Moduł KSeF

W związku z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur KSeF oraz rosnącymi wymaganiami w zakresie cyfryzacji procesów księgowych, integracja systemów ERP z KSeF staje się kluczowym elementem nowoczesnego zarządzania dokumentacją finansową. Niniejsza instrukcja została przygotowana z myślą o użytkownikach systemów Humansoft, którzy chcą w sposób prawidłowy i efektywny wystawiać, przesyłać oraz odbierać faktury ustrukturyzowane zgodne z obowiązującą strukturą FA (3).

Celem dostarczonego dokumentu jest:

• przedstawienie krok po kroku procesu obsługi KSeF w środowisku ERP, od konfiguracji po codzienną pracę z fakturami. Instrukcja zawiera również praktyczne wskazówki dotyczące najczęstszych problemów, interpretacji komunikatów zwrotnych z KSeF oraz zasad poprawnego przygotowania danych do wysyłki.

Zachęcamy do zapoznania się z naszą dokumentacją, która pomoże Państwu w sprawnym i zgodnym z przepisami korzystaniu z funkcjonalności KSeF w ramach Państwa systemu ERP.

Instrukcja dotyczy konfiguracji systemu, umożliwiającej wysyłanie faktur sprzedaży do KSeF na środowisko testowe.

 

UWAGA!!!
Wysyłanie danych na środowisko testowe KSeF, musi odbywać się przy użyciu danych fikcyjnych. Zalecanym środowiskiem do testowania na rzeczywistej bazie danych Klienta, jest środowisko przedprodukcyjne, którego dostęp wymaga uwierzytelnienia

Do prawidłowej obsługi dokumentów w KSeF dedykowane są dwa moduły:

• Moduł KSeF,
• Konfigurator schematów KSeF.

 

Moduł KSeF to podstawowa konfiguracja danych zawartych w systemie, m.in. kontrahentów czy dokumentów w oparciu o fabryczne ustawienia struktur logicznych dostarczonych przez Ministerstwo Finansów, z uwzględnieniem pól wymaganych.

Konfigurator schematów KSeF umożliwia tworzenie własnych schematów z uwzględnieniem specjalnych potrzeb użytkownika, takich jak: cechy, numery partii czy opłata cukrowa, dla których dedykowane są pola fakultatywne.

Niniejszy dokument skupiony jest w swojej treści na module KSeF, ze wskazaniem wszystkich najistotniejszych kroków, umożliwiających prawidłowe wystawienie faktury i wysłanie jej do KSeF.

Opis Konfiguratora schematów KSeF dostarczony zostanie w oddzielnym dokumencie.

W celu rozpoczęcia pracy z mechanizmem KSeF należy odpowiednio uporządkować dane i prawidłowo skonfigurować system. Takie działania zagwarantują płynną pracę i wyeliminują błędy walidacji.

Konfiguracja rozproszona jest w rożnych częściach systemu, dotyczy m.in. informacji dostępnych w ustawieniach globalnych, jak również kontrahentów, form płatności, dokumentów czy artykułów.

Poniżej wyszczególnione zostały poszczególne etapy konfiguracji systemu w celu wysłania dokumentu na środowisko testowe KSeF 2.0.

 

UWAGA!!!

Dane identyfikacyjne zawarte w dokumencie są fikcyjne i zostały wygenerowane na potrzeby niniejszej instrukcji.

 

UWAGA!!!

Na potrzeby wyjaśnień do niniejszego dokumentu zostały użyte elementy Broszury informacyjnej dotyczącej struktury logicznej FA (3), które oznaczone zostały kursywą.

Jeśli użytkownik posiada moduł KSeF, po instalacji wersji 3.88 w menu górnym pojawi się nowa ikona dedykowana do obsługi Krajowego systemu e-Faktur.

 

W menu rozwijanym dostępne są opcje umożliwiające wykonanie poszczególnych operacji.

Zakres modułu KSeF obejmuje opcje:

• Eksport do KSeF,
• Ustawienia KSeF,
• Profile KSeF.

Po zakupieniu modułu Konfigurator schematów KSeF, dostępne będą jeszcze opcje dotyczące konfiguratorów sprzedaży i w późniejszym terminie zakupów.

Każdy z dokumentów podlegających wysyłce do KSeF będzie w systemie ocechowany dedykowanym Statusem, informującym o bieżącym stanie dokumentu.

 

W celu określenia statusu dokumentu, na listach dokumentów wysyłanych do KSeF dodana została kolumna Etap KSeF, informująca o aktualnym stanie dokumentu.

 

Poszczególne statusy oznaczają odpowiednio:

 

• Nie dotyczy – status nadawany dokumentom, które nie są wysyłane do KSeF, np. paragonom lub dokumentom wewnętrznym. Parametr wynika z definicji dokumentu: jeżeli opcja Dokument ma trafiać do KSeF jest ustawiona na NIE lub nie można jej w ogóle ustawić, dokument automatycznie otrzymuje status KSeF – Nie dotyczy.
• W przygotowaniu – status nadawany automatycznie w sytuacji, gdy z dokumentu nie został jeszcze wygenerowany i zwalidowany plik XML.
• Zaakceptowany – oznacza, że dokument został zaakceptowany do wysyłki do KSeF. Dokument z takim statusem zostaje automatycznie przeniesiony z obszaru dokumentów sprzedaży do sekcji Eksport do KSeF. Od tego momentu dokument nie podlega edycji.
• Wygenerowany XML – dla dokumentu wygenerowano plik XML, lecz nie został on jeszcze zwalidowany. Status może pojawić się np. w przypadku braku dostępu do Internetu
  a walidacja wymaga połączenia internetowego.
• Walidacja poprawna – dokument posiada już plik XML, który został poprawnie zwalidowany. Status nadawany jest automatycznie po wygenerowaniu i prawidłowej walidacji.
• Walidacja niepoprawna – dokument posiada plik XML, który nie przeszedł poprawnej walidacji. Status nadawany automatycznie po wygenerowaniu i nieudanej walidacji.
• Przetwarzanie – dokument został wysłany do KSeF, ale nie otrzymał jeszcze UPO i jest w trakcie przetwarzania po stronie Ministerstwa Finansów.
• Przyjęty w KSeF – dokument został wysłany, poprawnie zweryfikowany i przyjęty przez KSeF. Posiada UPO, czyli status 200 z KSeF.
• Odrzucony – dokument został wysłany do KSeF, lecz został odrzucony jako niepoprawny i nie otrzymał UPO.

 

Taka informacja dostępna jest obecnie na wszystkich dokumentach faktur sprzedaży i korektach.

 

Dodatkowo, poszczególne pozycje w kolumnie Etap KSeF oznaczone są dedykowanymi kolorami informującymi o stanie dokumentu.

Etap Przyjęty w KSeF oznaczony jest na zielono, natomiast Walidacja niepoprawna na czerwono.

 

Do Filtrów dostępnych pod F8, na listach dokumentów, dodano możliwość filtrowania po Etapach KSeF.

 

Oprócz kolumny Etap KSeF, do widoku fabrycznego dokumentów wysyłanych do KSeF, dodane zostały dodatkowe kolumny dedykowane do mechanizmu KSeF:

• Nr KSeF – numer nadawany przez Ministerstwo Finansów, w przypadku, gdy dokument posiada status 200,
• Data KSeF – data pojawienia się poprawnego dokumentu w KSeF ze statusem 200,
• UPO – informacja, czy zostało pobrane UPO,
• Status KSeF – informacja o statusie zwracana z Ministerstwa Finansów,
• Opis statusu KSeF – opis statusu dokumentu zwracanego przez Ministerstwo Finansów.

 

 

UWAGA!!!

Po instalacji wersji 3.88, dodatkowe kolumny dedykowane do KSeF pojawią się na wszystkich widokach fabrycznych dotyczących dokumentów sprzedaży i korekt podlegających wysyłce do KSeF, nawet w przypadku braku Modułu KSeF.

W celu wysłania dokumentu do KSeF, należy dopilnować, aby wszystkie warunki zostały spełnione, tak jak wcześniej wspomniano.

Reasumując, dokument wysyłany do KSeF, musi zawierać poprawne dane a operator musi posiadać odpowiednie uprawnienia, jak również zdefiniowane prawidłowe uwierzytelnienie tokenem lub certyfikatem.

 

UWAGA!!!

W przypadku wysyłania do KSeF korekt sprzedaży, należy pamiętać o prawidłowym ich wystawieniu za pomocą włączonej dedykowanej opcji dostępnej w Ustawieniach globalnych – Korekty sprzedaży było – winno być zgodne z KSeF.

 

Wysyłanie dokumentu do KSeF, oprócz ww. wymienionych aspektów, wymaga akceptacji dokumentu.
W zależności od ustawienia dostępnego w definicji dokumentu, Akceptacja może nastąpić automatycznie lub będzie wymagać dodatkowego działania.

 

Dokument z automatyczną akceptacją, czyli wskazanym TAK w definicji dokumentu, automatycznie nada taki status dokumentowi, przy zatwierdzaniu przyciskiem OK.

 

 

Przy ustawieniu NIE w definicji dokumentu, program wyświetli stosowne pytanie o akceptację. Można ją wykonać w tym miejscu lub z listy dokumentu za pomocą opcji Akceptacja z przycisku KSeF – narzędzia.

 

 

Jeśli dokumenty zostały Zaakceptowane, należy skorzystać z opcji dostępnej pod przyciskiem KSeF – narzędzia i wybrać opcję Generuj/ Waliduj XML.

 

Jeśli walidacja przebiegła poprawnie, zostanie wyświetlony stosowny komunikat o prawidłowym przebiegu operacji oznaczający, że dokumenty zostały prawidłowo zwalidowane i zostały do nich wygenerowane pliki xml.

 

Po zaakceptowaniu komunikatu, zaznaczone dokumenty uzyskają status Walidacja poprawna. W przypadku niepowodzenia, zachęcamy do zapoznania się z rozdziałem Rozwiązywanie problemów.

 

Spod ww. przycisku można także podejrzeć wygenerowany plik w formacie xml, korzystając z opcji Podgląd XML.

 

Program otworzy dokument, na którym ustawiony jest kursor. Z tego poziomu można sprawdzić poprawność pliku jak również w razie potrzeby, zapisać go do pliku.

 

Kolejna opcja dostępna pod przyciskiem KSeF umożliwia podgląd PDF dokumentu.

 

Podgląd generowany jest na podstawie pliku xml i odzwierciedla wszystkie dane w nim zawarte według wytycznych Ministerstwa Finansów.

 

Opcja Wyślij do KSeF umożliwia wysyłkę dokumentów do KSeF i działa dla zaznaczonych dokumentów.

 

Pasek postępu informuje o przebiegu wysyłki dokumentów.

 

Dokumenty wysłane do KSeF otrzymują status Przetwarzanie.

 

Opcje Pobierz status, Pobierz UPO i Podgląd UPO, dotyczą dokumentów wysłanych do KSeF i w zależności od etapu, na jakim znajduje się dokument, będą zwracać odpowiednie komunikaty.

 

Prawidłowe Pobranie statusów KSeF będzie skutkować stosownym komunikatem i statusem Przyjęty w KSeF.

 

Dla dokumentów o statusie Przyjęte w KSeF można pobrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru i ewentualnie je wyświetlić.

 

 

Poprawna wysyłka dokumentów, które otrzymały status 200 oraz UPO będzie skutkować nadaniem numeru KSeF i statusem KSeF oznaczonym jako Sukces.

 

Dokumenty wysłane do KSeF, będą widoczne w aplikacji Krajowego Systemu e-Faktur.

 

Po poprawnej wysyłce, opcja Podgląd PDF będzie zawierać kod QR z linkiem, którym można się posługiwać w celu pobrania faktury.

 

Na potrzeby mechanizmu KSeF do wydruków dokumentów sprzedaży dodano wzorzec Potwierdzenie transakcji sprzedaży – KSEF – F_KSEF__.

 

Wydruk zawiera dane w minimalnej treści i kod QR.

 

Wydruk został stworzony głównie na potrzeby tworzenia własnych wzorców z możliwością podkopiowania i użycia kodu QR wg własnych potrzeb.

Poniżej opisane zostały problemy jakie można napotkać na początku pracy z KSeF ze względu na nowe, dotychczas nieznane funkcjonalności. Ponadto, wypisane zostały sugestie pozwalające wyeliminować zaistniałe sytuacje.

Niniejszy dokument jest praktycznym przewodnikiem dla użytkowników systemu HermesSQL, którego celem jest szybkie diagnozowanie i skuteczne rozwiązywanie najczęściej występujących problemów i błędów związanych z obsługą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Zrozumienie prezentowanych tu rozwiązań i procedur jest kluczowe dla zapewnienia płynnej, wydajnej i zgodnej z przepisami pracy z fakturami ustrukturyzowanymi.

Zrozumienie cyklu życia dokumentu w procesie komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur jest konieczne dla prawidłowej diagnozy i rozwiązywania problemów. Każdy status przypisany do dokumentu w systemie HermesSQL jest sygnałem o jego aktualnym stanie. Informuje on użytkownika, na jakim etapie przetwarzania znajduje się faktura i determinuje, jakie operacje można w danym momencie wykonać. Prawidłowa interpretacja tych statusów to pierwszy i najważniejszy krok w efektywnym zarządzaniu e-Fakturami.

Na listach dokumentów przeznaczonych do wysyłki do KSeF znajduje się dedykowana kolumna Etap KSeF, która informuje o bieżącym stanie dokumentu. Poniżej znajduje się wyjaśnienie poszczególnych statusów:

• Nie dotyczy – Status ten jest automatycznie nadawany dokumentom, które nie są przeznaczone do wysyłki do KSeF, takim jak paragony czy dokumenty wewnętrzne. Wynika to z ustawienia Dokument ma trafiać do KSeF na NIE w definicji danego typu dokumentu.
• W przygotowaniu – Jest to początkowy status każdego dokumentu, który ma trafić do KSeF. Oznacza, że plik XML nie został jeszcze wygenerowany ani zwalidowany.
• Zaakceptowany – Dokument został formalnie zaakceptowany do wysyłki. Z tym statusem dokument jest przenoszony do obszaru Eksport do KSeF i nie podlega już dalszej edycji.
• Wygenerowany XML – System wygenerował plik XML dla dokumentu, ale nie został on jeszcze pomyślnie zwalidowany. Taka sytuacja może wystąpić, na przykład, w przypadku braku połączenia z Internetem, które jest niezbędne do przeprowadzenia walidacji.
• Walidacja poprawna – Plik XML dokumentu został pomyślnie wygenerowany i zwalidowany pod kątem zgodności ze schematem KSeF. Dokument jest gotowy do wysyłki.
• Walidacja niepoprawna – Wygenerowany plik XML zawiera błędy i nie przeszedł walidacji. Dokument wymaga korekty danych przed ponowną próbą generowania pliku.
• Przetwarzanie – Dokument został wysłany do KSeF, ale oczekuje na weryfikację i przetworzenie po stronie serwerów Ministerstwa Finansów. Nie otrzymał jeszcze Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO).
• Przyjęty w KSeF – Dokument został pomyślnie wysłany, zweryfikowany i przyjęty przez KSeF. Otrzymał UPO oraz numer identyfikacyjny KSeF.
• Odrzucony – Dokument został wysłany, lecz system KSeF go odrzucił z powodu błędów. Szczegółowe informacje o przyczynie odrzucenia są dostępne w module KSeF.

 

UWAGA!!!

W celu szybkiej identyfikacji wizualnej, status Przyjęty w KSeF jest oznaczony w systemie kolorem zielonym, natomiast Walidacja niepoprawna kolorem czerwonym.

 

Znajomość powyższych statusów jest kluczowa, ponieważ stanowi podstawę do zrozumienia komunikatów systemowych i błędów omawianych w kolejnych sekcjach.

Komunikaty operacyjne w systemie pojawiają się najczęściej w wyniku próby wykonania akcji w niewłaściwej kolejności lub na dokumencie o nieodpowiednim statusie. Są to błędy proceduralne, które wynikają z logiki procesu obsługi KSeF. Zrozumienie tych komunikatów jest kluczem do unikania prostych pomyłek i zapewnienia płynnego przepływu pracy z e-Fakturami.

1. a) Błąd wysyłki: Brak wygenerowanego pliku XML

• Opis problemu: Komunikat pojawia się podczas próby wysłania dokumentu, dla którego nie wygenerowano i nie zwalidowano pliku XML.
• Sposób postępowania:
  1. Zaznacz dokument na liście.
  2. Skorzystaj z opcji KSeF → Generuj/ Waliduj XML.
  3. Po pomyślnej walidacji ponownie wyślij dokument.

1. b) Błąd generowania XML: Dokument niezaakceptowany

• Opis problemu: System wyświetla ten komunikat, gdy użytkownik próbuje wygenerować plik XML dla dokumentu, który nie ma statusu Zaakceptowany.
• Sposób postępowania:
  1. Zaakceptuj dokument do wysyłki do KSeF.
  2. Ponownie uruchom proces generowania pliku XML.

1. c) Błąd wysyłki: Brak akceptacji i brak pliku XML

• Opis problemu: Ten komunikat jest wyświetlany przy próbie wysyłki dokumentu, który nie został zaakceptowany i jednocześnie nie posiada wygenerowanego pliku XML.
• Sposób postępowania:
  1. Zaakceptuj dokument do KSeF.
  2. Wygeneruj i zwaliduj plik XML.
  3. Ponownie wyślij dokument.

1. d) Błąd podglądu XML: Plik nie został wygenerowany

• Opis problemu: Komunikat pojawia się, gdy użytkownik próbuje podejrzeć plik XML, który jeszcze nie został utworzony.
• Sposób postępowania:
  1. Aby uzyskać podgląd, najpierw wygeneruj plik za pomocą opcji KSeF → Generuj/ Waliduj XML.

1. e) Błąd podglądu UPO: Urzędowe Poświadczenie Odbioru nie zostało pobrane

• Opis problemu: Komunikat pojawia się przy próbie podglądu UPO dla dokumentu, dla którego poświadczenie nie zostało jeszcze pobrane (kolumna UPO ma wartość NIE).
• Sposób postępowania:
  1. Upewnij się, że dokument ma status Przyjęty w KSeF.
  2. Jeśli nie, wyślij go i pobierz status.
  3. Gdy dokument zostanie przyjęty, użyj opcji KSeF → Pobierz UPO.

1. f) Błąd pobierania UPO: Dokument nie został wysłany

• Opis problemu: System informuje, że nie można pobrać UPO, ponieważ dokument nie został jeszcze wysłany do KSeF.
• Sposób postępowania:
  1. Wyślij dokument do KSeF.
  2. Pobierz jego aktualny status.
  3. Gdy status zmieni się na Przyjęty w KSeF, pobierz UPO.

1. g) Błąd pobierania statusu: Dokument nie został wysłany

• Opis problemu: Komunikat pojawia się, gdy użytkownik próbuje pobrać status KSeF dla dokumentu, który fizycznie nie opuścił jeszcze systemu.
• Sposób postępowania:
  1. Najpierw wyślij dokument do KSeF.
  2. Dopiero po wysłaniu pobierz jego status.

1. h) Błąd podglądu konfiguracji: Plik XML nie został wygenerowany

• Opis problemu: Komunikat pojawia się przy próbie podglądu konfiguracji schematu dla dokumentu, który nie ma jeszcze wygenerowanego pliku XML.
• Sposób postępowania:
  1. Przed uruchomieniem podglądu konfiguracji, wygeneruj plik XML za pomocą opcji KSeF → Generuj/ Waliduj XML.

1. i) Błąd generowania XML: Dokument już wysłany do KSeF

• Opis problemu: System blokuje próbę ponownego wygenerowania pliku XML dla dokumentu, który został już wcześniej wysłany do KSeF.
• Przyczyna: Dokument znajduje się już w bazie KSeF, dlatego nie można go modyfikować ani ponownie generować pliku XML.
• Sposób postępowania:
  1. W przypadku konieczności wprowadzenia zmian w dokumencie należy wystawić fakturę korygującą. Oryginalny dokument nie podlega edycji po wysłaniu.

1. j) Błąd wysyłki: Dokument już przyjęty w KSeF

• Opis problemu: Komunikat pojawia się przy próbie ponownej wysyłki dokumentu, który ma status Przetwarzanie.
• Przyczyna: Dokument został już wysłany i oczekuje na przetworzenie przez KSeF. System blokuje ponowną wysyłkę, aby uniknąć duplikatów i błędów komunikacji.
• Sposób postępowania:
  1. Nie wysyłaj dokumentu ponownie. Należy poczekać na zakończenie przetwarzania i zmianę statusu.

1. m) Błąd pobierania UPO: Dokument niezaakceptowany przez KSeF

• Opis problemu: System wyświetla błąd podczas próby pobrania UPO, gdy dokument wciąż jest przetwarzany przez KSeF.
• Przyczyna: Błąd wynika z faktu, że nie pobrano wcześniej aktualnego statusu lub dokument nadal jest w trakcie weryfikacji po stronie Ministerstwa Finansów.
• Sposób postępowania:
  1. Najpierw pobierz aktualny status dokumentu.
  2. Spróbuj ponownie pobrać UPO.
  3. Jeśli status wciąż wskazuje na przetwarzanie, należy odczekać na zakończenie tego procesu przez Ministerstwo Finansów.

 

O ile błędy operacyjne wynikają z nieprawidłowej kolejności działań, o tyle błędy walidacji, omówione w następnej sekcji, dotyczą poprawności samych danych na fakturze.

 

Błędy walidacji pojawiają się w momencie, gdy dane wprowadzone w systemie nie spełniają formalnych wymogów struktury logicznej FA (3), która jest narzucona przez Ministerstwo Finansów. Oznacza to, że informacje na fakturze (np. format NIP, brak adresu) są niezgodne z oficjalnym schematem, co uniemożliwia poprawne wygenerowanie pliku XML i w konsekwencji wysłanie go do KSeF.

1. a) Błąd walidacji: Nieprawidłowy numer NIP

• Komunikat błędu:

• Analiza problemu: System wykrył, że numer NIP w dokumencie (w tym przypadku ‘125830067’) jest niezgodny z wymaganym formatem. Zgodnie ze schemą KSeF, numer NIP musi składać się dokładnie z 10 cyfr. Nie może zawierać spacji, liter ani innych znaków specjalnych. W podanym przykładzie numer ma tylko 9 cyfr, co narusza regułę walidacji.
• Sugerowane rozwiązanie:
  1. Sprawdź poprawność numeru NIP zarówno w danych sprzedawcy, jak i nabywcy na dokumencie.
  2. Upewnij się, że numer zawiera dokładnie 10 cyfr i jest zgodny z rzeczywistym NIP podmiotu.
  3. Wycofaj akceptację dla dokumentu.
  4. Popraw błędne dane w kartotece kontrahenta lub w danych firmy.
  5. Ponownie zaakceptuj dokument, wygeneruj plik XML i spróbuj wysłać go do KSeF.

1. b) Błąd walidacji: Brak wartości w polu adresu (AdresL1)

• Komunikat błędu:

• Analiza problemu: Komunikat informuje, że pole AdresL1 (pierwsza linia adresu) jest puste. Zgodnie ze schematem KSeF, to pole jest obowiązkowe i musi zawierać co najmniej 1 znak. Błąd najczęściej wynika z braku uzupełnionego adresu w danych kontrahenta (nabywcy, odbiorcy) lub w danych podatkowych firmy (sprzedawcy).
• Sugerowane rozwiązanie:
  1. Zidentyfikuj, którego podmiotu (sprzedawcy czy nabywcy) dotyczy błąd i sprawdź jego dane w systemie.
  2. Upewnij się, że wszystkie wymagane pola adresowe są prawidłowo uzupełnione.
  3. Wprowadź brakujące dane, a następnie wycofaj akceptację dokumentu do KSeF.
  4. Ponownie zaakceptuj dokument i wygeneruj plik XML.

Najlepszym sposobem radzenia sobie z błędami jest zapobieganie im, co można osiągnąć poprzez staranną i kompletną konfigurację systemu, omówioną w ostatniej sekcji.

 

 

Większość błędów walidacyjnych i operacyjnych ma swoje źródło w niekompletnej lub nieprawidłowej konfiguracji danych w systemie. Dbałość o poprawność ustawień jest podstawą bezproblemowej komunikacji z KSeF. Poniższa sekcja przedstawia kluczowe obszary konfiguracyjne, na które należy zwrócić szczególną uwagę, aby zminimalizować ryzyko wystąpienia błędów.

 

Konfiguracja definicji dokumentów

Kluczowym parametrem jest tu opcja Dokument ma trafiać do KSeF. Musi być ona ustawiona na TAK dla wszystkich rejestrów faktur i korekt sprzedaży, które podlegają obowiązkowi wysyłki.

Nieprawidłowe ustawienie tego parametru jest bezpośrednią przyczyną błędu opisanego w punkcie 2.k – Rejestr nieobsługiwany w KSeF.

 

Uzupełnianie danych kontrahenta

Dane kontrahenta są źródłem informacji dla sekcji Podmiot2 (nabywca) i Podmiot3 (inne podmioty) w pliku XML.

• Adres: Należy bezwzględnie dopilnować, aby pola adresowe (AdresL1 i AdresL2) w kartotece kontrahenta były kompletnie wypełnione. Puste pole adresu jest przyczyną błędu walidacji opisanego w punkcie 3.b. – Brak wartości w polu adresu (AdresL1)
• Numer NIP: Poprawność numeru NIP (dokładnie 10 cyfr) jest krytyczna. Błędny format NIP prowadzi bezpośrednio do błędu walidacji z punktu 3.a. – Nieprawidłowy numer NIP

Mapowanie form płatności

Każda forma płatności używana w systemie musi być poprawnie zmapowana na jeden z rodzajów wymaganych przez schemat KSeF. Po aktualizacji systemu, fabryczne formy płatności zostaną przypisane automatycznie:

• G – gotówka
• P – przelew
• K – karta

Wszystkie inne, niefabryczne formy płatności należy zmapować ręcznie w konfiguracji.

 

Ustawienia globalne

W menu Konfiguracja → Ustawienia globalne znajduje się kluczowy parametr Obsługa KSeF od. Należy w nim wskazać datę, od której system ma aktywować funkcjonalności związane z KSeF. Pozostawienie tego pola pustego (Nie wybrano) spowoduje, że mechanizmy akceptacji i wysyłki dokumentów do KSeF nie będą dostępne.

 

 

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz rosnące wymagania w zakresie cyfryzacji procesów księgowych sprawiają, że integracja systemu ERP z platformą Ministerstwa Finansów staje się kluczowym elementem nowoczesnego zarządzania dokumentacją finansową. Prawidłowo skonfigurowana komunikacja z KSeF zapewnia zgodność z przepisami i automatyzuje obieg faktur ustrukturyzowanych.

Celem niniejszej instrukcji jest przedstawienie administratorowi systemu kompletnego, krok po kroku, procesu wdrożenia i obsługi integracji z KSeF. Dokument ten przeprowadzi Państwa przez wszystkie etapy – od wstępnej konfiguracji globalnej, przez przygotowanie danych podstawowych, aż po codzienną pracę z fakturami, ich wysyłkę i monitorowanie statusów.

Do obsługi dokumentów KSeF w systemie Humansoft dedykowane są dwa kluczowe moduły:

• Moduł KSeF: Podstawowe narzędzie do konfiguracji danych (kontrahentów, dokumentów, form płatności) w oparciu o fabryczne struktury logiczne FA (3) dostarczone przez Ministerstwo Finansów. Umożliwia pełną obsługę pól wymaganych przez KSeF.
• Konfigurator schematów KSeF: Zaawansowany moduł pozwalający na tworzenie własnych, niestandardowych schematów XML. Umożliwia uwzględnienie specyficznych potrzeb użytkownika, takich jak mapowanie pól fakultatywnych dla danych jak cechy produktów, numery partii czy opłata cukrowa.

Niniejsza instrukcja koncentruje się wyłącznie na konfiguracji i obsłudze Modułu KSeF. Przejdźmy teraz do pierwszych, fundamentalnych kroków konfiguracyjnych, które stanowią podstawę dla całej integracji.

Prawidłowe ustawienia globalne są fundamentem dla całego procesu integracji z KSeF. Warunkują one działanie wszystkich kolejnych mechanizmów, od aktywacji funkcji po autoryzację komunikacji z systemem Ministerstwa Finansów.

 

• Aktywacja Obsługi KSeF

Pierwszym krokiem jest aktywacja modułu KSeF w skali całej firmy. Następnie należy włączyć obsługę mechanizmów związanych z KSeF. W tym celu należy:

1. Przejść do menu Konfig. → Ustawienia globalne.
2. Zlokalizować parametr Obsługa KSeF od.
3. Wprowadzić datę, od której system ma aktywować funkcjonalności związane z KSeF.

Ustawienie daty w tym polu jest kluczowe – od tego dnia mechanizmy akceptacji i wysyłki dokumentów do KSeF staną się dostępne dla operatorów. Pozostawienie tego pola pustego (Nie wybrano) sprawi, że funkcje KSeF pozostaną nieaktywne.

• Konfiguracja Uwierzytelnienia

Po aktywacji modułu należy skonfigurować sposób, w jaki system będzie autoryzował komunikację z serwerami KSeF.

1. Przejdź do nowo dodanego menu KSeF i wybierz Ustawienia KSeF.
2. W zakładce Uwierzytelnienie należy wprowadzić dane autoryzacyjne. Może to być Token uwierzytelniający lub informacje o certyfikacie kwalifikowanym. Dane te są niezbędne do nawiązania bezpiecznego połączenia z systemem Ministerstwa Finansów.
3. W zakładce Wysyłka można zdefiniować domyślne środowisko KSeF (testowe, demonstracyjne, produkcyjne) oraz określić, czy system ma każdorazowo pytać o wybór środowiska przed wysyłką dokumentów.

 

UWAGA!!!

Aby wysłanie jakiegokolwiek dokumentu do KSeF było możliwe, musi być zdefiniowany przynajmniej jeden typ uwierzytelnienia. Obecna wersja systemu pozwala na zdefiniowanie tylko jednego ustawienia uwierzytelnienia dla całej firmy.

 

Po skonfigurowaniu globalnych parametrów i uwierzytelnienia, następnym krokiem jest przygotowanie danych podstawowych firmy, kartotek kontrahentów i artykułów.

Uporządkowanie i prawidłowe skonfigurowanie danych podstawowych (tzw. master data) jest kluczowe dla uniknięcia błędów walidacji i zapewnienia płynnej pracy z KSeF. Każdy element, od danych firmy po formy płatności, musi być precyzyjnie zmapowany na strukturę wymaganą przez Ministerstwo Finansów.

1.1 Dane Podatkowe Firmy (Podmiot1)

Dane z tej sekcji charakteryzują sprzedawcę i są mapowane bezpośrednio do elementu Podmiot1 w strukturze XML faktury.

• Zakładka Dane podstawowe: Pola Nazwa pełna oraz NIP są mapowane do sekcji DaneIdentyfikacyjne w pliku XML.
• Obsługa Grup VAT (GV) i Jednostek Samorządu Terytorialnego (JST): Zaznaczenie opcji Grupa VAT lub JST fundamentalnie zmienia logikę generowania pliku XML:
  • Dane firmy sprzedawcy (jednostki podrzędnej) trafiają do sekcji Podmiot3 z odpowiednią rolą: 9 (Członek GV – wystawca) lub 7 (JST – wystawca).
  • Dane jednostki nadrzędnej (wskazanej jako przedstawiciel GV lub JST) trafiają do sekcji Podmiot1.

UWAGA!!!

W takim scenariuszu operator wystawiający fakturę musi posiadać uprawnienia do KSeF nadane bezpośrednio przez firmę nadrzędną. W przeciwnym razie system Ministerstwa Finansów odrzuci dokument z komunikatem o braku uprawnień.

 

• Zakładka Dane adresowe: Informacje adresowe (ulica, kod, miasto) są mapowane do pola AdresL1. Jeśli adres jest dłuższy, jego dalsza część zostanie automatycznie przeniesiona do fakultatywnego pola AdresL2.
• Zakładka VAT: Oznaczenia na tej zakładce kontrolują generowanie tagów w sekcji Adnotacje pliku XML pliku XML.

 

Opcja w HermesSQL	Tagi i Wartości w Strukturze FA (3)
Oznaczenie P_16 (metoda kasowa)	Wypełnienie tagu <P_16> wartością 1.
Oznaczenie P_18A (mechanizm podzielonej płatności)	Wypełnienie tagu <P_18A> wartością 1.
Zaznaczenie zwolnienia z VAT	Wypełnienie tagu <P_19> wartością 1 ORAZ wypełnienie jednego z tagów opisowych: <P_19A>, <P_19B> lub <P_19C> z podstawą prawną zwolnienia.
Brak zwolnienia z VAT	Wypełnienie tagu <P_19N> z wartością 1.

 

• Zakładka KSeF: Umożliwia zdefiniowanie adresu korespondencyjnego, który zostanie zmapowany do sekcji AdresKoresp. Pozwala również na wskazanie fakultatywnego Statusu podatnika (np. w stanie likwidacji, upadłości, restrukturyzacji).

1.2 Dane Kontrahentów (Podmiot2 i Podmiot3)

Dane kontrahentów są mapowane do sekcji Podmiot2 (nabywca) oraz w określonych przypadkach, do sekcji Podmiot3 (inne podmioty).

• Dane z zakładek Dane podstawowe i Adresy (nazwa, NIP, adres) są podstawą do wypełnienia sekcji Podmiot2.
• Jeśli na fakturze zostanie wskazane Miejsce przeznaczenia (np. oddział kontrahenta), dane te trafią do sekcji Podmiot3 z rolą 2 (Odbiorca).
• Grupy VAT i JST u kontrahenta: Jeśli kontrahent jest oznaczony jako członek Grupy VAT lub JST, system automatycznie wypełni sekcję Podmiot3 danymi wskazanego członka grupy, nadając mu rolę 10 (Członek GV – odbiorca) lub 8 (JST – odbiorca).
• Zakładka KSeF w kartotece kontrahenta pozwala na uzupełnienie dodatkowych danych,
  np. adresu korespondencyjnego.

 

• Dane Artykułów

Dane z kartotek artykułów są mapowane do sekcji FaWiersz w pliku XML, która opisuje poszczególne pozycje na fakturze.

• Zakładka Dane podstawowe: Kluczowe pola mapowane do XML to:
  • Nazwa artykułu (P_7)
  • Jednostka miary (P_8A)
  • Ilość (P_8B)
  • Cena jednostkowa netto (P_9A)
  • Wartość netto (P_11)
  • Stawka i kwota podatku (P_12, P_11Vat)
  • Oznaczenie GTU (GTU)
• Zakładka Oznaczenia: Zaznaczenie opcji Podlega akcyzie spowoduje wygenerowanie w pliku XML sekcji KwotaAkcyzy dla danej pozycji faktury.

Wskazówka: Aby usprawnić masową aktualizację danych w kartotekach artykułów, można skorzystać z opcji Zbiorowe przypisanie ustawień, dostępnej pod przyciskiem F12 na liście artykułów.

 

• Formy Płatności

Konieczne jest zmapowanie form płatności używanych w systemie na kody wymagane przez strukturę KSeF. Po aktualizacji systemu, trzy fabryczne formy płatności zostaną zmapowane automatycznie.

Fabryczna forma płatności	Kod KSeF
G – Gotówka	1
P – Przelew	6
K – Karta	2

 

Pozostałe, niefabryczne formy płatności należy zmapować ręcznie, zgodnie z pełną listą kodów KSeF:

• 1: Płatność gotówką
• 2: Płatność kartą
• 3: Płatność bonem
• 4: Płatność czekiem
• 5: Kredyt
• 6: Płatność przelewem
• 7: Płatność mobilna

Dodatkowo, system udostępnia opcję inna forma płatności. Należy ją wybrać, gdy forma płatności na fakturze nie odpowiada żadnemu z powyższych kodów. W takim przypadku konieczne jest ręczne wprowadzenie opisu, który zostanie przeniesiony do pliku XML.

Po prawidłowym przygotowaniu wszystkich danych podstawowych, system jest gotowy do konfiguracji logiki przetwarzania poszczególnych typów dokumentów.

Ten etap polega na zdefiniowaniu, które rodzaje dokumentów (rejestry) mają podlegać wysyłce do KSeF oraz według jakich schematów XML mają być przetwarzane. Prawidłowa klasyfikacja i przypisanie schematów są kluczowe dla poprawnej walidacji faktur przez system Ministerstwa Finansów.

 

1.1 Klasyfikacja Dokumentów

Dokumenty w systemie można podzielić na trzy główne kategorie pod kątem obsługi KSeF:

• Dokumenty obligatoryjnie wysyłane do KSeF:
  • Faktury krajowe (podstawowe, zaliczkowe, rozliczające),
  • Faktury korygujące (wszystkie rodzaje),
  • Faktury do paragonu,
  • Faktury z załącznikiem ustrukturyzowanym.
• Dokumenty, które można wysyłać dobrowolnie:
  • Faktury dla osób fizycznych (B2C),
  • Faktury w ramach procedury OSS,
  • faktury uproszczone do końca 2026 r.,
  • Faktury VAT RR (od 01.04.2026 r.).
• Dokumenty, których nie wykazuje się w KSeF:
  • Faktury proforma,
  • Dokumenty wewnętrzne,
  • Noty korygujące, uznaniowe i obciążeniowe,
  • Rachunki w rozumieniu Ordynacji Podatkowej,
  • Zafiskalizowane faktury VAT dla osób fizycznych.

 

1.2 Parametry w Definicji Dokumentu

W definicjach dokumentów sprzedaży (faktur, korekt) dostępne są trzy kluczowe parametry konfiguracyjne dedykowane KSeF:

• Dokument ma trafiać do KSeF: Ustawienie tej opcji na TAK powoduje, że dokumenty z danego rejestru będą widoczne w obszarze Eksport do KSeF i będą podlegały procesowi wysyłki. Ustawienie NIE wyklucza dany rejestr z obsługi KSeF.
• Automatycznie akceptuj dokument do KSeF?:
  • TAK: Dokument po zatwierdzeniu zostanie automatycznie przeniesiony do sekcji Eksport do KSeF i oznaczony jako gotowy do wysyłki.
  • NIE: Przy zatwierdzaniu dokumentu system zapyta operatora o akceptację. Dokument bez akceptacji pozostanie w statusie W przygotowaniu i będzie wymagał ręcznej akceptacji przed wysyłką.

Identyfikator konfiguracji KSeF: Parametr ten przypisuje dokumentowi odpowiedni schemat XML, który definiuje jego strukturę logiczną.

1.3 Fabryczne Schematy KSeF

System dostarcza siedem fabrycznych, nieedytowalnych konfiguracji schematów, które odpowiadają różnym typom faktur zdefiniowanym w strukturze FA (3):

• VAT: Faktura podstawowa,
• KOR: Korekta faktury podstawowej,
• ZAL: Faktura zaliczkowa,
• ROZ: Faktura rozliczeniowa,
• UPR: Faktura uproszczona,
• KOR_ZAL: Korekta faktury zaliczkowej,
• KOR_ROZ: Korekta faktury rozliczeniowej.

Wybór schematu jest kluczowy, ponieważ determinuje on wartość tagu <RodzajFaktury> w generowanym pliku XML. System automatycznie podpowiada odpowiedni schemat w zależności od rodzaju konfigurowanego rejestru (np. dla faktur sprzedaży podpowie VAT i ROZ).

Ważne: Możliwość tworzenia i wskazywania własnych, niestandardowych konfiguracji schematów jest dostępna wyłącznie dla posiadaczy modułu Konfigurator schematów KSeF.

Po skonfigurowaniu systemu i danych, kluczowe jest nadanie odpowiednich uprawnień operatorom, którzy będą na co dzień pracować z modułem KSeF.

 

Precyzyjne zarządzanie uprawnieniami jest fundamentem bezpieczeństwa i kontroli nad procesem wysyłki faktur do KSeF. System umożliwia tworzenie dedykowanych profili uprawnień, które definiują, jakie operacje dany operator może wykonywać w ramach modułu KSeF.

1.1 Tworzenie Profili KSeF

Aby zdefiniować profil, należy przejść do menu KSeF → Profile KSeF. Okno konfiguracji jest logicznie podzielone:

• Główny obszar zawiera zakładki dla różnych typów dokumentów (obecnie dostępna jest Sprzedaż).
• Panel boczny Uprawnienia opcji KSeF jest dwuczęściowy. W górnej części wybiera się widok systemowy (np. Eksport do KSeF), a w dolnej pojawia się lista operacji (np. Wyślij do KSeF, Pobierz UPO) dostępnych w tym widoku.
• Panel boczny Inne uprawnienia zawiera dodatkowe, globalne uprawnienia.

Administrator nadaje lub odbiera uprawnienia poprzez zaznaczenie lub odznaczenie opcji Dostęp dla wybranej operacji w kontekście wybranego widoku.

1.2 Szczegółowe Uprawnienia

Poniższa tabela przedstawia szczegółowy opis uprawnień, które można kontrolować w ramach profilu KSeF.

 

Uprawnienie	Opis Funkcjonalny
Generuj/ Waliduj XML	Umożliwia wygenerowanie pliku XML dla dokumentu oraz jego walidację ze schematem.
Walidacja	Pozwala na ponowne uruchomienie walidacji dla już wygenerowanego pliku XML.
Podgląd XML	Daje dostęp do podglądu surowej zawartości wygenerowanego pliku XML.
Podgląd PDF	Umożliwia wyświetlenie wizualizacji faktury w formacie PDF na podstawie pliku XML.
Wyślij do KSeF	Kluczowe uprawnienie pozwalające na wysłanie dokumentu do systemu KSeF.
Pobierz status	Pozwala na odpytanie KSeF o aktualny status przetwarzania wysłanego dokumentu.
Pobierz UPO	Umożliwia pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru dla dokumentu poprawnie przyjętego przez KSeF.
Podgląd UPO	Daje dostęp do podglądu pobranego pliku UPO.
Podgląd konfiguracji	Pozwala na podgląd schematu XML użytego do wygenerowania pliku dla danego dokumentu.
Wycofaj akceptację	Umożliwia cofnięcie akceptacji dokumentu, co pozwala na jego edycję przed wysyłką.

 

Dodatkowo, w panelu Inne uprawnienia można zarządzać następującymi opcjami:

• Może wysyłać faktury pojedynczo
• Może wysyłać faktury wsadowo
• Może edytować numer KSeF

1.3 Przypisywanie Profili

Po stworzeniu i skonfigurowaniu profilu KSeF należy go przypisać do konta odpowiedniego operatora w jego ustawieniach systemowych. Dopiero wtedy zdefiniowane uprawnienia zaczną obowiązywać dla danego użytkownika.

Z poprawnie skonfigurowanymi uprawnieniami, można przejść do omówienia operacyjnego cyklu życia dokumentu w systemie KSeF.

 

Cykl życia dokumentu w systemie KSeF to ustrukturyzowany proces, który rozpoczyna się od jego utworzenia w programie, a kończy na pomyślnym przyjęciu przez system Ministerstwa Finansów i nadaniu mu oficjalnego numeru. Każdy etap jest odzwierciedlony przez odpowiedni status, który informuje operatora o bieżącym stanie dokumentu.

 

1.1 Etapy i Statusy Dokumentów KSeF

Na listach dokumentów sprzedaży oraz w obszarze Eksport do KSeF kluczową rolę odgrywa kolumna Etap KSeF. Informuje ona o aktualnym etapie przetwarzania dokumentu i jest oznaczona dedykowaną kolorystyką dla łatwiejszej identyfikacji.

 

 

Status	Kolor	Znaczenie i Opis
Nie dotyczy	Domyślny	Status dla dokumentów, które zgodnie z definicją rejestru nie podlegają wysyłce do KSeF.
W przygotowaniu	Domyślny	Dokument został utworzony, ale nie został jeszcze zaakceptowany do wysyłki ani nie wygenerowano dla niego pliku XML.
Zaakceptowany	Domyślny	Dokument został zaakceptowany (automatycznie lub ręcznie), przeniesiony do obszaru Eksport do KSeF i zablokowany do edycji.
Wygenerowany XML	Domyślny	Plik XML został wygenerowany, ale nie przeszedł jeszcze procesu walidacji (np. z powodu braku połączenia z Internetem).
Walidacja poprawna	Domyślny	Wygenerowany plik XML został pomyślnie zwalidowany ze schematem i jest gotowy do wysyłki.
Walidacja niepoprawna	Czerwony	Walidacja pliku XML zakończyła się niepowodzeniem. Dokument zawiera błędy, które uniemożliwiają wysyłkę.
Przetwarzanie	Domyślny	Dokument został wysłany do KSeF i oczekuje na przetworzenie przez system Ministerstwa Finansów.
Przyjęty w KSeF	Zielony	Dokument został pomyślnie przetworzony, przyjęty przez KSeF i otrzymał techniczny status 200 oraz oficjalny numer KSeF.
Odrzucony	Domyślny	Dokument został wysłany, ale odrzucony przez KSeF z powodu błędów.

 

1.2 Operacyjny Przewodnik Krok po Kroku

Proces wysyłki faktury do KSeF odbywa się za pomocą opcji dostępnych pod przyciskiem KSeF – Narzędzia na listach dokumentów lub w obszarze Eksport do KSeF.

1. Akceptacja Dokumentu. W zależności od konfiguracji rejestru, dokument jest akceptowany automatycznie po zapisaniu lub wymaga ręcznej akceptacji przez operatora. Akceptacja przenosi dokument do kolejki Eksport do KSeF i blokuje go przed dalszą edycją.
2. Generowanie i Walidacja Pliku XML. Operator zaznacza zaakceptowany dokument (lub grupę dokumentów) i wybiera opcję Generuj/ Waliduj XML. System tworzy plik XML zgodny z przypisanym schematem i sprawdza jego poprawność. Pomyślna walidacja zmienia status dokumentu na Walidacja poprawna.
3. Podgląd Danych (Podgląd XML i Podgląd PDF). Przed ostateczną wysyłką operator może zweryfikować poprawność danych, korzystając z dwóch narzędzi: Podgląd XML (pokazuje surową strukturę pliku) oraz Podgląd PDF (generuje wizualizację faktury na podstawie danych z pliku XML).
4. Wysyłka do KSeF. Po upewnieniu się, że dane są poprawne, operator wybiera opcję Wyślij do KSeF. Dokumenty zostają wysłane do systemu Ministerstwa Finansów, a ich status w programie zmienia się na Przetwarzanie.
5. Weryfikacja Statusu i Pobranie UPO. W Kolejnym kroku operator używa funkcji Pobierz status, aby sprawdzić wynik przetwarzania. Jeśli dokument został przyjęty, status zmieni się na Przyjęty w KSeF, a system przypisze mu unikalny Nr KSeF. Następnie można użyć opcji Pobierz UPO, aby pobrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru.
6. Finalizacja. Dokument ze statusem Przyjęty w KSeF (status 200) i pobranym UPO jest uznany za oficjalnie dostarczony do obrotu gospodarczego. Od tego momentu podgląd PDF w systemie zostanie wzbogacony o kod QR, który umożliwia pobranie faktury bezpośrednio z KSeF.

Mimo starannej konfiguracji mogą wystąpić problemy. Zostały one omówione w ostatniej, dedykowanej sekcji.

Niniejsza sekcja stanowi praktyczny przewodnik diagnostyczny, który ma na celu pomóc administratorom w szybkim identyfikowaniu i rozwiązywaniu najczęstszych problemów napotykanych podczas pracy z modułem KSeF.

 

1.1 Błędy Operacyjne KSeF

Błędy operacyjne wynikają najczęściej z próby wykonania akcji w niewłaściwej kolejności lub na dokumencie o nieodpowiednim statusie.

Komunikat Błędu	Analiza Przyczyny	Rekomendowane Działanie
Błąd wysyłki (brak pliku XML).	Próba wysłania dokumentu, dla którego nie wygenerowano i nie zwalidowano pliku XML.	Należy najpierw użyć opcji Generuj/ Waliduj XML, a następnie ponowić wysyłkę.
Próba generowania XML dla dokumentu niezaakceptowanego.	Dokument nie został zaakceptowany do wysyłki (ma status W przygotowaniu).	Należy zaakceptować dokument, a dopiero potem wygenerować dla niego plik XML.
Próba wysyłki dokumentu bez akceptacji i pliku XML.	Próba wysyłki dokumentu, który nie został zaakceptowany i nie posiada wygenerowanego pliku XML.	1. Zaakceptować dokument. 2. Użyć opcji Generuj/ Waliduj XML. 3. Ponownie wysłać dokument.
Próba podglądu XML przed jego wygenerowaniem.	Operator próbuje wyświetlić podgląd pliku XML, który jeszcze nie istnieje.	Należy najpierw użyć opcji Generuj/ Waliduj XML, a następnie otworzyć podgląd.
Brak możliwości podglądu UPO.	Próba podglądu UPO dla dokumentu, dla którego nie zostało ono jeszcze pobrane (kolumna UPO ma wartość NIE).	Należy najpierw pobrać UPO za pomocą opcji Pobierz UPO.
Brak możliwości pobrania UPO – dokument nie został wysłany.	System blokuje próbę pobrania UPO, ponieważ dokument nie został jeszcze wysłany do KSeF.	1. Wysłać dokument. 2. Pobrać status. 3. Jeśli status jest poprawny, pobrać UPO.
Próba pobrania statusu przed wysyłką dokumentu.	Operator próbuje sprawdzić status dokumentu, który jeszcze nie został wysłany.	Należy najpierw wysłać dokument do KSeF, a dopiero potem pobierać jego status.
Próba podglądu konfiguracji przed wygenerowaniem XML.	Operator próbuje podejrzeć schemat, na podstawie którego zostanie wygenerowany plik XML, zanim ten plik powstanie.	Należy najpierw użyć opcji Generuj/ Waliduj XML.
Brak możliwości ponownego generowania pliku XML po wysyłce.	Dokument został już wysłany do KSeF i zarejestrowany. System blokuje jego modyfikację.	W przypadku konieczności wprowadzenia zmian należy wystawić fakturę korygującą. Oryginalny dokument nie podlega edycji.
Próba wysyłki dokumentu już przyjętego w KSeF.	Operator próbuje ponownie wysłać dokument, który ma już status Przyjęty w KSeF.	Nie należy podejmować żadnych działań. Dokument jest już poprawnie przetworzony. W razie potrzeby należy wystawić korektę.
Próba generowania XML dla rejestru, który nie podlega KSeF.	W definicji rejestru opcja Dokument ma trafiać do KSeF jest ustawiona na NIE.	Jeśli dokumenty z tego rejestru mają być wysyłane, należy w definicji rejestru zmienić ustawienie parametru na TAK.
Dokument przetwarzany przez KSeF.	Próba ponownej wysyłki dokumentu, który ma już status Przetwarzanie.	Należy odczekać i sprawdzić status dokumentu za pomocą opcji Pobierz status, zamiast wysyłać go ponownie.
Błąd pobierania UPO – dokument niezaakceptowany.	Próba pobrania UPO, gdy dokument w KSeF ma status Przetwarzanie i nie został jeszcze ostatecznie zaakceptowany.	1. Użyć opcji Pobierz status. 2. Jeśli status zmieni się na Przyjęty w KSeF, ponowić próbę pobrania UPO.

 

1.2 Błędy Walidacji XML

Błędy walidacji pojawiają się, gdy dane w systemie są niekompletne lub nieprawidłowe, co uniemożliwia wygenerowanie pliku XML zgodnego ze schematem Ministerstwa Finansów.

Komunikat Błędu	Analiza Przyczyny	Rekomendowane Działanie
Element NIP jest nieprawidłowy. Wartość ‘125830067’ jest nieprawidłowa…	Numer NIP kontrahenta krajowego, w tym Miejsca przeznaczenia tj. Odbiorcy/ Oddziału, Odbiorcy końcowego wskazanego na dokumencie w Pozostałych danych, lub Firmy (Konfig. – Dane podatkowe firmy – pole NIP) ma nieprawidłową długość (np. 9 zamiast 10 cyfr). Schemat KSeF wymaga NIP-u składającego się dokładnie z 10 cyfr.	1. Użyć opcji Wycofaj akceptację dla dokumentu. 2. Poprawić numer NIP w kartotece kontrahenta lub w danych firmy. 3. Ponownie zaakceptować dokument i użyć Generuj/ Waliduj XML.
Element AdresL1 jest nieprawidłowy. Wartość ” jest nieprawidłowa…	Pole adresu (AdresL1) jest puste. Zgodnie ze schematem KSeF, jest to pole obligatoryjne i musi zawierać co najmniej 1 znak. Najczęściej błąd wynika z braku adresu w kartotece kontrahenta.	1. Użyć opcji Wycofaj akceptację dla dokumentu. 2.Uzupełnić brakujące dane adresowe w kartotece kontrahenta. 3. Ponownie zaakceptować dokument i użyć Generuj/ Waliduj XML.

 

Staranna konfiguracja, dbałość o jakość danych podstawowych oraz zrozumienie procesów opisanych w niniejszym dokumencie są kluczem do bezproblemowej i zgodnej z przepisami obsługi e-faktur w Krajowym Systemie e-Faktur.