Do tej pory zamknięcie roku urlopowego nie było wyeksponowane i użytkownicy musieli pamiętać o wykonaniu w opcji Wydruki -> Stan urlopów zestawienia dla wszystkich pracowników po wprowadzeniu wszystkich urlopów do kartoteki absencji za dany rok.
Jeśli tego nie zrobili bo np. nie wiedzieli o tym, to w karcie urlopowej na następny rok pokazywały się nieprawidłowe dane w pozycji „z ubiegłego roku” W związku z tym były zgłoszenia o błędach w karcie urlopowej.
Obecnie aby zapewnić prawidłowe i bardziej czytelne działanie programu w powyższym zakresie należy (najwcześniej po naliczeniu wypłaty za grudzień każdego roku) wykonać funkcję Zamknięcie roku – rozlicznie urlopów. Opcja ta dostępna jest w KiP HR.
Wykonanie tej funkcji spowoduje przeniesienie urlopu z pozycji Pozostało z poprzedniego roku na pozycję Z ubiegłego roku
Funkcję tę najlepiej wykonać od razu dla wszystkich pracowników, ale nie ma przeciwwskazań aby zrobić to etapami dla wybranej grupy pracowników. Zamykanie roku można robić wielokrotnie jeżeli dane uległy w międzyczasie zmianie.
Jeśli nie zamkniemy roku urlopowego danego pracownika to w karcie urlopowej nie będzie możliwe uzyskanie danych o urlopach na następny rok. Analogicznie w zestawieniu Stan urlopów nie będzie możliwe uzyskanie danych o urlopach na następny rok.