Moduł Zarządzanie Kontaktami

Modułu Zarządzanie Kontaktami jest jedną z części Zintegrowanego Systemu Zarządzania humansoft HermesSQL.

Moduł ten nie funkcjonuje samodzielnie. Może być używany tylko wraz z Pakietem Podstawowym (modułem Sprzedaż) systemu, skąd czerpie niezbędne do pracy informacje.

Moduł Zarządzanie Kontaktami, stworzony został przede wszystkim z myślą o małych i średnich przedsiębiorstwach, które potrzebują nieskomplikowanego systemu klasy CRM (Customer Relationship Management).

Zarządzanie Kontaktami służy do rozwiązywania konkretnych problemów związanych z zarządzaniem sprzedażą i relacjami z klientami. Moduł jest w pierwszej kolejności przeznaczony dla handlowców oraz menedżerów działów sprzedaży jako narzędzie do:

analizowania i przewidywania sprzedaży na podstawie otwartych “okazji handlowych”
gromadzenia bazy klientów i potencjalnych klientów oraz partnerów lub konkurentów (wraz z informacją o pracownikach tych firm),
zarządzania i analizowania kontaktów (zdarzeń i zadań) z klientami (i potencjalnymi klientami),
planowania i analizowania aktywności handlowców.

Dodatkowymi korzyściami, płynącymi z używania modułu są:

budowanie firmowej bazy wiedzy na temat relacji z klientami (do analizy np. przez dział marketingu),
płynne przejmowanie kontaktów handlowych w przypadku nieobecności lub odejścia handlowca.

Ważnymi cechami modułu są:

niski koszt tzn. szybkie wdrożenie przeprowadzane z wykorzystaniem podręcznika,
integracja z pozostałymi modułami systemu, operator może mieć dostęp do wszystkich informacji związanych z historią współpracy z klientem.
zarządzanie dokumentami – możliwość gromadzenia dokumentów w formie załączników, powiązanych ze zdefiniowanymi wcześniej zdarzeniami.

Moduł może być również stosowany w innych działach niż dział handlowy, służąc wówczas oprócz wyżej wymienionych funkcji także jako narzędzie do planowania i koordynowania w całej firmie działań wewnętrznych oraz działań dotyczących danego klienta. Moduł Zarządzanie Kontaktami może być również wykorzystywany w obsłudze posprzedażnej klienta. Służby serwisowe mogą używać tego modułu, jako narzędzia wspomagającego i generującego zadania związane z daną sprawą, dzięki czemu podniesie się poziom satysfakcji klientów.

Sposób obsługi modułu Zarządzanie kontaktami jest identyczny jak w całym systemie i został opisany w rozdziale Komunikacja z programem.

⇒ patrz Podręcznik Opis systemu – rozdział Komunikacja z programem

Tabela Kontakty stanowi główną część modułu Zarządzanie kontaktami. Możliwe jest tu:

definiowanie rodzajów kontaktów (spraw) np. sprawy dotyczące procesów związanych z klientem, sprawy procesów związanych z dostawcą, itp.
powiązanie z Kontaktem dokumentów programu oraz zewnętrznych plików (graficzne, Excel, Word)
sporządzanie własnych notatek na temat Kontaktu

Każdy nowo zarejestrowany Kontakt wiąże w całość kolejne etapy realizacji sprawy dotyczącej danego kontrahenta. Pozycje Kontaktu mogą zawierać:

notatki (np. skróty rozmów telefonicznych, planowane czynności)
dokumenty systemu (kolejne dokumenty systemu wynikające z realizacji sprawy)
dowolne pliki będące załącznikami do Kontaktu (np. fax od klienta, zdjęcia artykułów itp.)

Aby dodać nowy Kontakt należy użyć opcji Dodaj. Pojawi się formularz Kontaktu.

Formularz ten zawiera wszystkie informacje dotyczące Kontaktu i jego kolejnych pozycji:

unikalny numer identyfikacyjny
data rejestracji
kontrahent, którego dotyczy kontakt
numer zewnętrzny kontaktu
osoba odpowiedzialna po stronie kontrahenta
osoba odpowiedzialna po stronie firmy (pracownika)
termin realizacji
priorytet (wysoki, normalny, niski)
status kontaktu (otwarty, zamknięty)
przedmiot sprzedaży – opcja ta umożliwia zarejestrowanie towarów będących przedmiotem rozmów handlowych z klientem z uwzględnieniem ich ilości, wynegocjowanej ceny oraz formy płatności. Program umożliwia również wystawienie z poziomu kontaktu dokumentów dla kontrahenta, np.; faktury sprzedaży, WZ, zamówienia od klienta itp. Jeżeli operator zaznaczy opcję „Uwzględniaj tylko poniższe artykuły podczas tworzenia nowego dokumentu” wówczas lista artykułów ograniczona zostanie tylko do towarów występujących w opcji „przedmiot sprzedaży”. W przeciwnym razie operator będzie musiał wyszukiwać towary z listy artykułów.
kolejne pozycje – mogą nimi być: notatki, dokumenty systemu, pliki zewnętrzne .

Formularz Kontaktu wygląda i obsługuje się podobnie jak inne dokumenty programu. Na wstępie trzeba wypełnić numer kolejny i datę, następnie wybrać kontrahenta, którego kontakt dotyczy oraz osobę kontrahenta, z którą będziemy się kontaktować. Potem wskazujemy pracownika odpowiedzialnego za realizację Kontaktu i określamy priorytet i termin realizacji. Teraz można przystąpić do rejestracji poszczególnych etapów prac nad Kontaktem poprzez sukcesywne wypełnianie tabeli pozycji (detali Kontaktu).

Aby dodać nowy detal należy użyć opcji Dodaj. Można dodać następujące rodzaje detalu:

notatkę
dokument programu
plik zewnętrzny

Po próbie dodania kolejnego lub poprawienia istniejącego detalu Kontaktu pojawi się okienko Detal kontaktu zawierające szczegóły detalu i umożliwiające jego modyfikację.

Notatka

Rodzaj notatki

Początkowo to pole jest puste. Sukcesywnie w trakcie użytkowania programu z informacji tam zapisywanych stworzy się lista wyboru . Tu zapisujemy rodzaj kontaktu np.: telefon, spotkanie, prezentacja itp.

Notatka
Treść , czego dotyczył dany kontakt

Data
Termin w którym zarejestrowano notatkę

Dokument

Rodzaj dokumentu
Lista dokumentów z której wybieramy rodzaj dokumentu, który ma być podpięty

Nowy dokument
Program umożliwia wystawienie z poziomu kontaktu nowego dokumentu dla kontrahenta

Symbol dokumentu
Po wybraniu przycisku otwiera się lista dokumentów z danego rodzaju wystawiona w module podstawowym dla kontrahenta którego dotyczy dany kontakt.