Wdrożenie Księgi Handlowej jest bardzo ważnym momentem, gdyż to jak zostanie przeprowadzone ma znaczenie dla dalszej pracy systemu. Wdrożenie KH polega nie tylko na ustawieniach w samym module Księga Handlowa ale sięga także do innych opcji systemu współpracujących z księgowością.
W procesie wdrożenie KH należy wykonać następujące operacje:
- Ustalenie początku roku obrachunkowego i otwarcie okresów księgowych – opcja Księga handlowa -> Okresy.
- Wprowadzenie dzienników – opcja Księga handlowa -> Dzienniki.
- Zdefiniowanie planu kont – opcja Księga handlowa -> Plan kont.
- Zdefiniowanie schematów księgowych – opcja Księga handlowa -> Schematy księgowe.
- Przypisanie rejestrom dokumentów odpowiednich schematów księgowych i dzienników – opcja Konfiguracja -> Definicje dokumentów.
- Przypisanie zdefiniowanym kasom i rachunkom bankowym symboli kont księgowych i dzienników – opcje Konfiguracja -> Kasy, Rachunki bankowe.
- Zdefiniowanie kategorii operacji kasowo-bankowych, które służą do wskazywania przy dowodach kasowych i bankowych kont przeciwstawnych – opcja Kasa/Bank -> Kategorie operacji.
- Wprowadzenie pozycji księgowych do tabeli Artykuły – opcja Kartoteki -> Artykuły. Pozycje te będą wykorzystywane do rejestrowania
i księgowania kosztów. - Zdefiniowanie sprawozdań księgowych i deklaracji podatkowych.
- Wprowadzenie bilansu otwarcia oraz dotychczasowych obrotów kont.
Poruszony zostanie tylko temat wprowadzenia dotychczasowych zapisów na kontach w przypadku wdrażania systemu nie od początku roku obrachunkowego.
Zapisy kont księgowych, powstałe przed wdrożeniem KH wprowadza się do systemu dokumentami Polecenia księgowania (PK).
Istnieje kilka sposobów wprowadzenia startowych informacji o obrotach kont. Wybór powinien być uzależniony np. od momenty roku obrachunkowego w jakim przeprowadzane jest wdrożenia jak również od ilości kontrahentów z którymi firma prowadzi rozrachunki.
Jeden ze sposobów polega na wprowadzenie dokumentem PK do okresu 00 bilansu otwarcia z początku roku, a następnymi PK do poszczególnych miesięcy sumarycznych obrotów wszystkich kont. Otrzymujemy w ten sposób pełną informację o tym co się działo (sumarycznie) na kontach we wszystkich miesiącach przed wdrożeniem systemu. Pozwala to np. wykonać sprawozdania księgowe za cały rok czy za poszczególne miesiące. Sposób ten można zastosować tylko w przypadku wdrażania systemu najdalej w trzecim czy czwartym miesiącu roku obrachunkowego, gdyż uzupełnienie obrotów kont np. z siedmiu miesięcy trwałoby bardzo długo, a w niektórych przypadkach byłoby w ogóle niemożliwe ze względu na bieżąca pracę. Również duża ilość obsługiwanych kontrahentów utrudnia to zadanie, gdyż w każdym miesiącu trzeba wprowadzić obroty kont rozrachunkowych. Już w przypadku kilkudziesięciu kontrahentów operacja ta może pochłonąć masę czasu.
Dlatego wdrażając Księgę Handlową w późniejszych miesiącach można zastosować sposób uproszczony, który polega na wprowadzeniu na jednym dokumencie PK sald wszystkich kont na dzień wdrożenia systemu. Np. rozpoczynając pracę w module KH z początkiem miesiąca 8-go, wprowadzamy PK do okresu 07 i zapisujemy w nim salda wszystkich kont na ostatni dzień miesiąca 7-go. Wykorzystując ten sposób nie można np. obejrzeć obrotów w miesiącu 4-tym albo wykonać sprawozdań za miesiące sprzed wdrożenia, ale jest on znacznie szybszy i wygodniejszy w realizacji.
Jeżeli moduł Księga Handlowa jest wdrażany w czasie, gdy inne moduły systemu już działają np. Sprzedaż, Zakupy, a co za tym idzie i Rozrachunki, wtedy po wprowadzeniu danych bilansowych do KH należy porównać je z danymi poszczególnych modułów. Funkcje pomocne w uzgodnieniu sald znaleźć można w opcji Analizy.
Wdrażając moduł Księga Handlowa razem z Rozrachunkami można zautomatyzować proces tworzenia rozrachunków bilansowych.
Należności i zobowiązania powstałe przed wdrożeniem systemu wprowadza się za pomocą dokumentów IN i IZ w opcji Rozrachunki.
Patrz menu Rozrachunki -> Dokumenty IN i IZ.
Tworząc w Księdze Handlowej bilansowy dokument PK wprowadzamy do niego salda poszczególnych kont. Jeżeli dane konto powiązane jest z np. kontrahentem to program przy zapisie dekretu zadaje pytanie:
Odpowiedź Tak powoduje przywołanie formularza IN lub IZ (w zależności od strony zapisu) i umożliwia wypełnienie go szczegółowymi informacjami (numer i data dokumentu rozrachunkowego, termin płatności itp.). Zamknięcie dokumentu IN/IZ przenosi informację do opcji Rozrachunki.
W ten sposób wypełniając dokument PK wprowadzamy również informacje na rozrachunki.
| Należy pamiętać o tym, że dokument PK i dokumenty IN/IZ nie są ze sobą powiązane, tzn. po ich utworzeniu jakakolwiek zmiana zapisu w dokumencie PK nie zmienia zapisu w Rozrachunkach i odwrotnie. |