Zamówienia do dostawców (ZW)

Zamówienia do dostawców (ZW – zamówienia własne) można tworzyć ręcznie lub generować na podstawie:

• statystyki sprzedaży
• zapasów minimalnych
• zamówień od klientów.

Dokumenty te mogą zostać zarejestrowane w walucie. Wyboru waluty i kursu  dokonuje się w nagłówku dokumentu ZW w opcji Pozostałe dane.

Zamówienie do dostawcy – formularz

Dodając nowe zamówienie pojawia się poniższy formularz.

Termin realizacji
Określenie terminu realizacji w nagłówku dokumentu ZW, obowiązywać będzie dla całego dokumentu, o ile w poszczególnych pozycjach nie podano innych terminów.

Statusy
Dokumenty ZW wyposażone są w statusy, które umożliwiają uzyskanie informacji na temat zarejestrowanych, potwierdzonych i odrzuconych zamówień do dostawców.

Rodzaje statusów w dokumentach ZW:

• nie weryfikowane – status nadawany automatycznie po utworzeniu dokumentu
• potwierdzone – nadawany przez operatora
• odrzucone – nadawany przez operatora. Po wyborze tego statusu program pozwala określić przyczyny odrzucenia.

Pozycje zamówienia do dostawcy

Pozycje zamówienia do dostawcy można:

1. wpisać ręcznie
2. wygenerować automatycznie na podstawie
   • statystyki sprzedaży
   • zamówień od klientów
   • zapasów minimalnych.

Przy ręcznym wpisywaniu pozycji zamówienia (opcja Dodaj) pojawia się poniższe okno:

Po wybraniu towaru, który ma być zamówiony w oknie wypełniane są pola:
Bieżący łączny zapas – zapas we wszystkich magazynach

Zapas w magazynie Mxxxxx – zapas w aktualnym magazynie, w tym w którym wystawiany jest dokument ZW

Ostania cena zakupu – cena zakupu z ostatniej dostawy, dostępna do edycji.

W polu Zamawiana ilość należy wpisać ilość towaru jaką chcemy zamówić. W określeniu tej liczby może być pomocny przycisk Ile zamówić ?…

Program proponuje tu wielkość zamówienia uwzględniając bieżący stan oraz analizując rozchody tego towaru. Sposób wyliczania wielkości zamówienia jest identyczny jak przy automatycznym generowaniu zamówienia na podstawie statystyki sprzedaży i został dokładnie opisany w rozdziale

 

Aby automatycznie wygenerować zamówienie do dostawcy należy, będą w tabeli pozycji, użyć funkcji Generowanie zamówienia w opcji Operacje. Opcji tej należy użyć zanim dodasz jakikolwiek towar do zamówienia. Później opcja staje się niedostępna.

Po uruchomieniu automatycznego generowania pojawia się okno z wyborem sposobu generacji:

Opisy wszystkich wariantów znajdziesz w następnych rozdziałach.

Istnieje możliwość śledzenia realizacji zamówienia dzięki powiązaniu zamówień z dokumentami dostaw. PZ lub FZ do zamówienia można utworzyć automatycznie przy użyciu funkcji Przywołaj niezrealizowane zamówienia w opcji Operacje na tym dokumencie.

Generowanie zamówienia na podstawie statystyki sprzedaży

Opcja ta pozwala wygenerować gotowe zamówienie, analizując sprzedaż / rozchody towarów pochodzących od wskazanego lub wszystkich dostawców uwzględniając bieżące zapasy magazynowe tych towarów. Umiejętne jej wykorzystanie umożliwia utrzymanie zapasów magazynowych na rozsądnym poziomie, tak aby z jednej strony nie zachwiać płynności sprzedaży, zaś z drugiej strony uniknąć niepotrzebnego i kosztownego magazynowania.

Opcja ta sprawdza się głównie w firmach handlujących w miarę stałym asortymentem oraz przy dużej dynamice sprzedaży.

Parametry analizy

Przed uruchomieniem analizy należy podać kilka parametrów wstępnych.

Zaplanuj zapas na..
Liczba dni na jaką chcemy zaplanować zapas towaru w magazynie. Liczba ta zależy od częstotliwości dostaw u danego dostawcy.

Przeanalizuj rozchody z.
Ilość dni które będą wzięte pod uwagę przy analizie sprzedaży / rozchodów. Liczba ta nie musi być równa poprzedniej, zwłaszcza gdy sam wskazujesz okres do analizy.
Przykład
Planujesz zapas na 7 dni. Możesz wybrać dłuższy np. 14-to dniowy okres analizy rozchodów, aby mieć precyzyjniejszy obraz sprzedaży. Program wyliczając propozycję zamówienia uwzględni połowę (14/7) sprzedaży.

Dodatkowo zadawane jest pytanie:
Czy program sam ma wybrać okres do analizy?

Preferowana odpowiedź brzmi Tak. Jak program wybiera okres do analizy

Jeśli odpowiedź brzmi Nie, to program spyta dodatkowo o datę początkową analizy.
Przykład.
Zadeklarowano liczbę dni analizy jako 10 oraz datę początkową 01.06.2005. W takim przypadku program będzie analizował na sztywno rozchody poszczególnych towarów w okresie od 01.06.2005 do 09.06.2005.

Jest to rozwiązanie bardziej zawodne zwłaszcza przy krótkich (kilkudniowych) okresach analizy. Przy sztywnym określeniu okresu analizy rozchodów zdarzać się mogą przekłamania. Jakiś towar, pomimo ewidentnego zapotrzebowania na niego, mógł być w tym okresie nie sprzedawany, gdyż nie było go w magazynie. Propozycja zamówienia będzie więc mało precyzyjna.
W jakim więc celu pozostawiono w programie taką opcję?

Opcja ta pozwala np. planować zakupy towarów sezonowych. Pierwsze zamówienie na początku sezonu można sporządzić na podstawie analizy sprzedaży w analogicznym okresie roku poprzedniego.

Z magazynu
Do analizy można wybrać tylko jeden lub wszystkie magazyny.

Uwzględniaj
Określa się tu czy w analizie mają uczestniczyć:

• tylko dokumenty sprzedaży
  Program będzie analizował wyłącznie:
  • faktury rozchodowe
  • wydania WZ.
• wszelkie rozchody
  Oprócz dokumentów wymienionych powyżej, zostaną uwzględnione również rozchody R i przesunięcia międzymagazynowe MM. Innymi słowy rozchody R i MM zostaną potraktowane jak sprzedaż. W związku z tym program wyklucza następującą kombinację parametrów: wszystkie magazyny i wszelkie rozchody, gdyż nastąpiłoby sumowanie przesunięć z magazynu centralnego i sprzedaży w pozostałych magazynach.

Analizuj towary
Określa się tu czy analizowane mają być towary:

• tylko bieżącego dostawcy (dostawca, do którego tworzone jest zamówienie)
• wszystkich dostawców

Parametr ten został umieszczony po to, aby możliwe było planowanie zakupów dla wszystkich towarów. Jest to szczególnie użyteczne w oddziałach, które otrzymują towar wyłącznie z własnej centrali. Program zainstalowany w takiej firmie nie zna dostawców towaru, gdyż dostawy realizowane są tam przeważnie dokumentem P.

Symbol artykułu
Jeżeli użytkowanika interesuje  tylko konkretny artykuł, można go w tym miejscu wybrać i program tylko to będzie analizował.

Grupa artykułów
Można również poddać analizie, wybraną przez nas grupę artykułów.

Wynik analizy

Po ustaleniu parametrów analizy i wyborze przycisku Generuj uruchamia się opisany w dalszej części rozdziału algorytm. Wynik analizy prezentowany jest w tabeli. Przedstawione artykuły i ilości program traktuje jako propozycję zamówienia, pozwalając użytkownikowi ostatecznie zdecydować, które towary chce zamówić. W podjęciu decyzji pomagają prezentowane w tabeli informacje: Zapas w magazynie, Okres analizy, Rozchód sumaryczny, Średni rozchód, Najwyższy rozchód, Ilość transakcji.

Wynik analizy można wydrukować używając przycisku Drukuj.

Przenoszenie propozycji na formularz zamówienia

Na zamówienie przenoszone są tylko zaznaczone pozycje. Przy dużej ilości pozycji  pomocne mogą być tu przyciski:

Usuń zerowe – Usuwa znaczniki dla pozycji z zerową
propozycją zamówienia.

Usuń niesprzedawane – Usuwa znaczniki dla towarów, których ostatnia sprzedaż odbyła się przed wskazaną datą. Datę wskazuje się w kolejnym oknie dialogowym. Można dzięki temu wyeliminować towary, którymi już nie handlujesz. Przycisk jest niedostępny dla ręcznego wskazywania okresu analizy rozchodów.

Pokaż tylko zaznaczone – Wybór przycisku powoduje ukrycie pozycji niezaznaczonych.

Zaznacz wszystkie – Zaznacza wszystkie pozycje.

Usuń znaczniki – Usuwa wszystkie znaczniki.

Pokaż wszystkie – Anuluje działanie przycisku Pokaż tylko zaznaczone

Wybierz zaznaczone towary – Przenosi zaznaczone pozycje do zamówienia.

Wróć – Powoduje opuszczenie analizy bez przeniesienia jej wyniku na zamówienia.

Przeniesienie wyniku analizy na formularz zamówienia ZW kończy jej działania. Wygenerowane w ten sposób zamówienie można dalej modyfikować używając opcji Dodaj, Popraw i Usuń.

Opis algorytmu

Krok 1.
Program w pierwszym kroku odczytuje podane przez użytkownika parametry.

Krok 2.
W kolejnym kroku program sumuje w pętli rozchody każdego towaru z zadeklarowanej ilości dni. Porównując bieżący zapas z wielkością rozchodu otrzymujemy wielkość zamówienia. Ponadto program zaokrągla w górę propozycję zamówienia do pełnych opakowań zbiorczych dla zamówień.

Przykład
Bieżący zapas magazynowy wynosi 10 szt. Z analizy rozchodu wynika, że sprzedano go 40 szt w przykładowym okresie. Propozycja zamówienia wyniosłaby 30 szt. W związku z tym, że dostawca realizuje zamówienia wyłącznie w pełnych kartonach po 12 szt, propozycja zamówienia wyniesie 36 szt.

W jaki sposób program samodzielnie wybiera okres analizy?
Program robi to indywidualnie dla każdego towaru. Sprawdza datę ostatniej transakcji (sprzedaży) na danym towarze. W ten sposób określa datę końcową analizy. Data początkowa jest przesunięta o liczbę dni analizy. Ponadto program wychwytuje dni bezruchu (niedziele, święta) o ile odnajdzie takie w analizowanych okresie i zwiększa indywidualnie dla każdego towaru liczbę dni do analizy. Ten sposób eliminuje niedoskonałość pierwszego algorytmu. Szukając dni bezruchu program nie opiera się na kalendarzu tylko sprawdza daty dokumentów.

Generowanie zamówienia na podstawie zamówień od klientów

Opcja ta pozwala wygenerować gotowe zamówienie analizując zarejestrowane w programie i jeszcze nie zrealizowane zamówienia od klientów.

Parametry analizy

Analizuj zamówienia od
Domyślnie program wybiera zamówienia od wszystkich klientów. Można tu jednak wskazać konkretnego klienta i wtedy tylko jego zamówienia będą analizowane.

Z terminem realizacji do
Jeśli wskazana zostanie data terminu realizacji, to będą analizowane wyłączne zamówienia do podanego terminu.

Analizuj towary
Analizie mogą być poddane towary:

• tylko bieżącego dostawcy (dostawca, do którego tworzone jest zamówienie)
• wszystkich dostawców.

Parametr ten został umieszczony po to, aby możliwe było planowanie zakupów dla wszystkich towarów. Jest to szczególnie użyteczne w oddziałach, które otrzymują towar wyłącznie z własnej centrali. Program zainstalowany w takiej firmie nie zna dostawców towaru, gdyż dostawy realizowane są tam przeważnie dokumentem P.

Z grupy towarów
Możemy poddać analizie, wybraną przez nas grupę artykułów.

Okres
Program umożliwia nam wybór okresu do analizy.

Symbol artykułu
Jeżeli interesuje nas tylko konkretny artykuł, możemy go w tym miejscu wybrać i program tylko to będzie analizował.

Po ustaleniu parametrów i wyborze przycisku Generuj program analizuje wszystkie niezrealizowane pozycje zamówień od klientów. Wynik analizy prezentowany jest w tabeli. Przedstawione artykułu i ilości program traktuje jako propozycję zamówienia, pozwalając użytkownikowi ostatecznie zdecydować, które towary chce zamówić.

Wynik analizy można wydrukować używając przycisku Drukuj.

Przenoszenie propozycji na formularz zamówienia

Na zamówienie przenoszone są tylko zaznaczone pozycje. Przy dużej ilości pozycji  pomocne mogą być tu przyciski:

Pokaż tylko zaznaczone – Wybór przycisku powoduje ukrycie pozycji niezaznaczonych.

Zaznacz wszystkie – Zaznacza wszystkie pozycje.

Usuń znaczniki – Usuwa wszystkie znaczniki.

Pokaż wszystkie – Anuluje działanie przycisku Pokaż tylko zaznaczone.

Wybierz zaznaczone towary – Przenosi zaznaczone pozycje do zamówienia.

Wróć – Powoduje opuszczenie analizy bez przeniesienia jej wyniku na zamówienia.

Przeniesienie wyniku analizy na formularz zamówienia ZW kończy jej działania. Wygenerowane w ten sposób zamówienie można dalej modyfikować używając opcji Dodaj, Popraw i Usuń.

Generowanie zamówienia na podstawie zapasów minimalnych

Opcja ta pozwala wygenerować gotowe zamówienie porównując zdefiniowany przy towarze poziom zapas minimalny z bieżącym zapasem magazynowym.

                   ⇒ patrz moduł Kartoteki -> Artykuły

Parametry analizy

Gdy zapas min. przekroczono o [%]
W pole to należy wpisać odpowiedni procent przekroczenia zapasu minimalnego, jaki ma być wzięty do analizy.

Z grupy towarów
Wybranie do analizy towarów ze wskazanej grupy artykułów.

              ⇒ patrz moduł Kartoteki -> Artykuły

Analizuj towary
Analizie mogą być poddane towary:

• tylko bieżącego dostawcy (dostawca, do którego tworzone jest zamówienie)
• wszystkich dostawców.

Parametr ten został umieszczony po to, aby możliwe było planowanie zakupów dla wszystkich towarów. Jest to szczególnie użyteczne w oddziałach, które otrzymują towar wyłącznie z własnej centrali. Program zainstalowany w takiej firmie nie zna dostawców towaru, gdyż dostawy realizowane są tam przeważnie dokumentem P.

Symbol artykułu
Jeżeli interesuje nas tylko konkretny artykuł, możemy go w tym miejscu wybrać i program tylko to będzie analizował.

⇒ patrz moduł Kartoteki -> Artykuły

Wynik analizy

Po ustaleniu parametrów i wyborze przycisku Generuj program porównuje zapas minimalny z bieżącym zapasem towarów. Wynik analizy prezentowany jest w tabeli. Przedstawione artykuły i ilości program traktuje jako propozycję zamówienia, pozwalając użytkownikowi ostatecznie zdecydować, które towary chce zamówić.

Wynik analizy można wydrukować używając przycisku Drukuj.

Przenoszenie propozycji na formularz zamówienia

Na zamówienie przenoszone są tylko zaznaczone pozycje. Przy dużej ilości pozycji  pomocne mogą być tu przyciski:

Pokaż tylko zaznaczone – Wybór przycisku powoduje ukrycie pozycji niezaznaczonych.

Zaznacz wszystkie – Zaznacza wszystkie pozycje.

Usuń znaczniki – Usuwa wszystkie znaczniki.

Pokaż wszystkie – Anuluje działanie przycisku Pokaż tylko zaznaczone.

Wybierz zaznaczone towary – Przenosi zaznaczone pozycje do zamówienia.

Wróć – Powoduje opuszczenie analizy bez przeniesienia jej wyniku na zamówienia.

Przeniesienie wyniku analizy na formularz zamówienia ZW kończy jej działania. Wygenerowane w ten sposób zamówienie można dalej modyfikować używając opcji Dodaj, Popraw i Usuń.