Dokument inwentaryzacji ma za zadanie zebrać informacje z arkuszy spisu z natury, które wchodzą w jego skład. Pozwala na rozdzielenie pracy nad inwentaryzacją na wielu pracowników, przy zachowaniu zasady, że z jednym arkuszem pracuje jednocześnie tylko jeden pracownik. Pozwala na wygenerowanie dokumentów przychodu i rozchodu oraz na wyrównanie lokalizacji globalnie, dla całej inwentaryzacji. Zbiera również, w widoku finansowym, dane niezbędne dla księgowości.
Arkusze Dokument inwentaryzacji – formularz
Dodając nowy dokument inwentaryzacji pojawia się poniższy formularz.
Dokument inwentaryzacji może być otworzony przez dowolnego operatora, który ma dostęp do magazynu, w którym został utworzony. Jednak tylko operator, który utworzył dokument lub ma uprawnienie do poprawiania cudzych dokumentów, ma dostęp do wszystkich opcji. Pozostali operatorzy mogą jedynie widzieć listę arkuszy spisu z natury wchodzących w skład inwentaryzacji, edytować z tego poziomu swoje arkusze i dodawać nowe.
Dane nagłówkowe charakterystyczne dla dokumentu inwentaryzacji.
Data inwentaryzacji
Data przeprowadzenia inwentaryzacji
Widok
Wybór widoku pozycji inwentaryzacji. Dokument inwentaryzacji posiada trzy widoki pozycji:
- dokumentów – służy do wprowadzania i edycji arkuszy spisu z natury wchodzących w skład inwentaryzacji. Mają do niego dostęp wszyscy użytkownicy z uprawnieniami do magazynu, w którym został utworzony dokument inwentaryzacji,
- artykułów – jest zestawieniem artykułów znajdujących się w arkuszach spisu z natury. Stanowi odpowiednik widoku operacyjnego arkusza spisu z natury. Widok ten nie aktualizuje się automatycznie wraz ze zmianami wprowadzanymi na arkuszach spisu z natury i musi być odświeżany na życzenie operatora. Dostęp do niego ma jedynie operator, który stworzył dokument inwentaryzacji oraz operatorzy z uprawnieniami do poprawiania cudzych dokumentów.
- finansowy – jest odpowiednikiem widoku finansowego arkusza spisu z natury i pełni te same funkcje. Zbiera informacje ze wszystkich arkuszy wchodzących w skład inwentaryzacji. Widok ten nie aktualizuje się automatycznie wraz ze zmianami wprowadzanymi na arkuszach spisu z natury i musi być odświeżany na życzenie operatora. Dostęp do niego ma jedynie operator, który stworzył dokument inwentaryzacji oraz operatorzy z uprawnieniami do poprawiania cudzych dokumentów.
Status
Dokument inwentaryzacji posiada statusy analogiczne do statusów arkusza spisu z natury. Status „do zatwierdzenia” może otrzymać dokument, którego wszystkie arkusze mają status „do zatwierdzenia”. Zamknięcie dokumentu inwentaryzacji (nadanie statusu „zamknięty”) powoduje zamkniecie wszystkich arkuszy wchodzących w skład inwentaryzacji.
⇒ Patrz moduł Magazyn-> Arkusze spisu z natury
Pozycje dokumentu inwentaryzacji
Dokumenty do inwentaryzacji możemy wprowadzić na trzy sposoby:
- dodając istniejące arkusze z poziomu inwentaryzacji,
- dodając nowy arkusz z poziomu inwentaryzacji,
- wskazując inwentaryzację podczas dodawania arkusza spisu z natury (opcja dostępna przed zapisaniem nagłówka arkusza)
⇒ Patrz moduł Magazyn -> Arkusze spisu z natur
Dodając nowy arkusz, operator, który utworzył dokument inwentaryzacji (i tylko on), może wybrać operatora, który będzie mógł go edytować tak, jakby to on go utworzył.
Dodając istniejące arkusze możemy wybrać jednocześnie więcej niż jeden, zaznaczając kilka pozycji na liście.
Należy pamiętać, że dodać do inwentaryzacji można tylko te arkusze, które nie zostały zamknięte i z których nie wygenerowano jeszcze dokumentów wyrównujących stan ewidencyjny magazynu z faktycznym. To ograniczenie wynika z faktu, że to dokument inwentaryzacji przejmuje na siebie funkcje wyrównania stanów magazynu.