Ten etap polega na zdefiniowaniu, które rodzaje dokumentów (rejestry) mają podlegać wysyłce do KSeF oraz według jakich schematów XML mają być przetwarzane. Prawidłowa klasyfikacja i przypisanie schematów są kluczowe dla poprawnej walidacji faktur przez system Ministerstwa Finansów.
1.1 Klasyfikacja Dokumentów
Dokumenty w systemie można podzielić na trzy główne kategorie pod kątem obsługi KSeF:
- Dokumenty obligatoryjnie wysyłane do KSeF:
- Faktury krajowe (podstawowe, zaliczkowe, rozliczające),
- Faktury korygujące (wszystkie rodzaje),
- Faktury do paragonu,
- Faktury z załącznikiem ustrukturyzowanym.
- Dokumenty, które można wysyłać dobrowolnie:
- Faktury dla osób fizycznych (B2C),
- Faktury w ramach procedury OSS,
- faktury uproszczone do końca 2026 r.,
- Faktury VAT RR (od 01.04.2026 r.).
- Dokumenty, których nie wykazuje się w KSeF:
- Faktury proforma,
- Dokumenty wewnętrzne,
- Noty korygujące, uznaniowe i obciążeniowe,
- Rachunki w rozumieniu Ordynacji Podatkowej,
- Zafiskalizowane faktury VAT dla osób fizycznych.
1.2 Parametry w Definicji Dokumentu
W definicjach dokumentów sprzedaży (faktur, korekt) dostępne są trzy kluczowe parametry konfiguracyjne dedykowane KSeF:
- Dokument ma trafiać do KSeF: Ustawienie tej opcji na TAK powoduje, że dokumenty z danego rejestru będą widoczne w obszarze Eksport do KSeF i będą podlegały procesowi wysyłki. Ustawienie NIE wyklucza dany rejestr z obsługi KSeF.
- Automatycznie akceptuj dokument do KSeF?:
- TAK: Dokument po zatwierdzeniu zostanie automatycznie przeniesiony do sekcji Eksport do KSeF i oznaczony jako gotowy do wysyłki.
- NIE: Przy zatwierdzaniu dokumentu system zapyta operatora o akceptację. Dokument bez akceptacji pozostanie w statusie W przygotowaniu i będzie wymagał ręcznej akceptacji przed wysyłką.
Identyfikator konfiguracji KSeF: Parametr ten przypisuje dokumentowi odpowiedni schemat XML, który definiuje jego strukturę logiczną.
1.3 Fabryczne Schematy KSeF
System dostarcza siedem fabrycznych, nieedytowalnych konfiguracji schematów, które odpowiadają różnym typom faktur zdefiniowanym w strukturze FA (3):
- VAT: Faktura podstawowa,
- KOR: Korekta faktury podstawowej,
- ZAL: Faktura zaliczkowa,
- ROZ: Faktura rozliczeniowa,
- UPR: Faktura uproszczona,
- KOR_ZAL: Korekta faktury zaliczkowej,
- KOR_ROZ: Korekta faktury rozliczeniowej.
Wybór schematu jest kluczowy, ponieważ determinuje on wartość tagu <RodzajFaktury> w generowanym pliku XML. System automatycznie podpowiada odpowiedni schemat w zależności od rodzaju konfigurowanego rejestru (np. dla faktur sprzedaży podpowie VAT i ROZ).
Ważne: Możliwość tworzenia i wskazywania własnych, niestandardowych konfiguracji schematów jest dostępna wyłącznie dla posiadaczy modułu Konfigurator schematów KSeF.
Po skonfigurowaniu systemu i danych, kluczowe jest nadanie odpowiednich uprawnień operatorom, którzy będą na co dzień pracować z modułem KSeF.