a) Portal jest zintegrowany pod względem przepływu informacji z systemem HermesSQL oraz Corax, z których pobierane są:
-dane osobowe pracowników (imię, nazwisko, adres, PESEL, NIP)
– informacje dotyczące zatrudnienia (umowa, nagrody, kary)
– dane dotyczące badań okresowych, uprawnień, szkoleń bhp i innych,
b) Do systemu HermesSQL( Corax) przekazywane są, następujące dane:
– wnioski urlopowe złożone przez pracowników
– wnioski urlopowe zaakceptowane oraz odwołane przez przełożonych
Wnioski te są zapisywane w module kadrowo – płacowym w obszarze wnioski urlopowe.
c) Przepływ informacji jest realizowany za pomocą synchronizacji z systemem HermesSQL (Corax). Synchronizacja odbywa się podczas logowania. Dane z Hermesa traktowane są, jako priorytetowe. Podczas logowania pracownika porównywane są dane pochodzące z systemu Hermes ( Corax) z tymi znajdującymi się w Portalu. W tym przypadku system HermesS(Corax) jest wyznacznikiem, do którego dostosowuje się Portal, czyli statusy i daty są poprawiane odpowiednio w Portalu.
Jeśli jakiś wniosek zostanie usunięty po stronie z systemu HermesSQL (Corax) to będzie on również usunięty z Portalu. Jeżeli jakiś wniosek zostanie dodany w systemie HermesSQL(Corax) wówczas po synchronizacji pojawi się również w portalu. Żeby wniosek pojawił się po stronie portalu musi być dodany w obszarze wnioski o urlop, jeżeli zostanie dodany bezpośrednio w karcie pracy nie będzie widoczny na portalu.
d) Sytuacje, w których Portal różni się danymi to odrzucone przez przełożonego wnioski. W momencie odrzucenia wniosek po stronie systemu HermesSQL (Corax) posiada status odwołany z informacją w uwagach ze wniosek ten został odrzucony wraz z informacją kto go odrzucił i dlaczego.
e) Podczas logowania pracownika odbywa się synchronizacja tylko jego wniosków. Dodatkowo jest druga funkcja do synchronizacji wniosków wszystkich pracowników – wywoływana w panelu przełożonego lub kadrowej.
f) W przypadku, gdy wniosek ma ten sam status w systemie HermesSQL ( Corax) i Portalu, to dane są zaktualizowane/zsynchronizowane na podstawie HermesaSQL ( Coraxa), ponieważ osoby posiadające odpowiednie uprawnienia np. kadry, mogły dokonać zmian we wniosku po stronie Hermesa (Coraxa). Jest to określony link otwarty w nowym oknie przeglądarki. Widok jest wyłącznie do odczytu – prezentowane informacje na nim dadzą użytkownikowi pojęcie o tym, co właśnie jest synchronizowane, co zostało już pobrane oraz w razie błędów, w którym miejscu synchronizacja została przerwana. Po zakończeniu pojawia się komunikat o pomyślnej synchronizacji i przycisk zamknij, który zamyka całe okno.