Cykl życia dokumentu w systemie KSeF to ustrukturyzowany proces, który rozpoczyna się od jego utworzenia w programie, a kończy na pomyślnym przyjęciu przez system Ministerstwa Finansów i nadaniu mu oficjalnego numeru. Każdy etap jest odzwierciedlony przez odpowiedni status, który informuje operatora o bieżącym stanie dokumentu.
1.1 Etapy i Statusy Dokumentów KSeF
Na listach dokumentów sprzedaży oraz w obszarze Eksport do KSeF kluczową rolę odgrywa kolumna Etap KSeF. Informuje ona o aktualnym etapie przetwarzania dokumentu i jest oznaczona dedykowaną kolorystyką dla łatwiejszej identyfikacji.
| Status | Kolor | Znaczenie i Opis |
| Nie dotyczy | Domyślny | Status dla dokumentów, które zgodnie z definicją rejestru nie podlegają wysyłce do KSeF. |
| W przygotowaniu | Domyślny | Dokument został utworzony, ale nie został jeszcze zaakceptowany do wysyłki ani nie wygenerowano dla niego pliku XML. |
| Zaakceptowany | Domyślny | Dokument został zaakceptowany (automatycznie lub ręcznie), przeniesiony do obszaru Eksport do KSeF i zablokowany do edycji. |
| Wygenerowany XML | Domyślny | Plik XML został wygenerowany, ale nie przeszedł jeszcze procesu walidacji (np. z powodu braku połączenia z Internetem). |
| Walidacja poprawna | Domyślny | Wygenerowany plik XML został pomyślnie zwalidowany ze schematem i jest gotowy do wysyłki. |
| Walidacja niepoprawna | Czerwony | Walidacja pliku XML zakończyła się niepowodzeniem. Dokument zawiera błędy, które uniemożliwiają wysyłkę. |
| Przetwarzanie | Domyślny | Dokument został wysłany do KSeF i oczekuje na przetworzenie przez system Ministerstwa Finansów. |
| Przyjęty w KSeF | Zielony | Dokument został pomyślnie przetworzony, przyjęty przez KSeF i otrzymał techniczny status 200 oraz oficjalny numer KSeF. |
| Odrzucony | Domyślny | Dokument został wysłany, ale odrzucony przez KSeF z powodu błędów. |
1.2 Operacyjny Przewodnik Krok po Kroku
Proces wysyłki faktury do KSeF odbywa się za pomocą opcji dostępnych pod przyciskiem KSeF – Narzędzia na listach dokumentów lub w obszarze Eksport do KSeF.
- Akceptacja Dokumentu. W zależności od konfiguracji rejestru, dokument jest akceptowany automatycznie po zapisaniu lub wymaga ręcznej akceptacji przez operatora. Akceptacja przenosi dokument do kolejki Eksport do KSeF i blokuje go przed dalszą edycją.
- Generowanie i Walidacja Pliku XML. Operator zaznacza zaakceptowany dokument (lub grupę dokumentów) i wybiera opcję Generuj/ Waliduj XML. System tworzy plik XML zgodny z przypisanym schematem i sprawdza jego poprawność. Pomyślna walidacja zmienia status dokumentu na Walidacja poprawna.
- Podgląd Danych (Podgląd XML i Podgląd PDF). Przed ostateczną wysyłką operator może zweryfikować poprawność danych, korzystając z dwóch narzędzi: Podgląd XML (pokazuje surową strukturę pliku) oraz Podgląd PDF (generuje wizualizację faktury na podstawie danych z pliku XML).
- Wysyłka do KSeF. Po upewnieniu się, że dane są poprawne, operator wybiera opcję Wyślij do KSeF. Dokumenty zostają wysłane do systemu Ministerstwa Finansów, a ich status w programie zmienia się na Przetwarzanie.
- Weryfikacja Statusu i Pobranie UPO. W Kolejnym kroku operator używa funkcji Pobierz status, aby sprawdzić wynik przetwarzania. Jeśli dokument został przyjęty, status zmieni się na Przyjęty w KSeF, a system przypisze mu unikalny Nr KSeF. Następnie można użyć opcji Pobierz UPO, aby pobrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru.
- Finalizacja. Dokument ze statusem Przyjęty w KSeF (status 200) i pobranym UPO jest uznany za oficjalnie dostarczony do obrotu gospodarczego. Od tego momentu podgląd PDF w systemie zostanie wzbogacony o kod QR, który umożliwia pobranie faktury bezpośrednio z KSeF.
Mimo starannej konfiguracji mogą wystąpić problemy. Zostały one omówione w ostatniej, dedykowanej sekcji.