a) Błędy wysyłki
Opis:
Komunikat pojawia się w momencie próby wysyłki dokumentu, który nie posiada wygenerowanego i zwalidowanego pliku XML.
Sposób postępowania:
Z poziomu przycisku KSeF należy wybrać opcję Generuj/ Waliduj, a następnie ponownie wysłać dokument.
b) Próba wygenerowania XML dla dokumentu niezaakceptowanego do KSeF
Opis:
Komunikat pojawia się w sytuacji, gdy użytkownik próbuje wygenerować plik XML dla dokumentu, który nie został zaakceptowany do KSeF.
Sposób postępowania:
Przed wygenerowaniem pliku XML należy zaakceptować dokument do KSeF.
c) Brak akceptacji i brak pliku XML przy próbie wysyłki
Opis:
Komunikat pojawia się w momencie próby wysyłki dokumentu, który nie został zaakceptowany i nie posiada wygenerowanego pliku XML.
Sposób postępowania:
- Należy zaakceptować dokument do KSeF.
- Wygenerować i zwalidować plik XML.
- Następnie wysłać dokument.
d) Podgląd pliku XML przed jego wygenerowaniem
Opis:
Komunikat pojawia się przy próbie podglądu pliku XML dokumentu, dla którego plik ten nie został jeszcze wygenerowany.
Sposób postępowania:
Aby zobaczyć podgląd, należy wcześniej wygenerować plik XML poprzez opcję
KSeF → Generuj/ Waliduj XML.
e) Brak możliwości podglądu UPO
Opis:
Komunikat pojawia się po kliknięciu w opcję Pobierz UPO dla dokumentów, w których kolumna UPO ma wartość NIE.
Oznacza to, że UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) nie zostało jeszcze pobrane.
Sposób postępowania:
Należy pobrać UPO lub doprowadzić dokument do stanu umożliwiającego jego pobranie, np. poprzez wysyłkę dokumentu i uzyskanie statusu przetworzenia).
f) Brak możliwości pobrania UPO – dokument nie został wysłany
Opis:
Komunikat informuje, że dokument nie został jeszcze wysłany do KSeF, dlatego nie można pobrać dla niego UPO.
Sposób postępowania:
- Należy wysłać dokument do KSeF.
- Pobrać aktualny status.
- Następnie pobrać UPO.
g) Próba pobrania statusu przed wysyłką dokumentu
Opis:
Komunikat pojawia się, gdy użytkownik próbuje pobrać status dokumentu, który nie został jeszcze wysłany do KSeF.
Sposób postępowania:
Najpierw należy wysłać dokument do KSeF, a dopiero potem pobrać jego status.
h) Podgląd konfiguracji przed wygenerowaniem XML
Opis:
Komunikat pojawia się po kliknięciu w opcję Podgląd konfiguracji, gdy dla dokumentu nie został jeszcze wygenerowany plik XML.
Podgląd konfiguracji służy do sprawdzenia, z jakiego schematu został wygenerowany kod XML.
Sposób postępowania:
Przed uruchomieniem podglądu, należy wygenerować plik XML za pomocą opcji
KSeF → Generuj/ Waliduj XML.
i) Brak możliwości ponownego generowania pliku XML po wysyłce
Opis:
Komunikat pojawia się w momencie próby wygenerowania pliku XML dla dokumentu, który został już wysłany do KSeF.
Przyczyna:
Dokument znajduje się już w bazie KSeF, dlatego nie można go modyfikować ani ponownie generować pliku XML.
Sposób postępowania:
Jeżeli konieczne jest wprowadzenie zmian w dokumencie, należy wystawić fakturę korygującą, ponieważ oryginalny dokument nie podlega edycji po wysyłce do KSeF.
j) Błędy wysyłki – dokument już przyjęty w KSeF
Opis:
Komunikat pojawia się w momencie, gdy użytkownik próbuje ponownie wysłać dokument, który został już przyjęty w KSeF.
Przyczyna:
Dokument został wcześniej wysłany i zarejestrowany w Krajowym Systemie e-Faktur. System blokuje możliwość ponownej wysyłki, aby zapobiec duplikowaniu faktur i błędom komunikacji z KSeF.
Sposób postępowania:
Nie należy ponownie wysyłać dokumentu, który został już przyjęty przez KSeF.
W przypadku potrzeby korekty lub zmiany danych należy wystawić fakturę korygującą.
k) Próba generowania XML dla rejestru, którego nie dotyczy
Opis:
Komunikat pojawia się w momencie, gdy użytkownik próbuje wygenerować plik XML dla dokumentu należącego do rejestru, który nie jest przeznaczony do obsługi w systemie KSeF.
Przyczyna:
Dla danego rejestru w definicji danych nie została zaznaczona opcja pozwalająca na wysyłkę dokumentów do KSeF. W rezultacie system blokuje możliwość wygenerowania pliku XML.
Sposób postępowania:
Jeżeli dokumenty z tego rejestru mają być przekazywane do KSeF, należy:
- Otworzyć definicję danego rejestru.
- Ustawić opcję Dokument ma trafiać do KSeF na wartość TAK.
- Zatwierdzić zmiany i ponownie spróbować wygenerować plik XML.
l) Dokument przetwarzany przez KSeF
Opis:
Komunikat pojawia się w momencie, gdy użytkownik próbuje ponownie wysłać dokument, który został już wysłany, ale jeszcze nie został przyjęty w KSeF.
Przyczyna:
Dokument został wcześniej wysłany, lecz nie został zarejestrowany w Krajowym Systemie e-Faktur. System blokuje możliwość ponownej wysyłki, aby zapobiec duplikowaniu faktur i błędom komunikacji z KSeF.
Sposób postępowania:
Nie należy ponownie wysyłać dokumentu, który został już wysłany do KSeF a jego status wskazuje na przetwarzanie.
m) Błąd pobierania UPO – dokument niezaakceptowany przez KSeF
Opis:
Komunikat pojawia się w sytuacji, gdy użytkownik próbuje pobrać UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) w momencie, gdy dokument nadal jest przetwarzany przez system KSeF.
Przyczyna:
Błąd wynika z tego, że:
- nie został wcześniej pobrany aktualny status dokumentu lub
- dokument wciąż znajduje się w trakcie przetwarzania w KSeF i nie został jeszcze zaakceptowany ani nie otrzymał numeru KSeF.
Sposób postępowania:
- Najpierw należy pobrać status dokumentu.
- Następnie ponownie spróbować pobrać UPO.
- Jeżeli po pobraniu statusu dokument nadal widnieje jako w przetwarzaniu, należy odczekać, aż Ministerstwo Finansów zakończy jego przetwarzanie i nada mu numer KSeF.