Pierwsze kroki

Komunikacja z systemem

Program jest nowoczesną, 32 bitową aplikacją pracującą w środowisku Windows. W związku z tym zostały tutaj użyte standardowe elementy interfejsu, co oznacza, że użytkownicy innych aplikacji Windows’owych nie powinni mieć problemu z obsługą systemu.

Standardem w środowisku Windows jest obsługa programów przy pomocy myszki. Twórcy programu zadbali o to by większość podstawowych czynności można było wykonać z samej klawiatury. Przemawiają za tym przyzwyczajenia użytkowników programów DOS’owych oraz sprawniejsza i szybsza obsługa z klawiatury niektórych operacji.

Menu

Program firmy Humansoft, jak większość aplikacji, posiada menu główne, które umieszczone jest na samej górze głównego okna. Zawiera opcje: Operacje, Edycja, System, Pomoc. Najbardziej rozbudowaną opcją jest opcja Operacje. Stąd inicjuje się większość akcji. Aby zwiększyć czytelność programu, wszystkie funkcje opcji Operacje zostały przeniesione do graficznego paska głównego umieszczonego poniżej.
U dołu głównego okna programu znajduje się pasek stanu.
Informacje na pasku stanu to:

• bieżąca data programu
• nazwa otworzonej firmy
• operator
• magazyn
• oddział
• stacja robocza
• aktualna kasa

Klikając na daną opcję paska można zmienić jej wartość np. wybrać inny magazyn, wskazać inną datę czy operatora.

Tabele

Program jest typową aplikacją Windows’ową, więc akcja programu odbywa się w oknach. Szczególnym typem okna jest okno z tabelą.

Przykładowa tabela

Główne opcje oraz skróty klawiaturowe

Przeglądanie tabeli

Przewijanie zawartości tabeli.

• → – następna kolumna
• ← – poprzednia kolumna
• ­↑↓– poprzednia/następna pozycja
• PgDn, PgUp – następna/poprzednia strona
• Alt+Home – skok do pierwszego wiersza tabeli
• Alt+End – skok do ostatniego wiersza tabeli

Przewijanie zawartości tabeli przy pomocy myszki uzyskujemy operując suwakiem poziomym i pionowym. Suwak pionowy umieszczony jest na prawej, a poziomy, na dolnej krawędzi okna.

Szybkie logowanie

Program umożliwia uruchomienie systemu z pominięciem wyboru firmy i operatora. W tym celu należy podać HumansoftCorax.exe a następnie symbol firmy i operatora i  hasło, np. HumansoftCorax.exe “DEM” “SZEF” “HASŁO”.

Manipulowanie zawartością tabel

Wygląd tabeli możemy dostosować do swoich potrzeb. Służą do tego celu opcje „Edytuj kolumnę” oraz „Właściwości tabeli” dostępne w menu „Konfiguracja tabeli”. Ponadto można zamieniać kolumny miejscami oraz zmieniać ich szerokość.

Wprowadzone zmiany należy zapamiętać korzystają z przycisku Zapisz .

Edycja kolumny

Edytując kolumnę ustalamy:

• wyrażenie określające zawartość kolumny. Jest to pole widoku zdefiniowanego fabrycznie lub przez użytkownika

⇒ Patrz rozdział: Widoki

• tytułu kolumny i jej czcionki
• wyglądu komórki
  – właściwości czcionki
  – kolory czcionki i tła komórki
  – warunki zastosowania poszczególnych właściwości komórki.
• ilość miejsc wyświetlanych po przecinku w kolumnach z wartościami liczbowymi. Umożliwiono zdefiniowanie dla danej tabeli kolumn liczbowych w następujący sposób:
  – jeśli w kolumnie występuje „0” to program wyświetla pusty wiersz
  – z użyciem separatora tysięcznego (1 000 zamiast 1000)
  – z określeniem ilości miejsc po przecinku (max. 9)
  
  Powyższy przykład zawiera definicje kolumny „Nazwa” w tabeli „Artykuły”. Warunek sformułowany jest tak, że towary o zapasie poniżej minimum będą wyświetlane na czerwono.
  Nowo dodaną kolumnę należy potem przesunąć w żądane miejsce.

⇒ patrz poniżej Zmiana kolejności kolumn.

• Zmiana rozmiaru okna

  Zmiana rozmiaru okna polega na nasunięciu kursora myszy na brzeg okna aż do pojawienia się znaku zmiany rozmiaru («), naciśnięciu lewego przycisku i przesuwaniu myszy z naciśniętym przyciskiem. Po osiągnięciu docelowego rozmiaru należy zwolnić przycisk myszy.

  Przesunięcie okna

  Przesuwanie okna polega na nasunięciu kursora myszy na tytuł okna, naciśnięciu lewego przycisku i przesuwaniu myszki z naciśniętym przyciskiem. Po osiągnięciu pozycji docelowej należy zwolnić przycisk myszki.

  Szerokość kolumn

  Szerokość kolumn tabeli można dowolnie ustawiać przez przeciąganie myszką linii podziału kolumn.

  Zmiana szerokości kolumny przydaje się, gdy np. nazwy twoich towarów są dużo krótsze od obowiązujących w systemie 50-ciu znaków. Zwężając kolumnę Nazwa artykułu zwiększasz ilość kolumn widocznych jednocześnie na ekranie.

  Zmiana kolejności kolumn

  Zmianę kolejności wyświetlania kolumn uzyskujemy przez przeciąganie myszką tytułu kolumny. Jest to przydatne, gdy widoczna na ekranie kolumna ma dla Ciebie mniejsze znaczenie niż inna schowana poza ekranem.

  Kopiowanie wyglądu tabeli 

  W menu dostępnym pod przyciskiem zapisującym wygląd tabeli pojawiła się opcja „Kopiuj wygląd tabeli”. Opcja ta oszczędza czas administratora oraz ułatwia zarządzanie widokami. Opcja ta jest dostępna tylko dla operatorów należących do grupy administratorów. Pozawala na ujednolicenie wyglądu tabeli dla wszystkich użytkowników, którzy wcześniej już korzystali ze zmienianego widoku.
  

W przypadku kiedy operator miał własne ustawienia w danym widoku, a widok został ponownie rozkopiowany przez administratora, dotychczasowe ustawienie operatora zostaną usunięte.

Obsługa pól memo

Tabela może również zawierać kolumnę memo. Przeważnie są to uwagi do dokumentów lub długie opisy do 65535 znaków. W tabeli widoczne są jako kolumny wypełnione tekstem memo lub Memo. Duża litera M oznacza, że pole zawiera wpis.

Zawartość pola memo można umieścić w okienku poniżej tabeli. W tym celu należy umieścić kursor w kolumnie memo i nacisnąć kombinację przycisków Ctrl+Home.

Porządek sortowania pozycji

Porządek sortowania ustalamy klikając podwójnie na nagłówku kolumny, według której chcemy ustalić porządek. Kolejne sekwencje podwójnych kliknięć ustalają porządek rosnący, malejący bądź go likwidują. Aktualna kolumna porządkowa jest wyróżniona podkreśleniem, np.:

Wyszukiwanie pozycji

Możliwe jest przeszukiwanie tabeli na dwa sposoby:

• Wyszukiwanie pozycji wg ustalonego porządku – opcja Znajdź (F7)  dla tabeli Artykuły posortowanej wg symbolu artykułu wystarczy podać kilka początkowych znaków symbolu. W trakcie wpisywania szukanej wartości tabela jest przeszukiwana na bieżąco a wskaźnik pozycji w tabeli ustawia się automatycznie.
  
  Po naciśnięciu przycisku Znajdź (F7) wyświetli się w miejsce nagłówka kolumny sortującej okienko służące do wpisywania szukanej wartości. Aby zakończyć poszukiwanie wystarczy kliknąć poza obszar tego okienka lub nacisnąć Enter, Esc lub użyć klawiszy strzałek góra/dół lub PageUp, PageDown.

• Wyszukiwanie dowolnego ciągu znaków – opcja Szukaj (Ctrl+F). Ta metoda pozwala znaleźć w tabeli dowolny ciąg znaków nawet ze środka pola. Jest to szczególnie użyteczne przy przeszukiwaniu tabeli kontrahentów. Metoda ta jest wolniejsza od poprzedniej, choć ma to znaczenie jedynie przy bardzo dużych kartotekach.
  

Naciśnięcie przycisku Szukaj (Ctrl+F), w lewym górnym rogu tabeli wyświetlone zostanie okienko, w którym wpisujemy szukany ciąg znaków. Użycie przycisku „następny” skutkuje rozpoczęciem przeszukiwania „w dół” począwszy od bieżącej pozycji w tabeli, natomiast przycisk „od początku” służy do przeszukiwania całości tabeli od samego jej początku (od góry). Jeżeli wpisany ciąg znaków zostanie znaleziony, to wskaźnik pozycji tabeli ustawi się w odpowiednim wierszu a kolumna, w której wystąpił szukany ciąg znaków zostanie ustawiona w polu widzenia. Zakończenie poszukiwania odbywa się analogicznie jak w punkcie poprzednim.

Dodawanie nowej pozycji

Nową pozycję dodajemy do tabeli przez wybranie opcji Dodaj   lub korzystamy z przycisku Narzędzia (opcja ta jest również dostępna pod prawym przyciskiem myszy). W ten sposób dodajemy do tabeli np. nowego kontrahenta czy nowy dokument. Pojawi się wówczas formularz odpowiedni dla danej tabeli.

Ciekawe możliwości niesie użycie opcji Przenoszenie treści, które znajduje się  w górnym menu  Tabela. Powoduje ona przepisanie zawartości pól bieżącej pozycji do nowo dodawanej. Przydaje się to głównie dla kilku tabel: Artykuły, Zestawy rabatów, Definicje dokumentów, Schematy księgowe.

Jeśli przykładowo zdefiniujesz jakiś schemat księgowy, a następnie zamierzasz dodać bardzo podobny, to przed użyciem opcji Dodaj włącz opcję Tabela -> Przenoszenie treści i ustaw wskaźnik na właściwym schemacie. Pozycje schematu zostaną skopiowane do nowo dodawanego.

Usuwanie pozycji

Usunięcie pozycji następuje po jej podświetleniu i wyborze opcji Usuń  lub korzystamy z przycisku Narzędzia (opcja ta jest również dostępna pod prawym przyciskiem myszy). Nie każdą pozycję daje się usunąć, np. nie można usunąć dokumentu przeniesionego do księgi handlowej jak również kontrahenta, którego symbol widnieje na jakimś dokumencie. O przyczynie niemożliwości usunięcia pozycji program informuje odpowiednim komunikatem.

Przeglądanie i poprawianie pozycji

Aby poprawić pozycję należy ją podświetlić i wybrać opcję Popraw  lub korzystamy z przycisku Narzędzia (opcja ta jest również dostępna pod prawym przyciskiem myszy). Pojawia się wówczas odpowiedni formularz zapełniony danymi bieżącej pozycji. Jeśli dana pozycja nie może być z jakichś powodów poprawiana (np. próba poprawienia zaksięgowanej faktury), to program poinformuje o tym fakcie i formularz przejdzie w tryb Pokaż, uniemożliwiając edycję pól.

Filtry

 Mechanizm filtrowania to jedno z najpotężniejszych narzędzi programu. Warto zapoznać się z nim bardzo dokładnie.

Przykładowe okno filtrów dla dokumentów sprzedaży

Filtry to:

• Źródło prostych raportów w nieskończonej ilości wariantów.
• Pomoc w odnalezieniu pozycji w bardzo licznych tabelach. Tabela księgi głównej zawiera po kilku latach pracy setki tysięcy a nawet miliony dokumentów zaksięgowanych. Filtry pozwalają w nim odnaleźć interesujący nas dokumentu np. sprzed dwóch lat, o którym wiemy tylko tyle, że dotyczył konkretnego kontrahenta. W oknie filtrów wybieramy odpowiedniego kontrahenta i dodatkowo orientacyjny okres i natychmiast widzimy tylko dokumenty odfiltrowane.
• Narzędzie administratora. Niektórzy operatorzy, zwłaszcza w dużych firmach, nie powinni mieć dostępu do pewnych danych. Tzw. stałe filtry pozwalają administratorowi dostroić precyzyjnie system uprawnień do potrzeb przedsiębiorstwa.

⇒ patrz rozdział Konfiguracja -> Grupy uprawnień

Ustalone filtry mogą być pamiętane indywidualnie dla każdego operatora. Wystarczy zaznaczyć selektor Zapamiętać filtry, a następnie opuścić okno dialogowe naciskając przycisk OK.

Wybranie przycisku Usuń filtry powoduje wyczyszczenie wszystkich aktualnie ustawionych warunków filtrujących.

Zestawy filtrów

 „Zestawy filtrów” są to zapamiętane, często używane filtry, których można użyć bez konieczności ustawiania ciągle tych samych parametrów. Są one również pamiętane dla każdego użytkownika i każdego widoku tabeli oddzielnie. Dzięki temu poprawia się ergonomia pracy, a korzyścią jest czas pracowników, którzy do tej pory wielokrotnie musieli powtarzać te same ustawienia.

Nowy zestaw dodajemy definiując parametry i korzystając z przycisku Zapisz nowy zestaw. Użytkownik zostanie wówczas poproszony o wprowadzenie nazwy dla nowego zestawu filtrów. Unikalność nazw nie jest kontrolowana. Skorzystanie z przycisku Wróć na formularzu wprowadzania nazwy jest równoznaczne z rezygnacją z zapisania nowego zestawu filtrów.

Jeżeli mamy zdefiniowane zestawy filtrów, pojawią się one jako pozycje na liście. Wybranie pozycji listy powoduje pojawienie się na formularzu zdefiniowanych wcześniej dla danego zestawu parametrów.
Możemy je zmienić, a następnie zapisać zmiany, korzystając z przycisku Zapisz zestaw. Zmiany w bieżącym zestawie filtrów mogą zostać zapisane również po naciśnięciu przycisku OK.(program o to zapyta).

Obok listy znajduje się przycisk  umożliwiający usuniecie bieżącego zestawu filtrów. Po usunięciu zestawu, lista ustawia się w pozycji „nie wybrano”, a parametry są czyszczone, jak po użyciu przycisku Usuń filtry. Ustawienie się w pozycji „nie wybrano” powoduje wyczyszczenie ustawionych parametrów.

Zapamiętane zestawy filtrów dostępne są dla operatora, na którym były zapisane.

Szybki filtr

Filtr pojawia się przed wejściem do wybranej tabeli i powoduje pojawienie się tylko tych rekordów  które spełniają warunek filtru. Dużą zaletą tego filtru jest jego działanie przed wynikiem zapytania co daje nam poprawę wydajności przy dużej ilości rekordów.

Filtr ustawiamy w ustawieniach globalnych:

•  Wyświetlanie tabeli kontrahentów (bez szybkiego filtrowania / z szybkim filtrowaniem)
• Wyświetlanie tabeli artykułów (bez szybkiego filtrowania / z szybkim filtrowaniem)
  

  Drukowanie, podsumowania i eksport

  Trzy powyższe funkcje operują na pozycjach odfiltrowanych.

  Drukowanie

  Zawartość tabeli można wydrukować po wybraniu przycisku Drukuj   Dla każdej z tabel zaprojektowano przeważnie po kilka wariantów wydruku.
  Więcej na temat wydruków

⇒ patrz rozdział Wydruki

• PodsumowaniaOpcja Podsumowania  przywołuje okno, w którym definiuje się dowolne podsumowania. Przeważnie są to podsumowania wartości z kolumn tabeli.
  Dodaj / Popraw
  Powoduje dodanie nowego / poprawienie istniejącego podsumowania.
  Kolumna tabeli
  Zawiera listę numerycznych kolumn tabeli. Jeżeli nie ma na tej liście kolumny którą chcemy podsumować pole to zostawiamy puste.Tytuł podsumowania
  Wpisujemy tu czytelny dla nas tytuł.

  Wyrażenie
  Wyrażenie które chcemy podsumować. Najczęściej jest to pole bazy danych. Przy formułowaniu wyrażenia można skorzystać z konstruktora wyrażeń.

  Usuń
  Usunięcie wybranego podsumowania.

  Oblicz
  Naciśnięcie tego przycisku powoduje przeliczenie wszystkich pozycji w podsumowaniach. Wyniki obliczeń widoczne są w kolumnie Wartość.

  Autopodsumowanie
  Zaznaczenie tej opcji powoduje automatyczne obliczenie wszystkich podsumowań przy każdym następnym wyborze opcji Podsumowania.

  Ilość pozycjiLiczba poz
  ycji odfiltrowanych w bieżącej tabeli.

  OK
  Zatwierdzenie wprowadzonych zmian w pozycjach podsumowań i wyjście z podsumowań.

• Wróć
  Anulowanie wprowadzonych zmian i wyjście z podsumowań.Eksport danychWybierając opcję Narzędzia -> Eksport danych można wyeksportować zawartość tabeli do plików zewnętrznych w formatach takich jak Microsoft Excell, Lotus 1-2-3, tekstowe itp. Eksportowane kolumny nie mogą zawierać złożonych wyrażeń np. funkcji.Opcja ta jest szczególnie przydatna przy tabelach prezentujących wyniki analiz i zestawień, gdyż przeniesione np. do Excel-a można zaprezentować w postaci graficznych wykresów, które łatwiej jest analizować.

  Formularze

  Formularze służą do wprowadzania danych, dodawania / poprawiania pozycji w bieżącej tabeli.

  Zawierają pewną ilość pól do wypełnienia, selektorów, kontrolek oraz przyciski OK i Wróć – pierwszy zatwierdzający, drugi anulujący zmiany.

  Formularz mogą być bardzo proste np. formularz Rozliczenie i księgowanie:
  

  oraz bardziej złożone, tak jak formularz faktury:
  

  Formularze zawierają pola tekstowe oraz obiekty opisane w następnym rozdziale.

  Opisy poszczególnych formularzy (oznaczenia pól, zasady wypełniania) znaleźć można w dalszych rozdziałach podręcznika.

• Kontrolki

  Formularze są oknami zawierającymi pewną liczbę kontrolek typu: przycisk, przełącznik, pole edycji, lista rozwijana itp. Przemieszczanie kursora w ramach okna pomiędzy kontrolkami realizujemy naciskając klawisz Tab – w jednym kierunku lub Shift+Tab – w kierunku przeciwnym. Istnieją pewne przyzwyczajenia przeniesione z systemu DOS do używania w tym celu klawiszy strzałek i Enter jednak nie w każdej sytuacji umożliwiają one opuszczenie obiektu. Zwłaszcza próba przemieszczenia kursora klawiszem Enter może dla niektórych obiektów skutkować niepożądanym działaniem (rozwijanie listy, przywoływanie tabeli dla pola związanego z tabelą, wywołanie dialogu spod przycisku itd.)

  Najłatwiej dotrzeć do każdego obiektu okna przy pomocy myszki. Wystarczy umieścić kursor myszki w obrębie danego obiektu i wcisnąć jej lewy klawisz (kliknąć). Tą metodę polecamy początkującym jako bardziej intuicyjną.

  Przycisk
  

  Jego wybranie powoduje wykonanie czynności określonych w jego nazwie. Przycisk z wyraźnie widoczną czarną obwódką jest przyciskiem domyślnym. Jego wybranie następuje po naciśnięciu kombinacji klawiszy Ctrl+Enter bez względu na bieżące położenie kursora.

• Znacznik
  

Jego stan jest zmieniany naciśnięciem klawisza Spacja lub Enter lub kliknięcie myszką. Znak  oznacza, że jest włączony.

Przełącznik

Zaznacza tylko jedną z możliwych do wybrania opcji. Jego stan jest zmieniany naciśnięciem klawisza Spacja lub Enter lub kliknięcie myszką. Gdy jedna z pozycji jest wybrana, w przełączniku pojawia się kropka, a pozostałe przełączniki w grupie zostają wyłączone.

Lista

Pojawia się w postaci ramki zawierającej pozycje do wyboru. Wybór pozycji polega na umieszczeniu na niej podświetlenia i naciśnięciu klawisza Enter lub podwójnym kliknięciu lewym przyciskiem myszy. Przemieszczanie podświetlenia następuje przy użyciu klawiszy kierunkowych (strzałki ­¯), PgUp, PgDn, Home, End lub szybkim naciskaniu pierwszych liter pozycji.

Lista rozwijalna (selektor)

Rodzaj listy, której elementy widoczne są  po wybraniu przycisku .

Pole edycji

Służy do wprowadzania słów, opisów, liczb lub dat z klawiatury.

Pole edycji związane z tabelą

W tego rodzaju polach program kontroluje poprawność wprowadzonych danych, w tym przykładzie – symbolu artykułu. Jeśli wpisany symbol nie występuje w tabeli Artykuły pojawi się komunikat Nie znaleziono i zostanie przywołana tabela Artykuły. Kursor ustawi się na artykule o najbliższym symbolu. Jeśli wpisany symbol jest poprawny, a czynność zakończymy klawiszem Tab, tabela nie zostanie przywołana.

Bezwarunkowe przywołanie tabeli następuje, gdy :

• będąc w polu edycji wciśniemy klawisz Enter
• klikniemy myszką na przycisku

Okno edycji pól memo

Służy do wprowadzania długich tekstów, np. uwag na dokumencie. Aby zamknąć okno z zapisem zmian należy użyć przycisku . Aby porzucić edycję należy wcisnąć Esc i wybrać odpowiedź Yes w oknie, które się później pojawi.

Wydruki

Drukowanie w programie realizowane jest za pomocą szablonów nazywanych dalej wzorcami wydruku. Autorzy programu stworzyli pewną ilość wzorców wydruku, wystarczającą do normalnej pracy – są to tzw. wzorce fabryczne. Charakteryzują się tym, że nie można ich zmieniać.

Jeżeli jednak postać wydruku nie zadowala Użytkownika, można stworzyć własne wzorce, dostosowane do indywidualnych potrzeb i wymagań.

⇒ patrz podręcznik OrangeSquid -> rozdział Wzorce wydruków

Niezależnie od rodzaju wydruku przed rozpoczęciem drukowania wyświetlane jest okienko dialogowe Wydruk pozwalające na ustalenie parametrów wydruku.

Elementy okna dialogowego:

Wzorzec wydruku
selektor umożliwiający wybór z listy wzorca wydruku

Popraw 
modyfikacja ustawień aktualnie wybranego wzorca wydruku

Drukarka
wybór drukarki, na którą wysłany zostanie wydruk

Właściwości
przycisk przywołuje okno ustawień sterownika             drukarki

Liczba kopii
ilość kopii wydruku

Tylko podsumowanie
selektor określający czy drukowane ma być tylko podsumowanie. Przydatny dla wydruku zestawień.

Pokaż właściwości drukarki         

przed wydrukiem
przywołanie okno ustawień drukarki

Drukuj
uruchomienie wydruku (wydruk na drukarkę, wydruk do pliku) lub możliwość wysłania dokumentu pocztą elektroniczną

Pokaż
podgląd wydruku na ekranie

Wróć
porzucenie okna Wydruk

Opcja Popraw

Wzorzec domyślny
Zaznaczenie tego selektora spowoduje, że tworzony wzorzec będzie proponowany jako pierwszy na liście wzorców. Dla wydruku dokumentów nadrzędne jest tu ustawienie domyślnego wzorca w opcji Konfiguracja -> Definicje dokumentów.

Prolog
Przycisk przywołuje okno edytora tylko do odczytu zawierającego prolog wydruku. Prolog jest programem w języku XBase uruchamianym przed przystąpieniem do wydruku. Napisanie poprawnego prologu wymaga znajomości podstaw języka XBase.

⇒ patrz podręcznik OrangeSquid -> rozdział Generator raportów

Epilog
Przycisk przywołuje okno edytora tylko do odczytu zawierającego epilog. Epilog jest programem w języku XBase uruchamianym po wydruku. Napisanie poprawnego epilogu wymaga znajomości podstaw języka XBase.

⇒ patrz podręcznik OrangeSquid -> rozdział Generator raportów

Tytuł wydruku
Wpisany tutaj tekst służy na niektórych wzorcach do zatytułowania wydruku. Pojawia się w pierwszym wierszu wydruku.

Informacje dla wydruku
Można tu wskazać drukarkę (sterownik drukarki tekstowej), na którą wysyłany będzie ten wzorzec wydruku oraz orientację strony (wymiary użytego papieru).

Orientacja strony
Wybór układu pionowego lub poziomego strony.

Uprawnienia
Przycisk otwierający okno Uprawnienia do wzorca wydruku. Możemy  tu nadać bądź odebrać uprawnienia, do aktualnie edytowanego wzorca, określonym profilom użytkowników.

 Najefektywniejsze sposoby wydruku w systemie Windows oferują obecnie drukarki laserowe lub atramentowe. Drukarki takie wraz z wzorcami wydruku  dają możliwość korzystania z różnych czcionek (większa ilość danych na wydruku, czytelniejsze wydruki), ramek, linii, kolorów czy grafiki (np. logo firmy na fakturze) oraz znacznie przyspieszają sam proces drukowania.

Istnieje jednak możliwość wysyłania wydruków graficznych na drukarki igłowe (zdefiniowanie w systemie Windows). Należy wtedy usunąć z wzorca wszelkie elementy graficzne np. ramki, kolorowe nagłówki, grafiki, aby zminimalizować czas wydruku. Wśród fabrycznych wzorców wydruku dokumentów sprzedaży znaleźć można właśnie taki uproszczony wydruk faktury (F_UPR___ Faktura – wydruk graficzny uproszczony) dostosowany do drukarek igłowych.

Gdy wybrany jest wydruk graficzny selektor Drukarka zawiera listę drukarek zdefiniowanych w systemie Windows. Wybrana jest zawsze drukarka ustawiona w systemie jako domyślna, chyba że w definicji wzorca wydruku wskazano inaczej.

Wybranie opcji Drukuj uruchamia wydruk, ale również daje możliwość zapisu wydruku do pliku oraz wysłania raportu  pocztą elektroniczną.

Format raportu
Selektor formatu, w którym dokument ma być zapisany lub wysłany.
Wydruki możemy zapisywać lub wysyłać w formatach: PDF, HTM, DOC, XLS, RTF

Wyświetl po utworzeniu
po utworzeniu dokument otwiera się w programie skojarzonym z tym plikiem

Opcje pliku PDF
Opcja Dołącz czcionki dołącza do pliku użyte w raporcie czcionki

Opcje pliku XLS
Wybranie opcji Uproszczony Excel pozwala na zapisanie wszystkich numerycznych pól w komórkach arkusza. Opcja Pełny Excel pozwala na zapisanie również pól tekstowych

Opcje pliku HTM
Opcja Wyślij jako treść wiadomości wysyła raport jako treść wiadomości a nie jako załącznik.

Plik
Wskazanie miejsca zapisu pliku

Zapisz/Wyślij
zapis do druku lub wysłanie wydruku mailem.

Wróć
porzucenie okna Zapisz do pliku

Dokumenty

Ta część podręcznika będzie poświęcona ogólnej charakterystyce sporządzanych i rejestrowanych dokumentów własnych i obcych w programie.

Ogólne mechanizmy tworzenia, przeglądania i obróbki wszystkich dokumentów są niemal identyczne. Zostaną one omówione w tym rozdziale.

Wykaz rodzajów dokumentów

F –  dokumenty sprzedaży (faktury, paragony, faktury eksportowe)
KF –  korekty sprzedaży (faktury korygujące)
PD –  zestawienie dzienne paragonów
FZ –  dokumenty zakupu (faktury)
KZ –  korekty zakupu (faktury korygujące)
FI – faktury importowe
WF – faktury wewnętrzne
WK –  korekty faktur wewnętrznych
SA –  dokumenty SAD
WZ –  wydania na zewnątrz
ZK –  zwroty od klienta (korekty WZ)
PZ –  przychody zewnętrzne
ZD –  zwroty do dostawcy (korekty PZ)
P –  przychody wewnętrzne (z produkcji lub oddziału)
R –  rozchody wewnętrzne
MM –  przesunięcia międzymagazynowe
SN  –  arkusze spisu z natury
IW –  dokumenty inwentaryzacji
PC –  zmiana ceny ewidencyjnej
PK –  polecenia księgowania (dla księgi handlowej)
D –  dowody księgowe (dla księgi przychodów i rozchodów)
IN –  inne należności
IZ –  inne zobowiązania
RO –  dokumenty  rozliczeniowe
SL –  operacje na punktach systemu lojalnościowego
KP –  kasa przyjmie
KW –  kasa wypłaci
BP –  bankowy dowód wpłaty
BW-  bankowy dowód wypłaty
KR –  dokumenty kasowych różnic kursowych
BR –  dokumenty bankowych różnic kursowych
ZW-  zamówienia własne
ZO –  zamówienia obce
OF –  oferty dla klientów
ZU –  zlecenia usługowe

Definicje dokumentów

Wykaz z poprzedniego rozdziału może być rozszerzany wyłącznie przez producenta programu. Jednak szczegółowa definicja każdego dokumentu jest dostępna dla użytkownika. Jest to kolejne potężne narzędzie programu, które umożliwia wdrożenie w firmach o bardzo skomplikowanej strukturze. Dzięki definicjom dokumentów można odwzorować w programie każdy, najbardziej skomplikowany schemat ich obiegu. Rekomendacją dla opisywanego tutaj mechanizmu jest przykład wycofania przez MF rachunku uproszczonego, czy wprowadzenie nowego typu dokumentu – Faktury RR. Żadne z tych zdarzeń nie wymagało zmian programistycznych w programie. Rachunek uproszczony czy Fakturę RR można było zdefiniować w opcji Definicje dokumentów.

Definiowanie dokumentów odbywa się z poziomu tabeli Definicje dokumentów dostępnej po wyborze opcji Konfiguracja.

⇒ Praktyczne wskazówki dotyczące tworzenia rejestrów znajdziesz w rozdziale Wdrożenie.

Numeracja dokumentów

Każdy dokument posiada własny, niepowtarzalny numer ewidencyjny oraz numer oryginalny.

Dla dokumentów własnych takich jak dokument sprzedaży (F), przyjęcie z zewnątrz (PZ) itp. numer ewidencyjny jest tożsamy z numerem oryginalnym. Dla dokumentów obcych takich jak faktura zakupu numer oryginalny należy wprowadzić ręcznie na formularzu danego dokumentu w odpowiednie pole.

Numer ewidencyjny występuje na formularzu dokumentu jako zespół obiektów:

• selektor zawierający wszystkie rejestry dokumentu
• rok wystawienia
• numer kolejny w danym rejestrze.

Pierwszą czynnością, którą należy wykonać podczas sporządzania dokumentu jest wybór właściwego rejestru z selektora.

Budowa numeru ewidencyjnego

DD/xxx/RR/NNNNNN

Gdzie:

• DD – rodzaj dokumentu
• xxx – dowolny trzyznakowy symbol rejestru (dla dokumentów KP, KW, BP, BW rolę rejestru pełnią odpowiednio: symbol kasy oraz symbol rachunku bankowego)
• RR – rok wystawienia
• NNNNNN – 6-cio cyfrowy numer.

Ostatni segment, czyli 6-cio cyfrowy numer, program proponuje sam, według jednej z dwóch metod:

• pierwszy wolny
• następny.

Metoda pierwszy wolny pozwala wypełniać dziury po dokumentach usuniętych i jest metodą preferowaną. Metodę następny stosujmy wyjątkowo np. w sytuacji, gdy z jakichś powodów chcemy zachować dziurę w numeracji (zarezerwować numer dokumentu na przyszłość). Poza tym można poprawiać proponowany przez system numer, o ile pozwala na to definicja danego dokumentu.

Przykład

F  /U  /02/000013 – oznacza dokument sprzedaży F, z rejestru U (np. sprzedaż usług), wystawiony w 2002 roku, pod numerem kolejnym 13.

Dokumenty obce, takie jak faktury zakupu (FZ) otrzymują również numer ewidencyjny w systemie.

Przykład

FZ /T  /01/000431 – oznacza dokument zakupu FZ, z rejestru T (np. zakup towarów), zarejestrowany w 2001 roku, pod numerem kolejnym 431.

Praca z dokumentami

Zostaną tu omówione następujące operacje: tworzenie, usuwanie,  drukowanie, poprawiania dokumentów.

Aby wykonać którąś z powyższych operacji należy wpierw otworzyć tabelę właściwych dokumentów. Otwieranie tabel dokumentów następuje po wyborze z menu odpowiednich opcji.

Przykład: otwarcie tabeli dokumentów FZ następuje po wyborze opcji Zakupy –>Dokumenty zakupu (FZ).

Tworzenie nowego dokumentu

Po użyciu opcji Dodaj pojawi się formularz odpowiedni dla danego dokumentu.

Przykładowy formularz faktury zakupu

Formularz dokumentu

Większość dokumentów ma podobną strukturę, składa się z nagłówka, pozycji i podsumowania.

Nagłówek
W nagłówku znajduje się np. numer dokumentu, kontrahent. Niektóre pola nagłówka są zapisywane w momencie wejścia w edycję pozycji dokumentu i nie można ich już zmienić. W przypadku pomyłki w nagłówku należy porzucić edycję lub usunąć dokument i wystawić go jeszcze raz.

W nagłówku najczęśczej występują pola: 

Numer ewidencyjny dokumentu.
Rejestr, rok, i numer kolejny.
Pola dotyczące wyboru kontrahenta.
Kontrahenta możesz wybrać podając jego:

• symbol
• skrót nazwy
• numer NIP.
  Pole, wg którego odbywać się będzie wyszukiwanie wskazuje się wybierając myszką jeden z przycisków. Przycisk taki zostaje „zatrzaśnięty” na stałe.

Najczęściej korzystamy z wyboru według skrótu nazwy lub numeru NIP. Wystarczy podać kilka początkowych znaków skrótu nazwy i nacisnąć Enter. Program przywoła tabelę kontrahentów ustawiając wskaźnik na właściwym kontrahencie. Jeżeli podasz pełen skrót nazwy lub numer NIP możesz przejść do dalszej części dokumentu klawiszem Tab bez otwierania tabeli kontrahentów.

Jeśli wybierzesz kontrahenta mającego zdefiniowane oddziały (np. sklepy), to dodatkowo pod przyciskiem Pozostałe dane możesz wskazać Odbiorcę towaru.

Pozostałe dane

Przycisk ten zawiera dodatkowe cechy wystawianego dokumentu i może się różnić zawartością w zależności od typu dokumentu. Niektóre z występujących tu pól nie podlegają ogólnej zasadzie niepoprawialności nagłówka czyli można je zmienić nawet po wystawieniu całego dokumentu.
Opisy zawartości tego przycisku znajdują się w rozdziałach opisujących poszczególne dokumenty.

Pozycje dokumentu

Pozycje dokumentu stanowi tabela pozycji, której edycja jest możliwa na zasadach obowiązujących dla każdej innej tabeli:

(Ins, F4, D) – Dodaj
(Enter, F5, P) – Popraw
  (Del, F6, U) – Usuń.

Pola dotyczące wyboru artykułu.

Artykuł możemy wybrać poprzez jego:

• symbol,
• nazwę,
• kod kreskowy,
• numer katalogowy.

Pole, wg którego odbywać się będzie wyszukiwanie wskazuje się wybierając myszką jeden z przycisków.

Wybrany myszką przycisk będzie „zatrzaśnięty” na stałe aż do następnej zmiany.

Najczęściej korzystamy z wyboru według nazwy lub symbolu artykułu. Wystarczy podać kilka początkowych znaków i nacisnąć Enter. Program przywoła tabelę artykułów ustawiając wskaźnik na pozycji najbliższej podanemu fragmentowi. Jeżeli podasz pełen symbol lub nazwę możesz przejść do dalszej części dokumentu klawiszem Tab bez otwierania tabeli artykułów. Wybór wg  kodu kreskowego jest użyteczny wówczas gdy używasz czytnika kodów kreskowych.

Jeśli wybrany artykuł już istnieje na dokumencie, to pojawi się okno takie jak na rysunku poniżej.

Wybór opcji Dodać go ponownie spowoduje dodanie do dokumentu kolejnej pozycji tego artykułu. Wybór opcji Zwiększyć ilość o … aktywuje pole ilość.

Dodatkowy opis
Dwudziestoznakowy opis pozycji do wykorzystania wg potrzeb, zapamiętywany razem z pozycją dokumentu. Dla dokumentów przychodowych jest to przeważnie numer seryjny partii.

Przycisk Następny kończy dodawanie bieżącego artykułu i pozwala na dodanie kolejnego.
Przycisk OK zamyka formularz dodając bieżący artykuł.
Przycisk Wróć przerywa dodawanie pozycji.

Poza ręcznym wprowadzeniem pozycji dokumentu mogą być one, po wybraniu opcji Operacje:

• przeniesione automatycznie ze schowka

⇒ patrz Dokumenty –> Schowek dokumentów

• pobrane z kolektora danych

⇒ patrz Współpraca z urządzeniami zewnętrznymi -> Kolektory danych

Dla dokumentów sprzedaży pozycje można pobrać również z dokumentu WZ,  Zamówienia lub Zlecenia usługowego.

⇒ patrz Podręcznik Opis systemu – rozdział Sprzedaż ->Dokumenty sprzedaży.

Istnieje możliwość wprowadzenia dla danego artykułu jego zamiennika. W momencie braku danego artykułu naciskamy przycisk Zamienniki i wybieramy z pojawiającej się listy wybrany zamiennik. Zamienniki konfigurujemy w tabeli artykułów.

⇒ patrz Podręcznik podstawowy cz.2 – rozdział Kartoteki -> Artykuły.

Podsumowanie dokumentu

W dolnej części dokumentu znajdują się zawsze przyciski OK i Drukuj. Pierwszy kończy pracę z dokumentem, drugi pozwala go wydrukować. Oprócz już wymienionych, mogą się tam znajdować inne przyciski (w zależności od rodzaju dokumentu), ale w przypadku większości dokumentów występują tu:

Płatność
Po wybraniu tego przycisku, pojawi się okno Płatności dokumentu.

Należy tu określić formę płatności, termin zapłaty, a przy zapłacie poprzez bank wskazać rachunek bankowy, na który ma być dokonana wpłata oraz ustalić z kim rozliczony ma zostać dokument. Można tu również udzielić dodatkowego rabatu dla kontrahenta, który udzielony zostanie od całości dokumentu.

Program umożliwia rozliczenie dokumentu z:

– kontrahentem (tak zdarza się jeśli np. przy zakupie dostawca daje dyspozycję zapłaty na konto innego podmiotu w związku ze wzajemnymi z nim rozrachunkami)

– pracownikiem (w ten sposób rozlicza się głównie faktury kosztowe z zaliczki pracownika)
– urzędem
– innym podmiotem
– właścicielem

Program pozwala stosować na dokumencie jednocześnie dwie formy płatności. Umożliwia zapłatę części dokumentu gotówką (opcja Zapłata gotówka w kasie) oraz wskazanie innej formy płatności (np. przelew, karta płatnicza) dla pozostałej kwoty. Jednocześnie pozwala rozliczyć przedpłatę. W przypadku należy wskazać z listy przedpłaty, które z danym dokumentem zostaną rozliczone.

Konfiguracja kart płatniczych :

⇒ patrz Podręcznik podstawowy cz.2 – rozdział Kartoteki -> Karty płatnicze.

Lista form płatności zawiera na początku tylko jedną pozycję – G – gotówka.

W opcji Podstawowe tabele -> Formy płatności definiuje się pozostałe formy, takie jak np.:

• P14 – przelew 14 dni
• O7 – płatność odroczona o 7 dni itp.

W przypadku, gdy kontrahent posiada przypisaną formę płatności, program automatycznie proponuje ją dla wszystkich faktur kontrahenta.
Istnieje możliwość odebrania operatowi uprawnień do zmiany formy płatności na fakturze.

⇒ patrz Konfiguracja -> Grupy uprawnień

W kartotece Kontrahenta w danych dodatkowych ustala się czy klient płaci gotówką w kasie czy też otrzymuje inną formę płatności np. przelew. Ustalona forma płatności proponuje się na dokumentach rozrachunkowych.

Przycisk Stan rozrachunków przywołuje okno prezentujące stan rozrachunków z danym kontrahentem.

Dane księgowe

Ustala się tutaj :

• datę umieszczenie dokumentu w rejestrze VAT (pusta data spowoduje, że dokument nie trafi do rejestry VAT)
• datę i sposób księgowania dokumentu

Data księgowania może być tożsama z datą rejestracji (wpływu) lub wystawienia dokumentu ewentualnie jest to inna, dowolna data. Wskazana w tym polu data będzie jednocześnie datą z jaką dokument zostanie umieszczony w rozrachunkach.

Pozostawienie pustego schematu księgowego oznacza księgowanie zgodne z definicją dokumentu.

Uwagi
Dowolny tekst zapamiętany z dokumentem.

Liczba porządkowa na pozycjach dokumentów.

Na formularzach pozycji dokumentów handlowo-magazynowych pojawiło się pole umożliwiające wpisanie liczby porządkowej pozycji dokumentu.

Pole to jest przenoszone przez schowek, jak również podczas przekształceń dokumentów.

Pod F12 do pozycji dokumentów można ją zmienić bez konieczności wchodzenia w każdą pozycję. Funkcja działa także na dokumentach w trybie „Pokaż”.

Poprawianie/przeglądanie dokumentu

Aby zmienić treść dokumentu należy umieścić na nim podświetlenie i wybrać opcję Popraw z paska narzędziowego lub korzystając z przycisku Narzędzia (opcja ta jest również dostępna pod prawym przyciskiem myszy). Pojawi się formularz odpowiedni dla danego dokumentu.

Formularz może pojawić się w jednym z dwóch trybów:

• Popraw – możliwość modyfikacji dokumentu
• Pokaż – brak możliwości modyfikacji dokumentu

Program informuje o przyczynie zablokowania poprawiania dokumentu odpowiednim komunikatem.

W praktyce każdy dokument da się poprawić. Jeśli np. program zgłasza, że dokument został przeniesiony do KH, to po jego usunięciu z KH można go już poprawić.

Usuwanie dokumentu

Dokument można usuwać po umieszczeniu na nim podświetlenia i wybraniu z paska narzędziowego opcji Usuń (Del) lub korzystając z przycisku Narzędzia (opcja ta jest również dostępna pod prawym przyciskiem myszy). Nie każdy dokument da się w danym momencie usunąć. Obostrzenia są identyczne jak w przypadku poprawiania dokumentów.

Drukowanie dokumentu

Drukowanie dokumentu następuje po wyborze przycisku Drukuj na formularzu dokumentu lub po podświetleniu dokumentu w tabeli i wybraniu opcji Operacje -> Wydruk jednego dokumentu.

Tworzenie zestawień dokumentów

Zestawienia tworzymy używając opcji Filtry. Pozwala ona odfiltrować tylko interesujące nas dokumenty, a następnie wydrukować wybierając przycisk Drukuj.

Schowek dokumentów

Program oferuje Użytkownikowi mechanizm schowka dokumentów, służący do przenoszenia zawartości dokumentów.

Mechanizm schowka wzorowany jest na rozwiązaniu znanym powszechnie w edytorach tekstu. Umożliwia automatyczne przenoszenie zawartości jednego dokumentu do innego.

Do schowka i ze schowka przenoszone są tylko pozycje dokumentów, a nie całe dokumenty.

Wykorzystanie schowka

Przenoszenie danych między dokumentami w ramach jednej firmy.

Po zarejestrowaniu faktury obcej należy przyjąć towary dokumentem PZ. Aby uniknąć ponownego wprowadzania tych samych pozycji na PZ co na fakturze, należy umieścić dokument w schowku, a podczas sporządzania PZ, posłużyć się opcją Operacje –> Pobierz dokument ze schowka w celu przeniesienia pozycji. W ten sposób można tworzyć dokumenty na podstawie innych.

Kolejne praktyczne zastosowanie schowka ujawnia się gdy po sporządzeniu dokumentu zauważymy błąd obsługi, np. wybrano niewłaściwego kontrahenta lub rejestr. W takim przypadku jedynym rozwiązaniem jest usunięcie dokumentu i sporządzenie od nowa. Jednak najpierw należy dokument umieścić w schowku po to, by sporządzając poprawny dokument pobrać jego zawartość a nie przepisywać jeszcze raz.

Przenoszenie dokumentów pomiędzy oddziałami własnej firmy

Jeśli firma posiada skomputeryzowane oddziały, to po sporządzeniu dokumentu R do oddziału lub MM można umieścić jego zawartość w schowku na dyskietce. Wówczas, wraz z towarem i wydrukiem dokumentu przesyłana jest dyskietka. W oddziale natomiast, sporządza się dokument P (przychód), do którego wczytuje się dane z dyskietki. Funkcja przenosząca dane ze schowka uzupełni tabelę Artykułów o brakujące pozycje.

Przenoszenie dokumentów pomiędzy niezależnymi podmiotami

Dwa podmioty gospodarcze posiadające program mogą oprócz dokumentów (faktur) wydrukowanych na papierze przesyłać plik schowka na dyskietce, podobnie jak w przypadku oddziału. Jeśli dodatkowo posiadają jednolitą symbolikę towarów to cały proces przenoszenia dokumentu przebiega podobnie jak w przypadku oddziałów.

Kopiowanie danych do schowka

Opcja Operacje –> Umieść dokument w schowku jest dostępna podczas edycji lub przeglądu dowolnego dokumentu magazynowo-handlowego, w momencie uaktywnienia tabeli pozycji na formularzu dokumentu.

Do schowka można przenieść również:

• sumaryczne stany magazynowe,
• tabelę Pozycje dokumentów
• zestawienie o nazwie Analiza ilościowa dokumentów.

Jeśli operacja umieszczenia w schowku dotyczy dokumentu rozchodowego, to pojawi się poniższe okienko informacyjne, a następnie dialog Kopiuj do schowka.

W powyższym oknie znajduje się selektor umożliwiający wskazanie celu kopiowania. Selektor zawiera następujące pozycje:

• listę firm
• stacja A:
• stacja B:
• inne miejsce.

Proponowany jest katalog bieżącej firmy. Jeśli chcesz skopiować bieżący dokument do katalogu innej firmy, to wskaż właściwą firmę. Aby umieścić schowek na dyskietce, wybierz stacja A: . Wpierw umieść dyskietkę w odpowiednim napędzie. Wybór pozycji Inne miejsce uaktywnia przycisk Plik i skojarzone z nim pole edycji, w celu wskazania dowolnego dysku i katalogu.

Pobieranie danych ze schowka

Opcja Operacje  -> Pobierz dokument ze schowka aktywna jest tylko podczas edycji dokumentu (tryb POPRAW lub DODAJ) magazynowo-handlowego, w momencie uaktywnienia tabeli pozycji na formularzu dokumentu. Po wybraniu tej opcji pojawi się okno Pobierz ze schowka.

W powyższym oknie znajduje się selektor umożliwiający wskazanie źródła kopiowania. Selektor zawiera następujące pozycje:

• katalog firmy
• stacja A:
• inne miejsce.

Po wskazaniu pliku schowka, numery dokumentów w nim zawartych prezentowane są na liście. Z listy tej wybieramy interesujący nas dokument lub dokumenty. Przy pobieraniu pozycji aktywny jest multiwybór, dzięki czemu możemy wskazać do pobrania jednocześnie kilka dokumentów. Aktywacja przycisku Przenieś powoduje przeniesienie pozycji wybranego dokumentu do aktualnie edytowanego dokumentu roboczego, aktywacja przycisku Kopiuj – ich skopiowanie. Po aktywacji przycisku Pokaż pojawi się tabela z zawartością danego dokumentu w schowku.

Informacje dodatkowe

Fizycznie schowek stanowią pliki o nazwie rozpoczynającej się na „buf_…” umieszczone w katalogu firmy. Więcej na temat katalogu firmy:

⇒ patrz Wdrożenie -> Zakładanie nowej firmy

Wdrożenia

System jest  niezwykle elastyczny i silnie konfigurowalny.

Wdrożenie systemu w dużym przedsiębiorstwie to czynność czasem niezwykle skomplikowana. Wymagane jest duże doświadczenie zespołu wdrożeniowego. Stopień komplikacji rośnie przeważnie wraz z wielkością firmy. Metodologię wdrożeń wyspecjalizowane firmy wdrożeniowe wypracowują latami. Problematyka ta  znacznie przekracza cele niniejszego podręcznika.

Ale mamy nadzieję, że lektura bieżącego rozdziału choć trochę uprości proces wdrożenia.

Zakładanie nowej firmy

Pierwszym krokiem jaki należy wykonać przy wdrożeniu programu jest założenie firmy.

Zakładanie nowej firmy – krok po kroku.

1. Uruchom program. Pojawia się okno Wybór firmy.
2. Naciśnij przycisk obok selektora z listą firm. Pojawi się okno Firmy.
3. W tabeli Lista firm wybierz przycisk Dodaj. Pojawi się okno Firma.
4. W pole Symbol firmy wpisz trzyliterowy symbol Twojej firmy (identyfikator na liście firm).
5. W polu Nazwa wprowadź nazwę Twojej firmy. Nazwę firmy w odróżnieniu od symbolu literowego można zmieniać nawet po utworzeniu danej firmy.
6. Operację zakończ przyciskiem OK. Program tworzy tabele dla nowej firmy.
7. Zaznaczamy firmę na liście i firmę licencjonowaną korzystając z przycisku „Ustaw firmę licencjonowaną”.
8. Po zakończeniu należy zamknąć okno „Firmy” przyciskiem OK.

Informacje dodatkowe
Wszystkie dane każdej nowo założonej firmy program umieszcza w osobnej bazie (Databese), na aktualnie używanym serwerze. Nazwę tego serwera i parametry połączenia  ustala się w oknie „Połączenie”. Aby skonfigurować parametry połączenia z serwerem należy w oknie „Wybór firmy” nacisnąć przycisk „Administracja” a następnie przycisk „Parametry połączenia”. Nazwa bazy danych jest tworzona według zasady FIRMA_XXX gdzie XXX jest pobierany z pola Symbol firmy. Np. jeśli zakładasz firmę , której symbolem są trzy litery ABC to na serwerze utworzona zostanie baza FIRMA_ABC. Jednocześnie w katalogu, w którym został zainstalowany program utworzony zostanie podkatalog o nazwie FIRMA.ABC (czyli wg podobnej jak poprzednio konwencji). W podkatalogu tym program umieszcza pliki schowka

⇒ patrz Dokumenty -> Schowek dokumentów

oraz niektóre pliki konfiguracyjne programu.

Wprowadzanie danych startowych

Aby rozpocząć bieżącą pracę z programem musisz wykonać pewne czynności wstępne. Są to:

• wprowadzenie danych firmy
• zdefiniowanie oddziałów  i magazynów
• zdefiniowanie dokumentów
• zdefiniowanie kas i rachunków bankowych (wprowadzenie stanów początkowych)
• ustalenie formatu symbolu artykułu i metody rozchodowania towarów
• wprowadzenie artykułów do kartoteki
• wprowadzenie stanu początkowego towarów w magazynach
• wypełnienie tabeli kontrahentów oraz innych tabel
• wprowadzenie stanu należności i zobowiązań na dzień rozpoczęcia pracy w systemie.

W dalszej części rozdziału pokażemy szczegółowo jak wykonać te czynności.

Ustawienia globalne

W opcji Konfiguracja -> Ustawienia globalne znajdują się parametry dotyczące całego systemu, które należy ustalić w momencie wdrożenia.

• Ustawienia dla artykułów
• Ostrzeżenie o sprzedaży poniżej ceny zakupu
• Ostrzeżenie o zadłużeniu kontrahenta
• Reakcja na zadłużenie
• Reakcja na przekroczenie limitu kredytu
• Nazwa firmy dla dokumentów sprzedaży
• Nazwa firmy dla transakcji z UE
• Nazwa firmy dla innych dokumentów
• Aktualne stawki VAT
• Poprzednie stawki VAT (odczyt)
• Metoda rozchodowania towarów
• Sposób łączenia rabatu operatora
• Wyliczanie wartości PLN na dokumentach w stawce 0ue i 0ex
• Wyświetlanie tabeli artykułów
• Wyświetlanie tabeli kontrahentów
• Metoda naliczania punktów w SL
• Logo firmy na fakturze
• Faktury wewnętrzne
• Kontrahent dla faktur wewnętrznych
• Folder aktualizacji
• Folder załączników
• Śledzenie zmian
• Folder plików XML (Celina)
• Folder programu Formularze IPS
• Folder programu do NFZ-SKO
• Pobieranie kursów walut z NBP
• Logi urządzeń fiskalnych

⇒ Opis poszczególnych parametrów patrz Konfiguracja -> Ustawienia globalne

Dane podatkowe firmy

W opcji Konfiguracja -> Dane podatkowe firmy  należy uzupełnić wszystkie informacje o firmie, które będą wykorzystywane do wydruku deklaracji podatkowych, dokumentów ZUS i naliczania płac.

⇒ Opis formularza patrz Konfiguracja -> Dane podatkowe firmy

Definiowanie oddziałów

Program na starcie zakłada jeden oddział o symbolu O00001 i nazwie Centrala. Możliwe jest definiowanie nieograniczonej ilości oddziałów. Zdefiniowane oddziały mają charakter równorzędny. Program nie wyróżnia żadnego z nich.

Każdy oddział może być powiązany z konkretnymi magazynami (opcja Konfiguracja -> Magazyny).

 Definiowanie magazynów

Przy zakładaniu firmy standardowo tworzony jest jeden magazyn nazwany Magazynem Centralnym o symbolu M00001. Jeśli posiadasz więcej magazynów, to zdefiniuj je w opcji Konfiguracja -> Magazyny.

Przykład 1.

Posiadasz w firmie dwa magazyny rzeczywiste: magazyn towarów i magazyn wyrobów gotowych. Zdefiniuj w tabeli Magazyny odpowiednio:

M00001 – magazyn towarów
M00002 – magazyn wyrobów gotowych.

Przykład 2.

Posiadasz sklep jako punkt sprzedaży i chcesz ewidencjonować jego dokumenty. Zdefiniuj w tabeli Magazyny odpowiednio:

M00001 – magazyn centralny
M00002 – sklep

Dodatkowo jeżeli założyłeś oddział O00002 – Sklep, w definicji  magazynu M00002 przypisz, że powiązany on jest z oddziałem O00002.

Definicje dokumentów

Przy zakładaniu nowej firmy program tworzy standardowe rejestry, które można modyfikować wg własnych potrzeb. Można również definiować dodatkowe, własne rejestry.

Szczegółowe informacje na temat poszczególnych rodzajów dokumentów znajdują się w dalszej części podręcznika w odpowiednich rozdziałach. W tym miejscu zostaną przedstawione przykłady podziału najbardziej istotnych dokumentów.

Rejestry sprzedaży

Przy zakładaniu firmy tworzone są dwa rejestry sprzedaży:

F /1 – Faktury VAT
F /2 – Paragony
F/ZAL – Faktury zaliczkowe

Przykład 1.

Firma nie prowadzi sprzedaży detalicznej.
Wówczas drugi rejestr sprzedaży F/2 – Paragony jest zbędny i można go usunąć.

Przykład 2.

Firma oprócz sprzedaży hurtowej prowadzi również sprzedaż dla odbiorców indywidualnych. Dodatkowo używa drukarki fiskalnej dla rejestrowania sprzedaży detalicznej. Z kolei odbiorcy detaliczni czasem żądają faktur imiennych. Wówczas układ rejestrów powinien wyglądać następująco:

• F/1 – Faktury VAT (niefiskalne) – dla osób prowadzących działalność (firm)
• F/2 – Faktury VAT (fiskalne) – dla osób fizycznych nie prowadzących działalności
• F/3 – Paragony (fiskalne)

Przykład 3.

Jeśli chcesz osobno rozliczać sprzedaż towarów i usług, to utwórz dwa rejestry sprzedaży:.

F/1 – Sprzedaż towarów
F/2 – Sprzedaż usług.

Przykład 4.  dla rozwiązań wielomagazynowych.

Przyjmijmy, że w firmie jest dwóch akwizytorów i każdy z nich ma osobny magazyn w programie.

M00001 – magazyn główny
M00002 – Akwizytor 1
M00003 – Akwizytor 2

Jeżeli akwizytorzy Ci wystawiają u klientów faktury i paragony należy stworzyć odpowiednie rejestry.

F /FM1 – Faktury VAT – magazyn centralny
F /PM1 – Paragony – magazyn centralny
F /FM2 – Faktury VAT Akwizytora 1
F /PM2 – Paragony Akwizytora 1
F /FM3 – Faktury VAT Akwizytora 2
F /PM3 – Paragony Akwizytora 2

W symbolu rejestru jest zarówno wyróżnik rodzaju dokumentu (F- faktura, P- paragon) jak również określenie magazynu czyli akwizytora. W każdym rejestrze ustawić należy odpowiednio parametr „Dla dokumentów z magazynu”:

dla F /FM1, F /PM1 – dla dok. w magazynie – M00001
dla F /FM2, F /PM2 – dla dok. w magazynie – M00002
dla F /FM3, F /PM3 – dla dok. w magazynie – M00003

Jeżeli akwizytorzy wystawiają klientom tylko dowody wydań, a faktury i paragony wystawiane są w centrali można stworzyć wspólne rejestry tych akwizytorów.

F /F – faktury
F /P – paragony

W każdym rejestrze ustawić należy odpowiednio parametr „Dla dokumentów z magazynu” – wszystkie magazyny

Na dokumentach można wtedy przypisywać akwizytorów jako osoby realizujące transakcje i  w ten sposób śledzić ich obroty .

Rejestry utworzone dla dokumentów sprzedaży mają odbicie w rejestrach VAT. Każdy stworzony rejestr sprzedaży będzie jednocześnie rejestrem VAT.

Jednocześnie należy pamiętać o tym aby do tworzonych rejestrów sprzedaży utworzyć adekwatne rejestry korekt sprzedaży. Korekty sprzedaży mają oznaczenie KF np.:

KF /1- Korekta sprzedaży towarów
KF /2 – Korekty sprzedaży usług.

Można skorzystać tu z funkcji automatycznego generowania korekt na podstawie dokumentów sprzedaży, którą uruchamia się w opcji Operacje  w tabeli definicji dokumentów.

Rejestry zakupów

Przy zakładaniu firmy tworzone są trzy rejestry zakupu:

FZ /1 – Zakup towarów
FZ /2 – Pozostałe zakupy (wydatki)-koszty
FZ /3 – Zakup środków trwałych.

Można je zmodyfikować lub dodać następne wg własnych potrzeb, jednakże podział ten wydaje się wystarczający dla firm nie prowadzących sprzedaży zwolnionej z podatku VAT.

Jeśli prowadzona jest sprzedaż opodatkowana i zwolniona, to ilość wymaganych definicji dokumentów rośnie.

Rejestr zakupów środków trwałych należy podzielić na trzy kolejne:

FZ /3Z – zakupy środków trwałych związanych tylko ze sprzedażą zwolnioną
FZ /3O – zakupy środków trwałych związanych tylko ze sprzedażą opodatkowaną
FZ /3ZO – zakupy środków trwałych związanych ze sprzedażą zwolnioną i opodatkowaną.

Podobnie należy postąpić z rejestrem Pozostałe zakupy.

Rejestry utworzone dla dokumentów zakupu mają odbicie w rejestrach VAT. Każdy utworzony rejestr zakupu będzie jednocześnie rejestrem VAT.

Jednocześnie należy pamiętać o tym aby do tworzonych rejestrów zakupu utworzyć adekwatne rejestry korekt zakupu. Korekty zakupów mają oznaczenie KZ np.:

KZ /1 – Korekty zakupu towarów
KZ /2 – Korekty zakupu pozostałych (wydatków)
KZ /3 – Korekty zakupu środków trwałych.

Można skorzystać tu z funkcji automatycznego generowania korekt na podstawie dokumentów zakupu, którą uruchamia się w opcji Operacje w tabeli definicji dokumentów.

Rejestry dokumentów MM

Dokumentami MM dokonuje się przesunięć międzymagazynowych. Jeden dokument dokonuje jednocześnie rozchodu z magazynu źródłowego i przychodu do magazynu docelowego.

Przykład 1.

W systemie mamy zdefiniowane magazyny:

M00001 -magazyn centralny
M00002 – magazyn 1
M00003 – magazyn 2

Warto zdefiniować dwa rejestry MM:

MM/1 – Przesunięcia z magazynu centralnego do magazynu 1
MM/2 – Przesunięcia z magazynu centralnego do magazynu 2

Rejestry dokumentów rozchodowych R

Przy zakładaniu firmy tworzone są dwa rejestry dokumentów rozchodowych:

R /N – Rozchody niedoborów
R /W- Rozchody wewnętrzne

Można je zmodyfikować wg własnych potrzeb dzieląc je wg kierunków rozchodu (działów, wydziałów, oddziałów) , takich jak:

• produkcja
• administracja
• oddział w mieście X
• sklep firmowy itd.
• rozchód niedoborów.

Przykład 1.

Jeśli firma posiada kilka magazynów i z różnych magazynów dokonuje się rozchodów należy utworzyć odpowiednie rejestry dla każdego z nich.

R /NM1 – Rozchody niedoborów – magazyn 1
R /WM1 – Rozchody wewnętrzne – magazyn 1
R /NM2 – Rozchody niedoborów – magazyn 2
R /WM2 – Rozchody wewnętrzne – magazyn 2

Przykład 2.

Jeśli firma posiada kilka oddziałów i wydawany jest do nich towar za pomocą dokumentów R zamiast MM, to dla każdego oddziału należy utwórz oddzielny rejestr dokumentów rozchodu wewnętrznego R /W, tak aby można było rozliczać wydania towaru do każdego  z nich..

R /W1 – Rozchody wewnętrzne do oddziału nr 1
R /W2 – Rozchody wewnętrzne do oddziału nr 2
R /W3 – Rozchody wewnętrzne na potrzeby własne

Przykład 3.

Jeśli firma prowadzi działalność produkcyjną można stworzyć osobny rejestr rozchodu materiałów na produkcję, w celu rozliczania wydań w tym kierunku.

R /WPR – Rozchody wewnętrzne na produkcję
R /W – Rozchody wewnętrzne na potrzeby własne

Rejestry dokumentów przychodowych (P)

Przy zakładaniu firmy tworzone są dwa rejestry dokumentów przychodowych:

P /N – Przychód nadwyżek
P /W – Przychody wewnętrzne.

Można je zmodyfikować wg własnych potrzeb dzieląc je wg źródeł przychodu , takich jak:

• produkcja
• centrala -> oddział
• nadwyżki magazynowe.

Przykład 1.

Firma posiada kilka oddziałów (skomputeryzowanych) i wydawany jest do nich towar za pomocą dokumentów R. Oddział musi przyjąć dostawę z centrali dokumentem P. Należy dla każdego oddziału utwórz oddzielny rejestr dokumentów przychodu wewnętrznego.

P /C1 – Przyjęcie towaru z Centrali do oddziału 1
P /C2 – Przyjęcie towaru z Centrali do oddziału 2
P /C3 – Przyjęcie towaru z Centrali do oddziału 3

Przykład 2.

Jeśli firma prowadzi działalność produkcyjną można stworzyć osobny rejestr przychodu wyrobów z produkcji.

P /WR – Przychody wyrobów własnych z produkcji
P /W – Przychody wewnętrzne inne

6.7.5.1.1.1          P /N – Przychody nadwyżek

Definiowanie kas

Przy zakładaniu firmy program tworzy automatycznie jedną kasę. W trakcie zakładania nowych kas lub poprawiania fabrycznej w opcji Konfiguracja -> Kasy można określić numery startowe dokumentów kasowych tzn: KP, KW, Raportu kasowego oraz wpisać stany początkowe poszczególnych kas.

Definiowanie rachunków bankowych

Przy zakładaniu firmy program tworzy automatycznie jeden rachunek bankowy. W trakcie zakładania nowych lub poprawiania fabrycznego w opcji Konfiguracja -> Rachunki bankowe można określić numer startowy wyciągu bankowego, walutę w jakiej prowadzony jest rachunek oraz wpisać jego stan początkowy.

Wypełnienie tabeli artykułów

Artykułami nazywamy zbiór przedmiotów sprzedaży i zakupów. Mogą to być towary, materiały, wyroby, opakowania oraz usługi, a także wydatki, prawa autorskie, licencje itp.

Artykuły dzieli się wg typu na:

• produkty (przedmioty o kontrolowanym zapasie magazynowym ),
• usługi,
• pozycje księgowe.

Mając na uwadze ten podział należy wprowadzić wszystkie artykuły stanowiące asortyment firmy, podając ich dane podstawowe i dodatkowe.

⇒ więcej patrz Podręcznik Podstawowy Część II – Kartoteki -> Artykuły

Dane o artykułach, a także ich zapas magazynowy można przenieś automatycznie z innych systemów.

⇒ patrz Podręcznik Podstawowy Część II – rozdział Funkcje administracyjne -> Import artykułów z pliku tekstowego

⇒ patrz Transfer danych z innych systemów

Wprowadzenie stanu początkowego towarów/wyrobów w magazynie

Aby móc rozpocząć sprzedaż towarów należy wprowadzić stany magazynowe. Początkowe stany magazynowe przyjmujemy dokumentem P – przychód, z rejestru P/N – przychód nadwyżek. Jeżeli ma być prowadzona ilościowo-wartościowa gospodarka magazynowa, wprowadzając stany artykułów należy podawać zarówno ich ilość jak i cenę zakupu/cenę ewidencyjną.

Początkowy stan magazynowy zostanie uzupełniony automatycznie w przypadku transferu danych z systemu wykorzystywanego przed wdrożeniem programu.

⇒ patrz Transfer danych z innych systemów

Wprowadzenie stanu początkowego należności i zobowiązań

Program umożliwia zarejestrowanie należności i zobowiązań, które powstały przed wdrożeniem systemu.

Do tego celu stosuje się dokumenty IN – inna należność oraz IZ – inne zobowiązanie.

⇒ Jeżeli wykorzystywany jest moduł Księgi Handlowej systemu o wprowadzeniu stanu rozrachunków patrz podręcznik Moduł Księga Handlowa.