Uporządkowanie i prawidłowe skonfigurowanie danych podstawowych (tzw. master data) jest kluczowe dla uniknięcia błędów walidacji i zapewnienia płynnej pracy z KSeF. Każdy element, od danych firmy po formy płatności, musi być precyzyjnie zmapowany na strukturę wymaganą przez Ministerstwo Finansów.

1.1 Dane Podatkowe Firmy (Podmiot1)

Dane z tej sekcji charakteryzują sprzedawcę i są mapowane bezpośrednio do elementu Podmiot1 w strukturze XML faktury.

• Zakładka Dane podstawowe: Pola Nazwa pełna oraz NIP są mapowane do sekcji DaneIdentyfikacyjne w pliku XML.
• Obsługa Grup VAT (GV) i Jednostek Samorządu Terytorialnego (JST): Zaznaczenie opcji Grupa VAT lub JST fundamentalnie zmienia logikę generowania pliku XML:
  • Dane firmy sprzedawcy (jednostki podrzędnej) trafiają do sekcji Podmiot3 z odpowiednią rolą: 9 (Członek GV – wystawca) lub 7 (JST – wystawca).
  • Dane jednostki nadrzędnej (wskazanej jako przedstawiciel GV lub JST) trafiają do sekcji Podmiot1.

UWAGA!!!

W takim scenariuszu operator wystawiający fakturę musi posiadać uprawnienia do KSeF nadane bezpośrednio przez firmę nadrzędną. W przeciwnym razie system Ministerstwa Finansów odrzuci dokument z komunikatem o braku uprawnień.

 

• Zakładka Dane adresowe: Informacje adresowe (ulica, kod, miasto) są mapowane do pola AdresL1. Jeśli adres jest dłuższy, jego dalsza część zostanie automatycznie przeniesiona do fakultatywnego pola AdresL2.
• Zakładka VAT: Oznaczenia na tej zakładce kontrolują generowanie tagów w sekcji Adnotacje pliku XML pliku XML.

 

Opcja w HermesSQL	Tagi i Wartości w Strukturze FA (3)
Oznaczenie P_16 (metoda kasowa)	Wypełnienie tagu <P_16> wartością 1.
Oznaczenie P_18A (mechanizm podzielonej płatności)	Wypełnienie tagu <P_18A> wartością 1.
Zaznaczenie zwolnienia z VAT	Wypełnienie tagu <P_19> wartością 1 ORAZ wypełnienie jednego z tagów opisowych: <P_19A>, <P_19B> lub <P_19C> z podstawą prawną zwolnienia.
Brak zwolnienia z VAT	Wypełnienie tagu <P_19N> z wartością 1.

 

• Zakładka KSeF: Umożliwia zdefiniowanie adresu korespondencyjnego, który zostanie zmapowany do sekcji AdresKoresp. Pozwala również na wskazanie fakultatywnego Statusu podatnika (np. w stanie likwidacji, upadłości, restrukturyzacji).

1.2 Dane Kontrahentów (Podmiot2 i Podmiot3)

Dane kontrahentów są mapowane do sekcji Podmiot2 (nabywca) oraz w określonych przypadkach, do sekcji Podmiot3 (inne podmioty).

• Dane z zakładek Dane podstawowe i Adresy (nazwa, NIP, adres) są podstawą do wypełnienia sekcji Podmiot2.
• Jeśli na fakturze zostanie wskazane Miejsce przeznaczenia (np. oddział kontrahenta), dane te trafią do sekcji Podmiot3 z rolą 2 (Odbiorca).
• Grupy VAT i JST u kontrahenta: Jeśli kontrahent jest oznaczony jako członek Grupy VAT lub JST, system automatycznie wypełni sekcję Podmiot3 danymi wskazanego członka grupy, nadając mu rolę 10 (Członek GV – odbiorca) lub 8 (JST – odbiorca).
• Zakładka KSeF w kartotece kontrahenta pozwala na uzupełnienie dodatkowych danych,
  np. adresu korespondencyjnego.

 

• Dane Artykułów

Dane z kartotek artykułów są mapowane do sekcji FaWiersz w pliku XML, która opisuje poszczególne pozycje na fakturze.

• Zakładka Dane podstawowe: Kluczowe pola mapowane do XML to:
  • Nazwa artykułu (P_7)
  • Jednostka miary (P_8A)
  • Ilość (P_8B)
  • Cena jednostkowa netto (P_9A)
  • Wartość netto (P_11)
  • Stawka i kwota podatku (P_12, P_11Vat)
  • Oznaczenie GTU (GTU)
• Zakładka Oznaczenia: Zaznaczenie opcji Podlega akcyzie spowoduje wygenerowanie w pliku XML sekcji KwotaAkcyzy dla danej pozycji faktury.

Wskazówka: Aby usprawnić masową aktualizację danych w kartotekach artykułów, można skorzystać z opcji Zbiorowe przypisanie ustawień, dostępnej pod przyciskiem F12 na liście artykułów.

 

• Formy Płatności

Konieczne jest zmapowanie form płatności używanych w systemie na kody wymagane przez strukturę KSeF. Po aktualizacji systemu, trzy fabryczne formy płatności zostaną zmapowane automatycznie.

Fabryczna forma płatności	Kod KSeF
G – Gotówka	1
P – Przelew	6
K – Karta	2

 

Pozostałe, niefabryczne formy płatności należy zmapować ręcznie, zgodnie z pełną listą kodów KSeF:

• 1: Płatność gotówką
• 2: Płatność kartą
• 3: Płatność bonem
• 4: Płatność czekiem
• 5: Kredyt
• 6: Płatność przelewem
• 7: Płatność mobilna

Dodatkowo, system udostępnia opcję inna forma płatności. Należy ją wybrać, gdy forma płatności na fakturze nie odpowiada żadnemu z powyższych kodów. W takim przypadku konieczne jest ręczne wprowadzenie opisu, który zostanie przeniesiony do pliku XML.

Po prawidłowym przygotowaniu wszystkich danych podstawowych, system jest gotowy do konfiguracji logiki przetwarzania poszczególnych typów dokumentów.