Firmy, które otrzymują faktury zakupu z opóźnieniem w stosunku do dostaw towaru, powinny korzystać z tej opcji programu, zwłaszcza, jeśli prowadzą pełną księgowość (Księga Handlowa).
Funkcja ta kojarzy faktury zakupu towarów sporządzone w wariancie bez przychodu na magazyn z dokumentami PZ i ewentualnie ZD. Przyjęto założenie, że jedną fakturę zakupu można rozliczać wieloma dokumentami PZ i ZD. Po wyborze opcji Zakupy – Rozliczenia dostaw pojawi się tabela jak poniżej.
Opcja Filtry pozwala między innymi odfiltrować tylko faktury nierozliczone.
Opcja Popraw otwiera formularz taki jak poniżej.
Formularz ten zawiera w nagłówku wartość netto faktury zakupu. Tabelę pozycji stanowi lista dokumentów PZ i ZD skojarzonych z tą fakturą. Opcja Dodaj pozwala dodać kolejny PZ/ZD do tej faktury.
Na dole w podsumowaniu znajdują się kwoty:
Razem
Wartość dostawy, czyli suma wartości PZ pomniejszona o ewentualne ZD
Pozostało do rozliczenia.
Różnica wartości netto faktury i kwoty Razem. Jeśli jest to liczba niezerowa, to należy ustalić, czy różnica pomiędzy fakturą, a wartością dostaw wynika z zaokrągleń, czy też jest wynikiem jakiegoś błędu. Jeśli wynika ona z zaokrągleń, to kwotę tę należy wpisać w pole Odchylenie (+) jeśli jest to liczba dodatnia, lub w pole Odchylenie (-) dla kwoty ujemnej.
Faktura taka zostanie rozliczona. Kwoty odchyleń będzie można zaksięgować na odpowiednie konta (przychody lub koszty operacyjne).
Patrz menu Księga Handlowa – > Schematy księgowe
Odchylenia (+):
Pole należy wypełnić w przypadku, gdy kwota pozostała do rozliczenia jest większa od 0.
Odchylenia (-):
Pole należy wypełnić w przypadku, gdy kwota pozostała do rozliczenia jest mniejsza od 0.
Uwagi dla użytkowników korzystających z modułu Księga Handlowa .
Jeśli wraz z dostawami towarów otrzymujesz faktury, to użycie dokumentów PZ wydaje się niezasadne. Należy sporządzać i księgować wyłącznie FZ. Dokument FZ zawiera wszystkie niezbędne do tego celu kwoty, a więc:
- kwoty netto, brutto i VAT z faktury (dzięki możliwości korygowania samych kwot końcowych faktury)
- wartość rzeczywistego przychodu towaru na magazyn
- wartości ewentualnych odchyleń wynikających z zaokrągleń.
Jeśli faktury przychodzą z opóźnieniem, to z konieczności należy stosować najpierw dokumenty PZ, a potem FZ. Faktura zakupu FZ przed operacją rozliczenia dostawy pozbawiona jest informacji o:
- wartości rzeczywistego przychodu towaru na magazyn
- wartości ewentualnych odchyleń wynikających z zaokrągleń.
Po dokonaniu rozliczenia dostawy, faktura taka zawiera wszystkie niezbędne kwoty i można ją księgować z pominięciem PZ, przy pomocy tego samego schematu co fakturę przychodową.
Jeżeli dokument przychodowy nie uaktualnił stanów magazynowych, a został rozliczony, możemy wtedy skorzystać z opcji Uaktualnij magazyn, dostępnej na dokumentach PZ.