Uporządkowanie i prawidłowe skonfigurowanie danych podstawowych (tzw. master data) jest kluczowe dla uniknięcia błędów walidacji i zapewnienia płynnej pracy z KSeF. Każdy element, od danych firmy po formy płatności, musi być precyzyjnie zmapowany na strukturę wymaganą przez Ministerstwo Finansów.
1.1 Dane Podatkowe Firmy (Podmiot1)
Dane z tej sekcji charakteryzują sprzedawcę i są mapowane bezpośrednio do elementu Podmiot1 w strukturze XML faktury.
- Zakładka Dane podstawowe: Pola Nazwa pełna oraz NIP są mapowane do sekcji DaneIdentyfikacyjne w pliku XML.
- Obsługa Grup VAT (GV) i Jednostek Samorządu Terytorialnego (JST): Zaznaczenie opcji Grupa VAT lub JST fundamentalnie zmienia logikę generowania pliku XML:
- Dane firmy sprzedawcy (jednostki podrzędnej) trafiają do sekcji Podmiot3 z odpowiednią rolą: 9 (Członek GV – wystawca) lub 7 (JST – wystawca).
- Dane jednostki nadrzędnej (wskazanej jako przedstawiciel GV lub JST) trafiają do sekcji Podmiot1.
UWAGA!!!
W takim scenariuszu operator wystawiający fakturę musi posiadać uprawnienia do KSeF nadane bezpośrednio przez firmę nadrzędną. W przeciwnym razie system Ministerstwa Finansów odrzuci dokument z komunikatem o braku uprawnień.
- Zakładka Dane adresowe: Informacje adresowe (ulica, kod, miasto) są mapowane do pola AdresL1. Jeśli adres jest dłuższy, jego dalsza część zostanie automatycznie przeniesiona do fakultatywnego pola AdresL2.
- Zakładka VAT: Oznaczenia na tej zakładce kontrolują generowanie tagów w sekcji Adnotacje pliku XML pliku XML.
| Opcja w HermesSQL | Tagi i Wartości w Strukturze FA (3) |
| Oznaczenie P_16 (metoda kasowa) | Wypełnienie tagu <P_16> wartością 1. |
| Oznaczenie P_18A (mechanizm podzielonej płatności) | Wypełnienie tagu <P_18A> wartością 1. |
| Zaznaczenie zwolnienia z VAT | Wypełnienie tagu <P_19> wartością 1 ORAZ wypełnienie jednego z tagów opisowych: <P_19A>, <P_19B> lub <P_19C> z podstawą prawną zwolnienia. |
| Brak zwolnienia z VAT | Wypełnienie tagu <P_19N> z wartością 1. |
- Zakładka KSeF: Umożliwia zdefiniowanie adresu korespondencyjnego, który zostanie zmapowany do sekcji AdresKoresp. Pozwala również na wskazanie fakultatywnego Statusu podatnika (np. w stanie likwidacji, upadłości, restrukturyzacji).
1.2 Dane Kontrahentów (Podmiot2 i Podmiot3)
Dane kontrahentów są mapowane do sekcji Podmiot2 (nabywca) oraz w określonych przypadkach, do sekcji Podmiot3 (inne podmioty).
- Dane z zakładek Dane podstawowe i Adresy (nazwa, NIP, adres) są podstawą do wypełnienia sekcji Podmiot2.
- Jeśli na fakturze zostanie wskazane Miejsce przeznaczenia (np. oddział kontrahenta), dane te trafią do sekcji Podmiot3 z rolą 2 (Odbiorca).
- Grupy VAT i JST u kontrahenta: Jeśli kontrahent jest oznaczony jako członek Grupy VAT lub JST, system automatycznie wypełni sekcję Podmiot3 danymi wskazanego członka grupy, nadając mu rolę 10 (Członek GV – odbiorca) lub 8 (JST – odbiorca).
- Zakładka KSeF w kartotece kontrahenta pozwala na uzupełnienie dodatkowych danych,
np. adresu korespondencyjnego.
- Dane Artykułów
Dane z kartotek artykułów są mapowane do sekcji FaWiersz w pliku XML, która opisuje poszczególne pozycje na fakturze.
- Zakładka Dane podstawowe: Kluczowe pola mapowane do XML to:
- Nazwa artykułu (P_7)
- Jednostka miary (P_8A)
- Ilość (P_8B)
- Cena jednostkowa netto (P_9A)
- Wartość netto (P_11)
- Stawka i kwota podatku (P_12, P_11Vat)
- Oznaczenie GTU (GTU)
- Zakładka Oznaczenia: Zaznaczenie opcji Podlega akcyzie spowoduje wygenerowanie w pliku XML sekcji KwotaAkcyzy dla danej pozycji faktury.
Wskazówka: Aby usprawnić masową aktualizację danych w kartotekach artykułów, można skorzystać z opcji Zbiorowe przypisanie ustawień, dostępnej pod przyciskiem F12 na liście artykułów.
- Formy Płatności
Konieczne jest zmapowanie form płatności używanych w systemie na kody wymagane przez strukturę KSeF. Po aktualizacji systemu, trzy fabryczne formy płatności zostaną zmapowane automatycznie.
| Fabryczna forma płatności | Kod KSeF |
| G – Gotówka | 1 |
| P – Przelew | 6 |
| K – Karta | 2 |
Pozostałe, niefabryczne formy płatności należy zmapować ręcznie, zgodnie z pełną listą kodów KSeF:
- 1: Płatność gotówką
- 2: Płatność kartą
- 3: Płatność bonem
- 4: Płatność czekiem
- 5: Kredyt
- 6: Płatność przelewem
- 7: Płatność mobilna
Dodatkowo, system udostępnia opcję inna forma płatności. Należy ją wybrać, gdy forma płatności na fakturze nie odpowiada żadnemu z powyższych kodów. W takim przypadku konieczne jest ręczne wprowadzenie opisu, który zostanie przeniesiony do pliku XML.
Po prawidłowym przygotowaniu wszystkich danych podstawowych, system jest gotowy do konfiguracji logiki przetwarzania poszczególnych typów dokumentów.
