- Zamówienie od klienta (ZO – zamówienie obce) jest dokumentem podobnym do faktury i może zostać zarejestrowane w walucie (całe zamówienie w jednej walucie lub poszczególne pozycje zamówienia w różnych walutach). W przeciwieństwie do faktury nie dokonuje jednak rozchodu towarów z magazynu. Może co najwyżej rezerwować zamawiany towar o ile wybierzesz taką opcję podczas sporządzania dokumentu. Ilość rezerwowana może przekraczać bieżący zapas. W szczególności można rezerwować towar, którego jeszcze nie ma w magazynie. Program ostrzega podczas próby sprzedaży towaru zarezerwowanego. Nie wprowadza sztywnej blokady sprzedaży takiego towaru.W zamówieniu dokonuje się przeliczanie cen sprzedaży według aktualnej tabeli rabatów dla danego klienta.
Realizację zamówienia przeprowadza się przy pomocy faktury rozchodowej lub WZ. Program automatycznie tworzy fakturę (lub WZ) na podstawie jednego lub kilku zamówień. Jeśli nie uda się rozchodować któregoś towaru z zamówienia, to pozycja taka pozostanie w programie jako zamówienie niezrealizowane.
Jeśli klient odmówi zakupu którejś z zamówionych pozycji, to najlepszym rozwiązaniem jest zmodyfikowanie tego zamówienia, i dopiero sporządzenie faktury. Zamówienia zrealizowane pozostają dalej w systemie.
Zamówienie od klienta – formularz
Formularz Zamówienia od klienta ma prawie wszystkie charakterystyczne cechy dokumentu sprzedaży (tylko niektóre pola są nieaktywne).
⇒ patrz rozdział Sprzedaż –> Dokumenty sprzedaży –> Dokument sprzedaży – formularz
Dodatkowe elementy formularza to:
Termin realizacji
Termin realizacji znajdujący się w nagłówku dokumentu ZO dotyczy całego zamówienia. Program pozwala określić także terminy realizacji
dla poszczególnych pozycji zamówienia. Na ich podstawie możliwe jest automatyczne wygenerowanie zamówienia do dostawcy (dokument ZW).
Rezerwacja
Każdy towar lub wybrane pozycje znajdujące się na dokumencie ZO można zarezerwować. Próba sprzedaży towaru zarezerwowanego oznajmiana jest komunikatem.
Status
W chwili utworzenia dokumentu Zamówienie od Klientów (ZO) program automatycznie nadaje mu status Otwarte. Następnie na każdym etapie realizacji zamówienia otrzymuje kolejne statusy, dzięki którym możliwe staje się szczegółowe śledzenie stanu realizacji zarejestrowanych w systemie zamówień.
Rodzaje statusów w dokumentach ZO:
- Otwarte – status nadawany automatycznie po utworzeniu dokumentu
- Do kontroli ilościowej – nadawany przez operatora. Pojawia się na liście wyboru tylko wówczas gdy w definicji dokumentu w opcji „Kontrola ilościowa” wskazano „Tak”. Status ten powstał z myślą o firmach, w których rejestrowaniem zamówień od klientów i kontrolą zajmują się odrębne komórki firmy
- Do realizacji – status nadawany przez operatora, np. w celu akceptacji realizacji zamówienia
- W realizacji – nadawany automatycznie po wyfakturowaniu (F) lub wydaniu (WZ) jakiejkolwiek pozycji z zamówienia
- Zamknięte – nadawany automatycznie po zrealizowaniu wszystkich pozycji lub „Ręcznie” przez operatora w dowolnym momencie
- Anulowane – anulować można tylko ZO o statusie Otwarte. Anulowane zamówienia pozostają w systemie, jednak nie mają wpływu np. na analizę niezrealizowanych zamówień.
Realizacja zamówień od klientów
Aby wystawić fakturę lub dokument WZ do zamówienia (kilku zamówień), będąc w tabeli pozycji dokumentu sprzedaży lub WZ użyj funkcji Przywołaj niezrealizowane zamówienia w opcji Operacje. Opcji tej należy użyć zanim dodasz jakikolwiek towar do dokumentu. Później opcja staje się niedostępna.
| Faktura musi być koniecznie dokumentem rozchodowym (z wydaniem towaru). |
Program odszuka wszystkie niezrealizowane pozycje zamówień od danego klienta i pokaże je wszystkie w formie listy artykułów z podaniem ilości zamówionej i ilości już zrealizowanej. Możliwe jest automatyczne sporządzenie dokumentu na podstawie jednego lub kilku zamówień. Zamówienia zrealizowane nie są przez program usuwane.
Realizacja zamówienia od klienta może odbyć się także przy pomocy funkcji Przekształć dokument,
która pozwala przekształcić zamówienie w fakturę (F) lub dokument WZ. W przypadku przekształcania dokumentów ZO w WZ, program umożliwia również automatyczne przekształcanie wygenerowanych dokumentów WZ w fakturę sprzedaży (F) (program pyta „Czy wygenerowany WZ ma zostać przekształcony w fakturę”). Po zakończeniu operacji przekształcania system przedstawia listę wszystkich dokumentów powstałych w wyniku przekształcania z możliwością ich podejrzenia i wydrukowania.
Procedurze przekształcania może zostać poddanych kilka zamówień lub pojedyncze zamówienie.
Funkcja Drzewo przekształceń dostępna w opcji Operacje pozwala nam sprawdzić na jakim jesteśmy etapie procesu sprzedaży. Pokazuje łańcuch dokumentów przekształcanych.
| Aby umożliwić przekształcanie dokumentów ZO należy w definicji rejestru w parametrze „Przekształcany w dokument” wskazać: domyślny rodzaj dokumentu, w jaki zostanie przekształcony dokument ZO oraz domyślny rejestr dokumentu dla przekształceń.
Ustawienia te Użytkownik może zmieniać w trakcie rejestracji dokumentu w opcji Pozostałe dane. Przekształcony może zostać tylko dokument ZO o statusie „Do realizacji” lub „W realizacji”. |
Niezrealizowane zamówienia klienta
Tabela zawiera niezrealizowane pozycje zamówień danego klienta. Klawiszem spacji można zaznaczać pozycje do zrealizowania.
Zaznacz wszystkie pozycje
Przyciska zaznacza wszystkie pozycje, jakie są w tabeli.
Zaznacz jeden dokument
Przycisk aktywny jest tylko wtedy, kiedy program odnajdzie kilka niezrealizowanych zamówień. Załóżmy, że wystawiono 3 zamówienia, a zamierzamy zrealizować dwa pierwsze. Należy w takim przypadku usunąć wszystkie znaczniki, używając przycisku Usuń znaczniki. Potem trzeba wybrać pierwsze zamówienie przy pomocy omawianego przycisku. Następnie należy ponownie użyć przycisku Zaznacz jeden dokument w celu wskazania kolejnego zamówienia. Ponadto można używać klawisza spacji w celu włączania lub wyłączania znaczników.
Usuń znaczniki
Wybór tego przycisku usuwa wszystkie znaczniki w tabeli. Po tej operacji żadna z pozycji nie jest wybrana do realizacji.
Wybierz zaznaczone towary
Przycisk ten przenosi zaznaczone towary na dokument.
W trakcie program zadaje pytania:
Program może pobrać ceny sprzedaży wprost z zamówienia. Jeśli wybierzemy odpowiedź Przeliczyć ponownie, to każdy towar wystąpi tylko raz na fakturze, a jego cena zostanie pobrana wg aktualnego cennika dla danego klienta.
Jeśli wydano wielokrotnie ten sam towar, to odpowiedź Tak oznacza, że na fakturze lub WZ pojawi się on w jednej pozycji z uśrednioną ceną sprzedaży. Jeśli odpowiesz Nie na fakturze lub WZ towar pojawi się w tylu pozycjach ile razy występował na zamówieniach.
Program może pobrać warunki płatności oraz trasę wprost z dokumentów ZO. Jeśli wybierzemy odpowiedź Nie, to informacje te zostaną pobrane z kartoteki kontrahenta.
Podczas generowania zamówienia może pojawić się komunikat o niemożności rozchodowania jakiegoś towaru z powodu niedostatecznej ilości w magazynie.
Ilości wybranych z zamówień towarów, pojawiające się na dokumencie wydania (F, WZ) można skorygować używając opcji Popraw. I tak np., jeśli zamówiono 10 szt. jakiegoś towaru, a wydajemy tylko 8, to pozostałe 2 szt. będą dalej figurować jako niezrealizowane.
Tak sporządzony dokument można uzupełnić o towary lub usługi, których klient nie zamawiał a chce zakupić.
Program rejestruje powiązania pomiędzy pozycjami faktury, a pozycjami zamówienia. W pole uwag faktury lub dokumentu WZ przepisywane są numery wszystkich realizowanych zamówień.
Analiza zamówień od klientów
Analiza ta odpowiada na podstawowe pytania dotyczące zamówień od klientów, m.in:
- co zamawiał dany klient
- kto zamawiał dany towar
- które zamówienia są zrealizowane, a które nie
- jakie ilości towaru zostały zamówione
jak kształtuje się aktualny zapas magazynowy w porównaniu z ilościami zamówionymi itp.
Aby znaleźć odpowiedzi na powyższe pytania należy ustalić parametry analizy.
Parametry analizy
Kontrahent – wybór zamówień jednego lub wszystkich klientów.
Oddział kontrahenta – wskazanie oddziału klienta.
Okres – wybór okresu do analizy.
Stan realizacji – możliwość wyboru zamówień:
– tylko niezrealizowanych
– tylko zrealizowanych
– wszystkich
Towar – wskazanie do analizy:
– wszystkich towarów
– towarów z wybranej grupy, gdzie wyróżnikiem grupy są pierwsze znaki symbolu
– konkretnego towaru
Grupa artykułów – wybór grupy towarów.
Magazyn – wskazanie magazynu, z którego mają pochodzić zamówienia do analizy.
Rezerwacja – wskazanie do analizy zamówień:
– tylko z rezerwacją
– tylko bez rezerwacji
– wszystkich
Zapas w magazynie – wskazanie magazynu, z którego będzie pobrany aktualny zapas towaru (można wskazać jednocześnie kilka magazynów).
Akwizytor – wybór zamówień jednego lub wszystkich akwizytorów.
Termin realizacji do – pokazuje zamówienia z terminem realizacji do wskazanej daty
Przycisk Wykonaj analizę wygeneruje wynik zestawienia według zadanych parametrów.
Wynik zestawienia można wydrukować używając przycisku Drukuj.