całkowicie zmienić procedurę przenoszenia deklaracji.
Kilka porad ułatwiających korzystanie z opcji eksportu do „Płatnika”:
- Utworzyć w katalogu „Płatnika” folder dla Twojej firmy, który będzie zawierał generowane w programie deklaracje ZUS, : C:\PLATNIK\FIRMAMOJA
- W oknie do generowania deklaracji ZUS w programie wpisać pełną ścieżkę dostępu dla generowanych plików (ścieżka jak wyżej). Ścieżka dostępu będzie zapamiętana i proponowana przy następnym wejściu w opcje eksportu.
- Proponujemy zgadzać się na nazwy plików wynikające z układu rok + miesiąc. Np. C:\PLATNIK\FIRMAMOJA\09_2006.KDU Wtedy deklaracje z każdego miesiąca będą miały unikalną nazwę a w „Płatniku” będzie można szybko wybrać plik z deklaracjami za żądany miesiąc.
Składki ZUS właścicieli
Źródłem wysokości składek przekazywanych przez właścicieli są wyliczenia tych składek dokonywane w opcji menu: Kartoteki – Właściciele na zakładce „Składki ZUS” w danych poszczególnych właścicieli.
Podstawy składek pobierane są z tabeli „Składki ZUS właścicieli” w Stałych Parametrach Płac, można tez wpisać indywidualne podstawy dla każdego właściciela. Właściciel, podobnie jak pracownik ma swoją kartę pracy, która służy głównie do rejestrowania nieobecności chorobowych. Rejestracja tych nieobecności w karcie pracy właściciela zapewnia automatyczne wyliczenia wysokości składek oraz przenoszenie nieobecności na deklaracjach RSA z właściwymi kodami.
Aby wyliczyć składki dla właściciela trzeba dodać nowy zapis w zakładce „Składki ZUS” w danych właściciela i wskazać odpowiedni okres – rok i miesiąc. Następnie wypełnić kod tytułu ubezpieczenia (będzie on proponowany dla następnych okresów) oraz wskazać, w jaki sposób właściciel ma być wykazywany na deklaracjach ZUS – razem z pracownikami na deklaracji RCA czy osobno na deklaracjach DRA. Jeżeli wskażemy rozliczenie na osobnej deklaracji DRA to można wybrać, czy na tej deklaracji ma być wpisywana nazwa skrócona firmy i regon.
Naciśnięcie przycisku „Oblicz” spowoduje wyliczenie składek dla właściciela według formuły, którą można poddać ewentualnej edycji (przycisk „Formuła”). Po zatwierdzeniu obliczeń przyciskiem „OK” podstawy i składki za dany okres zostaną zapamiętane i gotowe do przeniesienia do programu „Płatnik”.