Złożenie wniosku urlopowego, jego akceptacja spowoduje automatyczny zapis w obszarze wnioski o urlop oraz w karcie pracy.
W zakładce wnioski urlopowe znajdziemy następujące informacje:
Złożone wnioski wyświetla listę wszystkich złożonych wniosków
Przygotowane wnioski wyświetla listę wniosków przygotowanych, ale nigdzie niewysłanych
Wnioski do akceptacji tylko u przełożonego – wyświetla listę wniosków przekazanych do akceptacji
Przygotuj nowy wniosek wyświetla okno, w którym możemy przygotować nowy wniosek
Numer wniosku wyświetla klucz wniosku
Status wyświetla aktualny status wniosku – zaakceptowany, odrzucony, odwołany
Typ urlopu wyświetla typ urlopu – wypoczynkowy, na żądanie, opieka, rehabilitacyjny
Oczekuje na akceptację wyświetla dane osoby, u której aktualnie znajduje się wniosek
Data od początkowa data urlopu
Data do końcowa data urlopu
Proces składania wniosku składa się z kilku etapów:
a) Przygotowanie wniosku
Pracownik przed wysłaniem wniosku do akceptacji, przygotowuje roboczy wniosek urlopowy, widoczny w zakładce przygotowane wnioski. Kliknięcie przycisku przygotowania nowego wniosku otwiera okno z następującymi polami – data od, data do, lista z rodzajami wniosku, uwagi. Kliknięcie przycisku zapisz przesyła dane do serwera i zapisuje je tylko w bazie Portalu w zakładce Przygotowane wnioski z informacją o ilości zapisanych wniosków roboczych (oflagowanie). Zwracany jest komunikat wniosek urlopowy został utworzony i czeka aż wyślesz go do przełożonego.
Na tym etapie sprawdzane jest czy nie ma innej nieobecności w tym terminie, daty zatrudnienia, wykorzystanie limitów i uprawnienia do innych zwolnień od pracy – w przypadku pokrywania się wniosku z inną nieobecnością, przekroczenia limitów, dat zatrudnienia lub braku uprawnień wniosek nie zostaje zapisany do bazy i pokazuje się odpowiedni komunikat: Błąd w polu Urlop od – istnieje już wniosek urlopowy w tym okresie, Przekroczony maksymalny wymiar urlopu.
b) Przesłanie wniosku do przełożonego – złożenie wniosku
Na tym etapie roboczy wniosek urlopowy przekazywany jest do akceptacji.
Po kliknięciu przycisku wyślij, nastąpi wysłanie ID wniosku do serwera.
Następnie pobranie tam wszystkich danych na jego temat. Jeśli wybrany wniosek należy do użytkownika to następnie dane zostaną przesłane do brokera. Informacje o powodzeniu/niepowodzeniu zostaną zwrócone do użytkownika. W przypadku powodzenia broker zwróci klucz wniosku. Informacja o przydzielonym kluczu wniosku znajdzie się również w komunikacie, a sam klucz oraz data wniosku zapisane w bazie.
c) Przesłanie powiadomienia do przełożonego informacji o wniosku
Po złożeniu wniosku urlopowego w zakładce powiadomienia na panelu przełożonego pojawi się znacznik liczbowy informujący o zaistnieniu zdarzenia na koncie użytkownika (otrzymaniu wniosku urlopowego do akceptacji.)
jednocześnie w panelu przełożonego w zakładce wnioski urlopowe – wnioski do akceptacji również pojawi się znacznik informujący o ilości wniosków do akceptacji.
d) Akceptacja/odrzucenie wniosku przez przełożonego
Po wysłaniu wniosku do akceptacji może on być zaakceptowany lub odrzucony na danym poziomie akceptacji, a pracownik widzi zmianę jego statusu w zakładce – złożone wnioski oraz w zakładce – powiadomienia. Po zaakceptowaniu wniosek po stronie HermesSQL zmienia status na zatwierdzony i jednocześnie automatycznie zapisywany jest do karty pracy. W sytuacji, kiedy wniosek zostaje odrzucony wtedy w Hermesie jest na liście wniosków urlopowych ze statusem odwołany ( w uwagach odrzucony), po stronie Portalu zmieniany jest jego status na odrzucony.
e) Wniosek o odwołanie urlopu – pracownik/przełożony
Zaakceptowany wniosek urlopowy może zostać odwołany wraz z zapisem do bazy informacji o wniosku (np. pracownik chce zrezygnować z urlopu lub zmienić termin, Po odwołaniu urlopu można ponownie wypisać wniosek na termin pokrywający się w całości lub części z terminem odwołanego urlopu.
Po kliknięciu w przycisk odwołaj wywoływana jest akcja z potwierdzeniem, czy na pewno pracownik/przełożony chce odwołać wybrany wniosek. Jeśli użytkownik zatwierdzi, wtedy rozpoczyna się proces odwołania wniosku. Ścieżka podobna jak przy akceptacji, ostatecznie status wniosku w Hermesie zmieniony będzie na odwołany.
f) Edycja oraz usuwanie przygotowywanego wniosku.
Na etapie przygotowania wniosku jest możliwa edycja i usunięcie wniosku.
Edycja danych jest analogiczna do dodawania nowego wniosku. Usuwanie usuwa trwale wniosek z bazy danych
g) Informacja o ilości dni urlopu bieżącego, zaległego i wykorzystanego
W zakładce moje dane, jest podana ilość urlopu bieżącego, zaległego i wykorzystanego, a po kliknięciu w urlop wykorzystany jest widoczny termin wykorzystania. Przy urlopie wykorzystanym, po kliknięciu w ilość dni, pokażą się na widoku kalendarza dni wykorzystanego urlopu w br. Wszystkie zaakceptowane wnioski są traktowane jak urlop wykorzystany do czasu ich odwołania.
h) Historia/Archiwum wniosków urlopowych
W obszarze wnioski urlopowe, obok zakładek złożone wnioski, zaakceptowane wnioski i w przypadku przełożonego – wnioski do akceptacji, znajduje się zakładka –historia, do której są przenoszone zaakceptowane lub odrzucone wnioski, natomiast do archiwum przenoszone są wnioski po określonym terminie np. 90 dni. Termin ten jest ustawiany w konfiguratorze.
i) Widok wniosków urlopowych podległych pracowników
Widok, na którym przełożony może przejrzeć historię wniosków urlopowych swoich pracowników. Wszystkie wnioski urlopowe podległych pracowników, które były akceptowane przez przełożonego są dla niego widoczne.