Wdrożenie – Dokumentacja

Wdrożenie systemu w dużym przedsiębiorstwie to czynność czasem niezwykle skomplikowana. Wymagane jest duże doświadczenie zespołu wdrożeniowego. Stopień komplikacji rośnie przeważnie wraz z wielkością firmy. Metodologię wdrożeń wyspecjalizowane firmy wdrożeniowe wypracowują latami. Problematyka ta znacznie przekracza cele niniejszego podręcznika.

Zakładanie nowej firmy

Pierwszym krokiem jaki należy wykonać przy wdrożeniu programu jest założenie firmy.

Zakładanie nowej firmy – krok po kroku.

Uruchom program. Pojawia się okno Wybór firmy.
Naciśnij przycisk obok selektora z listą firm. Pojawi się okno Firmy.
W tabeli Lista firm wybierz przycisk Dodaj. Pojawi się okno Firma.
W pole Symbol firmy wpisz trzyliterowy symbol Twojej firmy (identyfikator na liście firm).
W polu Nazwa wprowadź nazwę Twojej firmy. Nazwę firmy w odróżnieniu od symbolu literowego można zmieniać nawet po utworzeniu danej firmy.
Operację zakończ przyciskiem OK. Program tworzy tabele dla nowej firmy.
Zaznaczamy firmę na liście i firmę licencjonowaną korzystając z przycisku Ustaw firmę licencjonowaną.
Po zakończeniu należy zamknąć okno Firmy przyciskiem OK.

Informacje dodatkowe.
Wszystkie dane każdej nowo założonej firmy program umieszcza w osobnej bazie (Database), na aktualnie używanym serwerze. Nazwę tego serwera i parametry połączenia ustala się w oknie Połączenie. Aby skonfigurować parametry połączenia z serwerem należy w oknie Wybór firmy nacisnąć przycisk Administracja a następnie przycisk Parametry połączenia. Nazwa bazy danych jest tworzona według zasady FIRMA_XXX gdzie XXX jest pobierany z pola Symbol firmy. Np. jeśli zakładasz firmę , której symbolem są trzy litery ABC to na serwerze utworzona zostanie baza FIRMA_ABC. Jednocześnie w katalogu, w którym został zainstalowany program utworzony zostanie podkatalog o nazwie FIRMA.ABC (czyli wg podobnej jak poprzednio konwencji). W podkatalogu tym program umieszcza pliki schowka

⇒ patrz Dokumenty -> Schowek dokumentów

oraz niektóre pliki konfiguracyjne programu.

Wprowadzanie danych startowych

Aby rozpocząć bieżącą pracę z programem musisz wykonać pewne czynności wstępne. Są to:

wprowadzenie danych firmy
zdefiniowanie magazynów
zdefiniowanie dokumentów
zdefiniowanie kas i rachunków bankowych (wprowadzenie stanów początkowych)
ustalenie formatu symbolu artykułu i metody rozchodowania towarów
wprowadzenie artykułów do kartoteki
wprowadzenie stanu początkowego towarów w magazynach
wypełnienie tabeli kontrahentów oraz innych tabel
wprowadzenie stanu należności i zobowiązań na dzień rozpoczęcia pracy w systemie.

W dalszej części rozdziału pokażemy szczegółowo jak wykonać te czynności.

Ustawienia globalne

W opcji Konfiguracja -> Ustawienia globalne znajdują się parametry dotyczące całego systemu, które należy ustalić w momencie wdrożenia.

Ustawienia dla artykułów
Ostrzeżenie o sprzedaży poniżej ceny zakupu
Ostrzeżenie o zadłużeniu kontrahenta
Reakcja na zadłużenie
Reakcja na przekroczenie limitu kredytu
Nazwa firmy dla dokumentów sprzedaży
Nazwa firmy dla innych dokumentów
Stawki VAT
Metoda rozchodowania towarów
Sposób łączenia rabatu operatora
Logo firmy na fakturze
Folder aktualizacji
Folder załączników
Folder programu Formularze IPS
Folder programu do NFZ-SKO
Logi urządzeń fiskalnych

⇒ Opis poszczególnych parametrów patrz Konfiguracja -> Ustawienia globalne

Dane podatkowe firmy

W opcji Konfiguracja -> Dane podatkowe firmy należy uzupełnić wszystkie informacje o firmie, które będą wykorzystywane do wydruku deklaracji podatkowych, dokumentów ZUS i naliczania płac.

⇒ Opis formularza patrz Konfiguracja -> Dane podatkowe firmy

Definiowanie magazynów

Przy zakładaniu firmy standardowo tworzony jest jeden magazyn nazwany Magazynem Centralnym o symbolu M00001. Jeśli posiadasz więcej magazynów, to zdefiniuj je w opcji Konfiguracja -> Magazyny.

Przykład 1.
Posiadasz w firmie dwa magazyny rzeczywiste: magazyn towarów i magazyn wyrobów gotowych. Zdefiniuj w tabeli Magazyny odpowiednio:
M00001 – magazyn towarów
M00002 – magazyn wyrobów gotowych.

Przykład 2.
Posiadasz sklep jako punkt sprzedaży i chcesz ewidencjonować jego dokumenty. Zdefiniuj w tabeli Magazyny odpowiednio:
M00001 – magazyn centralny
M00002 – sklep
Dodatkowo jeżeli założyłeś oddział O00002 – Sklep, w definicji magazynu M00002 przypisz, że powiązany on jest z oddziałem O00002.

Definicje dokumentów

Przy zakładaniu nowej firmy program tworzy standardowe rejestry, które można modyfikować wg własnych potrzeb. Można również definiować dodatkowe, własne rejestry.

Szczegółowe informacje na temat poszczególnych rodzajów dokumentów znajdują się w dalszej części podręcznika w odpowiednich rozdziałach. W tym miejscu zostaną przedstawione przykłady podziału najbardziej istotnych dokumentów.

Rejestry sprzedaży

Przy zakładaniu firmy tworzone są dwa rejestry sprzedaży:
F /1 – Faktury VAT
F /2 – Paragony
F/ZAL – Faktury zaliczkowe

Przykład 1.
Firma nie prowadzi sprzedaży detalicznej.
Wówczas drugi rejestr sprzedaży F/2 – Paragony jest zbędny i można go usunąć.

Przykład 2.
Firma oprócz sprzedaży hurtowej prowadzi również sprzedaż dla odbiorców indywidualnych. Dodatkowo używa drukarki fiskalnej dla rejestrowania sprzedaży detalicznej. Z kolei odbiorcy detaliczni czasem żądają faktur imiennych. Wówczas układ rejestrów powinien wyglądać następująco:

F/1 – Faktury VAT (niefiskalne) – dla osób prowadzących działalność (firm)
F/2 – Faktury VAT (fiskalne) – dla osób fizycznych nie prowadzących działalności
F/3 – Paragony (fiskalne)

Przykład 3.
Jeśli chcesz osobno rozliczać sprzedaż towarów i usług, to utwórz dwa rejestry sprzedaży:.
F/1 – Sprzedaż towarów
F/2 – Sprzedaż usług.

Rejestry utworzone dla dokumentów sprzedaży mają odbicie w rejestrach VAT. Każdy stworzony rejestr sprzedaży będzie jednocześnie rejestrem VAT.

Jednocześnie należy pamiętać o tym aby do tworzonych rejestrów sprzedaży utworzyć adekwatne rejestry korekt sprzedaży. Korekty sprzedaży mają oznaczenie KF np.:
KF /1- Korekta sprzedaży towarów
KF /2 – Korekty sprzedaży usług.

Można skorzystać tu z funkcji automatycznego generowania korekt na podstawie dokumentów sprzedaży, którą uruchamia się w opcji Operacje w tabeli definicji dokumentów.

Rejestry zakupów

Przy zakładaniu firmy tworzone są trzy rejestry zakupu:
FZ /1 – Zakup towarów
FZ /2 – Pozostałe zakupy (wydatki)-koszty
FZ /3 – Zakup środków trwałych.

Można je zmodyfikować lub dodać następne wg własnych potrzeb, jednakże podział ten wydaje się wystarczający dla firm nie prowadzących sprzedaży zwolnionej z podatku VAT.

Jeśli prowadzona jest sprzedaż opodatkowana i zwolniona, to ilość wymaganych definicji dokumentów rośnie.

Rejestr zakupów środków trwałych należy podzielić na trzy kolejne:
FZ /3Z – zakupy środków trwałych związanych tylko ze sprzedażą zwolnioną
FZ /3O – zakupy środków trwałych związanych tylko ze sprzedażą opodatkowaną
FZ /3ZO – zakupy środków trwałych związanych ze sprzedażą zwolnioną i opodatkowaną.

Podobnie należy postąpić z rejestrem Pozostałe zakupy.

Rejestry utworzone dla dokumentów zakupu mają odbicie w rejestrach VAT. Każdy utworzony rejestr zakupu będzie jednocześnie rejestrem VAT.

Jednocześnie należy pamiętać o tym aby do tworzonych rejestrów zakupu utworzyć adekwatne rejestry korekt zakupu. Korekty zakupów mają oznaczenie KZ np.:
KZ /1 – Korekty zakupu towarów
KZ /2 – Korekty zakupu pozostałych (wydatków)
KZ /3 – Korekty zakupu środków trwałych.

Można skorzystać tu z funkcji automatycznego generowania korekt na podstawie dokumentów zakupu, którą uruchamia się w opcji Operacje w tabeli definicji dokumentów.

Rejestry dokumentów MM

Dokumentami MM dokonuje się przesunięć międzymagazynowych. Jeden dokument dokonuje jednocześnie rozchodu z magazynu źródłowego i przychodu do magazynu docelowego.

Przykład 1
W systemie mamy zdefiniowane magazyny:
M00001 -magazyn centralny
M00002 – magazyn 1
M00003 – magazyn 2
Warto zdefiniować dwa rejestry MM:
MM/1 – Przesunięcia z magazynu centralnego do magazynu 1
MM/2 – Przesunięcia z magazynu centralnego do magazynu 2

Rejestry dokumentów rozchodowych R

Przy zakładaniu firmy tworzone są dwa rejestry dokumentów rozchodowych:
R /N – Rozchody niedoborów
R /W- Rozchody wewnętrzne
Można je zmodyfikować wg własnych potrzeb dzieląc je wg kierunków rozchodu (działów, wydziałów, oddziałów) , takich jak:

produkcja
administracja
oddział w mieście X
sklep firmowy itd.
rozchód niedoborów.

Przykład 1
Jeśli firma posiada kilka magazynów i z różnych magazynów dokonuje się rozchodów należy utworzyć odpowiednie rejestry dla każdego z nich.
R /NM1 – Rozchody niedoborów – magazyn 1
R /WM1 – Rozchody wewnętrzne – magazyn 1
R /NM2 – Rozchody niedoborów – magazyn 2
R /WM2 – Rozchody wewnętrzne – magazyn 2

Przykład 2.
Jeśli firma posiada kilka oddziałów i wydawany jest do nich towar za pomocą dokumentów R zamiast MM, to dla każdego oddziału należy utwórz oddzielny rejestr dokumentów rozchodu wewnętrznego R /W, tak aby można było rozliczać wydania towaru do każdego z nich..
R /W1 – Rozchody wewnętrzne do oddziału nr 1
R /W2 – Rozchody wewnętrzne do oddziału nr 2
R /W3 – Rozchody wewnętrzne na potrzeby własne

Przykład 3.
Jeśli firma prowadzi działalność produkcyjną można stworzyć osobny rejestr rozchodu materiałów na produkcję, w celu rozliczania wydań w tym kierunku.
R /WPR – Rozchody wewnętrzne na produkcję
R /W – Rozchody wewnętrzne na potrzeby własne

Rejestry dokumentów przychodowych (P)

Przy zakładaniu firmy tworzone są dwa rejestry dokumentów przychodowych:
P /N – Przychód nadwyżek
P /W – Przychody wewnętrzne.

Można je zmodyfikować wg własnych potrzeb dzieląc je wg źródeł przychodu , takich jak:

produkcja
centrala -> oddział
nadwyżki magazynowe.

Przykład 1
Firma posiada kilka oddziałów (skomputeryzowanych) i wydawany jest do nich towar za pomocą dokumentów R. Oddział musi przyjąć dostawę z centrali dokumentem P. Należy dla każdego oddziału utwórz oddzielny rejestr dokumentów przychodu wewnętrznego.
P /C1 – Przyjęcie towaru z Centrali do oddziału 1
P /C2 – Przyjęcie towaru z Centrali do oddziału 2
P /C3 – Przyjęcie towaru z Centrali do oddziału 3

Przykład 2
Jeśli firma prowadzi działalność produkcyjną można stworzyć osobny rejestr przychodu wyrobów z produkcji.
P /WR – Przychody wyrobów własnych z produkcji
P /W – Przychody wewnętrzne inne
P /N – Przychody nadwyżek

Definiowanie kas

Przy zakładaniu firmy program tworzy automatycznie jedną kasę. W trakcie zakładania nowych kas lub poprawiania fabrycznej w opcji Konfiguracja -> Kasy można określić numery startowe dokumentów kasowych tzn: KP, KW, Raportu kasowego oraz wpisać stany początkowe poszczególnych kas.

Definiowanie rachunków bankowych

Przy zakładaniu firmy program tworzy automatycznie jeden rachunek bankowy. W trakcie zakładania nowych lub poprawiania fabrycznego w opcji Konfiguracja -> Rachunki bankowe można określić numer startowy wyciągu bankowego oraz wpisać jego stan początkowy.

Wypełnienie tabeli artykułów

Artykułami nazywamy zbiór przedmiotów sprzedaży i zakupów. Mogą to być towary, materiały, wyroby, opakowania oraz usługi, a także wydatki, prawa autorskie, licencje itp.

Artykuły dzieli się wg typu na:

produkty (przedmioty o kontrolowanym zapasie magazynowym ),
usługi,
pozycje księgowe.

Mając na uwadze ten podział należy wprowadzić wszystkie artykuły stanowiące asortyment firmy, podając ich dane podstawowe i dodatkowe.

⇒ patrz: Kartoteki -> Artykuły

Dane o artykułach, a także ich zapas magazynowy można przenieś automatycznie z innych systemów.

⇒ patrz Administracja -> Import artykułów z pliku tekstowego

⇒ patrz Transfer danych z innych systemów

Wprowadzenie stanu początkowego towarów/wyrobów w magazynie

Aby móc rozpocząć sprzedaż towarów należy wprowadzić stany magazynowe. Początkowe stany magazynowe przyjmujemy dokumentem P – przychód, z rejestru P/N – przychód nadwyżek. Jeżeli ma być prowadzona ilościowo-wartościowa gospodarka magazynowa, wprowadzając stany artykułów należy podawać zarówno ich ilość jak i cenę zakupu/cenę ewidencyjną.

Początkowy stan magazynowy zostanie uzupełniony automatycznie w przypadku transferu danych z systemu wykorzystywanego przed wdrożeniem programu.