W zakładce wnioski urlopowe możemy złożyć wniosek i wysłać go do przełożonego.
- W opcji Przygotowane wnioski wyświetlana jest lista wniosków przygotowanych, ale jeszcze nigdzie niewysłanych
- W opcji Złożone wnioski wyświetla się lista wszystkich złożonych wniosków i wysłanych do przełożonego, na liście możemy sprawdzić aktualny status złożonego wniosku np. czy został zaakceptowany przez przełożonego
- Złożenie wniosku urlopowego i jego akceptacja spowoduje automatyczny zapis w obszarze wnioski o urlop oraz w karcie pracy po stronie HermesaSQL(Coraxa).
Etapy złożenia wniosku urlopowego:
- pierwszy etap – nowy wniosek składamy wchodząc w obszar – Przygotowane wnioski wybierając opcję – Przygotuj wniosek. Składając wniosek wybieramy typ urlopu: wypoczynkowy, na żądanie, opieka lub rehabilitacyjny, następnie wybieramy termin urlopu
Na tym etapie sprawdzane jest czy nie ma innej nieobecności w tym terminie, daty zatrudnienia, wykorzystanie limitów i uprawnienia do innych zwolnień od pracy – w przypadku pokrywania się wniosku z inną nieobecnością, przekroczenia limitów, dat zatrudnienia lub braku uprawnień wniosek nie zostaje zapisany do bazy i pokazuje się odpowiedni komunikat: Błąd w polu Urlop od – istnieje już wniosek urlopowy w tym okresie, Przekroczony maksymalny wymiar urlopu.
- Kolejnym etapem jest wysłanie wniosku do akceptacji
Kliknięcie przycisku dodaj wniosek przesyła dane do serwera i zapisuje je tylko w bazie Portalu w zakładce Przygotowane wnioski z informacją o ilości zapisanych wniosków roboczych (oflagowanie). Zwracany jest komunikat wniosek urlopowy został utworzony i czeka aż wyślesz go do przełożonego. Dopiero kliknięcie w opcję wyślij, następnie w opcje wyślij wniosek powoduje, że wniosek otrzymuje numer i zostaje wysłany do przełożonego do akceptacji, jest widoczny również po stronie HermesaSQL(Coraxa)
- Następnym i ostatnim etapem jest akceptacja przez przełożonego. Tych etapów może być kilka w zależności od struktury firmy. Po wysłaniu wniosku do akceptacji może on być zaakceptowany lub odrzucony na danym poziomie akceptacji, a pracownik widzi zmianę jego statusu w zakładce – złożone wnioski oraz w zakładce – powiadomienia.
- Odwołanie wniosku urlopowego – wniosek możemy odwołać po wysłaniu jeśli nie został jeszcze zatwierdzony przez przełożonego jak również po zatwierdzeniu wniosku przez przełożonego. Jeżeli chcemy odwołać wniosek urlopowy musimy otrzymać akceptację ze strony przełożonego, który może zaakceptować odwołanie wniosku urlopowego przez pracownika lub je odrzucić.
Zaakceptowany wniosek urlopowy może zostać odwołany wraz z zapisem do bazy informacji o wniosku (np. pracownik chce zrezygnować z urlopu lub zmienić termin, Po odwołaniu urlopu można ponownie wypisać wniosek na termin pokrywający się w całości lub części z terminem odwołanego urlopu.
Po kliknięciu w przycisk odwołaj wywoływana jest akcja z potwierdzeniem, czy na pewno pracownik/przełożony chce odwołać wybrany wniosek. Jeśli użytkownik zatwierdzi, wtedy rozpoczyna się proces odwołania wniosku. Ścieżka podobna jak przy akceptacji, ostatecznie status wniosku w Hermesie zmieniony będzie na odwołany.
· Edycja oraz usuwanie przygotowywanego wniosku.
Na etapie przygotowania wniosku jest możliwa edycja i usunięcie wniosku.
Edycja danych jest analogiczna do dodawania nowego wniosku. Usuwanie usuwa trwale wniosek z bazy danych. Wniosek który został wysłany już nie jest edytowalny, można go jedynie odwołać.