Zakupy

Dokumenty zakupu (FZ)

Mianem dokumentów zakupu (FZ) określa się:

• faktury VAT
• rachunki zwykłe (noty handlowe)

Mówiąc o dokumentach zakupu w programie mamy na myśli wszelkie rodzaje zakupu: towarów, środków trwałych, usług, zakupy kosztowe itp.
Po zainstalowaniu programu i otwarciu nowej firmy program generuje trzy podstawowe rejestry zakupu:

• FZ/1 – Zakup towarów
• FZ/2 – Pozostałe zakupy (wydatki)
• FZ/3 – Zakupy środków trwałych

Podział ten podyktowany jest wymogami ewidencji VAT.
Lista rejestrów nie jest ostateczna. Każdy może dostosować ją do własnych potrzeb w opcji Definicje dokumentów.

Patrz: menu Konfiguracja –> Definicje dokumentów

Dokument zakupu – formularz

Dodając nowy dokument zakupu pojawia się poniższy formularz.

⇒ Patrz – Pierwsze kroki -> Dokumenty –> Tworzenie nowego dokumentu

Dane nagłówkowe charakterystyczne dla dokumentu zakupu

Data wpływu
Data otrzymania, wprowadzenia do ewidencji dokumentu zakupu.

W przypadku, gdy data dokumentu FZ będzie późniejsza od daty rejestracji dokumentu pojawi się komunikat ostrzegawczy.

Numer i data faktury
Numer i data wystawienia spisane z oryginału faktury.

Przycisk Pozostałe dane na dokumencie zakupu zawiera następujące pola:

(Cena netto / Cena brutto)
Pozwala wskazać według jakiej ceny wystawiamy fakturę zakupu netto czy brutto.

(Z przyjęciem na magazyn / Bez przyjęcia na magazyn)
Selektor ten jest dostępny wyłącznie dla faktur z rejestru oznaczonego jako rejestr zakupów na magazyn (towarów, surowców itp.).

Patrz rozdział Konfiguracja –> Definicje dokumentów

Jeśli wybierzemy opcję z przyjęciem na magazyn, to faktura taka będzie jednocześnie dokumentem przychodowym.

(VAT podlega odliczeniu / VAT nie podlega odliczeniu)
Pozwala wskazać czy VAT podlega odliczeniu, czy też nie. VAT może nie podlegać odliczeniu w pewnych określonych prawem przypadkach, jak np. zakup samochodu osobowego.

Do pozycji zlecenia produkcyjnego
Możemy tu wskazać z listy pozycję zlecenia produkcyjnego, jeżeli w definicji dokumentu na pytanie: Czy wskazywać pozycję zlecenia produkcyjnego? odpowiedzieliśmy: Tak.

Do zlecenia usługowego
Możemy tu wskazać z listy pozycję zlecenia usługowego, jeżeli w definicji dokumentu na pytanie: Czy wskazywać zlecenie usługowe?, odpowiedzieliśmy: Tak.

Pozycje dokumentu zakupu

Pozycje dokumentu zakupu

Ilość
Po właściwym wybraniu artykułu kursor ustawia się w polu Ilość.
Jeżeli zakup dotyczy towaru może on mieć zadeklarowaną ilość jednostek w opakowaniu dla dostaw. W takim przypadku dostępne są właściwe pola. Kupując na przykład 24 szt. towaru pakowanego po 12 szt. można wpisać zarówno 24 w pole ilość, jak i 2 opakowania. Program przelicza automatycznie jednostki na opakowania i odwrotnie.

Cena netto / brutto
Wpisujemy cenę zakupu netto lub brutto w zależności jaką wybraliśmy w nagłówku dokumentu. W przypadku zakupu na magazyn program domyślnie proponuje tu cenę z ostatniej dostawy.

VAT nie podlega odliczeniu
Opcję tę zaznaczamy, gdy VAT z danej pozycji faktury nie podlega odliczeniu.

Paliwo
Zaznaczamy gdy, dana pozycja jest paliwem.
Rozróżnienie Paliwa oraz pozycji z VAT nie podlegającym odliczeniu ma znaczenie dla prawidłowych wartości w rejestrze VAT oraz pozwala na prawidłowe wypełnienie deklaracji VAT7.

Pozycje dokumentu zakupu mogą być automatycznie pobrane (opcja Operacje):
– ze schowka (Pobierz dokument ze schowka)

Opcje: przenieś lub kopiuj.

Patrz: Pierwsze kroki ->  Dokumenty – Schowek dokumentów

– z pozycji innych dokumentów programu

– z kolektora danych (Pobierz dane z kolektora)

Patrz Opis systemu -> rozdział Współpraca z urządzeniami zewnętrznymi – Kolektory danych

– z zamówienia do dostawcy (Przywołaj niezrealizowane zamówienia)

Na wstępie należy wybrać okres – termin realizacji a potem niezrealizowane zamówienia do dostawców ZW.

Patrz menu Zakupy -> Realizacja zamówień do dostawców

W opcji Operacje znajdziesz również następujące funkcje:

• Umieść dokument w schowku
• Popraw artykuł – umożliwia poprawienie definicji (symbol, nazwy itp.) wskazanego na dokumencie artykułu
• Usuń pozycje z ilością 0 – usuwa z dokumentu wszystkie pozycje z ilością 0.
• Drukuj etykiety – drukuje etykiety (na drukarce kodów kreskowych lub zwykłej) dla artykułów znajdujących się na dokumencie.
• Uaktualnienie magazynu – uaktualnia magazyn, nawet po rozliczeniu dokumentu
• Rozlicz fundusze promocji produktów rolno – spożywczych – możliwość rozliczenia się z funduszami promocji produktów – rolno – spożywczych
• Zmiana danych księgowych – możliwość zmiany konta na pozycji
• Zmiana opisu pozycji – zmiana opisu na pozycji
• Kolejność pozycji – możliwość indywidualnego ustalenia pozycji.

Podsumowanie

Przycisk pokazuje kwoty netto,  podatku VAT i brutto w rozbiciu na stawki podatku oraz kwotę zakupów nie podlegających ustawie o podatku VAT. Wyszczególnione są również kwoty VAT nie podlegającego odliczeniu (bez paliwa), VAT nie podlegającego odliczeniu (paliwo) oraz netto pozycji, których VAT nie podlega odliczeniu. Wartości te trafiają do rejestru VAT.

Ponieważ z kilku powodów, przy rejestracji dokumentów obcych możesz uzyskać w podsumowaniu kwoty lekko odbiegające od kwot na dokumencie oryginalnym, w przycisku Podsumowanie są one dostępne do edycji i możesz je skorygowanie ręczne, tak aby do rejestru VAT trafiły w prawidłowych wartościach. Edycji podlegają kwoty netto i podatku VAT.

Jeśli w przycisku Podsumowanie skorygujesz kwoty netto program różnice pomiędzy wartością netto pozycji a wartością netto z podsumowania potraktuje jako odchylenia i pozwoli je automatycznie rozksięgować.

Patrz Księga Handlowa -> rozdział Księga handlowa -> Schematy księgowe

Konieczność skorygowania kwot może mieć miejsce w następujących przypadkach:

• Z powodu przeliczeń przy zmianie jednostki miary, zdarza się, że musisz zaokrąglić cenę jednostkową netto, a co za tym idzie uzyskujesz w efekcie kwotę netto nieco inną od tej na dokumencie oryginalnym.
• Jeżeli faktura oryginalna była wystawiona od ceny brutto (np. zakup paliwa na stacjach benzynowych), a przy jej rejestrowaniu podajesz wartość netto, to w podsumowaniu możesz uzyskać kwotę podatku VAT i wartości brutto o 1 grosz różną od tej na dokumencie oryginalnym (wynika to zaokrągleń).

Zawsze sprawdzaj podsumowanie dokumentu. Wartości jakie pokazuje przycisk Podsumowanie muszą być zgodne z dokumentem oryginalnym.

Płatność
Wybiera się tu formę płatności, wpisuje termin zapłaty, wskazuje rachunek bankowy oraz ustala, z kim ma być dokument rozliczony.

System dostarcza następujących sposobów rozliczania z:
– kontrahentem (tak zdarza się jeśli np. przy zakupie dostawca daje dyspozycję zapłaty na konto innego podmiotu w związku ze wzajemnymi z nim rozrachunkami)
– pracownikiem (w ten sposób rozlicza się głównie faktury kosztowe z zaliczki pracownika)
– urzędem
– innym podmiotem
– właścicielem

Istnieje możliwość wyboru dwóch form płatności. Zapłatę gotówką wpisujemy w opcji Zapłata gotówką w kasie. Dla pozostałej do rozliczenia kwoty wskazujemy drugą formę płatności (np. przelew, karta płatnicza). Jednocześnie można rozliczyć przedpłatę. W przypadku rozliczenia przedpłat wskazuje się z listy przedpłaty, które z danym dokumentem należy rozliczyć.

Jeżeli wybrano formę płatności, oznaczoną w definicji jako zapłata przez bank to uaktywni się selektor z rozrachunkami bankowymi. Zostanie zaproponowany rachunek oznaczony w definicji jako Domyślny, lub pierwszy z listy, jeśli nie zdefiniowano rachunku domyślnego.
Z tego poziomu mamy również wgląd w Stan rozrachunków.

Dane księgowe
Przycisk ten ma duże znaczenie dla dokumentów zakupu.
Ustalamy tu:

• Datę umieszczenia w rejestrze VAT
  Może to być dowolna data (domyślnie pole wypełniane datą wpływu dokumentu), tak więc nie ma problemu z fakturami, z których podatek VAT odliczamy w innym miesiącu niż data wpływu czy wystawienia dokumentu. Pozostawienie pola data VAT pustego spowoduje, że dokument nie pojawi się w rejestrze VAT

• Datę i sposób księgowania

Data księgowania może być tożsama z datą rejestracji (wpływu) lub wystawienia dokumentu, ewentualnie jest to inna, dowolna data. Wskazana w tym polu data będzie jednocześnie datą z jaką dokument zostanie umieszczony na rozrachunkach.
Domyślną datę księgowania możemy ustawić w definicji dokumentu FZ w opcji Księguj zgodnie z datą.

W opcji Według schematu wpisujemy schemat księgowy, wg którego dokument powinien być rozksięgowany. Pozostawienie pustego schematu księgowego oznacza księgowanie zgodnie z definicją dokumentu.

Uwagi
Dodatkowe informacje dotyczące dokumentu np. dla faktur kosztowych szczegółowy opis przedmiotu zakupu.

W przypadku, gdy dokument był w wariancie Z przyjęciem na magazyn (dokument przychodowy) i operator ma nadane uprawnienia do uaktualnienia stanów magazynowych, pojawi się następujący komunikat:

Jeżeli odpowiesz twierdząco na to pytanie, to faktura uaktualni stany magazynowe (towar, materiał pojawi się na magazynie).

Jeśli na powyższe pytanie odpowiesz przecząco, to faktura nie zaktualizuje stanów magazynowych. Przy kolejnym jej otwarciu i próbie wyjścia pytanie będzie ponawiane. Przychód dotyczy zawsze magazynu, w którym dokument sporządzono.
W celu uaktualnienia stanów magazynowych możemy skorzystać również z opcji Uaktualnij magazyn.

Jeżeli wystawiany dokument FZ był w wariancie Bez przyjęcia na magazyn, po zakończeniu wystawiania dokumentu pojawi się następujący komunikat:

Jeżeli na powyższe pytanie odpowiemy przecząco, to dostawa nie zostanie rozliczona.

W przypadku gdy odpowiesz twierdząco na to pytanie, pojawi się formularz :
Rozliczenie dostawy.
Formularz ten zawiera w nagłówku wartość netto faktury zakupu.
Tabelę pozycji stanowi lista dokumentów – PZ, ZD skojarzonych z tą fakturą.
Zostały one dodane za pomocą opcji Dodaj Po zatwierdzeniu dokumentu nastąpi automatyczne rozliczenie dostaw.

Poprawianie, usuwanie dokumentu zakupu

Przy poprawianiu / usuwaniu dokumentu zakupu obowiązują ogólne zasady opisane w rozdziale Dokumenty.

Patrz Opis systemu – > rozdział Dokumenty -> Poprawianie / Usuwanie dokumentu

Dodatkowym ograniczeniom podlegają dokumenty z przyjęciem na magazyn (przychodowe).
Jeżeli dokonano rozchodu któregokolwiek towaru z takiego dokumentu to:

• nie można usunąć dokumentu
• nie można usunąć rozchodowanego towaru
• program nie pozwoli zmienić ceny zakupu rozchodowanego towaru, terminu przydatności i numeru seryjnego
• można zmniejszyć ilość zakupionego towaru ale tylko do ilości już rozchodowanej.

Rejestrowanie zakupów towarów i kosztów

Jako dokumenty zakupu (FZ) rozumiemy w programie zarówno faktury dotyczące zakupu towarów jak i zakupy kosztowe. Różny jest natomiast sposób postępowania przy ich rejestracji.

Zakupy na magazyn (towary, surowce, materiały itp.)

Przy wprowadzaniu zakupu towaru, materiału itp. na magazyn można operacje tą wykonać na dwa sposoby:

1. zarejestrować faktury zakupu w wariancie Z przyjęciem na magazyn
2. wprowadzić towar na magazyn dokumentem PZ i zarejestrować faktury zakupu w wariancie Bez przyjęcia na magazyn

Pierwszy sposób jest oczywiście prostszy i szybszy. Rejestrujemy zdarzenia magazynowe i finansowe jednym dokumentem. W przypadku różnic między pozycjami dokumentu a podsumowaniem

Patrz Dokumenty zakupu -> Formularz -> Dane podsumowujące

program wylicza odchylenia i pozwala je automatycznie rozksięgować.

Drugi sposób wykorzystuje się w przypadku gdy:

• dostawa towaru odbywa się w innym czasie niż data wpływu dokumentu zakupu (np. najpierw otrzymujemy towar z dokumentem dostawy a faktura przychodzi z opóźnieniem)
• wymagają tego zasady działania w firmie (np. magazynier odpowiada za przyjęcie towaru – rejestruje przyjęcie dokumentem PZ, księgowość otrzymuje fakturę zakupu – rejestruje dokument FZ bez przyjęcia na magazyn).

Gdy korzystamy z dokumentu PZ to rejestrując fakturę zakupu możemy:

• skopiować pozycje dokumentu PZ do schowka i pobrać je na dokumencie FZ
• Patrz  Opis systemu -> rozdział Dokumenty -> Schowek dokumentów

• na dokumencie FZ wprowadzić tylko podsumowania z faktury (przycisk Podsumowanie)

Jeżeli korzystasz z modułu Księga Handlowa, po zarejestrowaniu dokumentów PZ i FZ należy jeszcze dokonać Rozliczenia dostaw.

Patrz menu Zakupy -> Rozliczenie dostaw

Pozycje dokumentu zakupu na magazyn
Rejestrując przyjęcie na magazyn dokumentem FZ lub PZ podajemy:

Ilość
Ilość zakupionego towaru, materiału.

Cena netto/brutto
Jednostkowa cena netto lub brutto zakupu w zależności jaki rodzaj ceny został wybrany w nagłówku dokumentu zakupu. Program proponuje w tym polu cenę zakupu z ostatniej dostawy.

Termin przydatności
Termin przydatności zakupionej partii towaru. Informacja ta zapamiętana przy dostawie może być użyta w trakcie rozchodu towaru (np. termin przydatności wydrukowany na fakturze sprzedaży).

Opis
Opis zakupionej partii towaru, np. numer serii, numer fabryczny itp. Informacja ta zapamiętana przy dostawie może być użyta w trakcie rozchodu towaru (np. numer serii wydrukowany na fakturze sprzedaży).

Ceny sprzedaży
Można tutaj skalkulować nowe ceny sprzedaży np. w przypadku zmiany cen u dostawcy, na poziomie podstawowym, a także na poziomach dodatkowych przypisanych do artykułu. Można również przypisać nowy poziom dodatkowy z wcześniej zdefiniowanych poziomów cen i przeliczyć jego cenę.

Można tutaj skalkulować nowe ceny sprzedaży np. w przypadku zmiany cen u dostawcy.

Zmianę cen sprzedaży można również wykonać automatycznie dla wszystkich pozycji dokumentu zakupu, korzystając z opcji Przelicz ceny sprzedaży dostępnej pod F12 na liście dokumentów zakupu FZ oraz przyjęć z zewnątrz PZ. Opcja ta umożliwia zmianę cen na wszystkich lub wybranych poziomach w trzech wariantach:

• Wyłącznie zwiększenie ceny
• Wyłącznie zmniejszenie ceny
• Wszystkie

Zmiana cen sprzedaży wykonywana jest na podstawie narzutów lub marż określonych dla danego towaru lub grupy towarów w kartotece Narzuty i marże. Towary, które nie mają tam określonych narzutów lub marż, pozostaną przy starej poprzedniej cenie sprzedaży.

VAT nie podlega odliczeniu
Zaznaczamy gdy VAT z danej pozycji faktury nie podlega odliczeniu.

Zakupy kosztowe

Wprowadzając do systemy faktury dotyczące zakupów kosztowych (wydatków) możemy wykorzystywać różne sposoby rejestracji. Wybór zależny jest od rodzaju prowadzonej księgowości.
Prowadząc pełną księgowość (moduł Księga Handlowa) konieczne jest szczegółowe zarejestrowanie faktury z określeniem rodzaju kosztu jaki został poniesiony. Użycie odpowiednich schematów księgowych pozwoli przełożyć te informacje na konta kosztowe.

Rejestrowanie szczegółowe
Na wstępie należy określić co oznacza szczegółowe rejestrowanie. Przyjmijmy, że dokonano zakupu artykułów biurowych. Na fakturze widnieją takie pozycje jak: zeszyty, długopisy, segregatory itp. Rejestrując fakturę nie wpisujemy poszczególnych pozycji, ale grupujemy je wg rodzajów kosztów czyli kont z grupy 4. Wszystkie pozycje tej faktury należą więc do jednego rodzaju Zakup materiałów.

Do rejestrowania faktur kosztowych używane są pozycje tabeli Artykuły o typie Pozycja księgowa. Każda pozycja księgowa powinna mieć przypisane konto księgowe.

Proponujemy, aby symbole artykułów typu Pozycja księgowa zawierały pełną nazwę konta poprzedzoną dla wyróżnienia jedna umówioną literą np.
Z-401-001.

Jeśli w jednym rodzaju kosztów występują różne stawki VAT, należy założyć odpowiednią ilość pozycji księgowych o przykładowych symbolach:
K-401-001-22%
K-401-001- 7%

Rejestrowanie pozycji kosztowej

Po wybraniu właściwej pozycji księgowej wpisujemy w polu cena – wartość netto lub brutto w zależności od wskazanego rodzaju ceny w nagłówku dokumentu zaś w polu ilość zawsze 1.

Ten przykład ilustruje rejestrowanie zakupów kosztowych przy ewidencji kosztów w układzie porównawczym z zespołu 4. Ponieważ konto 4, w opisywanym przykładzie, posiada analitykę w postaci kartoteki, wybrana została także pozycja z kartoteki w postaci konkretnego samochodu z listy centrów kosztowych.

Przy ewidencji kosztów w układzie kalkulacyjnym program zapyta dodatkowo o konto z zespołu 5 i ewentualnie o centrum kosztowe.

Rejestrowanie uproszczone
Wykorzystując ten sposób rejestrowania zakupów kosztowych podajemy jedynie wartość ogólną bez wskazywania rodzaju zakupu. Rejestrowanie uproszczone sprowadza się do wprowadzenia na dokumencie FZ tylko podsumowania z faktury – przycisk Podsumowanie. Podaje się tu kwoty netto w odpowiednich stawkach VAT. Program wylicza wartość podatku i kwotę brutto.

Zakupy nieudokumentowane fakturami VAT

Dokumenty nie będące fakturami VAT (paragony, rachunki zwykłe, noty handlowe, bilety parkingowe itp.) możemy prowadzić do systemu na kilka sposobów zależnych od sposobu rozliczenia takiej transakcji.

Rejestracja bezpośrednio w kasie
Wystawiamy dokument KW w kasie na np. pracownika, który dokonał transakcji. Jeżeli korzystamy z modułu Księga Handlowa i chcemy zaksięgować tę operację bezpośrednio w koszty należy wskazać na KW odpowiednią kategorię operacji z kontem kosztowym.

Rejestracja w powiązaniu z zaliczką pracownika

Rejestracja przy pomocy IZ (inne zobowiązanie)
Jeżeli nie księgujemy kosztu transakcji, a tylko chcemy rozliczyć zaliczkę pracownika możemy wprowadzić informację na rozrachunki poprzez dokument IZ (inne zobowiązanie).

Polecamy założyć osobny rejestr takich zobowiązań

Patrz menu Konfiguracja -> Definicje dokumentów.

Podajemy podmiot (pracownika), kwotę jaka widnieje na dokumencie oraz jego oryginalny numer i datę. Dowód IZ pojawi się na rozrachunkach. Można go będzie rozliczyć z zaliczką pracownika.

Rejestracja przy użyciu noty handlowej (FZ)
Jeśli chcemy zaksięgować poniesiony koszt, możemy wprowadzić zapis poprzez dokumenty zakupu FZ. Należy założyć osobny rejestr zakupów

Patrz menu Konfiguracja -> Definicje dokumentów

wskazując Kategorię dokumentu jako Rachunek zwykły (nota handlowa). Takie dokumenty rejestruje się wyłącznie w wartości brutto. Rejestrując taki zakup trzeba będzie podać kontrahenta (może być to jeden kontrahent np. Pozostałe zakupy kosztowe), numer i datę dokumentu oryginalnego oraz rodzaj poniesionego kosztu

⇒ Patrz poprzedni rozdział Zakupy kosztowe

W oknie Dane księgowe kierujemy dokument na rozrachunki z pracownikiem.

 

⇒ Na temat rozliczania zaliczek pracowników patrz rozdział Rozrachunki -> Przykłady typowych rozliczeń w rozrachunkach

Realizacja zamówień

Rejestrując zakup towarów zamówionych wcześniej przy pomocy dokumentów ZW należy, będąc w tabeli pozycji dokumentu zakupu lub PZ użyć funkcji Przywołaj niezrealizowane zamówienia w opcji Operacje. Opcji tej należy użyć zanim dodasz jakikolwiek towar do faktury. Później opcja staje się niedostępna.

Program odszuka wszystkie niezrealizowane zamówienia do tego dostawcy i umożliwi automatyczne sporządzenie dokumentu na podstawie jednego lub kilku zamówień.

Niezrealizowane  zamówienia do dostawcy

Tabela zawiera niezrealizowane zamówienia do danego dostawcy. Proszę zauważyć, że prezentowane są pozycje a nie nagłówki zamówień.

Zaznacz wszystkie pozycje
Przycisk zaznacza wszystkie pozycje jakie są w tabeli.

Zaznacz jeden dokument
Przycisk aktywny jest tylko wtedy, kiedy program odnajdzie kilka niezrealizowanych zamówień. Załóżmy, że wystawiono 3 zamówienia do dostawcy, a dostawa dotyczy dwóch pierwszych. Należy w takim przypadku usunąć wszystkie znaczniki, używając przycisku Usuń znaczniki. Potem trzeba wybrać pierwsze zamówienie przy pomocy omawianego przycisku. Następnie należy ponownie użyć przycisku Zaznacz jeden dokument w celu wskazania kolejnego zamówienia. Ponadto można używać klawisza spacji w celu włączania lub wyłączania znaczników.

Usuń znaczniki
Wybór tego przycisku usuwa wszystkie znaczniki w tabeli. Po tej operacji żadna z pozycji tabeli nie jest wybrana do realizacji.

Wybierz zaznaczone towary
Przycisk ten przenosi zaznaczone towary na dokument. Na dokumencie przychodowym następuje łączenie powtórzonych towarów w jedną pozycję (jeśli np. ten sam towar zamawiano wielokrotnie). Jednocześnie program rejestruje powiązania pomiędzy pozycjami dokumentu przychodowego, a pozycjami zamówień.

Co zrobić wtedy, kiedy dostawa różni się zarówno co do ilości, jakości lub cen zamawianych towarów ?
Po wygenerowaniu dokumentu przychodowego na podstawie zamówień od dostawcy program pobiera ceny zakupu z zamówień, które z kolei pochodzą z ostatniej dostawy. Należy więc przejrzeć każdą pozycję dostawy i ewentualnie poprawić ceny oraz ilości. Program automatycznie koryguje powiązania zamówień i dostawy. I tak np., jeśli zamówiono 10 szt. jakiegoś towaru, a dostarczono tylko 8, to pozostałe 2 szt. będą dalej figurować jako zamówienie niezrealizowane.
Również automatycznie program przelicza ceny zakupu towaru po zmianie jego jednostki miary. Na pozycji zamówienia wraz ze zmianą jednostki domyślnej na pomocniczą program automatycznie przelicza cenę artykułu.

Korekty zakupu (KZ)

Mianem korekt zakupu w programie określa się faktury i rachunki korygujące od dostawców z tytułu:

• zwrotu towaru,
• obniżenia ceny,
• podwyższenia ceny
• zmiany stawki VAT.

Korekta zakupu trafia po zarejestrowaniu na rozrachunki lub do kasy oraz do rejestrów VAT.

Korekta zakupu KZ nie dokonuje rozchodu towaru z magazynu. Jeśli zwracamy towar dostawcy, to zawsze należy sporządzić ZD (zwrot do dostawcy), jako dokument magazynowy.

Korekta zakupu – formularz

Dodając nową korektę zakupu pojawia się poniższy formularz.

Dane nagłówkowe charakterystyczne dla korekty zakupu.

Rodzaj korekty.
Selektor rodzaju korekty, czy jest ona z tytułu:

• zwrotu towaru
• obniżenia ceny
• podwyższenia ceny
• zmiany stawki VAT

Selektor odliczenia podatku VAT
(VAT podlega odliczeniu / VAT nie podlega odliczeniu)
Pozwala wskazać czy VAT podlega odliczeniu, czy też nie.

Selektor ceny
Pozwala wskazać czy wystawiamy korektę w cenie netto czy brutto.

Numer i data faktury korygującej.
Numer oryginalny i data rejestrowanej faktury korygującej.

Numer i data faktury korygowanej.
Numer oryginalny i data faktury zakupu, do której wystawiona została rejestrowana faktura korygując.

Pozycje korekty zakupu
Przepisujemy tu artykuły, które pojawiły się na fakturze korygującej podając odpowiednio:

• przy korekcie dotyczącej zwrotu towaru
  • zwracaną ilość
  • cenę jednostkową zwracanego towaru
• przy korekcie dotyczącej obniżenia/podwyższenia ceny
  • ilość artykułu o korygowanej cenie zakupu
  • korektę ceny jednostkowej netto (kwota o jaką cena uległa zmianie)

Korekta z tytułu zmiany stawki VAT

Przed korektą
Przed korektą odzwierciedla stan dokumentu przed korektą. Podajemy Ilość, Cenę netto/brutto, Stawkę VAT danego artykułu. Program automatycznie wylicza kwotę VAT danej pozycji, wartość netto oraz wartość brutto.

Ilość korygowana
Ilość  podlegająca korekcie.

Po korekcie
Stan Po korekcie uwzględnia zmiany jakich dokonaliśmy w ilości korygowanej oraz umożliwia zmianę stawki VAT.

Różnica
Różnica powstała w wyniku korekty w kwocie VAT, wartości netto i wartości brutto.

Dane podsumowujące charakterystyczne dla korekty zakupu

Podsumowanie

Przycisk pokazuje kwoty netto,  podatku VAT i brutto w rozbiciu na stawki podatku oraz kwotę korekty zakupu nie podlegających ustawie o podatku VAT. Wyszczególnione są również kwoty VAT nie podlegającego odliczeniu (bez paliwa), VAT nie podlegającego odliczeniu (paliwo) oraz Netto pozycji, których VAT nie podlega odliczeniu. Wartości, które pokazuje przycisk Podsumowanie trafiają do rejestru VAT.

Ponieważ z kilku powodów, przy rejestracji dokumentów obcych możesz uzyskać w podsumowaniu kwoty lekko odbiegające od kwot na dokumencie oryginalnym, w przycisku Podsumowanie są one dostępne do edycji i możesz je skorygowanie „ręczne”, tak aby do rejestru VAT trafiły w prawidłowych wartościach. Edycji podlegają kwoty netto i podatku VAT.

Zawsze sprawdzaj podsumowanie dokumentu. Wartości jakie pokazuje przycisk Podsumowanie muszą być zgodne z dokumentem oryginalnym.

Płatność
Wybiera się tu formę płatności, wpisuje termin zapłaty, wskazuje rachunek bankowy oraz ustala, z kim ma być dokument rozliczony.

Z tego poziomu mamy również wgląd w Stan rozrachunków.

Dane księgowe
Ustalamy tu:
– datę umieszczenia w rejestrze VAT
Może to być dowolna data (domyślnie pole wypełniane datą wpływu dokumentu), tak więc nie ma problemu z fakturami, z których podatek VAT odliczamy w innym miesiącu niż data wpływu czy wystawienia dokumentu. Pozostawienie pola data VAT pustego spowoduje, że dokument nie pojawi się w rejestrze VAT

– sposób rozliczenia dokumentu
Domyślnie proponowane jest rozliczenie dokumentu przez rozrachunki z bieżącym kontrahentem.

– datę i sposób księgowania
Data księgowania może być tożsama z datą rejestracji (wpływu) lub wystawienia dokumentu ewentualnie jest to inna, dowolna data.
Pozostawienie pustego schematu księgowego oznacza księgowanie zgodne z definicją dokumentu.

Uwagi
Dodatkowe informacje dotyczące dokumentu np. szczegółowy opis przedmiotu korekty.

Po zakończeniu wystawiania dokumentu pojawi się następujący komunikat:

Jeżeli na powyższe pytanie odpowiemy przecząco, to zwrot nie zostanie rozliczony.

W przypadku gdy odpowiesz twierdząco na to pytanie, pojawi się formularz:

Rozliczenie zwrotu.
Formularz ten zawiera w nagłówku wartość netto korekty faktury zakupu.
Tabelę pozycji stanowi lista dokumentów – ZD skojarzonych z tą fakturą.
Zostały one dodane za pomocą opcji Dodaj. Po zatwierdzeniu dokumentu nastąpi automatyczne rozliczenie zwrotu.

Nota korygująca (NZ)

Noty korygujące NZ – po stronie zakupu – wystawiane są w przypadku, gdy na fakturze pierwotnej wystąpiła pomyłka wiążąca się w szczególności z określeniem danych sprzedawcy lub nabywcy albo oznaczeniem towaru czy usługi.
Wystawienie noty korygującej dla dokumentu zakupu powoduje wyczyszczenie daty w rejestrze VAT, co powoduje jego usuniecie z rejestru VAT do momentu, gdy nota zostanie podpisana. Proponuje się wtedy bieżąca data obowiązująca w systemie, jako data w rejestrze VAT dla faktury zakupu. Po zatwierdzeniu zmian data w rejestrze VAT przepisywana jest z noty korygującej do faktury zakupu i w ten sposób wraca ona do rejestru VAT z datą podpisania noty.
Notę korygującą możemy wystawić z menu zakupy oraz spod operacji (F12) na liście faktur zakupu.

Nota zawiera:

• Numer noty
• Data wystawienia
• Kontrahent (z poprawnymi danymi)
• Nr dokumentu, do którego jest ta nota
• Pole Było – czyli błędne informacje
• Pole Winno być – czyli poprawne informacje
• Znacznik i data podpisania noty tożsama z datą w rejestrze VAT wskazanego dokumentu zakupu.

Przyjęcia z zewnątrz (PZ)

Dokumenty PZ sporządzamy wtedy, kiedy rejestrujemy niefakturowaną dostawę towaru (otrzymano towar z dokumentem dostawy a faktura przychodzi z opóźnieniem).

Ponadto dokumentem PZ przyjmujemy zwroty od klientów w sytuacji, kiedy zwrot dotyczy faktury nieistniejącej w systemie (sprzed wdrożenia systemu).

Przyjęcie z zewnątrz – formularz

Praca na formularzu dokumentu PZ wygląda niemal identycznie jak na fakturze zakupu.

⇒ Patrz menu  Zakupy -> Dokumenty zakupu -> Rejestrowanie zakupów -> Zakupy na magazyn -> Pozycje zakupu

Dodawane pozycje nie aktualizują stanu magazynowego od razu. Pytanie o aktualizację stanu zadawane jest przy próbie zamykania dokumentu, jeżeli operator ma nadane uprawnienia do uaktualnienia stanów magazynowych. Pojawia się wtedy komunikat:

Jeśli odpowiesz twierdząco na to pytanie, to dokument uaktualni stany magazynowe. Jeśli na powyższe pytanie odpowiesz przecząco, to PZ nie zaktualizuje stanów magazynowych. Przy kolejnym jego otwarciu i próbie wyjścia pytanie będzie ponawiane. Przychód dotyczy zawsze magazynu, w którym dokument sporządzono.

Uaktualnienie magazynu możliwe jest również z poziomu dokumentu PZ. W Operacjach (F12) jest opcja Uaktualnienie magazynu, która uaktualnia magazyn, nawet po rozliczeniu dokumentu.

Po kolejnych otwarciach dokumentu, który raz zaktualizował stany, wszelkie poprawki takie jak: dodawanie, usuwanie i poprawianie pozycji, będą natychmiast korygować stany magazynowe.

Jeśli towar z dokumentu był już rozchodowany to program:

• nie pozwoli zmienić ceny, terminu, ani numeru seryjnego
• nie pozwoli usunąć tej pozycji z dokumentu
• nie pozwoli zmniejszyć ilości poniżej łącznego rozchodu tego towaru.

Podczas próby usunięcia dokumentu PZ (po przekształceniu w FZ)

Zwroty do dostawców (ZD)

Przy pomocy tych dokumentów zwracany jest towar do dostawcy. Takiemu zwrotowi towarzyszy przeważnie faktura korygująca dostawcy.

Przypominamy, że w programie faktura korygująca KZ nie dokonuje rozchodu towaru z magazynu, dlatego towar wydajemy z magazynu dokumentem ZD.

Kiedy wystawiamy dokumenty ZD?

1. Dokonujemy zwrotu towaru do dostawcy. Sporządzamy w tym przypadku dokument ZD. Po otrzymaniu faktury korygującej rejestrujemy ją w tabeli Korekty zakupów (KZ).
2. Dokonano przyjęcia towaru dokumentem PZ. Zauważono błąd, np. przyjęto niewłaściwy towar, a dokument PZ został już zaksięgowany. Należy zwrócić błędny towar dokumentem ZD, a następnie sporządzić kolejny PZ dla właściwego towaru. W tabeli Rozliczenia dostaw będzie można rozliczyć odpowiednią fakturę zakupu z dwoma dokumentami PZ oraz dokumentem ZD.
3. Przyjęto do magazynu towar dokumentem PZ lub FZ a następnie otrzymano korektę zakupu z tytułu obniżenie ceny. W przypadku gdy towar częściowo został już sprzedany (rozchodowany) nie można zmienić ceny zakupu na dokumencie przyjęcia. Można natomiast dokumentem ZD wydać z magazynu pozostałą ilość towaru, a następnie sporządzić dokument PZ na tę sama ilość, ale w cenie uwzględniającej korektę.

Zwrot do dostawcy – formularz

Dodając nowy dokument ZD pojawia się następujący formularz.

Dane nagłówkowe charakterystyczne dla korekty zakupu.

Do dokumentu
Wybór czy dokument korygowany istnieje w systemie czy nie.
W przypadku gdy dokument istnieje, przywołana zostanie lista dokumentów zakupu wybranego kontrahenta.

Pozycje dokumentu ZD

Jeżeli korekta dotyczy dokumentu istniejącego w systemie to w pozycjach korekty przywoływane są tylko artykuły z dokumentu korygowanego.

W przeciwnym wypadku po wskazaniu zwracanego towaru i naciśnięciu klawisza Enter pojawi się tabela artykułów w nieco innym układzie niż dla większości dokumentów. Prezentuje ona szczegółowe stany magazynowe z rozbiciem na poszczególne dostawy.

Ilość
Ilość zwracanego towaru.

Cena i rabat
Pola są niedostępne w przypadku, gdy dokument jest wystawiany w cenie zakupu. Zanim nie potwierdzimy przesunięcia klawiszem OK lub Następny pole cena ma wartość 0. Po zatwierdzeniu program wypełnia pole ceną pobraną z dostawy.

Rozliczenia dostaw

Firmy, które otrzymują faktury zakupu z opóźnieniem w stosunku do dostaw towaru, powinny korzystać z tej opcji programu, zwłaszcza, jeśli prowadzą pełną księgowość (Księga Handlowa).

Funkcja ta kojarzy faktury zakupu towarów sporządzone w wariancie bez przychodu na magazyn z dokumentami PZ i ewentualnie ZD. Przyjęto założenie, że jedną fakturę zakupu można rozliczać wieloma dokumentami PZ i ZD. Po wyborze opcji Zakupy – Rozliczenia dostaw pojawi się tabela jak poniżej.

Opcja Filtry  pozwala między innymi odfiltrować tylko faktury nierozliczone.

Opcja Popraw otwiera formularz taki jak poniżej.

Formularz ten zawiera w nagłówku wartość netto faktury zakupu. Tabelę pozycji stanowi lista dokumentów PZ i ZD skojarzonych z tą fakturą. Opcja Dodaj pozwala dodać kolejny PZ/ZD do tej faktury.

Na dole w podsumowaniu znajdują się kwoty:

Razem
Wartość dostawy, czyli suma wartości PZ pomniejszona o ewentualne ZD

Pozostało do rozliczenia.
Różnica wartości netto faktury i kwoty Razem. Jeśli jest to liczba niezerowa, to należy ustalić, czy różnica pomiędzy fakturą, a wartością dostaw wynika z zaokrągleń, czy też jest wynikiem jakiegoś błędu. Jeśli wynika ona z zaokrągleń, to kwotę tę należy wpisać w pole Odchylenie (+) jeśli jest to liczba dodatnia, lub w pole Odchylenie (-) dla kwoty ujemnej.
Faktura taka zostanie rozliczona. Kwoty odchyleń będzie można zaksięgować na odpowiednie konta (przychody lub koszty operacyjne).

Patrz menu Księga Handlowa – > Schematy księgowe

Odchylenia (+):
Pole należy wypełnić w przypadku, gdy kwota pozostała do rozliczenia jest większa od 0.

Odchylenia (-):
Pole należy wypełnić w przypadku, gdy kwota pozostała do rozliczenia jest mniejsza od 0.

Uwagi dla użytkowników korzystających z modułu Księga Handlowa .
Jeśli wraz z dostawami towarów otrzymujesz faktury, to użycie dokumentów PZ wydaje się niezasadne. Należy sporządzać i księgować wyłącznie FZ. Dokument FZ zawiera wszystkie niezbędne do tego celu kwoty, a więc:

• kwoty netto, brutto i VAT z faktury (dzięki możliwości korygowania samych kwot końcowych faktury)
• wartość rzeczywistego przychodu towaru na magazyn
• wartości ewentualnych odchyleń wynikających z zaokrągleń.

Jeśli faktury przychodzą z opóźnieniem, to z konieczności należy stosować najpierw dokumenty PZ, a potem FZ. Faktura zakupu FZ przed operacją rozliczenia dostawy pozbawiona jest informacji o:

• wartości rzeczywistego przychodu towaru na magazyn
• wartości ewentualnych odchyleń wynikających z zaokrągleń.

Po dokonaniu rozliczenia dostawy, faktura taka zawiera wszystkie niezbędne kwoty i można ją księgować z pominięciem PZ, przy pomocy tego samego schematu co fakturę przychodową.

Jeżeli dokument przychodowy nie uaktualnił stanów magazynowych, a został rozliczony, możemy wtedy skorzystać z opcji Uaktualnij magazyn, dostępnej na dokumentach PZ.

Rozliczenia zwrotów

Opcja ta działa analogicznie jak rozliczenia dostaw. Dokonuje się tutaj łączenia faktur korygujących (KZ) z tytułu zwrotu towaru z odpowiednimi dokumentami ZD. O ile faktura zakupu może być jednocześnie dokumentem przychodowym, o tyle faktura korygująca obca KZ nie ma nigdy charakteru rozchodowego. W związku z tym zawsze po wykonaniu zwrotu do dostawcy ZD i zarejestrowaniu korekty faktury obcej KZ należy dokonać rozliczenia zwrotu.

Zamówienia do dostawców (ZW)

Zamówienia do dostawców (ZW – zamówienia własne) można tworzyć ręcznie lub generować na podstawie:

• statystyki sprzedaży
• zapasów minimalnych
• zamówień od klientów.

Dokumenty te mogą zostać zarejestrowane w walucie. Wyboru waluty i kursu  dokonuje się w nagłówku dokumentu ZW w opcji Pozostałe dane.

Zamówienie do dostawcy – formularz

Dodając nowe zamówienie pojawia się poniższy formularz.

Termin realizacji
Określenie terminu realizacji w nagłówku dokumentu ZW, obowiązywać będzie dla całego dokumentu, o ile w poszczególnych pozycjach nie podano innych terminów.

Statusy
Dokumenty ZW wyposażone są w statusy, które umożliwiają uzyskanie informacji na temat zarejestrowanych, potwierdzonych i odrzuconych zamówień do dostawców.

Rodzaje statusów w dokumentach ZW:

• nie weryfikowane – status nadawany automatycznie po utworzeniu dokumentu
• potwierdzone – nadawany przez operatora
• odrzucone – nadawany przez operatora. Po wyborze tego statusu program pozwala określić przyczyny odrzucenia.

Pozycje zamówienia do dostawcy

Pozycje zamówienia do dostawcy można:

1. wpisać ręcznie
2. wygenerować automatycznie na podstawie
   • statystyki sprzedaży
   • zamówień od klientów
   • zapasów minimalnych.

Przy ręcznym wpisywaniu pozycji zamówienia (opcja Dodaj) pojawia się poniższe okno:

Po wybraniu towaru, który ma być zamówiony w oknie wypełniane są pola:
Bieżący łączny zapas – zapas we wszystkich magazynach

Zapas w magazynie Mxxxxx – zapas w aktualnym magazynie, w tym w którym wystawiany jest dokument ZW

Ostania cena zakupu – cena zakupu z ostatniej dostawy, dostępna do edycji.

W polu Zamawiana ilość należy wpisać ilość towaru jaką chcemy zamówić. W określeniu tej liczby może być pomocny przycisk Ile zamówić ?…

Program proponuje tu wielkość zamówienia uwzględniając bieżący stan oraz analizując rozchody tego towaru. Sposób wyliczania wielkości zamówienia jest identyczny jak przy automatycznym generowaniu zamówienia na podstawie statystyki sprzedaży i został dokładnie opisany w rozdziale

 

Aby automatycznie wygenerować zamówienie do dostawcy należy, będą w tabeli pozycji, użyć funkcji Generowanie zamówienia w opcji Operacje. Opcji tej należy użyć zanim dodasz jakikolwiek towar do zamówienia. Później opcja staje się niedostępna.

Po uruchomieniu automatycznego generowania pojawia się okno z wyborem sposobu generacji:

Opisy wszystkich wariantów znajdziesz w następnych rozdziałach.

Istnieje możliwość śledzenia realizacji zamówienia dzięki powiązaniu zamówień z dokumentami dostaw. PZ lub FZ do zamówienia można utworzyć automatycznie przy użyciu funkcji Przywołaj niezrealizowane zamówienia w opcji Operacje na tym dokumencie.

Generowanie zamówienia na podstawie statystyki sprzedaży

Opcja ta pozwala wygenerować gotowe zamówienie, analizując sprzedaż / rozchody towarów pochodzących od wskazanego lub wszystkich dostawców uwzględniając bieżące zapasy magazynowe tych towarów. Umiejętne jej wykorzystanie umożliwia utrzymanie zapasów magazynowych na rozsądnym poziomie, tak aby z jednej strony nie zachwiać płynności sprzedaży, zaś z drugiej strony uniknąć niepotrzebnego i kosztownego magazynowania.

Opcja ta sprawdza się głównie w firmach handlujących w miarę stałym asortymentem oraz przy dużej dynamice sprzedaży.

Parametry analizy

Przed uruchomieniem analizy należy podać kilka parametrów wstępnych.

Zaplanuj zapas na..
Liczba dni na jaką chcemy zaplanować zapas towaru w magazynie. Liczba ta zależy od częstotliwości dostaw u danego dostawcy.

Przeanalizuj rozchody z.
Ilość dni które będą wzięte pod uwagę przy analizie sprzedaży / rozchodów. Liczba ta nie musi być równa poprzedniej, zwłaszcza gdy sam wskazujesz okres do analizy.
Przykład
Planujesz zapas na 7 dni. Możesz wybrać dłuższy np. 14-to dniowy okres analizy rozchodów, aby mieć precyzyjniejszy obraz sprzedaży. Program wyliczając propozycję zamówienia uwzględni połowę (14/7) sprzedaży.

Dodatkowo zadawane jest pytanie:
Czy program sam ma wybrać okres do analizy?

Preferowana odpowiedź brzmi Tak. Jak program wybiera okres do analizy

Jeśli odpowiedź brzmi Nie, to program spyta dodatkowo o datę początkową analizy.
Przykład.
Zadeklarowano liczbę dni analizy jako 10 oraz datę początkową 01.06.2005. W takim przypadku program będzie analizował na sztywno rozchody poszczególnych towarów w okresie od 01.06.2005 do 09.06.2005.

Jest to rozwiązanie bardziej zawodne zwłaszcza przy krótkich (kilkudniowych) okresach analizy. Przy sztywnym określeniu okresu analizy rozchodów zdarzać się mogą przekłamania. Jakiś towar, pomimo ewidentnego zapotrzebowania na niego, mógł być w tym okresie nie sprzedawany, gdyż nie było go w magazynie. Propozycja zamówienia będzie więc mało precyzyjna.
W jakim więc celu pozostawiono w programie taką opcję?

Opcja ta pozwala np. planować zakupy towarów sezonowych. Pierwsze zamówienie na początku sezonu można sporządzić na podstawie analizy sprzedaży w analogicznym okresie roku poprzedniego.

Z magazynu
Do analizy można wybrać tylko jeden lub wszystkie magazyny.

Uwzględniaj
Określa się tu czy w analizie mają uczestniczyć:

• tylko dokumenty sprzedaży
  Program będzie analizował wyłącznie:
  • faktury rozchodowe
  • wydania WZ.
• wszelkie rozchody
  Oprócz dokumentów wymienionych powyżej, zostaną uwzględnione również rozchody R i przesunięcia międzymagazynowe MM. Innymi słowy rozchody R i MM zostaną potraktowane jak sprzedaż. W związku z tym program wyklucza następującą kombinację parametrów: wszystkie magazyny i wszelkie rozchody, gdyż nastąpiłoby sumowanie przesunięć z magazynu centralnego i sprzedaży w pozostałych magazynach.

Analizuj towary
Określa się tu czy analizowane mają być towary:

• tylko bieżącego dostawcy (dostawca, do którego tworzone jest zamówienie)
• wszystkich dostawców

Parametr ten został umieszczony po to, aby możliwe było planowanie zakupów dla wszystkich towarów. Jest to szczególnie użyteczne w oddziałach, które otrzymują towar wyłącznie z własnej centrali. Program zainstalowany w takiej firmie nie zna dostawców towaru, gdyż dostawy realizowane są tam przeważnie dokumentem P.

Symbol artykułu
Jeżeli użytkowanika interesuje  tylko konkretny artykuł, można go w tym miejscu wybrać i program tylko to będzie analizował.

Grupa artykułów
Można również poddać analizie, wybraną przez nas grupę artykułów.

Wynik analizy

Po ustaleniu parametrów analizy i wyborze przycisku Generuj uruchamia się opisany w dalszej części rozdziału algorytm. Wynik analizy prezentowany jest w tabeli. Przedstawione artykuły i ilości program traktuje jako propozycję zamówienia, pozwalając użytkownikowi ostatecznie zdecydować, które towary chce zamówić. W podjęciu decyzji pomagają prezentowane w tabeli informacje: Zapas w magazynie, Okres analizy, Rozchód sumaryczny, Średni rozchód, Najwyższy rozchód, Ilość transakcji.

Wynik analizy można wydrukować używając przycisku Drukuj.

Przenoszenie propozycji na formularz zamówienia

Na zamówienie przenoszone są tylko zaznaczone pozycje. Przy dużej ilości pozycji  pomocne mogą być tu przyciski:

Usuń zerowe – Usuwa znaczniki dla pozycji z zerową
propozycją zamówienia.

Usuń niesprzedawane – Usuwa znaczniki dla towarów, których ostatnia sprzedaż odbyła się przed wskazaną datą. Datę wskazuje się w kolejnym oknie dialogowym. Można dzięki temu wyeliminować towary, którymi już nie handlujesz. Przycisk jest niedostępny dla ręcznego wskazywania okresu analizy rozchodów.

Pokaż tylko zaznaczone – Wybór przycisku powoduje ukrycie pozycji niezaznaczonych.

Zaznacz wszystkie – Zaznacza wszystkie pozycje.

Usuń znaczniki – Usuwa wszystkie znaczniki.

Pokaż wszystkie – Anuluje działanie przycisku Pokaż tylko zaznaczone

Wybierz zaznaczone towary – Przenosi zaznaczone pozycje do zamówienia.

Wróć – Powoduje opuszczenie analizy bez przeniesienia jej wyniku na zamówienia.

Przeniesienie wyniku analizy na formularz zamówienia ZW kończy jej działania. Wygenerowane w ten sposób zamówienie można dalej modyfikować używając opcji Dodaj, Popraw i Usuń.

Opis algorytmu

Krok 1.
Program w pierwszym kroku odczytuje podane przez użytkownika parametry.

Krok 2.
W kolejnym kroku program sumuje w pętli rozchody każdego towaru z zadeklarowanej ilości dni. Porównując bieżący zapas z wielkością rozchodu otrzymujemy wielkość zamówienia. Ponadto program zaokrągla w górę propozycję zamówienia do pełnych opakowań zbiorczych dla zamówień.

Przykład
Bieżący zapas magazynowy wynosi 10 szt. Z analizy rozchodu wynika, że sprzedano go 40 szt w przykładowym okresie. Propozycja zamówienia wyniosłaby 30 szt. W związku z tym, że dostawca realizuje zamówienia wyłącznie w pełnych kartonach po 12 szt, propozycja zamówienia wyniesie 36 szt.

W jaki sposób program samodzielnie wybiera okres analizy?
Program robi to indywidualnie dla każdego towaru. Sprawdza datę ostatniej transakcji (sprzedaży) na danym towarze. W ten sposób określa datę końcową analizy. Data początkowa jest przesunięta o liczbę dni analizy. Ponadto program wychwytuje dni bezruchu (niedziele, święta) o ile odnajdzie takie w analizowanych okresie i zwiększa indywidualnie dla każdego towaru liczbę dni do analizy. Ten sposób eliminuje niedoskonałość pierwszego algorytmu. Szukając dni bezruchu program nie opiera się na kalendarzu tylko sprawdza daty dokumentów.

Generowanie zamówienia na podstawie zamówień od klientów

Opcja ta pozwala wygenerować gotowe zamówienie analizując zarejestrowane w programie i jeszcze nie zrealizowane zamówienia od klientów.

Parametry analizy

Analizuj zamówienia od
Domyślnie program wybiera zamówienia od wszystkich klientów. Można tu jednak wskazać konkretnego klienta i wtedy tylko jego zamówienia będą analizowane.

Z terminem realizacji do
Jeśli wskazana zostanie data terminu realizacji, to będą analizowane wyłączne zamówienia do podanego terminu.

Analizuj towary
Analizie mogą być poddane towary:

• tylko bieżącego dostawcy (dostawca, do którego tworzone jest zamówienie)
• wszystkich dostawców.

Parametr ten został umieszczony po to, aby możliwe było planowanie zakupów dla wszystkich towarów. Jest to szczególnie użyteczne w oddziałach, które otrzymują towar wyłącznie z własnej centrali. Program zainstalowany w takiej firmie nie zna dostawców towaru, gdyż dostawy realizowane są tam przeważnie dokumentem P.

Z grupy towarów
Możemy poddać analizie, wybraną przez nas grupę artykułów.

Okres
Program umożliwia nam wybór okresu do analizy.

Symbol artykułu
Jeżeli interesuje nas tylko konkretny artykuł, możemy go w tym miejscu wybrać i program tylko to będzie analizował.

Po ustaleniu parametrów i wyborze przycisku Generuj program analizuje wszystkie niezrealizowane pozycje zamówień od klientów. Wynik analizy prezentowany jest w tabeli. Przedstawione artykułu i ilości program traktuje jako propozycję zamówienia, pozwalając użytkownikowi ostatecznie zdecydować, które towary chce zamówić.

Wynik analizy można wydrukować używając przycisku Drukuj.

Przenoszenie propozycji na formularz zamówienia

Na zamówienie przenoszone są tylko zaznaczone pozycje. Przy dużej ilości pozycji  pomocne mogą być tu przyciski:

Pokaż tylko zaznaczone – Wybór przycisku powoduje ukrycie pozycji niezaznaczonych.

Zaznacz wszystkie – Zaznacza wszystkie pozycje.

Usuń znaczniki – Usuwa wszystkie znaczniki.

Pokaż wszystkie – Anuluje działanie przycisku Pokaż tylko zaznaczone.

Wybierz zaznaczone towary – Przenosi zaznaczone pozycje do zamówienia.

Wróć – Powoduje opuszczenie analizy bez przeniesienia jej wyniku na zamówienia.

Przeniesienie wyniku analizy na formularz zamówienia ZW kończy jej działania. Wygenerowane w ten sposób zamówienie można dalej modyfikować używając opcji Dodaj, Popraw i Usuń.

Generowanie zamówienia na podstawie zapasów minimalnych

Opcja ta pozwala wygenerować gotowe zamówienie porównując zdefiniowany przy towarze poziom zapas minimalny z bieżącym zapasem magazynowym.

                   ⇒ patrz moduł Kartoteki -> Artykuły

Parametry analizy

Gdy zapas min. przekroczono o [%]
W pole to należy wpisać odpowiedni procent przekroczenia zapasu minimalnego, jaki ma być wzięty do analizy.

Z grupy towarów
Wybranie do analizy towarów ze wskazanej grupy artykułów.

              ⇒ patrz moduł Kartoteki -> Artykuły

Analizuj towary
Analizie mogą być poddane towary:

• tylko bieżącego dostawcy (dostawca, do którego tworzone jest zamówienie)
• wszystkich dostawców.

Parametr ten został umieszczony po to, aby możliwe było planowanie zakupów dla wszystkich towarów. Jest to szczególnie użyteczne w oddziałach, które otrzymują towar wyłącznie z własnej centrali. Program zainstalowany w takiej firmie nie zna dostawców towaru, gdyż dostawy realizowane są tam przeważnie dokumentem P.

Symbol artykułu
Jeżeli interesuje nas tylko konkretny artykuł, możemy go w tym miejscu wybrać i program tylko to będzie analizował.

⇒ patrz moduł Kartoteki -> Artykuły

Wynik analizy

Po ustaleniu parametrów i wyborze przycisku Generuj program porównuje zapas minimalny z bieżącym zapasem towarów. Wynik analizy prezentowany jest w tabeli. Przedstawione artykuły i ilości program traktuje jako propozycję zamówienia, pozwalając użytkownikowi ostatecznie zdecydować, które towary chce zamówić.

Wynik analizy można wydrukować używając przycisku Drukuj.

Przenoszenie propozycji na formularz zamówienia

Na zamówienie przenoszone są tylko zaznaczone pozycje. Przy dużej ilości pozycji  pomocne mogą być tu przyciski:

Pokaż tylko zaznaczone – Wybór przycisku powoduje ukrycie pozycji niezaznaczonych.

Zaznacz wszystkie – Zaznacza wszystkie pozycje.

Usuń znaczniki – Usuwa wszystkie znaczniki.

Pokaż wszystkie – Anuluje działanie przycisku Pokaż tylko zaznaczone.

Wybierz zaznaczone towary – Przenosi zaznaczone pozycje do zamówienia.

Wróć – Powoduje opuszczenie analizy bez przeniesienia jej wyniku na zamówienia.

Przeniesienie wyniku analizy na formularz zamówienia ZW kończy jej działania. Wygenerowane w ten sposób zamówienie można dalej modyfikować używając opcji Dodaj, Popraw i Usuń.

Analiza zamówień do dostawców

Analiza ta odpowiada na podstawowe pytania dotyczące zamówień do dostawców:

• co zamówiono u danego dostawcy
• u którego dostawcy zamówiono dany towar
• które zamówienia są zrealizowane, a które nie
• jakie ilości towaru zostały zamówione.

Aby znaleźć odpowiedzi na powyższe pytania należy ustalić parametry analizy.

Parametry analizy

Kontrahent
Wybór zamówień jednego lub wszystkich dostawców.

Okres
Wybór okresu do analizy.

Stan realizacji
Możliwość wybory zamówień:

• tylko niezrealizowanych
• tylko zrealizowanych
• wszystkich

Towar
Wskazanie do analizy:

• wszystkich towarów
• towarów z wybranej grupy, gdzie wyróżnikiem grupy są pierwsze znaki symbolu
• konkretnego towar.

Grupa artykułów
Możliwość przeanalizowania zamówień tylko na określoną grupę towarów.

Magazyn
Wskazanie magazynu, z którego mają pochodzić zamówienia do analizy.

Termin realizacji do
Parametr umożliwiający wybór zamówień, których termin realizacji został zdefiniowany.

Przycisk Wykonaj analizę wygeneruje wynik zestawienia według zadanych parametrów.

Wynik zestawienia można wydrukować używając przycisku Drukuj.

Wartość przedmiotu leasingu rozliczanego jako koszt

Instrukcja – Wartość przedmiotu leasingu rozliczanego jako koszt, dostępna po przekierowaniu na katalog Hermes sql: (Wartość przedmiotu leasingu rozliczanego jako koszt  )