Niniejsza sekcja stanowi praktyczny przewodnik diagnostyczny, który ma na celu pomóc administratorom w szybkim identyfikowaniu i rozwiązywaniu najczęstszych problemów napotykanych podczas pracy z modułem KSeF.
1.1 Błędy Operacyjne KSeF
Błędy operacyjne wynikają najczęściej z próby wykonania akcji w niewłaściwej kolejności lub na dokumencie o nieodpowiednim statusie.
| Komunikat Błędu | Analiza Przyczyny | Rekomendowane Działanie |
| Błąd wysyłki (brak pliku XML). | Próba wysłania dokumentu, dla którego nie wygenerowano i nie zwalidowano pliku XML. | Należy najpierw użyć opcji Generuj/ Waliduj XML, a następnie ponowić wysyłkę. |
| Próba generowania XML dla dokumentu niezaakceptowanego. | Dokument nie został zaakceptowany do wysyłki (ma status W przygotowaniu). | Należy zaakceptować dokument, a dopiero potem wygenerować dla niego plik XML. |
| Próba wysyłki dokumentu bez akceptacji i pliku XML. | Próba wysyłki dokumentu, który nie został zaakceptowany i nie posiada wygenerowanego pliku XML. | 1. Zaakceptować dokument.
2. Użyć opcji Generuj/ Waliduj XML. 3. Ponownie wysłać dokument. |
| Próba podglądu XML przed jego wygenerowaniem. | Operator próbuje wyświetlić podgląd pliku XML, który jeszcze nie istnieje. | Należy najpierw użyć opcji Generuj/ Waliduj XML, a następnie otworzyć podgląd. |
| Brak możliwości podglądu UPO. | Próba podglądu UPO dla dokumentu, dla którego nie zostało ono jeszcze pobrane (kolumna UPO ma wartość NIE). | Należy najpierw pobrać UPO za pomocą opcji Pobierz UPO. |
| Brak możliwości pobrania UPO – dokument nie został wysłany. | System blokuje próbę pobrania UPO, ponieważ dokument nie został jeszcze wysłany do KSeF. | 1. Wysłać dokument.
2. Pobrać status. 3. Jeśli status jest poprawny, pobrać UPO. |
| Próba pobrania statusu przed wysyłką dokumentu. | Operator próbuje sprawdzić status dokumentu, który jeszcze nie został wysłany. | Należy najpierw wysłać dokument do KSeF, a dopiero potem pobierać jego status. |
| Próba podglądu konfiguracji przed wygenerowaniem XML. | Operator próbuje podejrzeć schemat, na podstawie którego zostanie wygenerowany plik XML, zanim ten plik powstanie. | Należy najpierw użyć opcji Generuj/ Waliduj XML. |
| Brak możliwości ponownego generowania pliku XML po wysyłce. | Dokument został już wysłany do KSeF i zarejestrowany. System blokuje jego modyfikację. | W przypadku konieczności wprowadzenia zmian należy wystawić fakturę korygującą. Oryginalny dokument nie podlega edycji. |
| Próba wysyłki dokumentu już przyjętego w KSeF. | Operator próbuje ponownie wysłać dokument, który ma już status Przyjęty w KSeF. | Nie należy podejmować żadnych działań. Dokument jest już poprawnie przetworzony. W razie potrzeby należy wystawić korektę. |
| Próba generowania XML dla rejestru, który nie podlega KSeF. | W definicji rejestru opcja Dokument ma trafiać do KSeF jest ustawiona na NIE. | Jeśli dokumenty z tego rejestru mają być wysyłane, należy w definicji rejestru zmienić ustawienie parametru na TAK. |
| Dokument przetwarzany przez KSeF. | Próba ponownej wysyłki dokumentu, który ma już status Przetwarzanie. | Należy odczekać i sprawdzić status dokumentu za pomocą opcji Pobierz status, zamiast wysyłać go ponownie. |
| Błąd pobierania UPO – dokument niezaakceptowany. | Próba pobrania UPO, gdy dokument w KSeF ma status Przetwarzanie i nie został jeszcze ostatecznie zaakceptowany. | 1. Użyć opcji Pobierz status. 2. Jeśli status zmieni się na Przyjęty w KSeF, ponowić próbę pobrania UPO. |
1.2 Błędy Walidacji XML
Błędy walidacji pojawiają się, gdy dane w systemie są niekompletne lub nieprawidłowe, co uniemożliwia wygenerowanie pliku XML zgodnego ze schematem Ministerstwa Finansów.
| Komunikat Błędu | Analiza Przyczyny | Rekomendowane Działanie |
| Element NIP jest nieprawidłowy. Wartość ‘125830067’ jest nieprawidłowa… | Numer NIP kontrahenta krajowego, w tym Miejsca przeznaczenia tj. Odbiorcy/ Oddziału, Odbiorcy końcowego wskazanego na dokumencie w Pozostałych danych, lub Firmy (Konfig. – Dane podatkowe firmy – pole NIP) ma nieprawidłową długość (np. 9 zamiast 10 cyfr). Schemat KSeF wymaga NIP-u składającego się dokładnie z 10 cyfr. | 1. Użyć opcji Wycofaj akceptację dla dokumentu. 2. Poprawić numer NIP w kartotece kontrahenta lub w danych firmy. 3. Ponownie zaakceptować dokument i użyć Generuj/ Waliduj XML. |
| Element AdresL1 jest nieprawidłowy. Wartość ” jest nieprawidłowa… | Pole adresu (AdresL1) jest puste. Zgodnie ze schematem KSeF, jest to pole obligatoryjne i musi zawierać co najmniej 1 znak. Najczęściej błąd wynika z braku adresu w kartotece kontrahenta. | 1. Użyć opcji Wycofaj akceptację dla dokumentu. 2.Uzupełnić brakujące dane adresowe w kartotece kontrahenta. 3. Ponownie zaakceptować dokument i użyć Generuj/ Waliduj XML. |
Staranna konfiguracja, dbałość o jakość danych podstawowych oraz zrozumienie procesów opisanych w niniejszym dokumencie są kluczem do bezproblemowej i zgodnej z przepisami obsługi e-faktur w Krajowym Systemie e-Faktur.