1. Informacje wstępne
Konfigurator schematów KSeF jest modułem umożliwiającym dostosowanie struktury faktur ustrukturyzowanych do indywidualnych potrzeb użytkownika. Narzędzie pozwala na tworzenie i modyfikowanie własnych schematów, które stanowią podstawę do generowania pliku XML zgodnego z wymaganiami Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Za pomocą konfiguratora użytkownik może:
- przygotować własny model faktury ustrukturyzowanej,
- zmieniać sposób prezentacji danych,
- dodawać lub ukrywać elementy struktury,
- kontrolować logikę wypełniania pól,
- generować plik XML do wysyłki do KSeF według własnego schematu.
Utworzony schemat jest wykorzystywany podczas tworzenia dokumentów i stanowi bazę do wygenerowania gotowej faktury, która następnie jest walidowana i przesyłana do KSeF.
2. Charakterystyka działania
Konfigurator:
- działa w oparciu o aktualne struktury publikowane przez Ministerstwo Finansów,
- pozwala rozbudować dokument o dodatkowe pola pomocnicze wykorzystywane wewnętrznie w firmie, np. identyfikatory, znaczniki, uwagi,
- generuje XML zgodny z formatem przyjmowanym przez KSeF, jeśli struktura jest zgodna ze specyfikacją MF.
Użytkownik ma możliwość dowolnego dostosowania wyglądu i logiki dokumentu, jednak obowiązkowe elementy określone przez KSeF muszą zostać zachowane, aby dokument został prawidłowo przyjęty przez system.
3. Wymagania i kompetencje użytkownika
Choć narzędzie jest intuicyjne i przyjazne w obsłudze, jego efektywne wykorzystanie wymaga:
- podstawowej znajomości zagadnień programistycznych,
- orientacji w strukturach XML,
- świadomości zasad walidacji stosowanych przez KSeF,
- rozumienia zależności pomiędzy polami w dokumencie a jego poprawnością techniczną i księgową.
Brak wiedzy w tym zakresie może prowadzić do stworzenia schematów, które nie będą spełniały wymogów walidacyjnych KSeF.
4. Ważne uwagi i ograniczenia
- Producent oprogramowania nie odpowiada za błędy wynikające z niewłaściwej konfiguracji własnych schematów przez użytkownika.
- Wszelkie zmiany wykonane w konfiguratorze, które naruszają strukturę wymaganą przez KSeF, mogą skutkować odrzuceniem faktury.
- Producent zapewnia, że domyślne schematy systemowe będą na bieżąco aktualizowane w zakresie wymaganym przez Ministerstwo Finansów, tak aby zawsze odpowiadały aktualnym przepisom i specyfikacjom technicznym.
- Użytkownik, tworząc własny schemat, przejmuje odpowiedzialność za jego zgodność z wymogami MF.
UWAGA!!!
Producent dołoży wszelkich starań, aby fabryczne elementy struktury były aktualizowane również w niefabrycznych schematach. Jednak nie gwarantujemy, że wszystkie elementy schematów niefabrycznych będą mogły podlegać aktualizacji.
5. Rekomendacje
- Przed modyfikacją schematów zaleca się zapoznanie z dokumentacją techniczną struktur KSeF, opublikowaną przez Ministerstwo Finansów.
- W sytuacjach, gdy konieczna jest istotna ingerencja w strukturę faktury, warto skonsultować projekt ze specjalistą lub działem IT.
- Po każdej zmianie schematu zaleca się wykonanie testowej wysyłki dokumentu do środowiska testowego KSeF, aby upewnić się, że plik XML jest poprawny.
6. Moduł w opłacie rocznej
Moduł Konfigurator Schematów KSeF działa w oparciu o opłatę roczną, która jest bezpośrednio powiązana z modułem KSeF. Oznacza to, że:
• obowiązuje opłata roczna,
• moduł Konfiguratora wygasa w tym samym momencie, co moduł KSeF,
• nie ma możliwości korzystania z Konfiguratora bez aktywnego modułu KSeF.
UWAGA!!!
W przypadku wygaśnięcia modułu KSeF i jednoczesnego braku aktywnego modułu Konfiguratora, użytkownik utraci możliwość generowania dokumentów na podstawie wcześniej utworzonych własnych schematów. Schematy pozostaną w systemie, jednak ich użycie nie będzie możliwe do czasu odnowienia odpowiednich modułów.