Pierwsze kroki

Dostęp do firmy

Po zainstalowaniu programu (przeczytaj – Instalacja MiniCorax) i uzyskaniu połączenia z serwerem (przeczytaj – SQL i Serwer licencji) pojawi się okno Wybór firmy, zawierające Listę firm – umożliwiającą wskazanie bazy firmy (w przypadku braku pozycji należy dodać nową firmę),  oraz Listę operatorów – tj. listę istniejących kont użytkowników w danej firmie.

Tworzenie firmy

Podczas pierwszego uruchomienia programu najprawdopodobniej na Liście firm nie będą znajdować się żadne pozycje, w takiej sytuacji należy dodać firmę. Aby to zrobić należy wybrać przycisk znajdujący się obok rozwijanej listy.

Następnie w wywołanym oknie nacisnąć przycisk Dodaj – pojawi się okno tworzenia firmy, umożliwiające zdefiniowanie jej Symbolu – 3 znakowego skrótu identyfikującego firmę (bazę danych firmy), oraz Nazwy firmy (bazy danych).

Po zatwierdzeniu wprowadzonych wartości rozpocznie się proces tworzenia firmy, a w prawym górnym rogu okna programu widoczne będą operacje aktualnie wykonywane przez system.

Wybór firmy i operatora

Po utworzeniu firmy będzie ona widoczna na Liście firm, a jej wybór możliwy za pośrednictwem rozwijanej listy lub poprzez wprowadzenie Symbolu lub Nazwy – w takiej sytuacji lista dostępnych firm będzie na bieżąco przeszukiwana przy użyciu wprowadzonego ciągu znaków.

Wybór operatora z Listy operatorów odbywa się w podobny sposób (po utworzeniu firmy istnieć będzie wyłącznie jeden operator Administrator systemu o skrócie SZEF)

Po wybraniu  pozycji z list należy nacisnąć przycisk Otwórz spowoduje to uruchomienie programu podłączonego do wskazanej wcześniej firmy (bazy danych).

W przypadku pierwszego uruchomienia wyświetlony zostanie komunikat informujący o nieistniejącym katalogu (firmy) w katalogu danych aplikacji z zapytaniem Utworzyć katalog?.

Wybranie Tak spowoduje rozpoczęcie procesu tworzenia katalogu firmy we wspomnianej lokalizacji (podobnie jak w przypadku tworzenia firmy, widoczny będzie pasek informujący o aktualnie wykonywanej operacji), po zakończeniu procesu zostanie uruchomiony program podłączony do wskazanej wcześniej firmy.

Szybkie logowanie

Istnieje także możliwość uruchomienia systemu z pominięciem wyboru firmy i operatora z listy za każdym razem. Jest to możliwe za pośrednictwem specjalnie skonfigurowanego skrótu.

W tym celu należy utworzyć skrót w dowolnej lokalizacji (prawy przycisk myszy  – Nowy – Skrót).

 

Pojawi się okno Tworzenie skrótu, w którym należy wpisać ścieżkę lub wskazać lokalizację pliku MiniCorax.exe.

Następnie należy wpisać nazwę tworzonego skrótu.

Po wybraniu Zakończ zostanie utworzony skrót. Do ścieżki skrótu w polu Element docelowy we Właściwościach pliku należy dopisać w cudzysłowach parametry w określonej kolejności – symbol firmy, symbol operatora (poprzedzony znakiem podkreślenia), hasło (jeżeli jest zdefiniowane).

Ustawienie firmy licencjonowanej

Aby móc korzystać w pełni z posiadanej licencji oprogramowania, należy ustawić utworzoną firmę jako licencjonowaną. W tym celu na liście firm należy zaznaczyć firmę (niebieskie podświetlenie aktywnej pozycji), a następnie wybrać przycisk Ustaw firmę.

 

Po wykonaniu tej operacji przy pozycji firmy znajdować się będzie ikona z zielonym checkiem.

Informacja o firmie licencjonowanej będzie także widoczna podczas wyboru firmy z rozwijanej listy.

W przypadku pracy z firmy nielicencjonowanej niektóre funkcjonalności systemu mogą nie być dostępne.

Dokumenty wystawiane z firmy nielicencjonowanej nie mogą być przedmiotem ewidencji gospodarczej – taka informacja będzie również widoczna na wydrukach dokumentów.

 

Komunikacja z systemem

MiniCorax jest nowoczesną aplikacją pracującą w środowisku systemów operacyjnych z rodziny Windows. W związku z tym interfejs graficzny programu został zaprojektowany z uwzględnieniem obowiązujących standardów i przyzwyczajeń użytkowników tego systemu oraz aplikacji jemu dedykowanych.

Zadbano także o użytkowników programów DOS’owych, umożliwiając wykonywanie większości podstawowych operacji przy użyciu klawiatury. Dla większości użytkowników przystępniejszym rozwiązaniem będzie jednak stosowanie myszy komputerowej lub innych urządzeń wskazujących.

Menu

Istotnym elementem środowiska graficznego aplikacji jest jej menu. Przyjmuje ono postać paska zawierającego przyciski:  Operacje, Edycja, System  oraz  Info i zlokalizowane jest w górnej części głównego okna. Po naciśnięciu jednego z przycisków menu lewym przyciskiem myszy nastąpi otwarcie przypisanego mu menu rozwijanego. Najbardziej rozbudowaną opcją dostępną w tym miejscu są Operacje, której rozwijane menu umożliwia dostęp do większości funkcjonalności aplikacji. Aby zapewnić większą czytelność interfejsu oraz uczynić go bardziej przyjaznym dla użytkowników opcje dostępne z tego poziomu zostały także umieszczone na pasku narzędziowym znajdującym się poniżej.

 

Pasek stanu

Program umożliwia jednoczesną pracę wielu operatorom na różnych stacjach roboczych, dla wielu oddziałów, z wykorzystaniem różnych magazynów, kas, czy też na różnych firmach – bazach danych. Informacje na temat aktualnych ustawień wymienionych powyżej konfiguracji są wyświetlane na Pasku stanu, który zlokalizowany jest u dołu głównego okna programu.

Informacje na pasku stanu to:

• bieżąca data programu,
• nazwa otworzonej firmy,
• operator,
• magazyn,
• stacja robocza,
• aktualna kasa.

Istnieje możliwość zmiany wartości danej konfiguracji (z wyjątkiem bazy danych) poprzez kliknięcie na nią lewym przyciskiem myszy, na skutek czego zostanie otworzone okno stosowne do wybranej konfiguracji.

Wiadomości dla Ciebie

Od wersji 3.75 w tym miejscu dostępny jest także przycisk umożliwiający wyświetlanie specjalnej strefy Wiadomości dla Ciebie, zawierającej informacje pochodzące bezpośrednio od zespołu Humansoft Sp. z o.o. odnośnie nowych wersji programu, nowości w ofercie, promocji, organizowanych szkoleń, webinariów oraz innych istotnych kwestii.

Tabele

W systemie MiniCorax wiele informacji prezentowanych jest w tabeli np. listy dokumentów, artykułów, czy też kontrahentów. Taki sposób przedstawienia danych umożliwia m.in. sprawniejsze wyszukiwanie pożądanych informacji, ich modyfikację, czy też wykonywanie różnego rodzaju operacji.

Przykładowa tabela

Główne opcje oraz skróty klawiaturowe

 

 

Zestaw klawiszy obsługi tabel

Istnieje możliwość zmiany skrótów klawiszowych dla przycisków Dodaj, Popraw  oraz Usuń za pośrednictwem gotowych zestawów skrótów klawiszowych (Konfig – Zestaw klawiszy obsługi tabel). 

Wybranie opcji wywoła okno zawierające listę dostępnych zestawów oraz możliwość określenia, czy wybrany został zestaw tylko dla bieżącego, czy wszystkich operatorów w firmie.

Przeglądanie tabeli

Przewijanie zawartości tabeli.

• → – następna kolumna
• ← – poprzednia kolumna
• ­ ↑↓– poprzednia/następna pozycja
• PgDn, PgUp – następna/poprzednia strona
• Alt+Home – skok do pierwszego wiersza tabeli
• Alt+End – skok do ostatniego wiersza tabeli

Przewijanie zawartości tabeli przy pomocy myszki uzyskujemy operując suwakiem poziomym i pionowym. Suwak pionowy umieszczony jest na prawej, a poziomy, na dolnej krawędzi okna.

Lokalizacja poszczególnych przycisków w oknie tabeli

Szybkie logowanie

Program umożliwia uruchomienie systemu z pominięciem wyboru firmy i operatora. W tym celu należy podać we właściwościach skrótu wHumansoftMiniCorax.exe a następnie symbol firmy i operatora i  hasło, np. HumansoftMiniCorax.exe DEM SZEF HASŁO. (przeczytaj – Dostęp do firmy – Szybkie logowanie)

Manipulowanie zawartością tabel

Wygląd tabeli możemy dostosować do swoich potrzeb. Służą do tego celu opcje Dodaj kolumnę,  Edytuj kolumnę, Usuń kolumnę oraz Właściwości tabeli dostępne w menu Narzędzia. Ponadto można zamieniać kolumny miejscami oraz zmieniać ich szerokość.

Wprowadzone zmiany należy zapamiętać korzystając z przycisku Zapamiętanie widoku.

Edycja kolumny

Edytując kolumnę ustala się:

• wyrażenie określające zawartość kolumny. Jest to pole widoku zdefiniowanego fabrycznie lub przez użytkownika.
• tytułu kolumny i jej czcionki
• wyglądu komórki
  • właściwości czcionki
  • kolory czcionki i tła komórki
  • warunki zastosowania poszczególnych właściwości komórki.
• ilość miejsc wyświetlanych po przecinku w kolumnach z wartościami liczbowymi. Umożliwiono zdefiniowanie dla danej tabeli kolumn liczbowych w następujący sposób:
  • jeśli w kolumnie występuje 0 to program wyświetla pusty wiersz
  • z użyciem separatora tysięcznego (1 000 zamiast 1000)
  • z określeniem ilości miejsc po przecinku (max. 9)

Powyższy przykład zawiera definicje kolumny Nazwa w tabeli Artykuły. Warunek sformułowany jest tak, że towary o zapasie poniżej minimum będą wyświetlane na czerwono.

Nowo dodaną kolumnę należy potem przesunąć w żądane miejsce.

Zmiana rozmiaru okna

Zmiana rozmiaru okna polega na nasunięciu kursora myszy na brzeg okna aż do pojawienia się znaku zmiany rozmiaru (↔), naciśnięciu lewego przycisku i przesuwaniu myszy z naciśniętym przyciskiem. Po osiągnięciu docelowego rozmiaru należy zwolnić przycisk myszy.

Przesunięcie okna

Przesuwanie okna polega na nasunięciu kursora myszy na tytuł okna, naciśnięciu lewego przycisku i przesuwaniu myszki z naciśniętym przyciskiem. Po osiągnięciu pozycji docelowej należy zwolnić przycisk myszki.

Szerokość kolumn

Szerokość kolumn tabeli można dowolnie ustawiać przez przeciąganie myszką linii podziału kolumn.

Zmiana szerokości kolumny przydaje się, gdy np. nazwy twoich towarów są dużo krótsze od obowiązujących w systemie 50-ciu znaków. Zwężając kolumnę Nazwa artykułu zwiększasz ilość kolumn widocznych jednocześnie na ekranie.

Zmiana kolejności kolumn

Zmianę kolejności wyświetlania kolumn uzyskujemy przez przeciąganie myszką tytułu kolumny. Jest to przydatne, gdy widoczna na ekranie kolumna ma dla Ciebie mniejsze znaczenie niż inna schowana poza ekranem.

Kopiowanie wyglądu tabeli

W menu dostępnym pod przyciskiem zapisującym wygląd tabeli pojawiła się opcja Kopiuj wygląd tabeli. Opcja ta oszczędza czas administratora oraz ułatwia zarządzanie widokami. Opcja ta jest dostępna tylko dla operatorów należących do grupy administratorów. Pozawala na ujednolicenie wyglądu tabeli dla wszystkich użytkowników, którzy wcześniej już korzystali ze zmienianego widoku.

W przypadku kiedy operator miał własne ustawienia w danym widoku, a widok został ponownie rozkopiowany przez administratora, dotychczasowe ustawienie operatora zostaną usunięte.

Obsługa pól memo

Tabela może również zawierać kolumnę memo. Przeważnie są to uwagi do dokumentów lub długie opisy do 65535 znaków. W tabeli widoczne są jako kolumny wypełnione tekstem memo lub Memo. Duża litera M oznacza, że pole zawiera wpis.

Zawartość pola memo można umieścić w okienku poniżej tabeli. W tym celu należy umieścić kursor w kolumnie memo i nacisnąć kombinację przycisków Ctrl+Home.

Porządek sortowania pozycji

Porządek sortowania ustalamy klikając podwójnie na nagłówku kolumny, według której chcemy ustalić porządek. Kolejne sekwencje podwójnych kliknięć ustalają porządek rosnący, malejący bądź go likwidują. Aktualna kolumna porządkowa jest wyróżniona znakami A i Z, np.:

Wyszukiwanie pozycji

Możliwe jest przeszukiwanie tabeli na dwa sposoby:

• Wyszukiwanie pozycji wg ustalonego porządku – opcja Znajdź (F7)  dla tabeli Artykuły posortowanej wg symbolu artykułu wystarczy podać kilka początkowych znaków symbolu. W trakcie wpisywania szukanej wartości tabela jest przeszukiwana na bieżąco a wskaźnik pozycji w tabeli ustawia się automatycznie.
  
  Po naciśnięciu przycisku Znajdź (F7) wyświetli się w miejsce nagłówka kolumny sortującej okienko służące do wpisywania szukanej wartości. Aby zakończyć poszukiwanie wystarczy kliknąć poza obszar tego okienka lub nacisnąć Enter, Esc lub użyć klawiszy strzałek góra/dół lub PageUp, PageDown.
• Wyszukiwanie dowolnego ciągu znaków – opcja Szukaj (Ctrl+F) . Ta metoda pozwala znaleźć w tabeli dowolny ciąg znaków nawet ze środka pola. Jest to szczególnie użyteczne przy przeszukiwaniu tabeli kontrahentów. Metoda ta jest wolniejsza od poprzedniej, choć ma to znaczenie jedynie przy bardzo dużych kartotekach.
  

Naciśnięcie przycisku Szukaj (Ctrl+F), w lewym górnym rogu tabeli wyświetlone zostanie okienko, w którym wpisujemy szukany ciąg znaków. Użycie przycisku następny skutkuje rozpoczęciem przeszukiwania w dół począwszy od bieżącej pozycji w tabeli, natomiast przycisk od początku służy do przeszukiwania całości tabeli od samego jej początku (od góry). Jeżeli wpisany ciąg znaków zostanie znaleziony, to wskaźnik pozycji tabeli ustawi się w odpowiednim wierszu a kolumna, w której wystąpił szukany ciąg znaków zostanie ustawiona w polu widzenia. Zakończenie poszukiwania odbywa się analogicznie jak w punkcie poprzednim.

Dodawanie nowej pozycji

Nową pozycję dodajemy do tabeli przez wybranie opcji Dodaj  lub korzystamy z przycisku Narzędzia (opcja ta jest również dostępna pod prawym przyciskiem myszy). W ten sposób dodajemy do tabeli np. nowego kontrahenta czy nowy dokument. Pojawi się wówczas formularz odpowiedni dla danej tabeli.

Ciekawe możliwości niesie użycie opcji Przenoszenie treści, które znajduje się  w górnym menu  Tabela. Powoduje ona przepisanie zawartości pól bieżącej pozycji do nowo dodawanej. Przydaje się to głównie dla kilku tabel: Artykuły, Zestawy rabatów, Definicje dokumentów, Schematy księgowe.

Jeśli przykładowo zdefiniujesz jakiś schemat księgowy, a następnie zamierzasz dodać bardzo podobny, to przed użyciem opcji Dodaj włącz opcję Tabela -> Przenoszenie treści i ustaw wskaźnik na właściwym schemacie. Pozycje schematu zostaną skopiowane do nowo dodawanego.

Usuwanie pozycji

Usunięcie pozycji następuje po jej podświetleniu i wyborze opcji Usuń  lub korzystamy z przycisku Narzędzia (opcja ta jest również dostępna pod prawym przyciskiem myszy). Nie każdą pozycję daje się usunąć, np. nie można usunąć dokumentu przeniesionego do księgi handlowej jak również kontrahenta, którego symbol widnieje na jakimś dokumencie. O przyczynie niemożliwości usunięcia pozycji program informuje odpowiednim komunikatem.

Przeglądanie i poprawianie pozycji

Aby poprawić pozycję należy ją podświetlić i wybrać opcję Popraw  lub korzystamy z przycisku Narzędzia (opcja ta jest również dostępna pod prawym przyciskiem myszy). Pojawia się wówczas odpowiedni formularz zapełniony danymi bieżącej pozycji. Jeśli dana pozycja nie może być z jakichś powodów poprawiana (np. próba poprawienia zaksięgowanej faktury), to program poinformuje o tym fakcie i formularz przejdzie w tryb Pokaż, uniemożliwiając edycję pól.

Filtry

 Mechanizm filtrowania to jedno z najpotężniejszych narzędzi programu. Warto zapoznać się z nim bardzo dokładnie.

Przykładowe okno filtrów dla dokumentów sprzedaży

Filtry to:

• Źródło prostych raportów w nieskończonej ilości wariantów.
• Pomoc w odnalezieniu pozycji w bardzo licznych tabelach. Tabela księgi głównej zawiera po kilku latach pracy setki tysięcy a nawet miliony dokumentów zaksięgowanych. Filtry pozwalają w nim odnaleźć interesujący nas dokumentu np. sprzed dwóch lat, o którym wiemy tylko tyle, że dotyczył konkretnego kontrahenta. W oknie filtrów wybieramy odpowiedniego kontrahenta i dodatkowo orientacyjny okres i natychmiast widzimy tylko dokumenty odfiltrowane.
• Narzędzie administratora. Niektórzy operatorzy, zwłaszcza w dużych firmach, nie powinni mieć dostępu do pewnych danych. Tzw. stałe filtry pozwalają administratorowi dostroić precyzyjnie system uprawnień do potrzeb przedsiębiorstwa.

Patrz Konfiguracja -> Profile użytkowników – Grupy uprawnień

Ustalone filtry mogą być pamiętane indywidualnie dla każdego operatora. Wystarczy zaznaczyć selektor Zapamiętać filtry, a następnie opuścić okno dialogowe naciskając przycisk OK.

Wybranie przycisku Usuń filtry powoduje wyczyszczenie wszystkich aktualnie ustawionych warunków filtrujących.

Zestawy filtrów

Zestawy filtrów są to zapamiętane, często używane filtry, których można użyć bez konieczności ustawiania ciągle tych samych parametrów. Są one również pamiętane dla każdego użytkownika i każdego widoku tabeli oddzielnie. Dzięki temu poprawia się ergonomia pracy, a korzyścią jest czas pracowników, którzy do tej pory wielokrotnie musieli powtarzać te same ustawienia.

Nowy zestaw dodajemy definiując parametry i korzystając z przycisku Zapisz nowy zestaw. Użytkownik zostanie wówczas poproszony o wprowadzenie nazwy dla nowego zestawu filtrów. Unikalność nazw nie jest kontrolowana. Skorzystanie z przycisku Wróć na formularzu wprowadzania nazwy jest równoznaczne z rezygnacją z zapisania nowego zestawu filtrów.

Jeżeli mamy zdefiniowane zestawy filtrów, pojawią się one jako pozycje na liście. Wybranie pozycji listy powoduje pojawienie się na formularzu zdefiniowanych wcześniej dla danego zestawu parametrów.

Możemy je zmienić, a następnie zapisać zmiany, korzystając z przycisku Zapisz zestaw. Zmiany w bieżącym zestawie filtrów mogą zostać zapisane również po naciśnięciu przycisku OK.(program o to zapyta).

Obok listy znajduje się przycisk  umożliwiający usuniecie bieżącego zestawu filtrów. Po usunięciu zestawu, lista ustawia się w pozycji nie wybrano, a parametry są czyszczone, jak po użyciu przycisku Usuń filtry. Ustawienie się w pozycji nie wybrano powoduje wyczyszczenie ustawionych parametrów.

Zapamiętane zestawy filtrów dostępne są dla operatora, na którym były zapisane.

Drukowanie, podsumowania i eksport

Trzy powyższe funkcje operują na pozycjach odfiltrowanych.

Drukowanie

Zawartość tabeli można wydrukować po wybraniu przycisku Drukuj . Dla każdej z tabel zaprojektowano przeważnie po kilka wariantów wydruku.

Więcej informacji: Wydruki.

Podsumowania

Opcja Podsumowania  przywołuje okno, w którym definiuje się dowolne podsumowania. Przeważnie są to podsumowania wartości z kolumn tabeli.

Dodaj / Popraw
Powoduje dodanie nowego / poprawienie istniejącego podsumowania.

Kolumna tabeli
Zawiera listę numerycznych kolumn tabeli. Jeżeli nie ma na tej liście kolumny którą chcemy podsumować pole to zostawiamy puste.

Tytuł podsumowania
Wpisujemy tu czytelny dla nas tytuł.

Wyrażenie
Wyrażenie które chcemy podsumować. Najczęściej jest to pole bazy danych. Przy formułowaniu wyrażenia można skorzystać z konstruktora wyrażeń.

Usuń
Usunięcie wybranego podsumowania.

Oblicz
Naciśnięcie tego przycisku powoduje przeliczenie wszystkich pozycji w podsumowaniach. Wyniki obliczeń widoczne są w kolumnie Wartość.

Autopodsumowanie
Zaznaczenie tej opcji powoduje automatyczne obliczenie wszystkich podsumowań przy każdym następnym wyborze opcji Podsumowania.

Ilość pozycji
Liczba pozycji odfiltrowanych w bieżącej tabeli.

OK
Zatwierdzenie wprowadzonych zmian w pozycjach podsumowań i wyjście z podsumowań.

Wróć
Anulowanie wprowadzonych zmian i wyjście z podsumowań.

Eksport danych

Wybierając opcję Narzędzia -> Eksport danych można wyeksportować zawartość tabeli do plików zewnętrznych w formatach takich jak Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, tekstowe itp. Eksportowane kolumny nie mogą zawierać złożonych wyrażeń np. funkcji.

Opcja ta jest szczególnie przydatna przy tabelach prezentujących wyniki analiz i zestawień, gdyż przeniesione np. do Excel-a można zaprezentować w postaci graficznych wykresów, które łatwiej jest analizować.

Formularze

Formularze służą do wprowadzania danych, dodawania / poprawiania pozycji w bieżącej tabeli.

Zawierają pewną ilość pól do wypełnienia, selektorów, kontrolek oraz przyciski OK i Wróć – pierwszy zatwierdzający, drugi anulujący zmiany.

Formularz mogą być bardzo proste np. Przygotowanie dokumentów do przeniesienia do KH:

oraz bardziej złożone, tak jak formularz faktury:

Formularze zawierają pola tekstowe oraz obiekty opisane w następnym rozdziale.

Opisy poszczególnych formularzy (oznaczenia pól, zasady wypełniania) znaleźć można w dalszych rozdziałach podręcznika.

Kontrolki

Formularze są oknami zawierającymi pewną liczbę kontrolek typu: przycisk, przełącznik, pole edycji, lista rozwijana itp. Przemieszczanie kursora w ramach okna pomiędzy kontrolkami realizujemy naciskając klawisz Tab – w jednym kierunku lub Shift+Tab – w kierunku przeciwnym. Istnieją pewne przyzwyczajenia przeniesione z systemu DOS do używania w tym celu klawiszy strzałek i Enter jednak nie w każdej sytuacji umożliwiają one opuszczenie obiektu. Zwłaszcza próba przemieszczenia kursora klawiszem Enter może dla niektórych obiektów skutkować niepożądanym działaniem (rozwijanie listy, przywoływanie tabeli dla pola związanego z tabelą, wywołanie dialogu spod przycisku itd.)

Najłatwiej dotrzeć do każdego obiektu okna przy pomocy myszki. Wystarczy umieścić kursor myszki w obrębie danego obiektu i wcisnąć jej lewy klawisz (kliknąć). Tą metodę polecamy początkującym jako bardziej intuicyjną.

Przycisk

Jego wybranie powoduje wykonanie czynności określonych w jego nazwie. Przycisk z wyraźnie widoczną czarną obwódką jest przyciskiem domyślnym. Jego wybranie następuje po naciśnięciu kombinacji klawiszy Ctrl+Enter bez względu na bieżące położenie kursora.

Znacznik

Jego stan jest zmieniany naciśnięciem klawisza Spacja lub Enter lub kliknięcie myszką. Znak  oznacza, że jest włączony.

Przełącznik

Zaznacza tylko jedną z możliwych do wybrania opcji. Jego stan jest zmieniany naciśnięciem klawisza Spacja lub Enter lub kliknięcie myszką. Gdy jedna z pozycji jest wybrana, w przełączniku pojawia się kropka, a pozostałe przełączniki w grupie zostają wyłączone.

Lista

Pojawia się w postaci ramki zawierającej pozycje do wyboru. Wybór pozycji polega na umieszczeniu na niej podświetlenia i naciśnięciu klawisza Enter lub podwójnym kliknięciu lewym przyciskiem myszy. Przemieszczanie podświetlenia następuje przy użyciu klawiszy kierunkowych (strzałki ­¯), PgUp, PgDn, Home, End lub szybkim naciskaniu pierwszych liter pozycji.

Lista rozwijalna (selektor)

Rodzaj listy, której elementy widoczne są  po wybraniu przycisku .

Pole edycji

Służy do wprowadzania słów, opisów, liczb lub dat z klawiatury.

Pole edycji związane z tabelą

W tego rodzaju polach program kontroluje poprawność wprowadzonych danych, w tym przykładzie – symbolu artykułu. Jeśli wpisany symbol nie występuje w tabeli Artykuły pojawi się komunikat Nie znaleziono i zostanie przywołana tabela Artykuły. Kursor ustawi się na artykule o najbliższym symbolu. Jeśli wpisany symbol jest poprawny, a czynność zakończymy klawiszem Tab, tabela nie zostanie przywołana.

Bezwarunkowe przywołanie tabeli następuje, gdy :

• będąc w polu edycji wciśniemy klawisz Enter
• klikniemy myszką na przycisku

Okno edycji pól memo

Służy do wprowadzania długich tekstów, np. uwag na dokumencie. Aby zamknąć okno z zapisem zmian należy użyć przycisku . Aby porzucić edycję należy wcisnąć Esc,  lub

 

 

Wydruki

Drukowanie w programie realizowane jest za pomocą szablonów nazywanych dalej wzorcami wydruku. Autorzy programu stworzyli pewną ilość wzorców wydruku, wystarczającą do normalnej pracy – są to tzw. wzorce fabryczne. Charakteryzują się tym, że nie można ich zmieniać.

Jeżeli jednak postać wydruku nie zadowala Użytkownika, można stworzyć dziesięć własnych wzorców, dostosowanych do indywidualnych potrzeb i wymagań.

Niezależnie od rodzaju wydruku przed rozpoczęciem drukowania wyświetlane jest okienko dialogowe Wydruk pozwalające na ustalenie parametrów wydruku.

Elementy okna dialogowego:

Wzorzec wydruku – selektor umożliwiający wybór z listy wzorca wydruku

Popraw  – modyfikacja ustawień aktualnie wybranego wzorca wydruku

Drukarka – wybór drukarki, na którą wysłany zostanie wydruk

Właściwości – przycisk przywołuje okno ustawień sterownika drukarki

Liczba kopii – ilość kopii wydruku

Tylko podsumowanie – selektor określający czy drukowane ma być tylko podsumowanie. Przydatny dla wydruku zestawień.

Pokaż właściwości drukarki przed wydrukiem – przywołanie okno ustawień drukarki

Drukuj – uruchomienie wydruku (wydruk na drukarkę, wydruk do pliku) lub możliwość wysłania dokumentu pocztą elektroniczną

Pokaż – podgląd wydruku na ekranie

Wróć – porzucenie okna Wydruk

 

Opcja Popraw

Wzorzec domyślny
Zaznaczenie tego selektora spowoduje, że tworzony wzorzec będzie proponowany jako pierwszy na liście wzorców. Dla wydruku dokumentów nadrzędne jest tu ustawienie domyślnego wzorca w opcji Konfiguracja -> Definicje dokumentów.

Tytuł wydruku
Wpisany tutaj tekst służy na niektórych wzorcach do zatytułowania wydruku. Pojawia się w pierwszym wierszu wydruku.

Warunki wyświetlania wzorców wydruku.
Projektując wzorzec wydruku można zdefiniować warunek jego wyświetlania lub wybrać warunek zdefiniowany fabrycznie.

Warunek jest dowolnym wyrażeniem VFP, które da się obliczyć i zwróci wartość logiczną .T. lub .F. Jeżeli wyrażenie zwróci wartość .T., wzorzec znajdzie się na liście wzorców wydruku, w przeciwnym wypadku zostanie z niej usunięty. Warunki są pogrupowane w zależności od rodzaju wydruku. Dzięki temu warunki zdefiniowane np. dla FZ nie będą widoczne dla wzorców wydruku F.

Informacje dla wydruku
Można tu wskazać drukarkę (sterownik drukarki tekstowej), na którą wysyłany będzie ten wzorzec wydruku oraz orientację strony (wymiary użytego papieru).

Orientacja strony
Wybór układu pionowego lub poziomego strony.

Najefektywniejsze sposoby wydruku w systemie Windows oferują obecnie drukarki laserowe lub atramentowe. Drukarki takie wraz z wzorcami wydruku  dają możliwość korzystania z różnych czcionek (większa ilość danych na wydruku, czytelniejsze wydruki), ramek, linii, kolorów czy grafiki (np. logo firmy na fakturze) oraz znacznie przyspieszają sam proces drukowania.

Istnieje jednak możliwość wysyłania wydruków graficznych na drukarki igłowe (zdefiniowanie w systemie Windows). Należy wtedy usunąć z wzorca wszelkie elementy graficzne np. ramki, kolorowe nagłówki, grafiki, aby zminimalizować czas wydruku. Wśród fabrycznych wzorców wydruku dokumentów sprzedaży znaleźć można właśnie taki uproszczony wydruk faktury (F_UPR___ Faktura – wydruk graficzny uproszczony) dostosowany do drukarek igłowych.

Gdy wybrany jest wydruk graficzny selektor Drukarka zawiera listę drukarek zdefiniowanych w systemie Windows. Wybrana jest zawsze drukarka ustawiona w systemie jako domyślna, chyba że w definicji wzorca wydruku wskazano inaczej.

Wybranie opcji Drukuj uruchamia wydruk, ale również daje możliwość zapisu wydruku do pliku oraz wysłania raportu  pocztą elektroniczną.

Format raportu
Selektor formatu, w którym dokument ma być zapisany lub wysłany.
Wydruki możemy zapisywać lub wysyłać w formatach: PDF, HTM, DOC, XLS, RTF

Wyświetl po utworzeniu
po utworzeniu dokument otwiera się w programie skojarzonym z tym plikiem

Opcje pliku PDF
Opcja Dołącz czcionki dołącza do pliku użyte w raporcie czcionki

Opcje pliku XLS
Wybranie opcji Uproszczony Excel pozwala na zapisanie wszystkich numerycznych pól w komórkach arkusza. Opcja Pełny Excel pozwala na zapisanie również pól tekstowych

Opcje pliku HTM
Opcja Wyślij jako treść wiadomości wysyła raport jako treść wiadomości a nie jako załącznik.

Plik
Wskazanie miejsca zapisu pliku

Zapisz/Wyślij
zapis do druku lub wysłanie wydruku mailem.

Wróć
porzucenie okna Zapisz do pliku

Dokumenty

Ten rozdział będzie poświęcony ogólnej charakterystyce sporządzanych i rejestrowanych dokumentów własnych i obcych w programie.
Ogólne mechanizmy tworzenia, przeglądania i obróbki wszystkich dokumentów są niemal identyczne. Zostaną one omówione w tym rozdziale.

Wykaz rodzajów dokumentów

F          –  dokumenty sprzedaży (faktury, paragony, faktury eksportowe)

KF       –  korekty sprzedaży (faktury korygujące)

PD     –  zestawienie dzienne paragonów

FZ       –  dokumenty zakupu (faktury)

KZ      –  korekty zakupu (faktury korygujące)

WZ     –  wydania na zewnątrz

ZK      –  zwroty od klienta (korekty WZ)

PZ       –  przychody zewnętrzne

ZD      –  zwroty do dostawcy (korekty PZ)

P          –  przychody wewnętrzne (z produkcji lub oddziału)

R         –  rozchody wewnętrzne

MM    –  przesunięcia międzymagazynowe

SN     –  arkusze spisu z natury

PC       –  zmiana ceny ewidencyjnej

PK       –  polecenia księgowania (dla księgi handlowej)

D         –  dowody księgowe (dla księgi przychodów i rozchodów)

IN       –  inne należności

IZ        –  inne zobowiązania

RO      –  dokumenty  rozliczeniowe

KP       –  kasa przyjmie

KW     –  kasa wypłaci

BP       –  bankowy dowód wpłaty

BW     –  bankowy dowód wypłaty

ZW     –  zamówienia własne

ZO      –  zamówienia obce

OF       –  oferty dla klientów

ZU      –  zlecenia usługowe

Definicje dokumentów

Wykaz dokumentów może być rozszerzany wyłącznie przez producenta programu. Jednak szczegółowa definicja każdego dokumentu jest dostępna dla użytkownika. Jest to kolejne potężne narzędzie programu, które umożliwia wdrożenie w firmach o bardzo skomplikowanej strukturze. Dzięki definicjom dokumentów można odwzorować w programie każdy, najbardziej skomplikowany schemat ich obiegu. Rekomendacją dla opisywanego tutaj mechanizmu jest przykład wycofania przez MF rachunku uproszczonego, czy wprowadzenie nowego typu dokumentu – Faktury RR. Żadne z tych zdarzeń nie wymagało zmian programistycznych w programie. Rachunek uproszczony czy Fakturę RR można było zdefiniować w opcji Definicje dokumentów.

Definiowanie dokumentów odbywa się z poziomu tabeli Definicje dokumentów dostępnej po wyborze opcji Konfiguracja.

Praktyczne wskazówki dotyczące tworzenia rejestrów znajdziesz w rozdziale Wdrożenie.

Numeracja dokumentów

Każdy dokument posiada własny, niepowtarzalny numer ewidencyjny oraz numer oryginalny.

Dla dokumentów własnych takich jak dokument sprzedaży (F), przyjęcie z zewnątrz (PZ) itp. numer ewidencyjny jest tożsamy z numerem oryginalnym. Dla dokumentów obcych takich jak faktura zakupu numer oryginalny należy wprowadzić ręcznie na formularzu danego dokumentu w odpowiednie pole.

Numer ewidencyjny występuje na formularzu dokumentu jako zespół obiektów:

• selektor zawierający wszystkie rejestry dokumentu
• rok wystawienia
• numer kolejny w danym rejestrze.

Pierwszą czynnością, którą należy wykonać podczas sporządzania dokumentu jest wybór właściwego rejestru z selektora.

Budowa numeru ewidencyjnego

DD/xxx/RR/NNNNNN

Gdzie:

• DD – rodzaj dokumentu
• xxx – dowolny trzyznakowy symbol rejestru (dla dokumentów KP, KW, BP, BW rolę rejestru pełnią odpowiednio: symbol kasy oraz symbol rachunku bankowego)
• RR – rok wystawienia
• NNNNNN – 6-cio cyfrowy numer.

 

Ostatni segment, czyli 6-cio cyfrowy numer, program proponuje sam, według jednej z dwóch metod:

• pierwszy wolny
• następny.

Metoda pierwszy wolny pozwala wypełniać dziury po dokumentach usuniętych i jest metodą preferowaną. Metodę następny stosujmy wyjątkowo np. w sytuacji, gdy z jakichś powodów chcemy zachować dziurę w numeracji (zarezerwować numer dokumentu na przyszłość). Poza tym można poprawiać proponowany przez system numer, o ile pozwala na to definicja danego dokumentu.

Przykład
F  /U  /02/000013 – oznacza dokument sprzedaży F, z rejestru U (np. sprzedaż usług), wystawiony w 2002 roku, pod numerem kolejnym 13.

Dokumenty obce, takie jak faktury zakupu (FZ) otrzymują również numer ewidencyjny w systemie.

 

Przykład
FZ /T  /01/000431 – oznacza dokument zakupu FZ, z rejestru T (np. zakup towarów), zarejestrowany w 2001 roku, pod numerem kolejnym 431.

Praca z dokumentami

Zostaną tu omówione następujące operacje: tworzenie, usuwanie,  drukowanie, poprawiania dokumentów.
Aby wykonać którąś z powyższych operacji należy wpierw otworzyć tabelę właściwych dokumentów. Otwieranie tabel dokumentów następuje po wyborze z menu odpowiednich opcji.

Przykład: otwarcie tabeli dokumentów FZ następuje po wyborze opcji Zakupy –>Dokumenty zakupu (FZ).

Tworzenie nowego dokumentu

Po użyciu opcji Dodaj pojawi się formularz odpowiedni dla danego dokumentu.

Przykładowy formularz faktury zakupu

Formularz dokumentu

Większość dokumentów ma podobną strukturę, składa się z nagłówka, pozycji i podsumowania.

Nagłówek

W nagłówku znajduje się np. numer dokumentu, kontrahent. Niektóre pola nagłówka są zapisywane w momencie wejścia w edycję pozycji dokumentu i nie można ich już zmienić. W przypadku pomyłki w nagłówku należy porzucić edycję lub usunąć dokument i wystawić go jeszcze raz.

W nagłówku najczęściej występują pola:

Numer ewidencyjny dokumentu.
Rejestr, rok, i numer kolejny.

Pola dotyczące wyboru kontrahenta.
Kontrahenta możesz wybrać podając jego:

• symbol
• skrót nazwy
• numer NIP.

Pole, wg którego odbywać się będzie wyszukiwanie wskazuje się wybierając myszką jeden z przycisków. Przycisk taki zostaje zatrzaśnięty do czasu wybrania innego przycisku (tak jak pokazano to na poniższym zrzucie ekranu – przycisk Skrót).

Najczęściej korzystamy z wyboru według skrótu nazwy lub numeru NIP. Wystarczy podać kilka początkowych znaków skrótu nazwy i nacisnąć Enter. Program przywoła tabelę kontrahentów ustawiając wskaźnik na właściwym kontrahencie. Jeżeli podasz pełen skrót nazwy lub numer NIP możesz przejść do dalszej części dokumentu klawiszem Tab bez otwierania tabeli kontrahentów.

Jeśli wybierzesz kontrahenta mającego zdefiniowane oddziały (np. sklepy), to dodatkowo pod przyciskiem Pozostałe dane możesz wskazać Odbiorcę towaru.

Pozostałe dane
Przycisk ten zawiera dodatkowe cechy wystawianego dokumentu i może się różnić zawartością w zależności od typu dokumentu. Niektóre z występujących tu pól nie podlegają ogólnej zasadzie niepoprawialności nagłówka czyli można je zmienić nawet po wystawieniu całego dokumentu.
Opisy zawartości tego przycisku znajdują się w rozdziałach opisujących poszczególne dokumenty.

Pozycje dokumentu

Pozycje dokumentu stanowi tabela pozycji, której edycja jest możliwa na zasadach obowiązujących dla każdej innej tabeli:

(Ins, F4, D) – Dodaj

(Enter, F5, P) – Popraw

(Del, F6, U) – Usuń

 

Pola dotyczące wyboru artykułu.
Artykuł możemy wybrać poprzez jego:

• symbol,
• nazwę,
• kod kreskowy,
• numer katalogowy.

Pole, wg którego odbywać się będzie wyszukiwanie wskazuje się wybierając myszką jeden z przycisków.

Wybrany myszką przycisk będzie zatrzaśnięty do następnej zmiany.

Najczęściej korzystamy z wyboru według nazwy lub symbolu artykułu. Wystarczy podać kilka początkowych znaków i nacisnąć Enter. Program przywoła tabelę artykułów ustawiając wskaźnik na pozycji najbliższej podanemu fragmentowi. Jeżeli podasz pełen symbol lub nazwę możesz przejść do dalszej części dokumentu klawiszem Tab bez otwierania tabeli artykułów. Wybór wg  kodu kreskowego jest użyteczny wówczas gdy używasz czytnika kodów kreskowych.

Jeśli wybrany artykuł już istnieje na dokumencie, to pojawi się okno takie jak na rysunku poniżej.

Wybór opcji Dodać go ponownie spowoduje dodanie do dokumentu kolejnej pozycji tego artykułu. Wybór opcji Zwiększyć ilość o… aktywuje pole ilość.

Dodatkowy opis
Dwudziestoznakowy opis pozycji do wykorzystania wg potrzeb, zapamiętywany razem z pozycją dokumentu. Dla dokumentów przychodowych jest to przeważnie numer seryjny partii.

Przycisk Następny kończy dodawanie bieżącego artykułu i pozwala na dodanie kolejnego.

Przycisk OK zamyka formularz dodając bieżący artykuł.

Przycisk Wróć przerywa dodawanie pozycji.

Poza ręcznym wprowadzeniem pozycji dokumentu mogą być one, po wybraniu opcji Operacje:

• przeniesione automatycznie ze schowka

Patrz Dokumenty –> Schowek dokumentów

• pobrane z kolektora danych

Patrz Współpraca z urządzeniami zewnętrznymi -> Kolektory danych

Dla dokumentów sprzedaży pozycje można pobrać również z dokumentu WZ,  Zamówienia lub Zlecenia usługowego.

Patrz menu Sprzedaż ->Dokumenty sprzedaży.

Istnieje możliwość wprowadzenia dla danego artykułu jego zamiennika. W momencie braku danego artykułu naciskamy przycisk Zamienniki i wybieramy z pojawiającej się listy wybrany zamiennik. Zamienniki konfigurujemy w tabeli artykułów.

Patrz menu Kartoteki -> Artykuły.

Podsumowanie dokumentu

W dolnej części dokumentu znajdują się zawsze przyciski OK i Drukuj. Pierwszy kończy pracę z dokumentem, drugi pozwala go wydrukować. Oprócz już wymienionych, mogą się tam znajdować inne przyciski (w zależności od rodzaju dokumentu), ale w przypadku większości dokumentów występują tu:

Płatność
Po wybraniu tego przycisku, pojawi się okno Płatności dokumentu.
Należy tu określić formę płatności, termin zapłaty, a przy zapłacie poprzez bank wskazać rachunek bankowy, na który ma być dokonana wpłata oraz ustalić z kim rozliczony ma zostać dokument. Można tu również udzielić dodatkowego rabatu dla kontrahenta, który udzielony zostanie od całości dokumentu.

Program umożliwia rozliczenie dokumentu z:
– kontrahentem (tak zdarza się jeśli np. przy zakupie dostawca daje dyspozycję zapłaty na konto innego podmiotu w związku ze wzajemnymi z nim rozrachunkami)

– pracownikiem (w ten sposób rozlicza się głównie faktury kosztowe z zaliczki pracownika)

– urzędem

– innym podmiotem

– właścicielem

Program pozwala stosować na dokumencie jednocześnie dwie formy płatności. Umożliwia zapłatę części dokumentu gotówką (opcja Zapłata gotówka w kasie) oraz wskazanie innej formy płatności (np. przelew, karta płatnicza) dla pozostałej kwoty. Jednocześnie pozwala rozliczyć przedpłatę. W przypadku należy wskazać z listy przedpłaty, które z danym dokumentem zostaną rozliczone.

Konfiguracja kart płatniczych :

Patrz menu Kartoteki -> Karty płatnicze.

Lista form płatności zawiera na początku ty,lko jedną pozycję – G – gotówka.

W opcji Podstawowe tabele -> Formy płatności definiuje się pozostałe formy, takie jak np.:

• P14 – przelew 14 dni
• O7 – płatność odroczona o 7 dni itp.

W przypadku, gdy kontrahent posiada przypisaną formę płatności, program automatycznie proponuje ją dla wszystkich faktur kontrahenta.

W kartotece Kontrahenta w danych dodatkowych ustala się czy klient płaci gotówką w kasie czy też otrzymuje inną formę płatności np. przelew. Ustalona forma płatności proponuje się na dokumentach rozrachunkowych.

Przycisk Stan rozrachunków przywołuje okno prezentujące stan rozrachunków z danym kontrahentem.

Dane księgowe
Ustala się tutaj :

• datę umieszczenie dokumentu w rejestrze VAT (pusta data spowoduje, że dokument nie trafi do rejestry VAT)
• datę i sposób księgowania dokumentu – Data księgowania może być tożsama z datą rejestracji (wpływu) lub wystawienia dokumentu ewentualnie jest to inna, dowolna data. Wskazana w tym polu data będzie jednocześnie datą z jaką dokument zostanie umieszczony w rozrachunkach.
  Pozostawienie pustego schematu księgowego oznacza księgowanie zgodne z definicją dokumentu.

  Uwagi
  Dowolny tekst zapamiętany z dokumentem.

Liczba porządkowa na pozycjach dokumentów.

Na formularzach pozycji dokumentów handlowo-magazynowych pojawiło się pole umożliwiające wpisanie liczby porządkowej pozycji dokumentu.

Pole to jest przenoszone przez schowek, jak również podczas przekształceń dokumentów.

Pod F12 do pozycji dokumentów można ją zmienić bez konieczności wchodzenia w każdą pozycję. Funkcja działa także na dokumentach w trybie Pokaż.

Poprawianie/przeglądanie dokumentu

Aby zmienić treść dokumentu należy umieścić na nim podświetlenie i wybrać opcję Popraw z paska narzędziowego lub korzystając z przycisku Narzędzia (opcja ta jest również dostępna pod prawym przyciskiem myszy). Pojawi się formularz odpowiedni dla danego dokumentu.

Formularz może pojawić się w jednym z dwóch trybów:

• Popraw – możliwość modyfikacji dokumentu
• Pokaż – brak możliwości modyfikacji dokumentu

Program informuje o przyczynie zablokowania poprawiania dokumentu odpowiednim komunikatem.

W praktyce każdy dokument da się poprawić. Jeśli np. program zgłasza, że dokument został przeniesiony do KH, to po jego usunięciu z KH można go już poprawić.

Usuwanie dokumentu

Dokument można usuwać po umieszczeniu na nim podświetlenia i wybraniu z paska narzędziowego opcji Usuń (Del) lub korzystając z przycisku Narzędzia (opcja ta jest również dostępna pod prawym przyciskiem myszy). Nie każdy dokument da się w danym momencie usunąć. Obostrzenia są identyczne jak w przypadku poprawiania dokumentów.

Drukowanie dokumentu

Drukowanie dokumentu następuje po wyborze przycisku Drukuj na formularzu dokumentu lub po podświetleniu dokumentu w tabeli i wybraniu opcji Operacje -> Wydruk jednego dokumentu.

Tworzenie zestawień dokumentów

Zestawienia tworzymy używając opcji Filtry. Pozwala ona odfiltrować tylko interesujące nas dokumenty, a następnie wydrukować wybierając przycisk Drukuj.

Schowek dokumentów

Program oferuje Użytkownikowi mechanizm schowka dokumentów, służący do przenoszenia zawartości dokumentów.

Mechanizm schowka wzorowany jest na rozwiązaniu znanym powszechnie w edytorach tekstu. Umożliwia automatyczne przenoszenie zawartości jednego dokumentu do innego.

Do schowka i ze schowka przenoszone są tylko pozycje dokumentów, a nie całe dokumenty.

Wykorzystanie schowka

Przenoszenie danych między dokumentami w ramach jednej firmy.
Po zarejestrowaniu faktury obcej należy przyjąć towary dokumentem PZ. Aby uniknąć ponownego wprowadzania tych samych pozycji na PZ co na fakturze, należy umieścić dokument w schowku, a podczas sporządzania PZ, posłużyć się opcją Operacje –> Pobierz dokument ze schowka w celu przeniesienia pozycji. W ten sposób można tworzyć dokumenty na podstawie innych.
Kolejne praktyczne zastosowanie schowka ujawnia się gdy po sporządzeniu dokumentu zauważymy błąd obsługi, np. wybrano niewłaściwego kontrahenta lub rejestr. W takim przypadku jedynym rozwiązaniem jest usunięcie dokumentu i sporządzenie od nowa. Jednak najpierw należy dokument umieścić w schowku po to, by sporządzając poprawny dokument pobrać jego zawartość a nie przepisywać jeszcze raz.

Przenoszenie dokumentów pomiędzy oddziałami własnej firmy
Jeśli firma posiada skomputeryzowane oddziały, to po sporządzeniu dokumentu R do oddziału lub MM można umieścić jego zawartość w schowku na dyskietce. Wówczas, wraz z towarem i wydrukiem dokumentu przesyłana jest dyskietka. W oddziale natomiast, sporządza się dokument P (przychód), do którego wczytuje się dane z dyskietki. Funkcja przenosząca dane ze schowka uzupełni tabelę Artykułów o brakujące pozycje.

Przenoszenie dokumentów pomiędzy niezależnymi podmiotami
Dwa podmioty gospodarcze posiadające program mogą oprócz dokumentów (faktur) wydrukowanych na papierze przesyłać plik schowka na dyskietce, podobnie jak w przypadku oddziału. Jeśli dodatkowo posiadają jednolitą symbolikę towarów to cały proces przenoszenia dokumentu przebiega podobnie jak w przypadku oddziałów.

Kopiowanie danych do schowka

Opcja Operacje –> Umieść dokument w schowku jest dostępna podczas edycji lub przeglądu dowolnego dokumentu magazynowo-handlowego, w momencie uaktywnienia tabeli pozycji na formularzu dokumentu.

Do schowka można przenieść również:

• sumaryczne stany magazynowe,
• tabelę Pozycje dokumentów
• zestawienie o nazwie Analiza ilościowa dokumentów.

Jeśli operacja umieszczenia w schowku dotyczy dokumentu rozchodowego, to pojawi się poniższe okienko informacyjne, a następnie dialog Kopiuj do schowka.

W powyższym oknie znajduje się selektor umożliwiający wskazanie celu kopiowania. Selektor zawiera następujące pozycje:

• listę firm,
• inne miejsce.

Proponowany jest katalog bieżącej firmy. Jeśli chcesz skopiować bieżący dokument do katalogu innej firmy, to wskaż właściwą firmę. Aby umieścić schowek na dyskietce, wybierz stacja A: . Wpierw umieść dyskietkę w odpowiednim napędzie. Wybór pozycji Inne miejsce uaktywnia przycisk Plik i skojarzone z nim pole edycji, w celu wskazania dowolnego dysku i katalogu.

Pobieranie danych ze schowka

Opcja Operacje  -> Pobierz dokument ze schowka aktywna jest tylko podczas edycji dokumentu (tryb POPRAW lub DODAJ) magazynowo-handlowego, w momencie uaktywnienia tabeli pozycji na formularzu dokumentu. Po wybraniu tej opcji pojawi się okno Pobierz ze schowka.

W powyższym oknie znajduje się selektor umożliwiający wskazanie źródła kopiowania. Selektor zawiera następujące pozycje:

• katalog firmy,
• inne miejsce.

Po wskazaniu pliku schowka, numery dokumentów w nim zawartych prezentowane są na liście. Z listy tej wybieramy interesujący nas dokument lub dokumenty. Przy pobieraniu pozycji aktywny jest multiwybór, dzięki czemu możemy wskazać do pobrania jednocześnie kilka dokumentów. Aktywacja przycisku Przenieś powoduje przeniesienie pozycji wybranego dokumentu do aktualnie edytowanego dokumentu roboczego, aktywacja przycisku Kopiuj – ich skopiowanie. Po aktywacji przycisku Pokaż pojawi się tabela z zawartością danego dokumentu w schowku.

Informacje dodatkowe.
Fizycznie schowek stanowią pliki o nazwie rozpoczynającej się na buf_… umieszczone w katalogu firmy. Więcej na temat katalogu firmy:

⇒ patrz Wdrożenie -> Zakładanie nowej firmy

Wdrożenie

Wdrożenie systemu w dużym przedsiębiorstwie to czynność czasem niezwykle skomplikowana. Wymagane jest duże doświadczenie zespołu wdrożeniowego. Stopień komplikacji rośnie przeważnie wraz z wielkością firmy. Metodologię wdrożeń wyspecjalizowane firmy wdrożeniowe wypracowują latami. Problematyka ta  znacznie przekracza cele niniejszego podręcznika.

Zakładanie nowej firmy

Pierwszym krokiem jaki należy wykonać przy wdrożeniu programu jest założenie firmy.

Zakładanie nowej firmy – krok po kroku.

1. Uruchom program. Pojawia się okno Wybór firmy.
2. Naciśnij przycisk  obok selektora z listą firm. Pojawi się okno Firmy.
3. W tabeli Lista firm wybierz przycisk Dodaj. Pojawi się okno Firma.
4. W pole Symbol firmy wpisz trzyliterowy symbol Twojej firmy (identyfikator na liście firm).
5. W polu Nazwa wprowadź nazwę Twojej firmy. Nazwę firmy w odróżnieniu od symbolu literowego można zmieniać nawet po utworzeniu danej firmy.
6. Operację zakończ przyciskiem OK. Program tworzy tabele dla nowej firmy.
7. Zaznaczamy firmę na liście i firmę licencjonowaną korzystając z przycisku Ustaw firmę licencjonowaną.
8. Po zakończeniu należy zamknąć okno Firmy przyciskiem OK.

Informacje dodatkowe.
Wszystkie dane każdej nowo założonej firmy program umieszcza w osobnej bazie (Database), na aktualnie używanym serwerze. Nazwę tego serwera i parametry połączenia  ustala się w oknie Połączenie. Aby skonfigurować parametry połączenia z serwerem należy w oknie Wybór firmy nacisnąć przycisk Administracja a następnie przycisk Parametry połączenia. Nazwa bazy danych jest tworzona według zasady FIRMA_XXX gdzie XXX jest pobierany z pola Symbol firmy. Np. jeśli zakładasz firmę , której symbolem są trzy litery ABC to na serwerze utworzona zostanie baza FIRMA_ABC. Jednocześnie w katalogu, w którym został zainstalowany program utworzony zostanie podkatalog o nazwie FIRMA.ABC (czyli wg podobnej jak poprzednio konwencji). W podkatalogu tym program umieszcza pliki schowka

⇒ patrz Dokumenty -> Schowek dokumentów

oraz niektóre pliki konfiguracyjne programu.

Wprowadzanie danych startowych

Aby rozpocząć bieżącą pracę z programem musisz wykonać pewne czynności wstępne. Są to:

• wprowadzenie danych firmy
• zdefiniowanie magazynów
• zdefiniowanie dokumentów
• zdefiniowanie kas i rachunków bankowych (wprowadzenie stanów początkowych)
• ustalenie formatu symbolu artykułu i metody rozchodowania towarów
• wprowadzenie artykułów do kartoteki
• wprowadzenie stanu początkowego towarów w magazynach
• wypełnienie tabeli kontrahentów oraz innych tabel
• wprowadzenie stanu należności i zobowiązań na dzień rozpoczęcia pracy w systemie.

W dalszej części rozdziału pokażemy szczegółowo jak wykonać te czynności.

Ustawienia globalne

W opcji Konfiguracja -> Ustawienia globalne znajdują się parametry dotyczące całego systemu, które należy ustalić w momencie wdrożenia.

• Ustawienia dla artykułów
• Ostrzeżenie o sprzedaży poniżej ceny zakupu
• Ostrzeżenie o zadłużeniu kontrahenta
• Reakcja na zadłużenie
• Reakcja na przekroczenie limitu kredytu
• Nazwa firmy dla dokumentów sprzedaży
• Nazwa firmy dla innych dokumentów
• Stawki VAT
• Metoda rozchodowania towarów
• Sposób łączenia rabatu operatora
• Logo firmy na fakturze
• Folder aktualizacji
• Folder załączników
• Folder programu Formularze IPS
• Folder programu do NFZ-SKO
• Logi urządzeń fiskalnych

⇒ Opis poszczególnych parametrów patrz Konfiguracja -> Ustawienia globalne

Dane podatkowe firmy

W opcji Konfiguracja -> Dane podatkowe firmy  należy uzupełnić wszystkie informacje o firmie, które będą wykorzystywane do wydruku deklaracji podatkowych, dokumentów ZUS i naliczania płac.

⇒ Opis formularza patrz Konfiguracja -> Dane podatkowe firmy

Definiowanie magazynów

Przy zakładaniu firmy standardowo tworzony jest jeden magazyn nazwany Magazynem Centralnym o symbolu M00001. Jeśli posiadasz więcej magazynów, to zdefiniuj je w opcji Konfiguracja -> Magazyny.

Przykład 1.
Posiadasz w firmie dwa magazyny rzeczywiste: magazyn towarów i magazyn wyrobów gotowych. Zdefiniuj w tabeli Magazyny odpowiednio:
M00001 – magazyn towarów
M00002 – magazyn wyrobów gotowych.

Przykład 2.
Posiadasz sklep jako punkt sprzedaży i chcesz ewidencjonować jego dokumenty. Zdefiniuj w tabeli Magazyny odpowiednio:
M00001 – magazyn centralny
M00002 – sklep
Dodatkowo jeżeli założyłeś oddział O00002 – Sklep, w definicji  magazynu M00002 przypisz, że powiązany on jest z oddziałem O00002.

Definicje dokumentów

Przy zakładaniu nowej firmy program tworzy standardowe rejestry, które można modyfikować wg własnych potrzeb. Można również definiować dodatkowe, własne rejestry.

Szczegółowe informacje na temat poszczególnych rodzajów dokumentów znajdują się w dalszej części podręcznika w odpowiednich rozdziałach. W tym miejscu zostaną przedstawione przykłady podziału najbardziej istotnych dokumentów.

Rejestry sprzedaży

Przy zakładaniu firmy tworzone są dwa rejestry sprzedaży:
F /1 – Faktury VAT
F /2 – Paragony
F/ZAL – Faktury zaliczkowe

Przykład 1.
Firma nie prowadzi sprzedaży detalicznej.
Wówczas drugi rejestr sprzedaży F/2 – Paragony jest zbędny i można go usunąć.

Przykład 2.
Firma oprócz sprzedaży hurtowej prowadzi również sprzedaż dla odbiorców indywidualnych. Dodatkowo używa drukarki fiskalnej dla rejestrowania sprzedaży detalicznej. Z kolei odbiorcy detaliczni czasem żądają faktur imiennych. Wówczas układ rejestrów powinien wyglądać następująco:

• F/1 – Faktury VAT (niefiskalne) –    dla osób prowadzących działalność (firm)
• F/2 – Faktury VAT (fiskalne) – dla osób fizycznych nie prowadzących działalności
• F/3 – Paragony (fiskalne)

Przykład 3.
Jeśli chcesz osobno rozliczać sprzedaż towarów i usług, to utwórz dwa rejestry sprzedaży:.
F/1 – Sprzedaż towarów
F/2 – Sprzedaż usług.

Rejestry utworzone dla dokumentów sprzedaży mają odbicie w rejestrach VAT. Każdy stworzony rejestr sprzedaży będzie jednocześnie rejestrem VAT.

Jednocześnie należy pamiętać o tym aby do tworzonych rejestrów sprzedaży utworzyć adekwatne rejestry korekt sprzedaży. Korekty sprzedaży mają oznaczenie KF np.:
KF /1- Korekta sprzedaży towarów
KF /2 – Korekty sprzedaży usług.

Można skorzystać tu z funkcji automatycznego generowania korekt na podstawie dokumentów sprzedaży, którą uruchamia się w opcji Operacje  w tabeli definicji dokumentów.

Rejestry zakupów

Przy zakładaniu firmy tworzone są trzy rejestry zakupu:
FZ /1 – Zakup towarów
FZ /2 – Pozostałe zakupy (wydatki)-koszty
FZ /3 – Zakup środków trwałych.

Można je zmodyfikować lub dodać następne wg własnych potrzeb, jednakże podział ten wydaje się wystarczający dla firm nie prowadzących sprzedaży zwolnionej z podatku VAT.

Jeśli prowadzona jest sprzedaż opodatkowana i zwolniona, to ilość wymaganych definicji dokumentów rośnie.

Rejestr zakupów środków trwałych należy podzielić na trzy kolejne:
FZ /3Z – zakupy środków trwałych związanych tylko ze sprzedażą zwolnioną
FZ /3O – zakupy środków trwałych związanych tylko ze sprzedażą opodatkowaną
FZ /3ZO – zakupy środków trwałych związanych ze sprzedażą zwolnioną i opodatkowaną.

Podobnie należy postąpić z rejestrem Pozostałe zakupy.

Rejestry utworzone dla dokumentów zakupu mają odbicie w rejestrach VAT. Każdy utworzony rejestr zakupu będzie jednocześnie rejestrem VAT.

Jednocześnie należy pamiętać o tym aby do tworzonych rejestrów zakupu utworzyć adekwatne rejestry korekt zakupu. Korekty zakupów mają oznaczenie KZ np.:
KZ /1 – Korekty zakupu towarów
KZ /2 – Korekty zakupu pozostałych (wydatków)
KZ /3 – Korekty zakupu środków trwałych.

Można skorzystać tu z funkcji automatycznego generowania korekt na podstawie dokumentów zakupu, którą uruchamia się w opcji Operacje w tabeli definicji dokumentów.

Rejestry dokumentów MM

Dokumentami MM dokonuje się przesunięć międzymagazynowych. Jeden dokument dokonuje jednocześnie rozchodu z magazynu źródłowego i przychodu do magazynu docelowego.

 

Przykład 1
W systemie mamy zdefiniowane magazyny:
M00001 -magazyn centralny
M00002 – magazyn 1
M00003 – magazyn 2
Warto zdefiniować dwa rejestry MM:
MM/1 – Przesunięcia z magazynu centralnego do magazynu 1
MM/2 – Przesunięcia z magazynu centralnego do magazynu 2

Rejestry dokumentów rozchodowych R

Przy zakładaniu firmy tworzone są dwa rejestry dokumentów rozchodowych:
R /N – Rozchody niedoborów
R /W- Rozchody wewnętrzne
Można je zmodyfikować wg własnych potrzeb dzieląc je wg kierunków rozchodu (działów, wydziałów, oddziałów) , takich jak:

• produkcja
• administracja
• oddział w mieście X
• sklep firmowy itd.
• rozchód niedoborów.

Przykład 1
Jeśli firma posiada kilka magazynów i z różnych magazynów dokonuje się rozchodów należy utworzyć odpowiednie rejestry dla każdego z nich.
R /NM1 – Rozchody niedoborów – magazyn 1
R /WM1 – Rozchody wewnętrzne – magazyn 1
R /NM2 – Rozchody niedoborów – magazyn 2
R /WM2 – Rozchody wewnętrzne – magazyn 2

Przykład 2.
Jeśli firma posiada kilka oddziałów i wydawany jest do nich towar za pomocą dokumentów R zamiast MM, to dla każdego oddziału należy utwórz oddzielny rejestr dokumentów rozchodu wewnętrznego R /W, tak aby można było rozliczać wydania towaru do każdego  z nich..
R /W1 – Rozchody wewnętrzne do oddziału nr 1
R /W2 – Rozchody wewnętrzne do oddziału nr 2
R /W3 – Rozchody wewnętrzne na potrzeby własne

Przykład 3.
Jeśli firma prowadzi działalność produkcyjną można stworzyć osobny rejestr rozchodu materiałów na produkcję, w celu rozliczania wydań w tym kierunku.
R /WPR – Rozchody wewnętrzne na produkcję
R /W – Rozchody wewnętrzne na potrzeby własne

Rejestry dokumentów przychodowych (P)

Przy zakładaniu firmy tworzone są dwa rejestry dokumentów przychodowych:
P /N – Przychód nadwyżek
P /W – Przychody wewnętrzne.

Można je zmodyfikować wg własnych potrzeb dzieląc je wg źródeł przychodu , takich jak:

• produkcja
• centrala -> oddział
• nadwyżki magazynowe.

Przykład 1
Firma posiada kilka oddziałów (skomputeryzowanych) i wydawany jest do nich towar za pomocą dokumentów R. Oddział musi przyjąć dostawę z centrali dokumentem P. Należy dla każdego oddziału utwórz oddzielny rejestr dokumentów przychodu wewnętrznego.
P /C1 – Przyjęcie towaru z Centrali do oddziału 1
P /C2 – Przyjęcie towaru z Centrali do oddziału 2
P /C3 – Przyjęcie towaru z Centrali do oddziału 3

Przykład 2
Jeśli firma prowadzi działalność produkcyjną można stworzyć osobny rejestr przychodu wyrobów z produkcji.
P /WR – Przychody wyrobów własnych z produkcji
P /W – Przychody wewnętrzne inne
P /N – Przychody nadwyżek

Definiowanie kas

Przy zakładaniu firmy program tworzy automatycznie jedną kasę. W trakcie zakładania nowych kas lub poprawiania fabrycznej w opcji Konfiguracja -> Kasy można określić numery startowe dokumentów kasowych tzn: KP, KW, Raportu kasowego oraz wpisać stany początkowe poszczególnych kas.

Definiowanie rachunków bankowych

Przy zakładaniu firmy program tworzy automatycznie jeden rachunek bankowy. W trakcie zakładania nowych lub poprawiania fabrycznego w opcji Konfiguracja -> Rachunki bankowe można określić numer startowy wyciągu bankowego oraz wpisać jego stan początkowy.

Wypełnienie tabeli artykułów

Artykułami nazywamy zbiór przedmiotów sprzedaży i zakupów. Mogą to być towary, materiały, wyroby, opakowania oraz usługi, a także wydatki, prawa autorskie, licencje itp.

Artykuły dzieli się wg typu na:

• produkty (przedmioty o kontrolowanym zapasie magazynowym ),
• usługi,
• pozycje księgowe.

Mając na uwadze ten podział należy wprowadzić wszystkie artykuły stanowiące asortyment firmy, podając ich dane podstawowe i dodatkowe.

⇒ patrz: Kartoteki -> Artykuły

Dane o artykułach, a także ich zapas magazynowy można przenieś automatycznie z innych systemów.

⇒ patrz Administracja -> Import artykułów z pliku tekstowego

⇒ patrz Transfer danych z innych systemów

Wprowadzenie stanu początkowego towarów/wyrobów w magazynie

Aby móc rozpocząć sprzedaż towarów należy wprowadzić stany magazynowe. Początkowe stany magazynowe przyjmujemy dokumentem P – przychód, z rejestru P/N – przychód nadwyżek. Jeżeli ma być prowadzona ilościowo-wartościowa gospodarka magazynowa, wprowadzając stany artykułów należy podawać zarówno ich ilość jak i cenę zakupu/cenę ewidencyjną.

Początkowy stan magazynowy zostanie uzupełniony automatycznie w przypadku transferu danych z systemu wykorzystywanego przed wdrożeniem programu.

⇒ patrz Transfer danych z innych systemów

Wprowadzenie stanu początkowego należności i zobowiązań

Program umożliwia zarejestrowanie należności i zobowiązań, które powstały przed wdrożeniem systemu.

Do tego celu stosuje się dokumenty IN – inna należność oraz IZ – inne zobowiązanie.

⇒ Jeżeli wykorzystywany jest moduł Księgi Handlowej systemu o wprowadzeniu stanu rozrachunków patrz – Księga Handlowa.