System zakłada istnienie wielu dzienników księgowań. Każdy księgowany dokument musi być przypisany do konkretnego dziennika. Na początku system generuje jeden dziennik o symbolu 1 i nazwie Dziennik podstawowy. Definicja ta może być wystarczająca. Należy pamiętać, że system sam rozróżnia rodzaje dokumentów i wykorzystując opcję Filtry można uzyskać informacje np. tylko o dekretach dotyczących sprzedaży.
Jeśli jednak potrzebne jest wprowadzenie kolejnych dzienników należy usunąć stworzoną przez system pozycję i utworzyć samodzielnie dzienniki. W praktyce spotyka się podział dzienników na:
- Dziennik zakupów
- Dziennik sprzedaży
- Dziennik kasowy
- Dziennik bankowy
- Dziennik dla pozostałych dokumentów
Dodając nowy dziennik (opcja Dodaj) pojawia się poniższy formularz.
Stworzenie dziennika polega na podaniu jego symbolu i nazwy.
Dzienniki należy przypisać dokumentom w opcji Konfiguracja -> Definicje dokumentów oraz kasom i rachunkom bankowym – Konfiguracja -> Kasy, Rachunki bankowe.
Patrz menu Konfiguracja -> Definicje dokumentów, Kasy, Rachunki bankowe.
Operacja ta jest niezbędna aby można było korzystać z automatycznego dekretowania dokumentów.
Patrz Dekretacja dokumentów
Każdy księgowany dokument otrzymuje unikalny numer w dzienniku, w operacji zwanej księgowaniem.
Patrz rozdział Księgowanie dokumentów
Numer ten zbudowany jest następująco:
D/RR/MM/NNNNNN
Gdzie:
- D – symbol dziennika,
- RR – rok księgowania
- MM – miesiąc księgowania,
- NNNNN – kolejny numer w ramach dziennika w danym miesiącu.
Np. numer 1/22/04/0000001 oznacza dokument z dziennika 1 – np. dziennika głównego, księgowany w roku 2022, w kwietniu, pod numerem kolejnym 1. Numery kolejne nadawane są w każdym dzienniku osobno w ramach każdego miesiąca.