Plany urlopowe dla pracowników tworzy przełożony w obszarze Plany Pracowników. Plany urlopowe są tworzone dla zespołów i podzespołów pracowników. Zatem przełożony zanim zacznie dodawać plan urlopowy musi utworzyć w zakładce zarządzanie zespołami przynajmniej jeden zespół spośród podległych pracowników i nadać mu nazwę.
Dodawanie nowego planu urlopowego przełożony rozpoczyna od wybrania zespołu dla którego chce utworzyć plan urlopu, następnie wpisuje nazwę planu okres obowiązywania i termin edycji. Po dodaniu planu urlopowego przez przełożonego, plan jest wysyłany do pracowników.
Pracownicy należący do zespołu dla którego plan urlopowy został utworzony otrzymują powiadomienie o dodaniu planu. Pracownik po zaplanowaniu urlopu w wysyła go do akceptacji do przełożonego.
Po otrzymaniu od pracownika informacji odnośnie terminu w jakim chciałby zaplanować swój urlop w ramach danego planu, przełożony może go zaakceptować lub odrzucić.
Po akceptacji przez przełożonego planu urlopowego pracownika, pracownik aby pójść na urlop musi złożyć wniosek urlopowy i uzyskać jego akceptację u przełożonego.
Plan urlopu na portalu pracowniczym nie jest powiązany z planem urlopowym znajdującym się w karcie urlopowej pracownika w module kadrowo-płacowym.