Istnieją sytuacje, w których otrzymujemy zamówienie od klienta wraz z zaliczką na zrealizowanie danego zamówienia. Wg aktualnie obowiązujących przepisów fakturę możemy wystawić dopiero w momencie pełnej płatności. W takich sytuacjach korzystamy z faktur zaliczkowych. Na każdą zaliczkę wystawiamy tzw. fakturę zaliczkową, a w chwili pełnej płatności fakturę rozliczającą, która uwzględnia wszystkie zaliczki do danego zamówienia i wylicza kwotę pozostałą do zapłacenia.
Obieg dokumentów przy rejestracji faktury zaliczkowej rozpoczynamy od rejestracji zamówienia lub oferty dla klienta. Stanowią one jakby kontrakt, na który powołujemy się przy wystawianiu faktur zaliczkowych oraz faktury rozliczającej. Nie musi to być osobny rejestr przeznaczony tylko do zaliczek, ale stworzenie takiego rejestru ułatwi dalszą pracę w systemie. Na zamówieniu lub ofercie wybieramy artykuł i podajemy wartości.
Istnieje również możliwość wystawienia zaliczki bez konieczności rejestracji dokumentu, na podstawie którego powołujemy się podczas rejestracji takiej zaliczki. Zmiany te mają na celu umożliwianie rozliczania zaliczek w sytuacji, kiedy klient ma podpisaną z nami umowę i wpłaca zaliczkę, ale nie zna konkretnie artykułów, których będzie ta zaliczka dotyczyła. Do tej pory system wymuszał wybranie zamówienia lub oferty, na podstawie którego była tworzona faktura zaliczkowa. Jednak wiele zaliczek, jest wystawiane na podstawie umów, których technicznie nie jesteśmy w stanie wprowadzić do systemu. Przy tego rodzaju zaliczkach należy w uwagach wpisywać nr umowy na podstawie, której zaliczka została wystawiona.
Rejestracja faktury zaliczkowej
Aby zarejestrować fakturę zaliczkową należy stworzyć nowy rejestr faktur sprzedaży. W tym celu w opcji Konfiguracja -> Definicje dokumentów należy dodać nowy rejestr dokumentów sprzedaży i w opcji Rodzaj dokumentu wybrać Faktura i zaznaczyć znacznik Zaliczka oraz Wymuszaj podanie zamówienia/oferty. Tak zdefiniowana faktura będzie wymagała od użytkownika wskazania w nagłówku, jakiego dokumentu tyczyć się ma ta zaliczka. Jeżeli planujemy wystawiać w systemie zaliczki nie powiązane z zamówieniem bądź ofertą należy zdefiniować kolejny rejestr faktur zaliczkowych, a opcja Wymuszaj podanie zamówienia/oferty musi zostać w nim odznaczona.
Jako pozycję faktury zaliczkowej możemy wskazać jedynie pozycje księgowe. W tym celu należy utworzyć nową pozycję księgową Zaliczka (Kartoteki -> Artykuły). Pozycja ta będzie wybierana na fakturach zaliczkowych.
Fakturę zaliczkową z „wymuszaniem”, rejestrujemy w momencie zarejestrowania zamówienia i otrzymania zaliczki. Fakturę należy wystawić z wcześniej utworzonego rejestru faktur zaliczkowych, a następnie w opcji Zamówienie wskazać to, którego będzie dotyczyć przedpłata. Jako pozycję faktury zaliczkowej wskazujemy wcześniej stworzoną pozycję księgową Zaliczka.
Przy wyborze pozycji w opcji Cena wpisujemy kwotę zaliczki.
Program umożliwia wystawienie kilku faktur zaliczkowych do jednego zamówienia. Wydruk faktur zaliczkowych zawiera oprócz własnych pozycji również pozycje zamówienia oraz numery i kwoty wystawionych wcześniej faktur zaliczkowych do tego zamówienia.
Przystępując do rejestracji faktur zaliczkowych bez podawania zamówień/ofert wskazujemy jedynie jako pozycję dokumentu wcześniej stworzoną pozycję księgową Zaliczka.
Dodatkowe dane, np. numer umowy, niezbędne do realizacji tak wystawionego dokumentu umieszczamy w Uwagach.
| Należy pamiętać o modyfikacji własnych wzorców, by informacja o numerze umowy pojawiła się również na wydruku faktury rozliczającej. |
Rejestracja faktury rozliczającej
Fakturę rozliczającą faktury zaliczkowe należy wystawić ze zwykłego rejestru faktur sprzedaży. Na etapie wystawiania dokumentu sprzedaży system przeprowadza kontrolę nierozliczonych zaliczek. Uniezależnia to kontrolę zaliczek kontrahentów od pamięci operatora.
Podczas wystawiania faktury, po wybraniu kontrahenta, program sprawdza, czy dany kontrahent ma nierozliczone faktury zaliczkowe. Jeżeli tak, wyświetla ich listę. Należy wówczas pamiętać, że na fakturze rozliczającej, system pozwoli rozliczyć zaliczki jednego typu:
- albo z powołaniem na zamówienie/ofertę
- albo zaliczki bez wybranego dokumentu.
Program po wybraniu kontrahenta wyświetli przed zapisaniem nagłówka okno, na którym będzie można zaznaczyć zaliczki do rozliczenia. Podczas tworzenia faktury rozliczającej zaliczki program sprawdza poprawność zaznaczenia.Jeżeli zaznaczone zostaną wszystkie zaliczki nie posiadające zamówienia/oferty albo wszystkie dotyczące tego samego zamówienia/oferty wtedy faktura będzie fakturą końcową. W przeciwnym wypadku będziemy mogli dokonać częściowego rozliczenia zaliczek. Opcja ta stosowana jest w sytuacji, gdy kontrahent zapłaci z góry zaliczkę za całość transakcji, a fakturowanie będzie odbywać się etapami wraz z dostawami towarów lub wykonania etapu usługi.Jeżeli podczas wybierania kontrahenta wybór zaliczek zostanie pominięty (przycisk Wróć), w pozostałych danych będzie można wybrać, czy jest to rozliczenie zaliczek częściowe lub końcowe. Zaznaczenie znacznika Rozlicznie zaliczek uaktywni wówczas opcję wskazania oferty.
Przy rozliczeniu zaliczki powiązanej z zamówieniem, lub w przypadku wskazania zamówienia w nagłówku faktury, przejście do okna pozycji spowoduje automatyczne przywołanie pozycji znajdujących się na tym zamówieniu i system wyliczy automatycznie kwotę pozostałą do zapłaty. Jeżeli skorzystano z częściowego rozliczenia zaliczek, dodatkowo w trakcie wystawiania faktury rozliczającej, pojawi się tabela zawierająca artykuły z zamówienia. Przy każdym z artykułów możemy wpisać ilość jaką chcemy rozliczyć daną fakturą rozliczającą.
Jeżeli wybrano zaliczkę (lub kilka zaliczek) nie powiązanych z zamówieniem/ofertą, program przy każdej pozycji spróbuje rozliczyć zaliczki (uwzględniając stawkę VAT) i zrobi to w kolejności daty wystawiania zaliczek zaczynając od najstarszej.
| Istnieje możliwość rozliczenia zaliczek na fakturze bez wydania. W trakcie rozliczania zaliczek na takich fakturach, jeżeli dokumentem do którego wystawione były zaliczki jest zamówienie, pojawi się pytanie czy wygenerować dokumenty WZ. Generowanych jest tyle dokumentów WZ, ile magazynów zostało użytych na pozycjach zamówienia. Dokumenty WZ generowane są zarówno w przypadku całkowitego, jak i częściowego rozliczenia zaliczek. |
Przy rozliczeniu częściowym i braku faktury końcowej możliwe będzie poprawianie pozycji. W przypadku istnienia dokumentu końcowego możliwe będzie poprawienie tylko dokumentu końcowego.
W przypadku faktury końcowej program uniemożliwi zapisanie dokumentu, jeżeli wszystkie zaliczki nie zostaną rozliczone do końca.
Wydruk faktury rozliczeniowej zawiera oprócz pozycji pobranych z zamówienia również pozycje rozliczające zaliczki, łącznie z numerami dokumentów i kwotami pomniejszającymi wysokość faktury zaliczkowej o pobrane wcześniej zaliczki.