Zrozumienie cyklu życia dokumentu w procesie komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur jest konieczne dla prawidłowej diagnozy i rozwiązywania problemów. Każdy status przypisany do dokumentu w systemie HermesSQL jest sygnałem o jego aktualnym stanie. Informuje on użytkownika, na jakim etapie przetwarzania znajduje się faktura i determinuje, jakie operacje można w danym momencie wykonać. Prawidłowa interpretacja tych statusów to pierwszy i najważniejszy krok w efektywnym zarządzaniu e-Fakturami.
Na listach dokumentów przeznaczonych do wysyłki do KSeF znajduje się dedykowana kolumna Etap KSeF, która informuje o bieżącym stanie dokumentu. Poniżej znajduje się wyjaśnienie poszczególnych statusów:
- Nie dotyczy – Status ten jest automatycznie nadawany dokumentom, które nie są przeznaczone do wysyłki do KSeF, takim jak paragony czy dokumenty wewnętrzne. Wynika to z ustawienia Dokument ma trafiać do KSeF na NIE w definicji danego typu dokumentu.
- W przygotowaniu – Jest to początkowy status każdego dokumentu, który ma trafić do KSeF. Oznacza, że plik XML nie został jeszcze wygenerowany ani zwalidowany.
- Zaakceptowany – Dokument został formalnie zaakceptowany do wysyłki. Z tym statusem dokument jest przenoszony do obszaru Eksport do KSeF i nie podlega już dalszej edycji.
- Wygenerowany XML – System wygenerował plik XML dla dokumentu, ale nie został on jeszcze pomyślnie zwalidowany. Taka sytuacja może wystąpić, na przykład, w przypadku braku połączenia z Internetem, które jest niezbędne do przeprowadzenia walidacji.
- Walidacja poprawna – Plik XML dokumentu został pomyślnie wygenerowany i zwalidowany pod kątem zgodności ze schematem KSeF. Dokument jest gotowy do wysyłki.
- Walidacja niepoprawna – Wygenerowany plik XML zawiera błędy i nie przeszedł walidacji. Dokument wymaga korekty danych przed ponowną próbą generowania pliku.
- Przetwarzanie – Dokument został wysłany do KSeF, ale oczekuje na weryfikację i przetworzenie po stronie serwerów Ministerstwa Finansów. Nie otrzymał jeszcze Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO).
- Przyjęty w KSeF – Dokument został pomyślnie wysłany, zweryfikowany i przyjęty przez KSeF. Otrzymał UPO oraz numer identyfikacyjny KSeF.
- Odrzucony – Dokument został wysłany, lecz system KSeF go odrzucił z powodu błędów. Szczegółowe informacje o przyczynie odrzucenia są dostępne w module KSeF.
UWAGA!!!
W celu szybkiej identyfikacji wizualnej, status Przyjęty w KSeF jest oznaczony w systemie kolorem zielonym, natomiast Walidacja niepoprawna kolorem czerwonym.
Znajomość powyższych statusów jest kluczowa, ponieważ stanowi podstawę do zrozumienia komunikatów systemowych i błędów omawianych w kolejnych sekcjach.